Požadavky GDPR - záložka Zoznam

Seznam záznamů požadavků GDPR uložených do ABRA Gen omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V hornej časti záložky je k dispozícii informačný panel, vedľa neho obmedzovací panel. Tu sú o. i. zobrazené informácie o aktuálne použitom obmedzení. Nad informačným panelom môže byť k dispozícii panel pre fulltextové hľadanie.

Význam jednotlivých tu zobrazených položiek vyplýva z ich názvu alebo z ich popisu v záložke Detail.

Okrem výrobcom dodávaných stĺpcov si môžete nadefinovať vlastné podľa potreby, viď definovateľné stĺpce.

Pod zoznamom môže byť Panel na vyhľadávanie, triedenie. Za akých okolností je k dispozícii a čo pre neho ďalej platí, viď popis daného panela.

V spodnej časti záložky Zoznam môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov zoznamu pre túto agendu. Zobrazenie daného panela závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.

Funkcie k tejto záložke:

Zo štandardizovaných:

Názov	Kl.	Doplňujúci popis:
Help	`F1`
Nový	`F2`	Popis pridávaných položiek viď záložka Detail.
Detail / Zoznam	`F3`
Opraviť	`F4` alebo `shift+F4`	Popis opraviteľných položiek viď záložka Detail. Zmysluplnosť vykonávaných opráv je na užívateľovi. Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností opráv dostupných v tejto agende. Jednotlivé možnosti sa líšia tým, ktoré všetky položky je pomocou nich možné opravovať a ďalej, či ide o opravu jedného záznamu alebo o hromadnú opravu označených. Na vykonávanie hromadných opráv musí mať užívateľ pridelené privilégium Použiť hromadné opravy. Oprava Bežná oprava aktuálneho záznamu. Popis jednotlivých položiek viď záložka Detail. Rozšírená hromadná oprava Slúži na hromadnú opravu vybraných pevných položiek (vybraných výrobcom) a ďalej tých užívateľský definovateľných položiek definovaných k triede Business objektov danej agendy, ktoré majú vo svojej definícii nastavené, že je možné ich hromadne opravovať, tzn. majú začiarknutý príznak Hromadná zmena. Pomocou hromadných opráv je možné hodnoty príp. i mazať. Viď tiež Možnosti hromadných opráv podľa typu opravovaných položiek a ďalej Mazanie hodnôt pomocou hromadných opráv. Ak je funkcia v agende k dispozícii, nahradzuje funkciu Hrom. oprava už. položiek (pretože pomocou Rozšírenej hromadnej opravy je možné opravovať i užívateľsky definovateľné položky). Uskutoční hromadnú opravu podľa zadaných hodnôt na všetkých označených záznamoch (pokiaľ nie je žiadny označený, spracuje aktuálny záznam). Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno s definovateľným zoznamom hromadne opraviteľných položiek, kde je možné zadať, ktoré položky sa majú opraviť, na aké hodnoty a v akom počte transakcií. Zmeny hodnôt je možné zadávať i výrazom, čo značne zvyšuje možnosti využitia tejto funkcie. Hromadné pripojenie príloh Slúži pre možnosť hromadného pripojenia resp. odpojenia príloh (dokumentov) k záznamom tejto agendy (ide o prílohy v záložke Prílohy danej agendy). Funkcia vykoná hromadne danú akciu (tzn. pripojenie príloh alebo ich odpojenie) pre všetky označené záznamy (ak nie je žiaden označený, spracuje aktuálny záznam). Funguje len s prílohami, ktoré sú už v rovnomennej agende pri nejakom zázname uložené alebo ktoré zatiaľ nemajú vlastníka (viď ďalej), tzn. poslúži napr. vtedy, pokiaľ k viacero záznamom danej agendy chcete zadať množinu rovnakých príloh alebo pokiaľ chcete určitú množinu príloh od opravovaných záznamov hromadne odpojiť, keďže napr. už nie sú pre dané záznamy platné. Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno podobné oknu s definovateľným zoznamom hromadne opraviteľných položiek. Príklad hromadného pridania vybraných príloh k označeným záznamom danej agendy Oproti oknu s definovateľným zoznamom hromadne opraviteľných položiek tu nie je možnosť zadať novú hodnotu výrazom (keďže tu nemá význam) a počet transakcií. Pomocou tlačidiel Pridať a Vymazať z lišty navigátora je možné pridávať resp. uberať jednotlivé riadky s určením príloh (dokumentov), ktoré sa majú k opravovaným záznamom danej agendy pripojiť alebo ktoré sa majú od opravovaných záznamov naopak odpojiť, ak je začiarknuté začiarkavacie tlačidlo "Vybrané prílohy odpojiť". Na každom riadku je k dispozícii číselníková položka pre zadanie prílohy. Príloha sa vyberá z agendy dokumentov (je to teda obdoba funkcie Pripojiť zo záložky Prílohy, tzn. ponúkne sa Sprievodca výberom dokladu, pomocou ktorého vyberiete požadovaný dokument). Ďalšou možnosťou, ako pridať do dialógového okna zoznam príloh, je načítať si ich od iných záznamov tej istej agendy, a to pomocou voľby Načítať z v lište navigátora. Po vyvolaní tejto voľby sa prostredníctvom dialógového okna Hromadná oprava obrázkov otvorí sprievodca výberom záznamu, pomocou ktorého si v danej dokladovej agende môžete vybrať, z akých záznamov si chcete prílohy načítať. Po stlačení OK sa z vybraných záznamov načítajú prílohy, ktoré sú k nim priradené, a pridajú sa do okna pre Hromadnú opravu obrázkov (pokiaľ tu už nie sú). Po stlačení OK sa z vybraných záznamov načítajú prílohy, ktoré sú k nim priradené, a pridajú sa do okna pre Hromadné pripojenie príloh (pokiaľ tu už nie sú). Následne po stlačení OK v okne pre Hromadné pripojenie príloh sa uvedené prílohy k opravovaným záznamom buď pridajú (pokiaľ niektorý dokument už pri niektorom opravovanom zázname je, tak sa nestane nič, duplicitne sa nepridáva) alebo sa naopak odpoja (obdoba funkcie Odpojiť zo záložky Prílohy).
Tlač, export	`F5` alebo `shift+F5`	Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť funkciu podľa požadovaného typu výstupu: Tlač - pomocou nej môžete vykonať tlačový výstup prostredníctvom užívateľsky definovateľných tlačových zostáv. Výstup je možné tlačiť do okna náhľadu resp. na tlačiareň, priamo odoslať e-mailom v elektronickej podobe v zvolenom formáte vrátane formátov bežne používaných pre elektronickú výmenu dokumentov (pdf, html a i.) či uložiť do súboru zvoleného formátu. Viď kap. Tlačové výstupy, najmä Vecný obsah - tlačové výstupy - všeobecné informácie. Export - pomocou nej môžete vykonať export prostredníctvom užívateľsky definovateľných definícií exportov. Viď kap. Definovateľné exporty, predovšetkým Vecný obsah - definovateľné exporty - všeobecné informácie. B2B Export - variant predchádzajúceho, ale pre B2B exporty na komunikáciu medzi užívateľmi systému ABRA. Viď Vecný obsah - B2B exporty a importy. Mezi dodávanými tisk. sestavami zde upozorníme na následující: Informace o subjektu - slouží k řešení práva na výmaz na přístup k informacím v rámci funkce Zpravovat
Vymazať	`F8`	Vymazať zvolené záznamy je možné neobmedzene, zmysluplnosť a posúdenie oprávnenosti mazania je na užívateľovi.
Skopírovať	`F9`	Bežná kópia aktuálneho záznamu. Kopírují se všechny údaje, ty, u nichž to nemá význam, příslušně upravte.
Občerstviť	`F11`
Nájsť doklad	`F7`	V tejto agende nie je k dispozícii.
Nájsť	`ctrl+F7`	Tu ide o hľadanie podľa obmedzujúcich prvkov.
Nájsť ďalší	`shift+F7`
Úlohy	-	Funkcia otvorí webovú aplikáciu Úlohy so zobrazeným prehľadom úloh pridelených prihlásenému užívateľovi naviazaných na niektorý z označených záznamov, prípadne na aktuálny záznam, pokiaľ nie je žiaden záznam označený. Podrobnejšie viď popis štandardnej funkcie Úlohy. Je k dispozícii iba vtedy, ak je v menu Nastavenie danej agendy aktuálne začiarknutá voľba Zobrazovať Úlohy.
Nová úloha	-	Funkcia otvorí webovú aplikáciu Úlohy v režime zadávanie novej úlohy, v ktorom predvyplní väzby na označené záznamy, prípadne na aktuálny záznam, pokiaľ nie je žiaden záznam označený. Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Nová úloha. Je k dispozícii iba vtedy, ak je v menu Nastavenie danej agendy aktuálne začiarknutá voľba Zobrazovať Úlohy.
Aktivity	`ctrl+K` alebo `shift+ctrl+K`	Funkcia pre prácu s aktivitami pripojenými k aktuálnemu záznamu. Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Aktivity - menu. V tejto agende nie je k dispozícii.
Autom. správy	`ctrl+F12`	Funkcia na prácu s definíciami automatických správ. Je k dispozícii iba vtedy, ak existuje nejaký kontrolný bod pre danú agendu, ďalej viď všeobecný popis funkcie Autom. správy.
Nastavenie tlače po uložení	-	Funkcia slúži na nastavenie akcie, ktorá sa má vykonať po uložení záznamu v danej agende. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatnú kap. - Nastavenie tlače po uložení záznamu.
Vytvoriť správu	`ctrl+M`
Sledovanie zmien	`ctrl+S` alebo `shift+ctrl+S`	Funkcia na zobrazovanie a prácu so záznamami vykonaných zmien. Je k dispozícii len vtedy, ak sa používa sledovanie zmien, viď čo je potrebné na prevádzku sledovania zmien. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatná kap. - Sledovanie zmien v agendách.

