Časové rozlišení

Časové rozlišení nákladů a výnosů vzniká z nutnosti tzv. aktuálního principu v účetnictví, který vyžaduje, aby v každém období byly jen ty náklady a výnosy, které s tímto obdobím časově a věcně souvisí. V rámci časového rozlišení se náklady a výnosy v aktuálním období "očišťují" od nákladů a výnosů, které souvisí s obdobím předcházejícím nebo následujícím. Cílem je vykázat správně hospodářský výsledek a správně zobrazit pohledávky a závazky v rozvaze v daném účetním období.

V rámci časového rozlišení se stejně jako při účtování nákladů a výnosů účtují částky bez DPH.

Tip na video...

Blíže o tom, jak v dokladech funguje Časové rozlišení se můžete dozvědět ve výukovém videu:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.

K účtování časového rozlišení se používají přechodné účty aktiv a pasiv. Jsou to rozvahové účty aktivní nebo pasivní. V účtové osnově pro podnikatele se jedná o účty nákladů příštích období a výnosů příštích období. Tyto účty jsou zařazeny do účtové skupiny "38".

Rozpuštění časového rozlišení se uskutečňuje do více účetních období, uživatelsky nadefinovaných v agendě Období. Systém nabízí dva typy rozpouštění:

• do měsíců s poměrnými měsíčními částkami časového rozlišení v rámci účetního období.
• do roků s celkovými částkami za celé účetní období (jedná se o fiskální období, kterým může být kalendářní rok nebo hospodářský rok).

Funkce časového rozlišení umožňuje na každém řádku účtovaného dokladu vyvolat dialog k zadání vstupních parametrů časového rozlišení, na základě kterých se vytvoří účetní zápisy:

• Přeúčtování nákladů a výnosů, které se týkají příštích období a jsou předmětem časového rozlišení, na přechodný účet časového rozlišení.
• Přeúčtování poměrně rozpočtených částek nákladů či výnosů, které se týkají příštích období a jsou předmětem časového rozlišení, z přechodného účtu časového rozlišení do nákladů a výnosů do po sobě jdoucích období, s kterými věcně a časově souvisí.

Aby bylo možné používat funkce časového rozlišení, je třeba nastavit následující:

• Povolit privilegium "Časové rozlišení dokladů" - Role uživatele musí mít povolené privilegium Časové rozlišení dokladů, aby se funkce časového rozlišení nabízely a bylo možné je používat.
• Povolit účtovat do více období současně - Ve firemních parametrech je nutné zadat, že je povoleno účtovat doklady mimo aktuálně zpracovávané období. Parametr Povolit v deníku a žádostech datum účtování mimo období nastavíme na hodnotu "Povolit s výstrahou" nebo "Povolit bez výstrahy".
• Doplnit účetní období, kterých se časové rozlišení týká - V agendě Období musí být založena účetní období, která z hlediska rozpouštění do nákladů a výnosů příštích období budou potřebná. Pokud tedy bude potřeba časové rozlišení vytvořit pro účetní období, která v agendě dosud nejsou založena, je nutné je založit.

• Aktualizovat účetní předkontace - Předpokladem správného účtování časového rozlišení je definice předkontací, podporujících časové rozlišení.

  Aktuální účetní předkontace jsou dodávány výrobcem a lze je převzít nebo podle nich upravit vlastní předkontace.

• Časové rozlišení lze zadávat u dokladů, u kterých se účtuje o nákladech a výnosech. Jedná se o doklady v dokladových agendách:

  • Faktury vydané (FV)
  • Dobropisy faktur vydaných (DV)
  • Faktury přijaté (FP)
  • Dobropisy faktur přijatých (DP)
  • Pokladní příjmy (PP)
  • Vrácení pokladních příjmů (VP)
  • Pokladní výdeje (PV)
  • Vrácení pokladních výdejů (VV)
  • Ostatní příjmy (OSP)
  • Ostatní výdaje (OSV)
  • Interní doklady (INT)

  Časové rozlišení lze zadat na rozeditovaném i na nerozeditovaném dokladu. V důsledku toho je možné upravovat časové rozlišení i u dokladů, které z různých důvodů nelze opravovat nebo jen omezeně. Jedná se o doklady, které jsou předmětem schvalování, u blokovaných řad dokladů, u dokladů uzavřených uzávěrkou, např.uzávěrkou DPH, uzávěrkou fakturace, pokladen, uzávěrkou účetnictví.

  Časové rozlišení nelze zadat k dokladům:

  • Časové rozlišení lze zadávat u dokladů, u kterých se účtuje o nákladech a výnosech. Jedná se o doklady v dokladových agendách:

    • Faktury vydané (FV)
    • Dobropisy faktur vydaných (DV)
    • Faktury přijaté (FP)
    • Dobropisy faktur přijatých (DP)
    • Pokladní příjmy (PP)
    • Vrácení pokladních příjmů (VP)
    • Pokladní výdeje (PV)
    • Vrácení pokladních výdejů (VV)
    • Ostatní příjmy (OSP)
    • Ostatní výdaje (OSV)
    • Interní doklady (INT)

    K dokladům typu inverzního dokladu (DV, DP, VP, VV) se při vytváření dokladu časové rozlišení ze zdrojového dokladu nepřenáší. V případě potřeby je nutné časové rozlišení zadat na inverzním dokladu samostatně.

Funkce časového rozlišení se nabízejí v dokladových agendách na dvou místech: Jednak v záložce Seznam dokladové agendy, pak v subzáložce Obsah v záložce Detail dokladu:

Funkce časového rozlišení umožňují ke konkrétnímu dokladu zadat, změnit a smazat časové rozlišení:

Funkce časového rozlišení jsou ve vztahu k umístění v záložkách k dispozici:

• v záložce Seznam na úrovni celého dokladu
  • pro doklad
  • pro více dokladů současně
• v záložce Detail, subzáložce Obsah na úrovni řádků dokladu
  • pro jeden řádek dokladu
  • pro všechny řádky dokladu současně

Možnosti tvorby časového rozlišení

• generovat časové rozlišení automaticky systémem
  • v záložce Seznam na úrovni celého dokladu.
    • pro doklad
  • v záložce Detail, subzáložce Obsah na úrovni řádků dokladu
    • pro řádky dokladu
• zadat časové rozlišení ručně
  • v záložce Detail, subzáložce Obsah pro řádky dokladu

Funkce časového rozlišení dále umožňují

• při kopírování dokladu pomocí funkčního tlačítka s volbou Zkopírovat, kopírovat i položky rozpadu časového rozlišení, k dispozici je nová volba Kopie včetně časového rozlišení.
• při změně data dokladu automaticky posunout interval časového rozlišení (posunout datum začátku a datum konce časového rozlišení).

K zadanému časovému rozlišení se vytvoří účetní položky v záložce Zaúčtování. Při každé změně nastavení časového rozlišení dojde i k přeúčtování dokladu včetně položek rozpadu časového rozlišení.

K dispozici je více postupů, jak použít funkci časové rozlišení:

časové rozlišení pro doklad

Použijeme funkční tlačítko s volbou Časové rozlišení v záložce Seznam dokladové agendy a zvolíme Vytvořit časové rozlišení. Zobrazí se dialogové okno časového rozlišení. V záložce Nastavení zadáme nastavení časového rozlišení a potvrdíme OK. Vytvoří se položky rozpadu časového rozlišení do jednotlivých období. Pokud bychom je chtěli vidět, jsou k dispozici v záložce Detail, subzáložce Obsah. Na konkrétním řádku dokladu zvolíme funkci Časové rozlišení a subzáložku Rozpad v rámci dialogového okna časového rozlišení. Zaúčtované položky rozpadu časového rozlišení též vidíme v záložce Zaúčtování.

Příklad dialogového okna pro zadání vstupních parametrů časového rozlišení k dokladu.

časové rozlišení pro řádek dokladu nebo všechny řádky dokladu současně

Časové rozlišení lze zadávat v dokladových agendách v záložce Detail, subzáložce Obsah v editačním režimu (nově zakládaný a opravovaný doklad) i needitačním režimu (uložený doklad).

Editační režim

Použijeme funkci Časové rozlišení v liště navigátoru, vztahuje se vždy k řádku dokladu, na kterém stojí kurzor.

Zvolíme funkci Časové rozlišení pro požadovaný řádek dokladu, nabídne se nám okno pro dialog časového rozlišení a zadáme nastavení časového rozlišení. Lze označit položku Zkopírovat nastavení čas. rozlišení na všechny řádky dokladu, v tom případě se vytvoří položky rozpadu časového rozlišení ke všem řádkům dokladu se stejným nastavením. Zadané nastavení potvrdíme OK.

Příklad dialogového okna pro zadání časového rozlišení na řádku dokladu a výsledný rozpad položek.

Po uložení dokladu se položky časového rozlišení uloží a zaúčtují. Prohlédnout si je můžeme na jednotlivých řádcích dokladu po vyvolání funkce Časové rozlišení k danému řádku v subzáložce Rozpady nebo v záložce Zaúčtování.

Needitační režim

V záložce Detail, subzáložce Obsah je v liště navigátoru k dispozici funkce Časové rozlišení i u uložených dokladů pro vyvolání editace časového rozlišení.

Časové rozlišení zadané ručně

Systémem vygenerovaný rozpad položek časového rozlišení lze ručně upravit a zadat vlastní částky. Ruční úpravu částek zadáme v subzáložce Obsah. Jediným omezením je, že součet položek rozpadu musí vždy souhlasit s celkovou částkou v řádku dokladu.

Ručně upravovat částky lze na rozeditovaném i nerozeditovaném dokladu. Zvolíme funkci Časové rozlišení v liště navigátoru a klikneme na záložku Rozpady. Označíme položku Ručně upravit a systém zpřístupní částky rozpadu časového rozlišení k editaci. Současně se průběžně zobrazuje celková částka na řádku dokladu a zbývající částka pro promítnutí do položek rozpadu. Po ukončení zadávání ručních hodnot, kdy ve zbývající částce vidíme 0,00, zvolíme OK a v případě editačního režimu doklad uložíme. Zadané položky rozpadu časového rozlišení si můžeme prohlédnout na jednotlivých řádcích dokladu nebo v záložce Zaúčtování.

Příklad dialogového okna pro ruční zadání částek časového rozlišení na řádku dokladu.

Ruční částky časového rozlišení nelze zadávat s označenou položkou Zkopírovat nastavení čas. rozlišení na všechny řádky dokladu v záložce Nastavení. Pokud se o to pokusíme, systém nás na to upozorní a nabídne, že označení vypne. V případě, že se chceme od ručně zadaných částek rozpadu časového rozlišení vrátit k systémově vygenerovaným, lze odškrtnout označení Ručně upravit a systém nabídne, že znovu vygeneruje částky rozpadu dle parametrů v záložce Nastavení.

časové rozlišení hromadně

Časové rozlišení se stejným nastavením lze zadat k více dokladům v jedné dokladové agendě současně. Postupujeme stejně jako při zadávání časového rozlišení pro doklad, před vyvoláním funkce pro vytvoření časového rozlišení v záložce Seznam příslušné dokladové agendy označíme všechny doklady, ke kterým chceme časové rozlišení vytvořit.

Časové rozlišení lze smazat na rozeditovaném i nerozeditovaném dokladu:

• na celém dokladu s pomocí multifunkčního tlačítka s volbou Časové rozlišení v záložce Seznam příslušné dokladové agendy kliknutím na šipku a volbou funkce Smazat časové rozlišení. Funkci lze provést i pro více označených dokladů.
• na jednom řádku dokladu v záložce Detail, subzáložce Obsah kliknutím na funkci Časové rozlišení v liště navigátoru odznačením položky Časově rozlišit.

Doklady s vytvořeným časovým rozlišením lze zkopírovat v záložce Seznam příslušné dokladové agendy. Použijeme multifunkčního tlačítka s volbou Zkopírovat v záložce Seznam příslušné dokladové agendy. Zvolíme šipku a vybereme Kopie včetně čas. rozlišení.

Funkce Zkopírovat v záložce Seznam s možností kopírovat doklad včetně časového rozlišení.

Pokud měníme datum dokladu, ke kterému je vytvořeno časové rozlišení, systém nabídne posunutí začátku a konce vytvořeného časového rozlišení, periodicitu zachová. Totéž platí při změně data zaúčtování na dokladu nebo při změně data kopírovaného dokladu. Pokud však v řádcích dokladu existují ručně zadané rozpadové položky časového rozlišení, není možné je posunovat, v tom případě systém nabídne vygenerování nového systémového rozpadu. Posunuté časové rozlišení však musí vždy spadat do založených účetních období.

Na dokladech s časovým rozlišením v záložce Detail nelze v případě vytvořeného časového rozlišení měnit:

• v subzáložce Hlavička měnu a kurz dokladu
• v subzáložce Obsah částky v řádcích dokladu - při požadavku na změnu částky v řádku dokladu je nutné časové rozlišení nejdříve smazat, změnit částku a časové rozlišení vytvořit znovu.

Účetní položky k vytvořenému časovému rozlišení lze vytisknout v rámci tisku dokladů a dokladových knih se zaúčtováním.