Poptávkové řízení - obecně

Nástroje pro provádění poptávkového řízení jsou nástroje pro evidenci poptávaných položek s vazbou na zdroj poptávky, pro evidenci oslovených dodavatelů a jejich nabídek a dále vyhodnocení odpovědí dodavatelů pro aktuální poptávky. Možnosti využití objasníme na příkladu:

Stěžejní agendou pro provádění poptávkového řízení v systému ABRA Gen je agenda Poptávkové listy (POL). Eviduje všechny vytvořené poptávky z okolních agend a zpracovateli (osobě zodpovědné za vedení poptávkového řízení) umožní ke každé poptávané položce zadat jednoho či více dodavatelů, u kterých se zboží bude poptávat. Poptávkový list (POL) je záznam o tom, že bude potřeba zajistit (nakoupit) nějakou položku, a proto je třeba zjistit, za jakou cenu ji bude možno nakoupit. Poptávkový list má standardní hlavičku a řádky obsahující jednotlivé poptávané položky (zdaleka se nemusí jednat pouze o existující skladové karty, ale mohou to být např. i jen textové řádky) včetně poptávaného množství a požadovaného termínu dodání. Poptávkový list je možno vytvořit bez vazby na jiný doklad nebo podle existujících dokladů jiných agend (např. podle objednávek přijatých, nabídek vydaných aj.) a to dle aktuálního vybraného nebo dle více označených. Viz též Možnosti vystavení nového POL. Do nově vytvářeného dokladu se zahrnou řádky všech označených zdrojových dokladů, které mají Stav poptávky=1, viz dále Stav poptávky na zdrojových dokladech (importovaných do POL). K jednomu řádku zdrojového dokladu může existovat i více POL. Poptávkové listy vystavené k danému zdrojovému dokladu lze prohlížet prostřednictvím záložek X-vazby zdrojového dokladu a naopak.

Ke každé poptávané položce (řádku POL) se na POL eviduje seznam dodavatelů, kteří se budou poptávat. Je mnoho možností, jak lze do POL přidat firmy, které je třeba oslovit coby možné dodavatele. V ideálním případě se přidají automaticky rovnou při vystavení POL dle dodavatelů evidovaných na skladových kartách, nicmémě jako oslovený dodavatel může být přidána libovolná firma (jedinou podmínkou je, že musí bt evidována v Adresáři firem, tj. pokud tam dosud není, je třeba ji tam zadat).

U každého dodavatele v POL je evidováno, v jakém stavu se nachází poptávka dané položky u něj (zatím se nepoptávalo, poptávání je v procesu, cena už je zjištěná atd.). Stavy se mohou měnit i automaticky vystavením následných dokladů k POL. Více viz dále Stav poptávky na POL. Pokud má doklad POL vazbu na řádek zdrojového dokladu, pak stav poptávky na POL ovlivňuje informaci o stavu poptávky na zdrojových dokladech. Více viz dále Stav poptávky na zdrojových dokladech (importovaných do POL).

On-line a off-line poptávky - Samotné zjištění cen může proběhnout buď on-line (telefonicky, z webu apod.), potom je možné zjištěné ceny zaznamenávat přímo do poptávkového listu. Druhou možností je zjištění cen off-line (mailem, faxem, poštou), v tom případě se z poptávkového listu (v tomto případě 1:1) vystaví pro jednotlivé navržené dodavatele doklady Poptávky vydané (PPV) (viz Procesní tvorba dokladů - POL → PPV), tyto se vytisknou a doručí danému okruhu dodavatelů (oslovujeme několik dodavatelů, abychom vybrali nejlepšího). Po určité době dodavatelé dodají reakci na poptávky – nabídnou ceny (a termíny), za které jsou schopni zboží dodat. Výsledek se zaznamená přímo u dokladů Poptávky vydané a automaticky se promítne do odpovídajících řádků POL, z nichž daný PPV vznikl, a příslušně se u nich změní stav poptávky.

S poptávanými položkami lze pracovat i z pohledu daných položek. K tomu slouží agenda Poptávané položky, kde je k dispozici souhrnný seznam položek z poptávkových listů, který si lze třídit podle mnoha kritérií (např. dle skladových karet apod.). I zde lze k vybraným položkám hromadně přiřazovat dodavatele, vystavovat PPV či vybírat vítěze obdobně jako tomu je v agendě Poptávkových listů, vše se automaticky zaznamenává do příslušných řádků POL. Zda bude uživatel s poptávanými položkami pracovat spíše z agend POL/PPV či z agendy Poptávaných položek, záleží i na tom, v jakém režimu poptávání obvykle pracuje. Viz příklady režimů práce uvedené dále.