Ďalšie funkcie:

Názov	Kl.	Doplňujúci popis:
Spracovať	`ctrl+alt+Z`	Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz na přístup k osobním údajům, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR. Funkce slouží pro provedení tisku požadovaných informací pomocí tisk. sestavy Informace o subjektu, kterou výrobce za tímto účelem dodává. V rámci reportu se pro daný subjekt vypíše seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, a hodnot těchto položek, přičemž se vypisují jen ty chráněné položky, které mají nastaven příznak Reportovat. K existenci povolení ke zpracování dat a k oprávněnosti uživatele u jednotlivých definic ochrany dat tato funkce nepřihlíží. Nejde zde tedy o to vypsat seznam údajů, které přihlášený uživatel vidí (může zpracovávat), jelikož je oprávněným uživatelem a jelikož existuje povolení od subjektu, ale seznam chráněný údajů o daném subjektu evidovaných v systému. Vypisují se jen ty, které je smysluplné vypisovat (viz příznak Reportovat). Příklad výpisu evidovaných chráněných osobních údajů Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku nemá kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie nemá ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat"), jelikož k vyřešení takového požadavku je určena následující funkce Anonymizovat. K jiným hodnotám kategorií funkce nepřihlíží. Poté je vyvolán tisk a uživatel vybere tiskovou sestavu, která se mu vytiskne. Pokud by k danému subjektu nebyly nalezeny žádné evidované položky k reportování (např. všechny chráněné příslušnými definicemi mají nastaveno nereportovat), funkce místo seznamu položek do reportu vypíše odpovídající informaci. Po zpracování je stav nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položka Popis stavu je naplněna informací o datu vyvolání dané akce, přičemž "za zpracování" se považuje již samotné vyvolání funkce Zpracovat (nijak se nekontroluje, zda byl daný report sestaven a vytištěn). U položek s historií se jako datum zobrazení hodnot položek použije aktuální datum v počítači. Danou funkci lze vyvolat nad libovolným požadavkem, tj. i nad požadavkem, který je již ve stavu Vyřešeno nebo má v položce Kategorie požadavku libovolnou kategorii. Pouze pokud je stav požadavku Vyřešeno či Kategorie odpovídá anonymizaci, pak nedojde k zaznamenání informací o vyřešení daného požadavku. Daný report je možné také provést i pouhým vyvoláním funkce Tisk nad požadavkem (rovněž nad libovolným požadavkem), ale rovněž pak nedojde k zaznamenáních informací o vyřešení daného požadavku. Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.
Anonymizovať	`ctrl+alt+A`	Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz resp. právo být zapomenut, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR. Funkce slouží pro provedení anonymizace, tj. vymazání údajů daného subjektu. Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku má kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie má ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat"). V rámci procesu anonymizace je pro každý subjekt zobrazeno kontrolní dialogové okno, kde je vypsán seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, hodnot těchto položek a dále indikací, zda položka bude anonymizována. Položky, které jsou povoleny povolením ke zpracování dat platným k datu zadání požadavku GDPR, jsou z anonymizace vyloučeny. Příklad dialogu se seznamem chráněných položek zobrazeného v rámci Anonymizace Anonymizaci zobrazeného subjektu lze na kontrolním formuláři zrušit stiskem tlačítka Storno. Po stisku tlačítka Anonymizovat je proveden výmaz hodnot položek. Po provedení anonymizace je do údajů zpracovaného požadavku zapsána informace o provedené akci. Tzn. stav je nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položky Popis stavu a Doplňující informace jsou naplněny informací o datu vyvolání dané akce, seznamem zpracovaných položek s informací, které byly anonymizovány a které nikoli a na základě jakého povolení. Anonymizace položek s historií se chová následovně: zachová datum prvního (nejstaršího) záznamu hodnotu této nejstarší položky anonymizuje zbytek historie smaže (datumy Platí od i samotné hodnoty) datum změny (po anonymizaci slouží jen pro reportování údajů) nastaví na první den aktuálního měsíce pokud má položka vliv na Spočtenost ML, anonymizace způsobí přenastavení tohoto příznaku Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Názov

Kl.

Doplňujúci popis:

Spracovať

ctrl+alt+Z

Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz na přístup k osobním údajům, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR.

Funkce slouží pro provedení tisku požadovaných informací pomocí tisk. sestavy Informace o subjektu, kterou výrobce za tímto účelem dodává. V rámci reportu se pro daný subjekt vypíše seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, a hodnot těchto položek, přičemž se vypisují jen ty chráněné položky, které mají nastaven příznak Reportovat.

K existenci povolení ke zpracování dat a k oprávněnosti uživatele u jednotlivých definic ochrany dat tato funkce nepřihlíží. Nejde zde tedy o to vypsat seznam údajů, které přihlášený uživatel vidí (může zpracovávat), jelikož je oprávněným uživatelem a jelikož existuje povolení od subjektu, ale seznam chráněný údajů o daném subjektu evidovaných v systému. Vypisují se jen ty, které je smysluplné vypisovat (viz příznak Reportovat).

Příklad výpisu evidovaných chráněných osobních údajů

Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku nemá kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie nemá ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat"), jelikož k vyřešení takového požadavku je určena následující funkce Anonymizovat. K jiným hodnotám kategorií funkce nepřihlíží.

Poté je vyvolán tisk a uživatel vybere tiskovou sestavu, která se mu vytiskne. Pokud by k danému subjektu nebyly nalezeny žádné evidované položky k reportování (např. všechny chráněné příslušnými definicemi mají nastaveno nereportovat), funkce místo seznamu položek do reportu vypíše odpovídající informaci. Po zpracování je stav nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položka Popis stavu je naplněna informací o datu vyvolání dané akce, přičemž "za zpracování" se považuje již samotné vyvolání funkce Zpracovat (nijak se nekontroluje, zda byl daný report sestaven a vytištěn).

U položek s historií se jako datum zobrazení hodnot položek použije aktuální datum v počítači.

Danou funkci lze vyvolat nad libovolným požadavkem, tj. i nad požadavkem, který je již ve stavu Vyřešeno nebo má v položce Kategorie požadavku libovolnou kategorii. Pouze pokud je stav požadavku Vyřešeno či Kategorie odpovídá anonymizaci, pak nedojde k zaznamenání informací o vyřešení daného požadavku.

Daný report je možné také provést i pouhým vyvoláním funkce Tisk nad požadavkem (rovněž nad libovolným požadavkem), ale rovněž pak nedojde k zaznamenáních informací o vyřešení daného požadavku.

Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Anonymizovať

ctrl+alt+A

Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz resp. právo být zapomenut, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR.

Funkce slouží pro provedení anonymizace, tj. vymazání údajů daného subjektu.

Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku má kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie má ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat").

V rámci procesu anonymizace je pro každý subjekt zobrazeno kontrolní dialogové okno, kde je vypsán seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, hodnot těchto položek a dále indikací, zda položka bude anonymizována. Položky, které jsou povoleny povolením ke zpracování dat platným k datu zadání požadavku GDPR, jsou z anonymizace vyloučeny.

Příklad dialogu se seznamem chráněných položek zobrazeného v rámci Anonymizace

Anonymizaci zobrazeného subjektu lze na kontrolním formuláři zrušit stiskem tlačítka Storno. Po stisku tlačítka Anonymizovat je proveden výmaz hodnot položek. Po provedení anonymizace je do údajů zpracovaného požadavku zapsána informace o provedené akci. Tzn. stav je nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položky Popis stavu a Doplňující informace jsou naplněny informací o datu vyvolání dané akce, seznamem zpracovaných položek s informací, které byly anonymizovány a které nikoli a na základě jakého povolení.

Anonymizace položek s historií se chová následovně:

zachová datum prvního (nejstaršího) záznamu
hodnotu této nejstarší položky anonymizuje
zbytek historie smaže (datumy Platí od i samotné hodnoty)
datum změny (po anonymizaci slouží jen pro reportování údajů) nastaví na první den aktuálního měsíce
pokud má položka vliv na Spočtenost ML, anonymizace způsobí přenastavení tohoto příznaku

Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Ďalšie špeciálne funkcie:

Názov	Kl.	Doplňujúci popis:
Hromadne označiť záznamy	`shift+F10`	Jedna z možností vyvolania hromadného označovania záznamov. Podrobný popis označovania viď kapitola Označovanie v needitovateľných zoznamoch. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako je možné ju vyvolať, viď popis funkcie. V predchádzajúcich verziách bolo možné funkciu vyvolať aj pomocou multifunkčného tlačidla z panela funkčných tlačidiel alebo voľbou z menu Funkcie.
Hľadať hodnotu v zozname	`ctrl+F`	Funkcia na hľadanie hodnoty v zozname. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako ju je možné vyvolať, viď popis funkcie.