Inventúry skladu

• Možnost inventarizace menších částí skladu

  V praxi, v provozech s velkým obratem zboží je prakticky neúnosné zastavit kvůli inventuře expedici z celého skladu. Preto je zvyčajne inventúra vykonávaná po častiach, teda napríklad zinventarizujú sa len vrtáky (alebo tovar konkrétnej značky, tovar v konkrétnom umiestnení...), tým sa obmedzí len predaj tohto úzkeho sortimentu do doby, kedy je táto parciálna inventúra dokončená. Protokoly toto umožňují - lze inventarizovat sklad po částech postupně několika protokoly (položky nezařazené v protokolu nijak blokovány nejsou), lze ukončovat inventuru jen za část skladového sortimentu z daného protokolu (klidně ihned, jakmile je daná část sortimentu zinventarizována), čímž se minimalizuje doba blokování inventarizovaných položek a prodej může z větší části běžet bez narušení. 

• Možnost "neblokování" inventarizovaného sortimentu

  Inventura pomocí protokolů umožňuje volitelně i režim, kdy nejsou zcela zablokovány ani položky inventarizované. Je to dáno zvoleným typem inventury, viz dále. V rámci takého režimu potom expedícia tohto tovaru v priebehu zberu dát nie je blokovaná vôbec, prípadne len na dobu nevyhnutne nutnú na ukončenie inventúry a vystavenie inventárnych dokladov. Na inventarizovaných položkách je len znemožnené realizovať príjmy a prevody resp. prevody medzi pozíciami. Tento režim samozrejme vyžaduje prevádzkovú kázeň. Vzhledem k probíhající inventuře a současné expedici je nutno s inventarizovaným zbožím zacházet tak, aby to nenarušilo správnost výsledků inventury - např. při odběru ze skladu jej nahradit vytištěnou informací o odebrání zboží z daného místa, kterou pak pracovník inventarizačního týmu bude považovat za existující kus (takzvaným zástupným inventárním lístkem).

• Variabilita zadávání výsledků inventury

  K dispozici je více různých metod zadávání výsledků. Inventúra pomocou protokolov umožňuje zadávanie výsledkov (na hlavnom, prípadne na čiastkových protokoloch) ako absolútne, tak aj prírastkovo. K identifikaci zboží je možné používat čtečky (nasnímání/zadání kódu EAN, sériového čísla, šarže, kódu zboží, případně jeho názvu). V případě nejednoznačnosti identifikace systém nabídne seznam vyhovujících karet k výběru. 

• Inventura sériových čísel a šarží

  Inventura pomocí protokolů umožňuje k položkám inventárního protokolu rovnou zadávat také sériová čísla/šarže. Uzavření inventury pak vygeneruje patřičné korekční pohyby sér. čísel/šarží v případě, že existuje nesoulad reálného stavu s evidenčním stavem. 

• Inventarizace v různých jednotkách

  Při inventuře pomocí protokolů je možné zadávat zjištěná množství v různých skladových jednotkách. 

• Uľahčenie inventarizácie viacerými pracovníkmi

  Množinu inventarizovaných položek je možné rozdělit mezi několik pracovníků, pro každého vytvořit samostatný dílčí inventární protokol a do každého dílčího inventárního protokolu zařadit jen položky, které bude inventarizovat příslušný pracovník. 

• Zachované doklady o výsledcích inventury

  K dispozícii sú potom kedykoľvek dohľadateľné, prehľadné výsledky inventúr. Protokoly zůstávají v systému trvale uložené a po uzavření neměnné, s pevnou vazbou na hlavní protokol a hlavně na osobu provádějícího, a tudíž je možné v budoucnu kdykoli dohledat, jak byla která část skladu/sortimentu fyzicky inventarizována.

Nejdříve je třeba založit Hlavní inventární protokol (HIP) a vybrat soubor zboží, který má být inventarizován. HIP sa zakladá pomocou Sprievodcu vytvorením hlavného inventárneho protokolu, ktorý pomôže založiť správne nachystaný HIP. Pomocou tohto sprievodcu zadáte hlavičkové údaje pre vytvorenie nového HIPu (rad, obdobie, dátum vystavenia HIP, ...), inventarizovaný sklad (tzn. z akého skladu budú inventarizované skl. karty) a Typ inventúry. Dále vyberete inventarizované položky, které si přejete inventarizovat, a to buď rovnou v rámci průvodce, nebo později.

