Projektové riadenie všeobecne

V této kapitole naleznete základní informace potřebné k tomu, abyste získali představu o tom, jakým způsobem je v ABRA Gen řešeno projektové řízení. Ďalej nájdete:

V praxi sa často vyskytuje požiadavka na tzv. projektové riadenie. Ide o možnosť definovať si záznamy pre "svoje projekty" a podrobne ich sledovať (možnosť sledovať plánované dátumy zahájenia a ukončenia, plánované a reálne náklady, potrebné zdroje atď.

V systému ABRA Gen existují tři možné řezy dat a to pomocí zakázek, obchodních případů a projektů. Viď Členenie dát za zákazky, obch. prípady a projekty. Všetky tieto číselníky pracujú na rovnakom princípe a všetky je možné využiť na sledovanie "svojich projektov", záleží na užívateľovi, ako ktorý využíva. Všetky tri preto podporujú projektové riadenie, resp. rozšírenie riadenia projektov. Pro zjednodušení budeme nadále mluvit pouze o projektech, vždy se tím ale myslí adekvátně i zakázky a obchodní případy.

Celkový diagram ilustrujúci jednotlivé časti systému a väzby projektu s projektovým riadením na ostatné časti systému:

Celkový diagram riešenia projektového riadenia

Každý projekt sa môže deliť na jednotlivé fázy/subprojekty/etapy/úlohy (rôzne pojmy pre to isté – ďalej budeme používať pojem "subprojekt") a pre každý z nich sa vedie samostatná evidencia. Členenie môže byť i viacúrovňové (hierarchická viacúrovňová štruktúra).

Nový projekt je možné zadať rôznymi spôsobmi, podporované je zadanie podľa iného vrátane jeho hierarchickej štruktúry. Viď tiež možnosti zadania projektu. Ku každému projektu je možné okrem jeho základných údajov ako je plánovaný dátum zahájenia/ukončenia, vedúci projektu, priorita, stav projektu a i. definovať zoznam nadväzností na iné (sub)projekty, viď ďalej Nadväznosti projektu. Hlavnou časťou sledovania projektu je evidencia zdrojov potrebných k zabezpečeniu projektu (okruh riešiteľov, potrebné prostriedky) a časové plánovanie ich využitia tak, aby nedochádzalo ku kolíziám s inými (sub)projektami, boli splnené požadované termíny atď. Časové plánovanie zdrojov (rezervácia ich času) sa deje prostredníctvom vystavovaných aktivít, ktoré je možné prehľadne sledovať v Časovom pláne. Viď ďalej Evidencia zdrojov a časové plánovanie zdrojov. Ďalšou časťou sledovania projektu je plánovanie finančných ukazovateľov, predovšetkým výnosov, nákladov a z nich plynúca ziskovosť projektu. Číselné údaje – finančné ukazovatele sa v hierarchickom strome projektov sčítavajú do nadriadených uzlov (projektov) a k dispozícii je tak možnosť pozrieť sa na ľubovoľný subprojekt (alebo i celkový projekt) a vidieť údaje nielen za neho, ale i sumárne údaje za všetky podriadené uzly (čiastkové subprojekty). Čerpajú sa z údajov evidovaných zdrojov (predpokladaných hodín, nákladových cien), z ďalších zadaných nákladových položiek, príp. je možné ich čerpať i z kalkulačných listov realizovaných vo forme ponúk vydaných. Viď ďalej Plánovanie finančných ukazovateľov - Plán. Ponuka môže mať nadväznosť na dopytové konanie so vznikom dopytových listov resp. Dopytov vydaných, z ktorých je získaná nákladová cena a ktoré môžu viesť až na vznik Objednávky vydanej pri externom dodávateľovi.

V prípade prebiehajúcich projektov riešitelia (jednotlivé zdroje) potom postupne plnia svoje aktivity, ktoré môžu prehľadne sledovať napr. v Časovom pláne, a vypĺňajú na nich realizované (odpracované) hodiny, až sú postupne vystavené aktivity dokončené. Pri väčších a dlhších projektoch môže byť účelné kontrolovať jeho vývoj v čase zadaním a plnením Kontrolných bodov, je možné vykonávať aj priebežné čiastkové fakturácie splnených častí projektu (či už na základe odpracovaných hodín, alebo na základe kontrolných bodov).