Na poptávkovém listu resp. poptávkových listech se tedy postupně shromažďují nabídnuté ceny od jednotlivých dodavatelů a postupně se u všech mění stavy až na stav, kdy je už poptáno a to buď s kladným výsledkem (lze dodat, zjištěná cena je platná) nebo se záporným výsledkem (dodat od daného dodavatele nelze). Pokud nebyla poptávka u daného dodavatele úspěšná, je možné si u něj výběrem z číselníku Důvody neúspěchu oslovených dodavatelů zadat specifikaci důvodu. V libovolném okamžiku je možné poptávkové řízení ukončit a pro jednotlivé poptávané položky vybrat z dodavatelů vítězné dodavatele (na daném POL jich může být více - pro každou poptávanou položku jeden). Výběr vítězného dodavatele se provádí ručně, tj. obsluha posoudí, který má nejlepší podmínky a toho označí za vítěze.

Možnosti nastavení vítěze:

• funkcí Označit vítěze z POL
• funkcí Označit vítěze z Poptávaných položek

Vítězný dodavatel má hodnotu Ano v položce Vítěz a v řádcích dodavatelů POL je graficky zvýrazněn.

Následně se poptávkový list uzavře funkcí Uzavřít. Tím lze zabránit dalším nechtěným změnám, jelikož uzavřený POL již nelze opravovat (a to ani údaje na něm dostupné k opravě z jiných agend, např. z agendy Poptávané položky). Uzavření je nutné, aby bylo možné objednat, viz dále. Uzavření je tedy akt, kterým obsluha dává vědomě najevo, že dané poptávkové řízení skončilo, již se na něm nebude nic měnit a údaje tak, jak byly zadány, jsou konečné a mohou být relevantním podkladem pro následné objednání. Informace, zda je POL uzavřen, je dostupná v seznamu POL v položce Uzavřeno.

Pokud se jedná o POL vytvořený podle nabídky vydané (viz Procesní tvorba dokladů POL → NV), tak lze v rámci uzavření ceny vítězného dodavatele dané položky přenést do prvotního dokladu, z něhož POL vznikl (využijete typicky v případě, že účelem poptání nebyl rovnou nákup, ale zatím jen zjištění cen pro nabídku).

Nicméně i uzavřený POL lze zpětně otevřít (je-li to opravdu žádoucí), funkcí Zrušit uzavření. Takovou akci ale provádějte s rozmyslem, jelikož na daný POL už mohou existovat odeslané objednávky vydané a následné opravy v něm provedené by nemusely být žádoucí! Aby nedošlo k nechtěné manipulaci s uzavřením, mohou jej provádět pouze uživatelé, kteří mají přístupové právo Uzavřít a zrušit uzavření.

Po stanovení vítězných dodavatelů a uzavření POL je možné u vybraných vítězných dodavatelů objednat, tj. vystavit objednávky vydané. Z hlediska vystavení následné objednávky vydané je třeba ještě dodat, že poptávkový list má zpravidla více jednotlivých řádek a mohou nastat dvě možné situace:

• pro všechny položky vybereme stejného vítězného dodavatele - pak lze vydanou objednávku vydanou vystavit jak z dokladu Poptávka vydaná (PPV), tak z Poptávkového listu (POL), tak z prvotního dokladu (Objednávka přijatá, Nabídka vydaná, ...). Vznikne jedna objednávka vydaná vystavená na daného dodavatele. Viz též možnosti vystavení OV.

• pro různé položky bude vítězným dodavatelem různý z dodavatelů - pak je nutné vystavení vydané objednávky je možné provést z dokladu Poptávkový list (POL), přičemž výsledkem bude tolik objednávek vydaných, kolik různých vítězných dodavatelů je na jeho řádcích (více než jedna). Druhou možností je postupné vystavení objednávek z jednotlivých dokladů Poptávek vydaných (PPV), přičemž objednávka se vystaví pouze na ty položky, pro které byl tento dodavatel označen jako vítězný.

  Ve druhém případě, kdy je provozně přípustné nakupovat jednotlivé položky jednoho poptávkového listu od různých dodavatelů, může manažer nákupu využít hromadných nástrojů na zpracování poptávkových listů a tím mimo jiné i optimalizovat nákupy. Může postupovat tak, že si nejdříve určí dodavatele - v agendě Poptávané položky si vytáhne všechny položky, které pochází z dosud neuzavřených poptávkových listů a které ještě nemají přiřazeny dodavatele, kteří se budou poptávat (případně jich mají přiřazen menší než stanovený počet). Pro tyto položky musí hromadně přiřadit dodavatele.

  V dalším kroku bude následovat zjišťování cen. V tomto případě si může sdružit položky všech neuzavřených poptávkových listů za dané zboží dohromady, vystavit k nim Poptávku vydanou (PPV) za jedním konkrétním dodavatelem (resp. za jednotlivými dodavateli daného zboží) a poptávat u nich najednou celkové požadované množství samozřejmě s ohledem na žádané termíny dodání. V tomto případě se následné zadání nabídnutých cen provede na dokladu Poptávka vydaná a automaticky se promítne zpět do řádků poptávkových listů.

Obecně jsou možné následující postupy práce:

1. Režim A - zakázková výroba nebo obchod s individuálními produkty – jednodušší případ, kdy poptávky řídí zpravidla jediná osoba a vyřizuje jednotlivé případy individuálně - např. dostane OP, ze které hned požaduje poptat skladové položky a v případě rozhodnutí realizovat danou zakázku (výrobu nebo prodej) se na základě poptávky vytvoří OV.
2. Režim B - sériová výroba nebo obchod se sériovými produkty – složitější případ, kdy se na procesu zpravidla podílí více osob a poptávky se zpracovávají hromadně (většina větších firem, zejména výrobních). Např. je požadavek na poptání položek do několika OP nebo materiálu do POZ/VYP. Tyto požadavky na poptání je potřeba hromadně zpracovat a vytvořit z nich poptávky. Hromadným zpracováním dochází k optimalizaci nákupu jak po stránce množstevní, tak cenové.
3. Kombinace – u některých firem může nastat kombinace obou výrob či obou obchodů, v tom případě lze postupovat např. tak, že se sortiment rozdělí do dvou základních skupin (např. s využitím skladového menu) a pro každou skupinu se uplatňuje samostatně postup podle bodu a) nebo b) apod.

Dále viz příklady obou základních režimů práce.

• z agendy Poptávkové listy:
  • automaticky při vystavování nového POL, je-li v hlavičce zatrženo Doplňovat oslovené dodavatele - pro přidání dodavatelů z karty ke všem skladovým řádkům aktuálního POL
  • ručně funkcí Výběr dodavatelů ze záložky Seznam resp. Detail agendy POL- pro přidání libovolných vybraných firem coby dodavatelů ke všem řádkům vybraných POL resp. aktuálního POL
  • ručně funkcí Výběr dodavatelů z lišty navigátoru subzáložky Obsah POL resp. subzáložky Oslovení dodavatelé - pro přidání libovolných vybraných firem coby dodavatelů ke všem vybraným řádkům aktuálního POL
  • ručně funkcí Dodavatelé z karty z lišty navigátoru subzáložky Obsah POL resp. subzáložky Oslovení dodavatelé - pro přidání dodavatelů z karty ke všem vybraným skladovým řádkům aktuálního POL
  • ručně funkcí Přidat z lišty navigátoru subzáložky Oslovení dodavatelé - pro přidání vybraných označených firem coby dodavatelů k aktuálnímu řádku POL
• z agendy Poptávané položky:
  • ručně funkcí Poptat (Výběr dodavatelů)

U každého dodavatele v seznamu dodavatelů k řádkům POL je rovněž položka Stav poptávky (DemandingStatus), která zde nabývá hodnot:

• Dosud nepoptáno (0)
• Poptávka v procesu (1)
• Poptáno, cena platná (2)
• Poptáno, nelze dodat (3)
• Objednáno (4)

Pro položku Stav poptávky v těchto dokladech mj. platí:

• Všechny stavy lze nastavovat ručně a měnit bez omezení v editaci POL.
• Vystavit PPV lze pouze pro dodavatele z POL ve stavu 0. (Viz popis funkcí pro vystavení PPV z POL, možnosti vystavení PPV.)
• Vystavením PPV se stav přepne automaticky na 1.
• Zadáním cen na PPV se stav přepne automaticky na 2.
• Obdobně zadáním cen k dodavateli přímo v POL se stav přepne automaticky na 2.
• Jako vítěze lze označit jen dodavatele ve stavu 2 nebo 4 (jsou-li splněny ještě další podmínky, např. POL nesmí být uzavřen).
• Vystavením OV se stav přepne automaticky na 4.
• Smazáním PPV se stav přepne automaticky zpět na 0 (bez ohledu na to, jaký stav byl předtím, tj. přepne se na stav 0 i v případě, že dodavatel je již označen za vítěze a byl třeba i ve stavu 4). Nicméně údaje dříve přenesené z PPV do POL se na POL nemažou.

  Této kombinace (stav 0 + dodavatel označený za vítěze nelze jinak dosáhnout, tudíž tato kombinace indikuje, že někdo PPV smazal, i když bylo zřejmě již objednáno.

• Smazáním OV se stav nijak nemění (řádky OV nemají vazby na řádky POL a tudíž to není možné). Pokud tedy OV mažete a nechcete, aby u daného dodavatele na POL zůstal stav 4, pak jej ručně opravte.