Objednávkové prodejní doklady - obecně

V této kapitole naleznete základní informace týkající se vystavovaných objednávkových dokladů a použití těchto dokladů při importech:

  • Objednávky přijaté (OP)

    Objednávky přijaté jsou objednávky došlé do firmy, kterými si vaši odběratelé u vás objednávají dodání zboží, výrobků či služeb a na základě kterých pak uskutečníte expedici a prodej.

  • Rámcové smlouvy - prodej (RSP)

    Rámcové smlouvy - prodej slouží jako souhrnný výčet položek, které se mají dodávat v dohodnutém období, včetně dohodnutého množství, cen, slev a termínů dodání. Podle nich pak lze pak postupně vystavovat objednávky.

Na objednávkách přijatých je možné zadávat jednotkové ceny dvojím způsobem a to buď zadáním konkrétní hodnoty (např. 230,60 Kč), tj. prodejní ceny platné v den zaevidování objednávky přijaté, nebo jen odkazem na některou prodejní cenu (např. na 2.prodejní cenu apod.).

Pokud má objednávka zadané prodejní ceny konkrétní hodnotou a později provádíme expedici a prodej na základě této objednávky, tj. importujeme objednávku do dodacího listu (viz Procesní tvorba dokladů - OP→DL) a poté do faktury/pokladní příjemky, nebo rovnou do faktury nebo pokladní příjemky (viz Procesní tvorba dokladů - OP→FV resp. Procesní tvorba dokladů - OP→PP), předvyplní se do prodejního dokladu ceny tak, jak byly zadány na objednávce, i když aktuální cena na skladě už může být jiná (např. mezitím došlo k přecenění zboží apod.). Tím je zajištěno, že zákazník obdrží své zboží za cenu, kterou má uvedenu na objednávce. Ale i v tomto případě, pokud budete chtít zboží prodat za cenu jinou, která pro něj např. aktuálně platí, můžete tuto cenu předvyplněnou z objednávky libovolně změnit. Tj. zadat ručně jinou, příp. vyvolat nabídku cen v položce Jednotková cena a zvolit jinou cenu, příp. si nechat předvyplnit cenu výchozí. Ceny můžete též zaktualizovat funkcí Aktualizace prodejních cen objednávky přijaté.

Jiná možnost, jak automaticky zajistit prodej zboží na základě objednávky za aktuální prodejní ceny, je zadání cen na objednávce jen odkazem. V tom případě se na řádku objednávky neeviduje jednotková prodejní cena částkou, ale zadává se odkaz na některou definici prodejní ceny a to kódem definice prodejní ceny (např. chcete-li zadat odkaz na první definici prodejní ceny, zadáte její kód apod.). Po zadání odkazu na definici prodejní ceny se do samotné jedn. ceny (v ten moment nezobrazované položky) převezme právě aktuální jedn. prodejní cena a započte se do celkové částky objednávky.

Odkaz na definici prodejní ceny se vyčíslí buď výchozí definicí prodejní ceny pro zadanou skladovou kartu dle standardního algoritmu stanovení výchozí prodejní ceny, nebo může být automatické vyčíslení dle tohoto standardního algoritmu potlačeno a pak se bude předvyplňovat jiným způsobem. Dále viz položka Předvyplňovat prodejní cenu v hlavičce dané objednávky.

Oba druhy zadávání cen však nelze v jedné objednávce kombinovat.

I když je cena zadána na objednávce odkazem, v celkových částkách za celou objednávku jsou pamatovány konkrétní hodnoty, které se získají z ceníku a cen, na něž se objednávka odkazuje v okamžiku vystavení objednávky. Tyto ceny ale po změně ceníku již nemusí být aktuální. Pokud chcete vědět, jaká je cena takové objednávky podle aktuálních prodejních cen, musíte provést přepočítání objednávky dle právě aktuálních cen. Konkrétní ceny na objednávkách s cenami odkazem se aktualizují:

  • Automaticky při opravě a uložení objednávky - tj. ve funkci Oprava (resp. Hr.oprava). Objednávka je při opravě nabídnuta k editaci již v přepočítaných cenách. Zaktualizované ceny se uloží na objednávku až po uložení opravované objednávky. Pozor, pouhé vyvolání opravy bez uložení nebo pouhé "prohlédnutí" detailu objednávky, bez vyvolání funkce oprava, nijak prodejní ceny nezaktualizuje.

  • Na žádost uživatele funkcí Aktualizovat v seznamu Objednávek.

    Nezaměňujte s funkcí Aktualizace v detailu objednávek přijatých.

  • Automaticky při importu objednávky do prodejního dokladu tj. faktury vydané resp. pokladní příjemky (viz Procesní tvorba dokladů - OP→FV, resp. Procesní tvorba dokladů - OP→PP). K aktualizaci cen dojde i tehdy, je-li objednávka nejdříve importována do dodacího listu (viz Procesní tvorba dokladů - OP→DL) a teprve s ním do prodejního dokladu. Tj. konkrétní cena na prodejním dokladu je zjištěna až při vystavení prodejního dokladu. Tímto krokem se nijak neaktualizují konkrétní hodnoty cen přímo na dané objednávce.

    Pokud se liší měny, program prodejní cenu automaticky přepočítá na měnu dokladu. Jakým kurzem, je objasněno na příkladu v popisu položky jednotková cena skladového řádku dokladu. Konkrétní způsob přepočtu mezi cizími měnami samozřejmě závisí na tom, z jaké měny na jakou měnu se převod provádí.

Tisk objednávky se provádí v absolutních cenách, které jsou na objednávce uložené.

Možnosti vzájemných importů dokladů v rámci ABRA Gen jsou uvedeny v kap. Importy dokladů obecně spolu se základními pravidly, která pro import dokladů platí. Popis vlastního importu jednotlivých typů dokladů z této skupiny nebo odkaz na daný popis je pak uveden u konkrétních funkcí, kterými lze vzájemné importy jednoho dokladu do druhého vyvolat. (Viz funkce Nový resp. Vytvořit (je-li k dispozici) v záložkách Seznam, funkce Import (je-li k dispozici) v záložkách Detail, příp. záložky X-vazby (je-li k dispozici) v jednotlivých agendách).

Při vystavování nových dokladů můžete využít jejich návaznosti na případné předchozí doklady, pokud již takové existují a přebírat z nich údaje tj. využít vzájemných importů mezi doklady. U objednávek se jedná např. o možnost vystavit objednávku přijatou na základě nabídek vydaných, pokud takové existují. Tím si značně ušetříte práci a čas strávený jinak zadáváním týchž údajů znovu. Vystavit objednávky podle jiných lze nejen z agend objednávek, ale i přímo z agend příslušných zdrojových dokladů. Viz též procesní tvorba dokladů.

Podle objednávkových dokladů lze vystavovat celou řadu jiných dokladů. Např. na základě zaznamenaných objednávek přijatých lze vystavovat objednávky vydané, zálohové listy, požadavky na výrobu či objednané položky expedovat a prodávat (tj. pomocí importů dokladů vystavovat na základě objednávky dodací listy, příp. rovnou fakturu vydanou, resp. pokladní příjemku, tj. importovat do těchto dokladů objednávky přijaté) a další.

Vystavit návazné doklady podle objednávkových lze nejen z agend příslušných návazných dokladů, ale i přímo z agend objednávek. Viz též procesní tvorba dokladů.

U dokladů ze skupiny objednávky lze zadávat řadu slev (viz slevový systém). V rámci přebírání údajů mezi doklady se mohou přebírat i údaje týkající se slev (nastavení použití slev, slevová procenta, dealerské kategorie apod.) podle toho, zda a jakým způsobem cílový doklad práce se slevami podporuje. Jelikož se údaje podstatné pro stanovení procenta slev mohou v čase měnit, je v některých případech řešena i možnost zmražení slev, tj. jejich zachování tak, jak platily v okamžiku vystavení zdrojového dokladu.

Jak je tomu se slevami při importu Objednávky přijaté do následných prodejních dokladů (Faktury vydané, Pokladní příjemky), viz Procesní tvorba OP → FV - Pravidla pro čerpání resp. OP → PP.