Nasleduje kontrola a vyhodnocovanie finančných ukazovateľov projektu a vyúčtovanie projektu, kedy manažér úlohy schváli výkazy, billing manažér vykoná vyúčtovanie pracnosti a ostatných nákladov (viď ďalej Finančné vyhodnotenie projektu - väzba na účtovníctvo (Bilancia, Vývoj v čase)) a je vykonaná fakturácia resp. dofakturácia projektu klientovi (podľa vyúčtovania a predbežnej dohody s klientom (na projekte a jeho jednotlivých zdrojoch je možné nastavovať rôzne spôsoby fakturácie). Viď ďalej Vyúčtovanie projektu - Fakturácia projektu (Spôsoby fakturácie, Vznikajúce fakturačné a skladové doklady). Ak je projekt vyhodnotený a vyfakturovaný, môže byť vykonané jeho uzavrenie. Úspešne realizovaný projekt môže poslúžiť ako šablóna pre úlohu podobnú.

Rámcový proces projektového riadenia

Ku každému projektu je možné definovať Nadväznosti: Udávajú, ktoré projekty musia byť dokončené pred zahájením aktuálneho projektu. Zadávajú sa v záložke Nadväznosti. Nie sú povinné, no ak sú definované, tak systém sleduje, aby boli dodržané časové nadväznosti. Tzn. dátumy sa potom automaticky prispôsobujú tak, aby štartovací dátum aktuálneho projektu zodpovedal najneskoršiemu dátumu konca predchádzajúcich projektov. Vďaka tomu je možné dosiahnuť plynulú nadväznosť jednotlivých projektov v prípade, že projekt je závislý na výsledkoch predchádzajúceho projektu a nemôže byť zahájený skôr, ako sa predchádzajúci projekt dokončí.

Evidence zdrojů k zajištění projektu a časové plánování jejich využití je hlavní částí sledování projektu. Jednotlivé subprojekty môžu bežať súbežne a/alebo môžu na seba nadväzovať, preto je potrebné využitie zdrojov dobre naplánovať.

Zdroje:

Pre realizáciu projektu sa definujú potrebné zdroje, ktorých môže byť ľubovoľný počet. Zadávajú sa v záložke Zdroje. Tyto zdroje jsou jednak lidské zdroje - personální (osoby – uživatelé (každý projekt má minimálně nějakou odpovědnou osobu, která se jím musí zabývat, typicky nějakého vedoucího projektu)) a jednak nepersonální (auta, jednací místnosti, PC v učebně atd.).

Zdroje sú predstavované rolami. (Tzn., že v číselníku rolí je potrebné mať evidované všetko, čo môže byť zdrojom k nejakému projektu.)

Pre každý zdroj pridelený k projektu sa zadáva predpokladaný objem času (v hodinách), ktorý je potrebný na účasť na danom projekte, a tiež plánované dátumy zahájenia a ukončenia práce (v rámci nepersonálnych čas rezervácie využitia daného zdroja).

Určenie kapacity (pracovného času) rolí:

Aby bylo možné efektivně sledovat využití rolí v čase a jejich rezervaci pro daný projekt, je třeba znát jejich kapacity (časovou využitelnost) v jednotlivých dnech. Preto je možné pre každú rolu určiť využiteľnú pracovnú dobu. V číselníku roly je možné pri každej role:

  • Zadať odkaz na pracovný kalendár (viď položka Pracovný kalendár), ktorý udáva základnú pracovnú dobu v  jednotlivých dňoch vrátane dostupnosti v dňoch pracovného voľna a počas sviatkov. Ak nie je zadaný, berie sa 24 hod (typicky pri nepersonálnych rolách (auto a pod.)).
  • Stanoviť časy, kedy je daný zdroj nedostupný (viď subzáložka Vylúčené časy) - napr. doby dovoleniek, plánované školenia, choroba a pod. v prípade personálnych rolí, v prípade nepersonálnych zdrojov potom napr. časy nutné pre údržbu, upratovanie alebo iné technické prestávky, kedy je dané zariadenie mimo prevádzku.

    Príslušný Pracovný kalendár musí mať vygenerované konkrétne zmeny pre obdobie, v ktorom projekt prebieha (viď subzáložka Kalendár a funkcia Generovať).

Časové plánovanie a vyhodnocovanie projektu – väzba na Aktivity:

K projektu je potom možné pre jednotlivé zdroje (roly) pripájať alebo zadávať aktivity a plánovať tak využitie zdrojov (tzn. akási rezervácia času jednotlivých zdrojov pre daný projekt). Zadávajú sa v záložke Zdroje, subzáložke Aktivity, kde je možné i prehliadať Aktivity vystavené k danému zdroju príp. ku všetkým zdrojom daného projektu. Vystavené aktivity sú evidované v agende Aktivity. Prehľadne je možné tento čas využitia zdrojov zadaný prostredníctvom aktivít prehliadať v časovom pláne v agende Časový plán.

Zdroje definované k projektu teda hovoria, aké celkové množstvo práce bude potrebné na danom projekte jednotlivými zdrojmi vykonať. Vygenerovanie aktivít k nim (tzn. pre jednotlivé zdroje daného projektu) znamená, že sú už pridelení konkrétni riešitelia na konkrétne dátumy.

Po realizácii sa na aktivite zaevidujú skutočné doby trvania. Zadaním skutočnej doby trvania pri dokončení aktivít je možné následne sledovať, aký objem času bol z daného zdroja reálne vyčerpaný.

Aktivity navázané na zdroje tedy jednak slouží pro zaplánování konkrétního času využití daných zdrojů a následně dávají informaci o reálně stráveném čase daného zdroje na daném projektu, který je možno s plánovaným časem později porovnávat (viz dále Finanční vyhodnocení projektu - vazba na účetnictví (Bilance, Vývoj v čase)) nebo který lze využít jako jeden z možných podkladů pro následnou fakturaci (viz dále Vyúčtování projektu - Fakturace projektu).

Možnosti generování aktivit pro daný zdroj projektu: 

  • funkciou Nová aktivita z lišty navigátora zo zoznamu zdrojov
  • vystavením aktivity odkiaľkoľvek zo systému, pokiaľ je zadaná na ten istý projekt

Ďalšou časťou sledovania projektu je plánovanie a vyhodnocovanie finančných ukazovateľov, predovšetkým výnosov, nákladov a z nich plynúca ziskovosť projektu. Číselné údaje – finančné ukazovatele sa v hierarchickom strome projektov sčítavajú do nadriadených uzlov (projektov) a k dispozícii je tak možnosť pozrieť sa na ľubovoľný subprojekt (alebo i celkový projekt) a vidieť údaje nielen za neho, ale i sumárne údaje za všetky podriadené uzly (čiastkové subprojekty).

Zostavovanie plánu - rozpočtu projektu:

Plán je možné sledovať na záložke Plán daného projektu. Ku každému projektu je tu možné sledovať jeho plánované výnosy, náklady a zisk, a to zvlášť za využité zdroje (každý zdroj je možné oceniť jeho nákladovou cenou), ďalej za ostatné položky definované na pripojených kalkulačných listoch (pripojené ponuky vydané, kde je možné napr. vykonať kalkuláciu pre položky dodávané v rámci daného projektu - napr. dodaný HW) a ďalej zadávať akékoľvek ostatné položky, ktoré nejakým spôsobom ovplyvňujú výsledné výnosy a náklady projektu.

V pláne každého projektu sa zobrazujú údaje:

  • plánované náklady celkom (súčet za podriadené + náklady samotného projektu)
  • plánované výnosy celkom (súčet za podriadené + výnosy samotného projektu)
  • plánovaný zisk (rozdiel medzi plánovanými výnosmi celkom a plánovanými nákladmi celkom)
  • plánované náklady, výnosy a zisk za aktuálny projekt

Ku každému projektu je možné definovať Kontrolné body - Tie definujú, v akom stave by sa mal daný projekt k určitému dátumu nachádzať (napr. aké by k danému dátumu mali byť výnosy, náklady, aká časť sa má fakturovať atď.). Môžeme im tiež hovoriť míľniky a manažérovi projektu umožňujú priebežne sledovať, či sa výnosy a náklady projektu plnia podľa plánu. Sledovať je možné buď celkové náklady a výnosy za celý projekt vrátane podriadených alebo čiastkové pre jednotlivé čiastkové subprojekty. Kontrolné body tiež nie sú povinné. Zadávajú sa v záložke Kontrolné body.

Ako bolo spomenuté vyššie, na každom projekte sa eviduje položka Stav pre evidenciu stavu dokončenia daného projektu (naplánovaný, v procese, dokončený). Slúži napr. na obmedzovanie projektov podľa stavu dokončenia.

Ako bolo spomenuté v kap. Vecný obsah - projektové riadenie, okrem stavu dokončenia sa na projekte eviduje ešte príznak Uzavreté. Nezamieňajte ich. To, že je projekt dokončený, ešte neznamená, že sa ním ďalej nezaoberáme. Môžeme ho napr. vyhodnocovať, sledovať výslednú ziskovosť a pod. A až když je zcela "pasé", tak jej nastavíme na Uzavřeno a nebudeme se jím dále více zabývat. Podľa stavu uzavretia je možné obmedzovať zobrazenie projektov v záložke Zoznam, viď Obmedzenie za otvorené/uzavreté.

Na zdroje nadväzujú záznamy o fakturácii. Čo už bolo fakturované, sa pamätá na každom projekte, tieto údaje sa nijako nevypočítavajú z existujúcich dokladov. Z toho vyplýva, že projekty je možné fakturovať iba priamo z projektového riadenia. Ak fakturácia prebehne odinakiaľ, napr. priamym vystavením faktúry v agende faktúr, projektové riadenie o tom "nebude vedieť".

Vyúčtovanie je možné vyvolať:

  • funkcí Vyfakturovat - pro vyúčtování jednotlivých SL - lze jen pro ty SL, na nich je nastaven Způsob platby(PaymentType)jednotlivě

Spôsob fakturácie:

Pri jednotlivých projektoch a ich zdrojoch je možné voliť rôzne spôsoby, ako danú položku fakturovať (napr. s ohľadom na záručné/pozáručné opravy či zľavy sa položka klientovi nefakturuje). Proto je jedním z údajů projektu položka Způsob fakturace(InvoicingType).

Príklad volieb ponúkaných na výber v položke Spôsob fakturácie

  • Nefakturovať vôbec - práce režijného charakteru, ktoré sa odberateľovi neúčtujú (napr. realizácia implementačnej štúdie a pod.).
  • Podľa plánovaného času zdrojov - potom sa pre fakturáciu použijú plánované hodiny, pokiaľ je cena zmluvná a hodiny cez limit plánovaného času klientovi fakturovať nechceme. Plánované hodiny zdrojov sú zadané priamo v zozname zdrojov daného projektu.
  • Podľa plánovaného času zdrojov - potom sa pre fakturáciu použijú reálne strávené hodiny zadané prostredníctvom aktivít pri jednotlivých zdrojoch na projekte. Tzn. hodiny pre fakturáciu sa vypočítavajú z reálnych časov aktivít zadaných k zdrojom v záložke Aktivity daného projektu.
  • Paušálne - zadanou fixnou sumou. Pak je celková smluvní částka zadána na hlavičce projektu (položka Fixní částka(Fixed Amount)), případné dílčí částky (pokud je plánováno postupné plnění s postupnou částečnou fakturací) mohou být zadány u kontrolních bodů.

Projekt je možné fakturovať samostatne alebo naraz vrátane jeho podriadených subprojektov, pričom jednotlivé projekty je možné fakturovať až po ich dokončení alebo postupne. Každý subprojekt môže mať spôsob fakturácie nastavený inak. Rovněž jednotlivé zdroje lze z fakturace vyloučit nastavením v položce Fakturovat tento zdroj(Invoicing).

Celkový reálný čas je u každého zdroje z aktivit průběžně vysčítán v položce Hodin-reál, u zdroje je také zadána základní hodinová sazba (přímo nebo definicí ceny ke skladové kartě). Hodiny přesčasů se získají porovnáním s plánovaným časem Hodin-plán a pro ně je dána u zdroje hodinová sazba pro přesčas (rovněž přímo nebo definicí ceny ke skladové kartě). Viz položky v sekci Fakturovat tento zdroj(Invoicing).

Vyhodnotením projektu sa zistia požadované hodnoty celkovej fakturácie a zobrazia sa v rámci sprievodcu fakturáciou. Uživatel může zadat korekce těchto hodnot – například chce-li z nějakého důvodu fakturovat menší počet hodin. Položky "skutečně fakturované množství (hodiny)" QuantityInvoiced a skutečně fakturovaná částka AmountInvoiced zaznamenávají, kolik již bylo dříve vyfakturováno – vysčítávají informaci ze subkolekce BusProjectInvoicing2. Rozdíl AmountToInvoice + QuantityCorrection – QuantityInvoiced určuje množství k další fakturaci (vyjde-li záporně, tak k dobropisování). Pri vystavení nového fakturačného dokladu sa do subkolekcie BusProjectInvoicing2 zaznamená, aký doklad bol vytvorený a akou časťou jednotlivé záznamy do jednotlivých riadkov prispeli.

První fakturace, dosud nic nefakturováno, korekce nulové:

Projekt Zdroj Skl.karta Na fakturáciu hod. Na fakturáciu EUR
A R1 Práca1 20 10000
A R2 Práca1 10 7000
B R1 Práca1 10 5000
B R3 Práca2 15 7500

Vznikne faktúra FV-xy/13 s dvoma riadkami:

Práca1   40 hod   22000 EUR
Práca2   15 hod   7500 EUR

O měsíc později nechť se podklady k fakturaci změní na:

Projekt Zdroj Skl.karta Na fakturáciu hod. Na fakturáciu EUR
A R1 Práca1 20 10000
A R2 Práca1 10 7000
B R1 Práca1 14 7000
B R3 Práca2 30 15000
C R3 Práca2 18 9000

V tomto okamžiku:
Na projekte A sa zobrazuje:
- u role R1 20 hod, z toho vyfakturováno 20h
- u role R2 10 hod, z toho vyfakturováno 10h (zbývá dofakturovat 0).
Na projektu B se zobrazuje 14h role R1, z toho vyfakturováno 10h (zbývá dofakturovat 4h/2000Kč), 30h role R3 z toho vyfakturováno 15h (zbývá dofakturovat 15h/7500Kč).
Na projektu C se zobrazuje 18h role R1, z toho vyfakturováno 0 (zbývá dofakturovat 18h/9000Kč)

Pokud se podíváme na doklady, kterými byly fakturovány jednotlivé projekty:
u A bude FV-0150/09 s množstvím 30 hodin / 17000 Kč,
u B bude také FV-0150/09 s množstvím 25h / 12500 Kč,
u C nebude žádná faktura.

Provedeme novou fakturaci, při které vznikne nová FV-0199/09 s řádky:
Práce1 4 h 2 000,-
Práce2 33 h 26 500,-

Pokud se teď podíváme na doklady, kterými byly fakturovány jednotlivé projekty:
u A bude FV-0150/09 s množstvím 30 hodin / 17000 Kč,
u B bude FV-0150/09 s množstvím 25h / 12500 Kč a FV-0199/09 s množstvím 4h/2000Kč,
u C bude FV-0199/09 s množstvím 33h / 26500Kč.

Nyní vstoupíme do vyúčtování a zadáme korekci k projektu C ve výši -3h a -1500Kč a znovu spustíme vyfakturování projektu. V tomto případě vznikne dobropis DV-0020/09 vázaný k FV-0199/09 s řádkem:
Práce2 -3 h -1 500,-

Pokud se teď podíváme na doklady, kterými byly fakturovány jednotlivé projekty:
u A bude FV-0150/09 s množstvím 30 hodin / 17000 Kč,
u B bude FV-0150/09 s množstvím 25h / 12500 Kč a FV-0199/09 s množstvím 4h/2000Kč,
u C bude FV-0199/09 s množstvím 33h / 26500Kč a DV-0020/09 s množstvím -3h/-1500Kč.
Pokiaľ by záporné hodnoty boli pri viacerých riadkoch, ktoré boli fakturované rôznymi faktúrami, vzniklo by viacero dobropisov k  jednotlivým faktúram.
Vzniklé doklady není možno opravovat, umožníme ale jejich smazání ze strany projektu, při kterém se zároveň vymažou všechny záznamy z tabulky BusProjectInvoicing2, které na doklad odkazují.

Pri zadávaní ručných korekcií je potrebné kontrolovať, aby užívateľ nemohol zadať zápornú korekciu väčšiu, ako koľko už bolo vyfakturované (to by viedlo na dobropisovaní väčšieho množstva, ako bolo fakturované, a to nie je možné). Teda QuantityToInvoice + QuantityCorrection musí byť väčší alebo rovno 0 a tiež AmountToInvoice + AmountCorrection musí byť väčšie alebo rovné nule.

Na záložkách Bilancia resp. Vývoj v čase je možné vykonávať resp. prehliadať vyhodnocovanie finančných ukazovateľov. Reálne výsledky (výnosy a náklady) sa vyčíslujú zo skutočne zadaných dokladov, resp. z ich príslušných účtovných zápisov v účt. denníku príp. v účtovných žiadostiach. Na rozlíšenie toho, čo sú výnosy a čo náklady, sa využíva označenie typu účtu - výnosový/nákladový účet. Druhým možným zdrojom sú reálne náklady za jednotlivé zdroje projektu. Vyhodnotenie prebieha off-line na vyžiadanie, tzn. spustením funkcie na výpočet bilancie nad konkrétnym projektom. Pri vyhodnotení projektu sa zároveň vyhodnotia aj všetky jeho podriadené projekty. Hodnoty zistené k dátumu vyhodnotenia sa pamätajú, vďaka čomu ich je možné spätne prehliadať a spätne tak vidieť vývoj reálnych výnosov a nákladov v priebehu času.

Nevyhnutnou podmienkou používania projektového riadenia je, aby táto časť systému bola nainštalovaná a licencovaná.

Ak nie je inštalované a licencované projektové riadenie, nie je k dispozícii podpora projektového riadenia ani v iných agendách (napr. položka Rozšírené riadenie zákaziek a pod.).

Další podmínkou je, aby v daném číselníku bylo projektové řízení povoleno - tj. aby bylo povoleno "rozšířené řízení". Slúžia na to firemné parametre Povoliť rozšírené riadenie zákaziek pre agendu Zákazky, Povoliť rozšírené riadenie obchodných prípadov pre agendu Obchodné prípady resp. Povoliť rozšírené riadenie projektov pre agendu Projekty. Ak je pre daný číselník projektové riadenie povolené, môže byť pre jednotlivé záznamy zapnuté. Slúžia na to položky Rozšírené riadenie zákaziek, Rozšírené riadenie obchodných prípadov resp. Rozšírené riadenie projektov. Pre danú zákazku, obchodný prípad resp. projekt potom platí:

  • sú dostupné záložky Bilancia a Vývoj v čase týkajúce sa projektového riadenia
  • na záložke Detail sú dostupné položky a ďalšie subzáložky týkajúce sa projektového riadenia

Pokiaľ nejaký projekt podlieha projektovému riadeniu, tak to isté platí pre všetky jeho hierarchicky podriadené.

Ak sú licencie na projektové riadenie vyčerpané (tzn. užívateľ agendy zákaziek, obchodných prípadov či projektov spustí, ale už nemá voľnú licenciu na projektové riadenie), tak sú záložky týkajúce sa rozšíreného riadenia zákaziek, obch. prípadov či projektov zobrazené prázdne, len s informáciou, že všetky licencie pre modul Projektové riadenie sú už vyčerpané.

Ďalšou podmienkou pre korektnú previazanosť medzi aktivitami a projektmi (zákazkami, obchodnými prípadmi) je nevyhnutné, aby v  konfiguračných parametroch bolo pre aktivity nastavené používanie rolí a nie užívateľov. Viď parameter Na rozlíšenie zodpovednej osoby v procesoch používať.