Hodnocení a schvalování dodavatelů obecně

Obsah kapitoly:

Hodnocení dodavatelů umožňuje hodnotit vybrané dodavatele a hodnotit je za vybraný skladový sortiment (celý nebo jeho části) podle různých kritérií - např. z hlediska dodržování cen, dodacích lhůt, z hlediska počtu reklamací apod. Výstupem při vyhodnocení jsou bodová hodnocení ve stanoveném rozsahu (např. 0 až 100).

Pro definici kritérií hodnocení je k dispozici číselník Hodnocení kritéria. Některá kritéria jsou dodávána výrobcem, další kritéria si uživatel může definovat sám podle svých požadavků. Pro tvorbu nových kritérií je možné využít také skriptování.

V číselníku Oblasti hodnocení lze definovat části skladového sortimentu, za které chceme daného dodavatele hodnotit a to buď výčtem konkrétních skladových karet nebo výčtem skladových menu (tj. hodnotit se bude celý sortiment zařazený do dané větve skladového menu). V krajním případě musí být definovaná alespoň jedna oblast zahrnující všechny skladové karty (a nebo alespoň ty, u kterých chceme schválenost dodavatele kontrolovat) – v tomto případě se budou hodnotit a schvalovat dodavatelé pro celý sortiment bez rozdílu. Ke každé zavedené oblasti hodnocení je následně přiřazena sada hodnotících kritérií, která mají pro danou oblast význam, a je nastavena frekvence jejich vyhodnocování. Pro jednotlivá kritéria lze pro danou oblast zadat váhové koeficienty, pomocí kterých lze z bodových hodnocení následně vypočítat celkové hodnotící číslo:

hodnotící číslo = Zn1 x Koef1 + Zn2 x Koef2 + …

Hodnotící číslo je tedy součtem součinů jednotlivých bohových hodnocení (známek) Zni získaných z jednotlivých kritérií a váhových koeficientů Koefi daných kritérií. Hodnotící číslo se při vyhodnocení schválení vypočte a uloží k záznamu schválení. Může následně sloužit pro řazení všech schválených dodavatelů na základě známek hodnocení.

Pro samotné provádění hodnocení dodavatelů slouží agenda Hodnocení dodavatelé, ve které je uveden výčet hodnocených dodavatelů ve formě odkazů na firmu (+ volitelně její provozovnu) do adresáře firem v kombinaci se schvalovanou oblastí. Jak plyne z popisu výše, přiřazením oblasti k dodavateli jsou dána hodnotící kritéria, která se pro dodavatele při daném hodnocení mají použít, a frekvence hodnocení. Podle nastavené frekvence hodnocení je zadáváno resp. vypočteno bodové hodnocení k jednotlivým dodavatelům a kritériím. Na základě těchto známek se rozhodne o schválení či neschválení daného dodavatele na další období. Známky pro hodnocení mohou být za dané období buď vypočteny daným vzorcem, nebo zadány ručně (subjektivní hodnocení za celé období), nebo lze známkování provádět i průběžně na každé skladové příjemce a výsledná známka se vypočte z těchto dílčích hodnocení jednotlivých příjemek (viz dále).

Schválení dodavatele může mít podle nastavení vliv na omezení výběru dodavatele do objednávky vydané a ve výběru dodavatele v průvodci zajištěním zdrojů.

Každé kritérium je nějakého typu (viz položka Typ kritéria v definici kritéria).

  • 0 - Ručně zadávané souhrnně za období – hodnocení v tomto případě zadává uživatel ručně na základě subjektivního hodnocení. Při ručním zadání je možné zadat známku v rozsahu Minimálního a Maximální počtu bodů (včetně), které jsou zadány v definici daného kritéria
  • 1 - Výpočtové/statistické (výrazem souhrnně za období) - hodnotící známka je v tomto případě výsledkem výpočtu podle definovaného vzorce (výrazu), který může čerpat informace z dat pomocí definic dynamických SQL příkazů (dynamických zdrojů dat (DynSQLs)) nebo pomocí nějaké skriptovací funkce. Výsledky ze zdrojů dat DynSQL příkazů lze do výrazu předat tak, že každá definice má přidělené jméno proměnné, kterou je možné použít ve výrazu. Výpočtový výraz má možnost mít jako vstupní parametry mezní data vyhodnocovaného období, hodnoceného dodavatele a hodnotící kritérium. Pro případ, kdy není dostatek dat ke stanovení známky, je nutné mít možnost zadat podmínky (rovněž výrazem, který má dostupné výsledky z DynSQL příkazů), kdy může být být využit výsledek z již existujícího hodnocení dodavatele.
  • 2 - ručně zadávané na jednotlivých příjemkách – v tomto případě je možné (nebo dle nastavení povinné) na každé příjemce zadat hodnocení všech kritérií tohoto typu. Výsledná známka za vyhodnocované období se pak vypočte jako průměr všech dílčích známek u jednotlivých příjemek z tohoto období. Podrobněji viz dále Hodnocení na příjemkách.