K vytvořenému HIPu si každý člen inventarizačního týmu (nebo jiná odpovědná osoba, záleží na organizaci vaší práce) založí jednotlivé dílčí inventární protokoly (DIPy) (funkcí Nový v agendě DIPů). Pro každého člena inv. týmu může být založeno libovolné množství takovýchto protokolů, např. pro pořádek odděleně podle značek výrobků, umístění zboží ve skladu apod. DIPy môžu byť založené buď ešte pred zahájením inventúry, alebo aj potom. Inventarizované položky na DIP je možné pridať hneď ešte pred zahájením inventúry alebo až neskôr pri inventúre (aby bolo možné skl. karty pridať i neskôr, musia byť na protokoloch HIP/DIP správne nastavené zodpovedajúce príznaky, ktoré toto umožňujú, viď ďalej Možnosti pridávania inventarizovaných položiek).

Možnosti pridávania inventarizovaných položiek:

Existuje viacero možností, ako pridávať inventarizované položky (tzn. skladové karty (v prípade nepolohovaného skladu) alebo skladovej pozície (v prípade polohovaného skladu)):

• len na HIPe s tým, že do následných DIPov bude možné vybrať len časť z nich - Ak nie je na HIPe začiarknuté Povoliť pridávanie nových inventarizovaných položiek na čiastkových inventárnych protokoloch.

  Využijete vtedy, ak je vopred presne dané, čo má kto inventarizovať a nechcete, aby do toho inventarizujúci pracovníci zasahovali. Potom bude možné pridať inventarizované položky len priamo do HIPu s tým, že typicky ich pridáte rovno v rámci Sprievodcu vytvorením hlavného inventárneho protokolu. Avšak môžete ich pridať i neskôr (funkciou Pridať v lište navigátora záložky Skladové karty HIPu resp. funkciou Pridať v lište navigátora záložky Pozície HIPu).

  Do následných DIPov bude v tomto prípade možné pridať len tie inventarizované položky, ktoré sú na HIPe. Přičemž platí, že není-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat skladové karty, bude moci přidávat inventarizované položky na DIP jen ten uživatel, který daný DIP vytvořil (viz položka Vytvořil v Seznamu DIPů). Ostatní uživatelé (samozřejmě jen ti, kteří mají přístupové právo Opravovat řádky DIPu) je budou moci na DIP přidat jen tehdy, je-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat skladové karty (v případě nepolohovaného skladu), resp. Povoleno přidávat pozice (v případě polohovaného skladu).

• alebo voľne len na DIPoch s tým, že sa do HIPov budú automaticky priebežne prenášať - Ak je na HIPe začiarknuté Povoliť pridávanie nových inventarizovaných položiek na čiastkových inventárnych protokoloch.

  Využijete vtedy, pokiaľ pracovník pri inventúre postupuje tak, že zinventarizuje to, čo v danom mieste (napr. v danom regáli) nájde a dopredu nie je známe, o aký sortiment či aké sklad. pozície ide - teda bude pridávať inventarizované položky až do DIPu podľa potreby (funkciou Pridať v lište navigátora záložky Skladové karty HIPu resp. funkciou Pridať v lište navigátora záložky Pozície).

  Pro přidávání inventarizovaných položek je možné využít také funkci Hledat.

  Do následných DIPov bude v tomto prípade možné pridať všetky inventarizované položky bez ohľadu na to, či už sú alebo nie sú na HIPe. (Pokiaľ tam nie sú, tak sa po pridaní na DIP automaticky pridajú i na HIP). Přičemž opět platí, že není-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat skladové karty, bude moci přidávat inventarizované položky na DIP jen ten uživatel, který daný DIP vytvořil (viz položka Vytvořil v Seznamu DIPů). Ostatní uživatelé (samozřejmě jen ti, kteří mají přístupové právo Opravovat řádky DIPu) je budou moci na DIP přidat jen tehdy, je-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat skladové karty (v případě nepolohovaného skladu), resp. Povoleno přidávat pozice (v případě polohovaného skladu).

• kombinácia oboch

Inventarizovanú položku (tzn. skl. kartu resp. skl. pozíciu) nie je možné pridať:

• ak by jej pridaním mohlo dôjsť k duplicitnej inventúre tej istej položky. Viď ošetrenie duplicitnej inventúry rovnakej inventarizovanej položky.

• ak sa pridáva skl. pozícia, ktorá je obsiahnutá v nerealizovanom polohovacom doklade, viď Polohovacie doklady - proces vystavenia a vykonania.

• pokud se přidávaná skladová karta nachází na dokladu, na kterém je použit inventarizovaný sklad, a zároveň se tento doklad se nachází v procesním stavu V přípravě a zároveň byla při zahajování inventury zatržena volba Kontrolovat existenci skladových dokladů ve stavu "V přípravě" při zahájení inventury. V takovém případě nehraje roli Rozhodné datum inventury.

Možnosti zahájenia inventúry:

Inventuru je možné zahájit buď automaticky rovnou při vytváření HIPu (je-li v průvodci vytvořením HIPu zatrženo Automaticky zahájit inventuru), nebo kdykoliv později (funkcí Zahájit) a nejdříve si v klidu připravit protokoly. Jako datum zahájení inventury je v obou případech nastaveno aktuální systémové datum. Zahájením inventúry:

• u inventury nepolohovaného skladu se spočítají stavy skladových karet zařazených v HIPu na inventarizovaném skladu k rozhodnému datu (stavy se čerpají z obsahu položky Počet na dílčích skladových kartách v okamžiku zahájení inventury, případné pohyby mezi zpětně zadaným rozhodným datem v minulosti a aktuálním stavem se odpočítají) a dle typu inventury se dané skladové karty příslušným způsobem zablokují.

• u inventury polohovaného skladu se spočítají obsahy skladových pozic zařazených v HIPu k rozhodnému datu a dle typu inventury se dané sklad. pozice příslušným způsobem zablokují.

  Při vytváření HIP je možné zadat rozhodné datum inventury nacházející se v minulosti. Stavy se čerpají z obsahu položky Počet na dílčích skladových kartách v okamžiku zahájení inventury, případné pohyby mezi zpětně zadaným rozhodným datem v minulosti a aktuálním stavem se odpočítají. Skladové pohyby v intervalu mezi rozhodným datem a datem zahájení inventury nejsou důvodem, který by zahájení inventury bránil.

Po zahájení inventúry je možné zadávať výsledky inventúry, tzn. nájdené stavy, viď ďalej Zber dát. Do té doby je možné zadávat pouze inventarizované položky:

• u inventury nepolohovaného skladu skladové karty (funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Skladové karty HIPu), totéž na DIPu
• u inventury polohovaného skladu skladové pozice funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Pozice HIPu (s každou vloženou pozicí se do HIPu automaticky vloží i celý její obsah), na DIPu je možné zadávat pozice i jejich obsah

Inventúru nie je možné zahájiť:

• pokud by jejím zahájením mohlo dojít k duplicitní inventuře téže položky (skladové karty nebo pozice). Viď ošetrenie duplicitnej inventúry rovnakej inventarizovanej položky.

• pokud obsahuje skl. pozici, která je obsažena v neprovedeném polohovacím dokladu s datem spadajícím před rozhodné datum inventury, viz Polohovací doklady - proces vystavení a provedení.

• pokud se množství na dílčích skladových kartách neshoduje s množstvím na pozicích (zpravidla proto, že některé skladové doklady dosud nebyly polohovány) a v průvodci vytvořením HIP je zatržena volba Kontrolovat rozdíly počtů na dílčích skladových kartách vůči pozicím.

• pokud je při zahajování HIP nalezen řádek skladového dokladu obsahující inventarizovaný sklad a skladovou kartu, ke které existuje skladový pohyb ve stavu V přípravě a při zakládání hlavního protokolu byla zatržena volba Kontrolovat existenci skladových dokladů ve stavu "V přípravě" při zahájení inventury. V takovém případě nehraje roli Rozhodné datum inventury.

• pokud je do inventury zařazena skladová karta, ke které dosud na inventarizovaném skladu neexistuje dílčí karta, a parametr Zadávání místa na dílčích kartách je nastaven na hodnotu Zadávat povinně.

Ošetrenie duplicitnej inventúry rovnakej inventarizovanej položky:

Platí, že jedna a tatáž inventarizovaná položka (skladová karta v případě nepolohovaného skladu nebo skladová pozice v případě polohovaného skladu) nesmí být inventarizována současně ve více HIPech na témže skladu.

Napríklad:

• Do zahájeného HIPu resp. jeho DIPu nelze přidat skl. kartu resp. skl. pozici, pokud je tato obsažena v již zahájeném, ale dosud neukončeném HIPu na témže skladu a inventura dané skl. položky v tomto HIPu zatím stále probíhá (tj. jedná se o neuzavřený řádek na záložce Skladové karty resp. neuzavřený řádek na záložce Pozice).
• Nejde zahájit inventuru HIPu, pokud obsahuje inventarizovanou položku (skladovou kartu nebo pozici), která je obsažena v jiném již zahájeném, ale dosud neukončeném HIPu na tentýž sklad a inventura dané skl. položky v tomto HIPu zatím stále probíhá

Všechna místa, kde by mohlo k duplicitní inventuře dojít, jsou adekvátně ošetřena - aplikace ABRA Gen zabrání vzniku chybového stavu a zobrazí okno s informací, co se stalo (inventura nebyla zahájena, duplicitní položky se nevložily do protokolu apod.) doplněnou o seznam duplicitních položek.

Po zahájení inventúry, viď vyššie možnosti (v agende HIPov), môžu jednotliví pracovníci priebežne do "svojich" DIPov zaznamenávať nájdené stavy zistené v nimi pridelenej časti skladu/sortimentu. Podporovaná je i práca s čítačkami. Tzn. sprístupnia sa položky:

• pri inventúre nepolohovaného skladu: v záložke Skladové karty DIPu položka Zistený počet v zozname inventarizovaných skl. kariet resp. položka Zistený počet v zozname Šarží/sér. čísel, pokiaľ je inventarizovaná sklad. karta triedy so šaržami/sériovými číslami
• pri inventúre polohovaného skladu: v záložke Pozície DIPu položka Zistený počet v obsahu inventarizovanej skladovej pozície resp. položka Zistený počet v zozname Šarží/sér. čísel, pokiaľ je inventarizovaná sklad. karta triedy so šaržami/sériovými číslami

Nasbírané údaje zadávané do DIPů se automaticky promítají do nadřízeného HIPu. Na HIPe nie sú k dispozícii na editáciu, všetko je zadávané cez DIPy.

Ak pracovník narazí na tovar, ktorý má byť inventarizovaný, ale nemá ho v protokole DIP, môže ho do svojho DIPu pridať (ak je táto možnosť povolená, viď vyššie Možnosti pridávania inventarizovaných položiek), čo sa automaticky prejaví i v protokole hlavnom. V čiastkovom protokole môže byť jeden tovar uvedený aj viackrát, podľa toho, ako bolo napr. nasnímané čítačkou.

V prípade, že bude načítaný rovnaký tovar ako na predchádzajúcej položke, dôjde k sčítaniu, v inom prípade k založeniu nového riadka.

Inventarizované položky, ktoré neboli doteraz zaradené do žiadneho DIPu, ale do HIPu boli zaradené omylom (napr. nie sú a ani nemajú byť v inventarizovanej časti skladu), je možné vrátiť "do prevádzky" (funkciou Vymazať v lište navigátora záložky Skladové karty HIPu) ešte pred ukončením inventúry. (Karta bola do HIPu zaradená omylom alebo sa predpokladalo, že sa v danej časti skladu vyskytuje, ale nie je tomu tak, a teda ju nikto z pracovníkov do žiadneho z DIPov zatiaľ nepridal, príp. ak boli zoznamy skl. kariet na DIPoch pripravené vopred, bola vymazaná i z DIPu a pod.)

Pokud je inventarizace přiděleného sortimentu či příslušné části skladu hotova, pak se DIP uzavře. Uzavretím sa nájdené stavy automaticky prenesú do HIPu.

Vlastné ukončenie inventúry je možné vykonávať buď naraz za celý hlavný protokol (kompletné ukončenie) alebo parciálne za vybrané inventarizované položky (riadky) HIPu.

Aby mohl být celý HIP ukončen, musí mít uzavřeny všechny řádky. Aby mohol byť riadok HIPu s inventarizovanou položkou uzavretý, musia byť uzavreté všetky podriadené DIPy, na ktorých sa daná inventarizovaná položka vyskytuje. Stav uzavretia určuje, do akej miery je ešte možné vykonávať úpravy výsledkov inventúry.

Ukončování inventury sestává z několika kroků, které mají následující význam: