Adresár - všeobecne (väzby firmy - osoby, kľúčovanie a i.)

V tejto kapitole nájdete:

V praxi býva nutné evidovať pri každej firme okrem jej sídla taktiež ľubovoľný počet jej prevádzkarní, tzn. adries s niekoľko ďalšími atribútmi, ktoré sa nejako daných prevádzkarní týkajú (napr. typ prevádzkarne, hromadná korešpondencia a pod.). Na dokladoch sa potom okrem firmy (a jej sídla) eviduje aj odkaz na niektorú jej prevádzkareň. Na tlačových zostavách/formulároch je možnosť tlače ako adresy sídla, tak adresy príslušnej prevádzkarne. Situáciu dokresľuje nasledujúci obrázok:

Schematický náčrt riešenia prevádzkarní

Práca s prevádzkarňami v ABRA Gen je uspôsobená tak, aby ponúkala riešenie tak pre firmy, ktoré prevádzkarne používajú a chcú nútiť užívateľov k vedomému rozhodnutiu o prevádzkarni, ako aj pre firmy, ktoré prevádzkarne nepoužívajú, teda by ich zadávanie a potom ručné vyberanie do dokladu zbytočne zdržiavalo.

Užívateľ, ktorý nechce prevádzkarne používať, nie je nijako obmedzený ich prítomnosťou v systéme: taký užívateľ nemusí vôbec v dokladoch prevádzkareň zadávať, pokiaľ nechce. Tzn. na subzáložku "Firma" v dokladoch nemusí vôbec vstupovať, firmu do dokladu len vyberie v subzáložke Hlavička, ako prevádzkareň sa mu predvyplní automaticky prevádzkareň východisková, založená opäť automaticky v adresári s adresou skopírovanou (synchronizovanou) podľa sídla, viď ďalej.

Platí:

  • Pri každej firme v adresári firiem musí byť zadaná aspoň jedna prevádzkareň. Pre urýchlenie zadania firmy do adresára a taktiež pre riešenie užívateľov, ktorí prevádzkarne nepotrebujú, sa pri založení novej firmy automaticky založí aj záznam novej prevádzkarne s nastavením synchronizácie adresy prevádzkarne podľa adresy sídla, stačí doplniť len názov prevádzkarne.
  • Na všetkých dokladoch, ktoré majú odkaz na firmu, je taktiež odkaz na prevádzkareň, pričom pokiaľ je firma na doklade povinná, je povinné i zadanie prevádzkarne. Vo väčšine dokladových agend, v ktorých sa zadáva na doklade firma, je okrem subzáložky "Hlavička" k dispozícii i subzáložka "Firma" na zadanie a zobrazenie prevádzkarne a ďalších údajov.

    Rovnako vo všetkých dokladových agendách, v ktorých to má význam a ktoré obsahujú na doklade prevádzkareň, je okrem možnosti obmedzenia podľa firmy tiež možnosť obmedzenia podľa prevádzkarne a je tak možné vyberať doklady nielen podľa použitej firmy, ale aj podľa prevádzkarní.

  • Jedna z prevádzkarní je stanovená ako východisková. Východisková prevádzkareň je tá, ktorá je v zozname prevádzkarní uvedená ako prvá v poradí.

    Pomocou parametra "Predvypĺňať firemné prevádzkarne" si je možné nastaviť, že sa pri preberaní firmy do dokladov preberie automaticky i táto prevádzkareň a nebude ju tým pádom potrebné na doklad vyberať ručne. V opačnom prípade sa automaticky nepreberie žiadna a to ani v prípade, že je pri firme nadefinovaná len jedna. Automatické predvypĺňanie východiskovej prevádzkarne využijete napr. v prípade, keď nechcete prevádzakrne používať a nechcete sa preto ani zdržiavať ich výberom na doklad.

    Ďalej pozri tiež Tip pre vás v popise parametra Predvypĺňať firemné prevádzkarne.

    Východisková prevádzkareň sa ďalej použije v prípadoch, keď sa doklady generujú nejako automaticky iným spôsobom ako klasickým zadaním pomocou formulára daného dokladu a subzáložka Firma na výber prevádzkarne z toho dôvodu nie je k dispozícii. V takom prípade sa automaticky doplní východisková prevádzkareň a to bez ohľadu na aktuálne nastavenie parametra "Preberať východiskovú prevádzkareň". Ide napr. o:

  • V prevádzkarni sa eviduje príznak "Hromadná korešpondencia", ktorá zatiaľ nemá žiadny ďalší význam, nastaví sa iba pri update z nižšej verzie, pokiaľ sa z predchádzajúcich verzií prevádza korešpondenčná adresa.

  • Prevádzkarne a tlače - v defaultne dodávaných tlačových formulároch je definované väčšinou tlačenie adresy sídla. Užívateľ si ale samozrejme môže tlačové formuláre upraviť podľa potreby, teda aj to, aké adresy na nich tlačiť, či sídlo alebo napr. expedičnú prevádzkareň a pod.

    Samozrejme je možné si definovať aj formuláre, kde sa budú tlačiť obe adresy, ako sídla, tak prevádzkarne. Ale tu môže dôjsť aj k nejasnostiam - napr. faktúry vydané: pokiaľ sa totiž do faktúry naimportuje už skôr vytvorený dodací list, ponúkne program prevzatie prevádzkarne z hlavičky dodacieho listu do faktúry rovnako, ako je tomu v ostatných hlavičkových údajoch. Pokiaľ to ale užívateľ neurobí alebo prevádzkareň na faktúre zmení (čo samozrejme môže), potom by prevádzkareň tlačená na formulári faktúry nemusela zodpovedať prevádzkarni na importovaných dodacích listoch, keďže zmena firmy či prevádzkarne na faktúre sa na už existujúci importovaný dodací list samozrejme nepremietne!

Táto skupina agend umožňuje o. i. evidovať adresy firiem a osôb. Ku každej firme je možné priradiť žiadnu alebo viacero osôb, ktoré k nej patria, a naopak každá osoba môže byť priradená do žiadnej alebo do viacerých firiem. Ako bolo povedané v kap. Prevádzkarne firiem v adresári, každá firma môže mať jednu alebo viac prevádzkarní. Osoby patriace k firme je teda možné priraďovať buď k firme ako takej (čiže akoby naraz k všetkým jej prevádzkarňám, tzn. k celej firme bez určenia konkrétnej prevádzkarne) alebo konkrétne priamo k niektorej z jej prevádzkarní.

Možnosti, ako pripojiť osoby k firme:

  • S možnosťou pripojiť i na prevádzkareň - je možné zadať konkrétnu prevádzkareň, ku ktorej má byť osoba pripojená:
    • Z adresára firiem priamo z editácie firmy (v rámci funkcie Oprava) na jej subzáložke Osoby. Je tu možné pripojiť existujúcu osobu alebo priamo zadať osobu novú (uloží sa spolu s uložením firmy).
    • Z Odoslanej pošty funkciou Nový kontakt, ak je v danom okamihu v hlavičke odoslaného e-mailu zadaná firma príp. prevádzkareň.
  • Bez možnosti pripojiť i na prevádzkareň - V tomto prípade nie je možné zadať konkrétnu prevádzkareň, ku ktorej má byť osoba pripojená, čiže ak je osoba pripojená k firme touto cestou, bude pripojená k celej firme (tzn. k všetkým jej prevádzkárňam):

Je potom možné jednoducho zistiť, ktoré evidované osoby sú bez väzieb na firmy, ktoré osoby patria k určitej firme, resp. ku ktorej jej prevádzkarni a naopak, aké kontaktné údaje platia na danú osobu v rôznych firmách atď. Viď ďalej Evidencia kontaktných údajov na firmy/osoby (adresy, telefóny, e-maily,...).

Pri tvorbe dokladu na konkrétnu prevádzkareň firmy sa zoznam osôb, na ktoré sa má doklad odkazovať, ponúka obmedzený na osoby pripojené k danej prevádzkarni, čo môže byť v praxi výhodné.

Ako je to s mazaním väzieb firma-osoba, resp. so vzájomným mazaním pri mazaní firiem resp. osôb a ako je to s kopírovaním väzieb firma-osoba pri kopírovaní firiem resp. osôb, viď popis funkcií Vymazať a Skopírovať v adresári firiem resp. Vymazať a Skopírovať v adresári osôb. Ako je to s väzbami firma-osoba pri dodatočnom zlučovaní resp. osamostatňovaní firiem, viď popis funkcií Zlúčiť a Osamostatniť.

Ako bolo spomenuté vyššie, každá firma môže mať okrem sídla ľubovoľné množstvo prevádzkarní. Z tohto dôvodu je možné v adresári firiem evidovať kontaktné údaje jednak pre sídlo a jednak zvlášť pre každú prevádzkareň (pokiaľ sa tieto líšia od údajov sídla).

Ďalej jedna osoba môže byť pripojená k viacerým firmám. Logicky pritom v každej z týchto firiem budú na danú osobu v praxi iné kontaktné údaje, osoba môže v jednotlivých firmách zastávať rôzne pracovné pozície a pod. Preto sa evidujú kontaktné údaje na osobu ako takú (budeme ich nazývať privátne údaje (osobné kontaktné údaje) a evidujú sa primárne v detaile danej osoby v adresári osôb) a rovnako aj kontaktné údaje na danú osobu v danej firme (budeme ich nazývať služobné údaje (kontaktné údaje na osobu v danej firme) a evidujú sa primárne v detaile danej firmy v adresári firiem v subzáložke Osoby v zozname pripojených osôb).

Privátne údaje danej osoby je možné prehliadať a editovať ako z adresára osôb, tak z adresára firiem. Služobné údaje osoby vo firme je možné prehliadať a editovať v adresári firiem danej firmy.

Osobu je možné pripojiť iba k jednej z prevádzkarní danej firmy.

Viď tiež inštruktážne video na túto tému.

Väzba firiem a osôb, privátne a firemné údaje osôb

Vo verzii 21.1 bol zmenený celkový vzhľad systému, na niektorých miestach došlo k úpravám usporiadania užívateľského rozhrania. Vzhľad produktu zachytený na obrázku/vo videu sa preto môže od aktuálnej verzie mierne líšiť. Bez ohľadu na vizuálne rozdiely obrázky/videá stále relevantným spôsobom osvetľujú danú problematiku.Viac viď Obrázky a videá v helpe.

V skupine Adresár môžete definovať tzv. kľúče a ich hodnoty. Kľúčom sa rozumie vlastnosť, ktorú danej firme priradíte napr. dodávateľ, odberateľ, častý dlžník, lokalita, kde firma sídli (mesto, krajina a pod.). Každá taká vlastnosť môže nadobúdať jednu alebo niekoľko hodnôt. Napr. sídlo firmy Európa, Afrika, Severná Amerika atď. Pomocou kľúčov možno potom jednotlivé firmy odlišovať. Potom pri každej firme je možné vybrať niektoré či všetky hodnoty daného kľúča. Ďalej možno hromadne označovať podľa kľúčov a obstarávať výpisy firiem práve podľa týchto kľúčov.

Môžete si napríklad nadefinovať kľúč Druh činnosti s hodnotami autodoprava, realitná kancelária, kancelárska a výpočtová technika. Možno potom tak označiť a vypísať všetky firmy zaoberajúce sa autodopravou alebo všetky zaoberajúce sa realitami či výpočtovou technikou.

Na označovanie firiem pri často opakovaných kombináciách hodnôt kľúčov je možné túto kombináciu uložiť ako definíciu hromadného označenia a neskôr pri vyberaní len použiť niektorú z definícií (namiesto zadávania kombinácie kľúčov určených na označenie).

Agendy Adresára podporujú prácu s dílermi. Jednotlivé firmy možno priraďovať do tzv. dílerských tried ručne alebo automaticky (zatiaľ nie je implementované) na základe definovaných tabuliek obratov pre dílerov. Na tieto dílerské triedy možno viazať systém dílerských zliav a pri predaji tovaru zo skladu priradiť dílerskú zľavu, ktorá mu pre daný tovar a danú dílerskú triedu náleží. Okrem zľavy môže byť dílerská trieda využitá aj na určenie východiskovej predajnej ceny.

Ďalej sa zmienime o číslovaní firiem zadávaných do Adresára firiem.

Každá firma, ktorú v systéme použijete, musí byť uložená v Adresári firiem. Každej firme je možné prideliť kód firmy - (je ho možné chápať ako zákaznícke číslo alebo externé číslo firmy a pod.). Je to jedna zo základných vyhľadávacích možností danej firmy, používa sa pri výberoch firmy na doklady a pod. Kódy firiem zadávaných do Adresára si je možné nechať generovať automaticky podľa vopred nadefinovanej štruktúry kódu nastavenej vo Firemných nastaveniach.

Agendy adresárov sú kľúčovými agendami, v ktorých sa najviac premieta ochrana dát, ak je zapnutá, hlavne ochrana dát podľa GDPR, keďže ich sa najviac týka evidencie chránených osobných údajov.

Ak máte v systému zapnutú ochranu dát, či už ide o ochranu podľa nariadenia GDPR či o všeobecnú ochranu dát, tzn. máte v systéme ABRA Gen nejaké aktívne definície ochrany dát chrániace určité položky, s ktorými chcete pracovať, ale nemáte k nim prístup (buď nie ste medzi oprávnenými užívateľmi k príslušnej definícii ochrany dát, alebo nemáte od daného subjektu platné povolenie), potom nebudete mať obsah daných položiek prístupný (vizuálne v nich uvidíte *****, nebudete ich môcť editovať atď.). Netýka sa to len adresárov, ochrana dát sa môže prejaviť kdekoľvek v systéme.

Príklad, ako sa prejaví ochrana dát pri editácii záznamu, pokiaľ užívateľ nemá k položkám daného záznamu prístup

Všetko je dôkladne objasnené (a to vrát. rôznych dopadov zapnutej ochrany na systém a vrát. množstva príkladov) v kap. Řešení ochrany dat a GDPR v ABRA Gen. Ďalšie množstvo odpovedí súvisiacich s prácou v systéme so zapnutou ochranou dát nájdete v kap. Často kladené otázky k ochrane dát:.