Jako známky se používají pouze diskrétní hodnoty (celá čísla) z rozsahu bodového hodnocení daného kritéria, který je dán intervalem Minimální počet bodů až Maximální počet bodů v definici kritéria. U výpočtových kritérií se výsledek výpočtu příslušně zaokrouhluje. Obdobně se při výpočtu průměrné známky ze známek zadaný na příjemkách u kritérií typu 2.

Hodnocení u jednotlivých příjemek je možné nastavit pomocí přístupového práva Zadávat hodnocení (používá se z modulu SCM). Pokud je v systému nainstalován a licencován modul SCM, je v detailu příjemky k dispozici subzáložka Hodnocení dodavatele.

Na subzáložce je k dispozici seznam kritérií vztahujících se ke sklad. kartám z obsahu příjemky. U každého kritéria je uvedena jeho identifikace (kód a název) a bodové hodnocení (dle definice daného kritéria) s předvyplněnou hodnotou "Nezadáno". Pokud má uživatel právo Zadávat hodnocení, bude moci hodnocení zadávat výběrem z nabídky možných bodů pro dané kritérium, jinak je seznam needitovatelný:

Příklad zobrazeného kritéria v subzáložce Hodnocení dodavatelé na PR a zadání známky. ABRA vzhled modrý.

Sestava kritérií, která se zde k zadání známky budou nabízet, je dána následovně:

  • skladové karty zadané v obsahu příjemky určují definované oblasti hodnocení, do kterých daná skl. karta spadá
  • tyto oblasti určují požadovaná kritéria
  • z nich se na PR zobrazují pouze kritéria typu 2 s datem Vyžadováno od vyšším nebo rovným datu vystavované PR

Má-li uživatel právo hodnocení zadávat, pak se při uložení PR kontroluje, zda je u všech kritérií zadáno bodové hodnocení (jiné než nezadáno). V opačném případě je uživatel upozorněn.

Pozor! Známky se zde zadávají za celou příjemku (nikoliv za jednotlivé skl. karty). Neboli zde zobrazená kritéria a jejich známka se nevztahuje k řádku PR (k jedné sklad. kartě), ale k celé PR! Neboli platí, že v seznamu kritérií v této subzáložce je logický součet všech, které mohou připadat v úvahu (tj. v obsahu PR je aspoň jedna karta, která spadá do oblasti, k níž je dané kritérium přiřazeno).

Toto řešení samozřejmě znamená jistou "nepřesnost" v subjektivním hodnocení obsluhy v případě, že se na PR sejdou skl. karty, kdy jedna hodnocena má být (je zahrnuta do dané oblasti) a druhá nikoli (není zahrnuta nikam, jelikož nemá být hodnocena). K tomu by známkující obsluha měla při stanovení výsledné známky danému dodavateli za danou příjemku přihlédnout. Rovněž to znamená jistou nepřesnost v případech, kdy dodavatel jeden sortiment dodává kvalitní (a zde by byl vyhovující), ale jiný nikoliv.

V případě, že by se známkování za celou PR v praxi ukázalo za nedostatečné, může být předmětem úpravy v některé z budoucích verzí. Je třeba si ale uvědomit, že známkování za každou skl. kartu zvlášť by mohlo znamenat neúnosné zatížení obsluhy.

Hodnocení dodavatele(ů) se provede funkcí Hodnotit z agendy Hodnocení dodavatelé pro aktuálního dodavatele nebo pro označené. Jak bylo míněno výše, u každého hodnoceného dodavatele musí být zadána oblast hodnocení, která určuje hodnocený sortiment, kritéria a jejich frekvenci vyhodnocování.

Pro hodnocení je tedy podstatné nejdříve určit, jaké je hodnocené období, za které bude známka udělena, a jaká kritéria se v daném období vlastně vyžadují.

Frekvence je daná u daného kritéria v definici oblasti v položce Četnost a může být měsíční, čtvrtletní, půlroční, roční. Platí, že pro daný časový úsek (měsíc, kvartál, pololetí, rok) může v agendě Hodnocení dodavatelé existovat vždy jediný záznam známkování daného kritéria. Tzn., že např. za kritérium s četností měsíc, může dodavatel obdržet až 12 známek v daném roce, za kritérium s kvartální četností max. 4 známky atd.

Při vyvolání hodnocení uživatel nejdříve v průvodci hodnocením zadá datum, k němuž chce hodnocení provést a dále zvolí, zda chce hodnotit všechna období před zadaným datem nebo jen poslední. Z tohoto zadání se odvodí aktuálně hodnocená období. Přitom se ještě přihlíží k datumu, odkdy je dané kritérium vyžadováno z položky Vyžadováno od. Dané kritérium je považováno za vyžadované v daném období, pokud je vyžadováno k prvnímu dni daného období. Objasníme na příkladu:

K procesu hodnocení: Mějme oblast hodnocení, k níž je přiřazeno kritérium K1 (např. "SUB_POS_CE" dodávané v rámci inicializačních dat) s četností čtvrtletní a s datem v položce Vyžadováno od 1.1.2014 a dále kritérium K2 (např. "POC_REK") s četností měsíční s datem v položce Vyžadováno od 1.3.2014 a K3 (např. VSTUP_KONT") s datem Vyžadováno od 1.3.2014. Tzn., že první hodnocené období u kritéria K1 bude první kvartál 2014 (jelikož k prvnímu dni prvního čtvrtletí roku 2014 je již vyžadováno ) a první hodnocené období u K2 i K3 bude březen 2014. Pokud by uživatel v průvodci hodnocením zadal datum hodnocení např. 10.10.2014, a zvolil, že chce znovu hodnotit všechna období před zadaným datem, tak u kritéria K1 by to v tomto případě byl 1., 2. a 3. kvartál 2014 a u kritéria K2 resp. K3 by to byly měsíce březen 2014 až září 2014. Pokud by zadal datum hodnocení 1.4.2014, pak by to u kritéria K1 byl pouze 1. kvartál a u K2 resp. K3 by to byl pouze měsíc březen 2014.

Pokud by kritérium K1 bylo vyžadováno až od 2.1.2014, pak by první hodnocené období pro K1 bylo až druhý kvartál 2014 (jelikož v prvním čtvrtletí roku 2014 ještě vyžadováno není, jelikož není vyžadováno k prvnímu dni tohoto období, tj. k 1.1.2014). Obdobně, pokud by K2 či K3 bylo vyžadováno např. od 5.3.2014, pak by první období hodnocení pro K2 resp. K3 byl až duben 2014 (jelikož k březnu 2014 vyžadována nejsou, jelikož k 1.3.2014 ještě nejsou vyžadována). Pokud by v tomto případě uživatel v průvodci hodnocením zadal datum hodnocení 1.4.2014, pak by hodnoceným obdobím byl jen 1.kvartál pro kritérium K1 a nic víc. Tj. kritéria K2 resp. K3 by se objevila v průvodci hodnocením až pro datum hodnocení vyšší než 1.5.2014 (tedy poprvé za duben 2014).

Příklad zobrazených záznamů s výsledky hodnocení v průvodci hodnocením:

Příklad zobrazených výsledků. V tomto případě oblast hodnocení měla přiřazena tři kritéria: kritérium "SUB_POS_CE" typu "0 - ručně zadávané souhrnně za období" s četností kvartální vyžadované od 1.1.2014, kritérium "POC_REK" typu "1 - Výpočtové/statistické (výrazem souhrnně za období)" s četností měsíční vyžadované od 1.1.2014, a kritérium "VSTUP_KONT" typu "2 - Ručně zadávané na jednotlivých příjemkách" s četností měsíční vyžadované od 1.1.2014. Hodnocení bylo provedeno k 1.4.2014 za pouze poslední období dle zadaného data.

Ve sloupci Hodnocení zde bude uvedena výsledná známka pro dané kritérium za dané období.

Ručně zadávaná kritéria zde budou mít uvedenu hodnotu "-1" (která indikuje nevyplněnou známku) a obsluha musí známku doplnit. Počítaná kritéria (typu 1 a 2) zde budou mít známku vypočtenou z dat (jak, viz výše popis Typů kritérií). Pokud počítaná kritéria (typu 1 a 2) nebudou mít k dispozici pro výpočet za dané období data (např. nebudou existovat žádné příjemky za dané období vystavené na hodnoceného dodavatele a hodnocený sortiment), pak zde mohou mít známku převzatou z období předchozího nebo zde budou mít rovněž hodnotu "-1", pokud by nedošlo k převzetí (což může být např. proto, že by nebylo odkud převzít, jelikož ani v předchozím období by známka nebyla k dispozici, anebo u kritérií typu "1 - Výpočtové/statistické (výrazem souhrnně za období)" to může být i proto, že nebyla splněna podmínka pro převzetí zadaná v definici kritéria).

Uživatel může známky (ve sloupci Hodnocení) případně ještě upravit resp. zadat známky pro kritéria, u nichž se známky zadávají ručně a pokračovat dále. Pokračováním dojde k uložení těchto výsledků k hodnocenému dodavateli. Výsledky budou k dispozici v jeho subzáložce Hodnocení:

Výsledky hodnocení provedeného k 1.4.2014 zapsané k danému hodnocenému dodavateli.

V dalším období je situace podobná. Uživatel nechť opět vyvolá hodnocení a v průvodci hodnocením, nechť zadá datum 1.5.2014 a zvolí "všechna období před zadaným datem", ale "existující záznamy hodnocení již nevyhodnocovat a nezobrazovat". Příklad zobrazených záznamů s výsledky hodnocení v průvodci hodnocením v tomto případě:

Příklad zobrazených výsledků. V tomto případě se zobrazí pouze 2 záznamy za duben 2014 pro období K2 a K3. Pro kritérium K1 zde tentokrát žádný záznam se známkou není, jelikož kritérium je kvartální a k datu 1.5.2014 je předchozím obdobím pro toto kritérium 1.kvartál 2014, ale pro toto období již hodnocení se známkou existuje (viz výše) a uživatel zvolil "existující záznamy hodnocení již nevyhodnocovat a nezobrazovat". U obou záznamů je ve sloupci Převzetí uvedeno Ano. Tzn., že v dubnu není dostatek dat, tj. nejsou příjemky vystavené v dubnu na hodnoceného dodavatele a skladový sortiment a výsledky se převzaly z března 2014.

Uživatel může opět známky (ve sloupci Hodnocení) upravit a pokračovat dále. Pokračováním dojde k uložení těchto výsledků k hodnocenému dodavateli. Výsledky budou k dispozici v jeho subzáložce Hodnocení, tedy v tomto případě již takto:

Výsledky hodnocení provedeného k 1.4.2014 a poté k 1.5.2014 zapsané k danému hodnocenému dodavateli.

Následně se vyvolá proces schvalování dodavatelů a na základě zadaných či vypočtených známek z provedeného hodnocení, viz výše, se provede vyhodnocení a rozhodnutí o tom, zda je daný dodavatel schválený nebo nikoliv.

Schvalování dodavatele(ů) se provádí funkcí Schvalovat z agendy Hodnocení dodavatelé pro aktuálního dodavatele nebo pro označené.

Obdobně jako u předchozího hodnocení je podstatné nejdříve určit, jaké je schvalované období. Frekvence je stejně jako u předchozího hodnocení daná u daného kritéria v definici oblasti v položce Četnost a může být měsíční, čtvrtletní, půlroční, roční. Platí, že pro daný časový úsek (měsíc, kvartál, pololetí, rok) může v agendě Hodnocení dodavatelé existovat vždy jediný záznam schválení. Tzn., že např. za kritérium s četností měsíc, může dodavatel obdržet až 12 záznamů schválení v daném roce, za kritérium s kvartální četností max. 4 záznamy schválení atd. Výsledný interval schvalování pro daného dodavatele se odvozuje od četnosti všech kritérií, která se u něj hodnotí.

Při vyvolání hodnocení uživatel nejdříve v průvodci hodnocením zadá datum, k němuž chce hodnocení provést a dále zvolí, zda chce hodnotit všechna období před zadaným datem nebo jen poslední. Z tohoto zadání se odvodí aktuálně schvalovaná období. Přitom se obdobně jako u hodnocení přihlíží k datumu, odkdy je dané kritérium vyžadováno z položky Vyžadováno od. Dané kritérium je považováno za vyžadované v daném období, pokud je vyžadováno k prvnímu dni daného období.

Poté se v každém schvalovaném období zkontroluje, jestli dodavatel u daného kritéria v daném období "vyhovuje" a podle toho se určí výsledek schválení:

  • Ano - pokud u všech hodnocených kritérií za dané období dodavatel vyhověl, tj. v položce Vyhovuje je hodnota Ano
  • Ne - pokud aspoň u jednoho z hodnocených kritérií za dané období dodavatel nevyhověl, tj. v položce Vyhovuje je hodnota Ne
  • Chybí hodnocení - pokud aspoň u jednoho z hodnocených kritérií pro dané období hodnocení chybí (pak je potřeba pro toto období provést nejdříve hodnocení, viz výše)

Schválený dodavatel pro dané období je tedy dodavatel, který má hodnotu Ano v položce Schváleno v záložce Seznam hodnocených dodavatelů. Pokud je pro daný sortiment zboží více schválených dodavatelů, pak nejlepší schválený dodavatel je ten, který má nejvíce bodů v položce Celkem získáno bodů v záložce Seznam hodnocených dodavatelů. Informace o tom, zda je dodavatel schválený pro danou sklad. kartu, je k dispozici také v položce Schváleno v záložce Dodavatelé dané skladové karty.

K procesu schvalování:

Mějme oblast hodnocení, k níž je přiřazeno kritérium K1 (např. "DOD_DOD_LH - Dodržování dodací lhůty" dodávané v rámci inicializačních dat) s četností čtvrtletní a s datem v položce Vyžadováno od 1.1.2014 a dále kritérium K2 (např. "POC_REK") s četností měsíční a s datem v položce Vyžadováno od 1.3.2014. Tzn., že první hodnocené období u kritéria K1 bude první kvartál 2014 (jelikož k prvnímu dni prvního čtvrtletí roku 2014 je již vyžadováno) a první hodnocené období u K2 bude březen 2014. Dále mějme dodavatele s touto oblastí. Nechť výsledky hodnocení provedeného v červenci 2014 jsou tyto:

Hodnocení dodavatele z příkladu (leden a únor u druhého kritéria není k dispozici, jelikož je vyžadováno až od března).

Uživatel nechť vyvolá schvalování a v průvodci schvalováním, nechť zadá datum 1.7.2014 a zvolí "všechna období před zadaným datem" ale "znovu vyhodnotit a zobrazit". Příklad zobrazených záznamů s výsledky schválení v průvodci schvalováním v tomto případě:

Příklad zobrazených výsledků. V tomto případě se v horní části okna zobrazí 4 záznamy pro duben až červenec 2014. Ve spodní části jsou zobrazeny výsledky kritérií v předchozím období, které se bere v potaz pro dané schválení. Tj. např. schválení pro měsíc duben se vyhodnocuje z výsledků hodnocení I.kvartálu u prvního čtvrtletního kritéria a z března u druhého měsíčního kritéria. Jelikož první kritérium nebylo vyhovující, není dodavatel pro duben schválen. Obdobně je tomu v květnu a červnu. Pro měsíc červenec je ale dodavatel již schválen (jelikož výsledek čtvrtletního kritéria za II.kvartál je vyhovující a výsledek měsíčního kritéria za červen je rovněž vyhovující).

Zde uživatel výsledky schválení nijak upravovat nemůže. Pokračováním dojde k uložení těchto výsledků k hodnocenému dodavateli. Výsledky budou k dispozici v jeho subzáložce Schvalování.

Opravy hodnoceného dodavatele po schválení: Pokud následně uživatel daný záznam opraví a provede změny v hodnocení, bude záznam schválení pro dané období neplatný, dokud se neprovede proces schvalování znovu.

Nezbytnou podmínkou pro zohledňování výsledků schvalování dodavatelů je, abyste v parametrech systému měli nastaveno Používat schvalování dodavatelů.

Pak se při vystavování objednávek vydaných kontroluje, jestli je firma zadaná v hlavičce objednávky schváleným dodavatelem pro objednávaný sortiment:

  • Pokud ne a uživatel nemá právo Použít neschváleného dodavatele, pak to systém nahlásí a vytvoření objednávky na takového dodavatele není možné.
  • Pokud má uživatel dané právo, pak objednávku na takového dodavatele vytvořit lze.

Další příklady použití schváleného dodavatele: