Nová uzávierka fakturácie

Pokiaľ v 1. kroku Sprievodcu uzávierkou fakturácie vyberiete akciu Vykonať novú uzávierku a zadáte obdobie, potom po stlačení tlačidla Ďalší nadväzujú nasledujúce kroky sprievodcu:

Sprievodca ponúkne vo forme zoznamu so začiarkávacím poľom nadefinované rady dokladov patriacich do skupiny Fakturácia, pre ktoré sa generujú kurzové rozdiely a pre ktoré je možné zvolenú akciu v zvolenom období vykonať, tzn. rady, ktoré v zvolenom období ešte nemajú uzávierku a poslednú uzávierku majú vykonanú v predchádzajúcom období. (Príklad ponúkania možných období a radov dokladov viď kap. Uzávierka fakturácie - Výber požadovanej akcie). Zvolenú akciu môžete vykonať buď pre všetky ponúknuté alebo len pre výber z nich - vybrané sú začiarknuté:

Príklad ponúknutých radov fakturačných dokladov, pre ktoré je možné spustiť novú uzávierku za dané obdobie

Ponúkané rady fakturačných dokladov je možné triediť kliknutím na hlavičku stĺpca, význam a ovládanie sú rovnaké ako pri triedení v bežných needitovateľných zoznamoch. V zozname radov fakturačných dokladov je tiež možné vyhľadávať konkrétny rad pomocou funkcie Hľadať hodnotu v zozname, ktorú je možné vyvolať:

Z ponúknutých radov pre zvolené obdobie vyberiete rady, pre ktoré chcete vykonať novú uzávierku. K dispozícii je tu lokálna ponuka menu, pomocou ktorého možno vyberať aj hromadne (tzn. zatrhnúť aj hromadne) a to buď všetky ponúknuté alebo len označené, ak sú nejaké označené (označuje sa štandardne ako inde vo Windows, tzn. stlačením klávesu Shift + kurzorovej šípky, alebo stlačením klávesu Shift + klávesu PgUp, PgDn, Home, End alebo myšou + stlačením klávesu Shift alebo Ctrl):

Lokálne menu na hromadný výber radov, ktoré sa majú uzavrieť

Keďže sa faktúra a dobropisy vyrovnávajú ako jeden celok a pretože do výpočtu závierkových kurzových rozdielov k všetkým typom dokladov musia byť zahrnuté kurzové rozdiely realizované k daným dokladom, je v celom systéme zabezpečené, aby KR a KRZ resp. KZN boli vždy vyčíslované v SPRÁVNOM PORADÍ, bez ohľadu na to, odkiaľ a nad ktorým dokladom je výpočet vyvolaný. Preštudujte si najskôr poradie výpočtu KR, KRZ, KZN a uzavierania radov pri uzávierke.

Ďalej zadáte nasledujúce položky:

Názov Popis
Rad dokladov (kurz. rozdiely)

Skratka radu dokladov typu Kurzové rozdiely. Ako bolo uvedené vo vecnej kap. Cudzie meny, kurzové rozdiely, je potrebné k uhradeným dokladom v cudzích menách vypočítať kurzový rozdiel. Pokiaľ teda uzavierate rad, v ktorom sa vyskytuje doklad v cudzej mene, ktorý je aspoň čiastočne uhradený a neboli k nemu doteraz vygenerované kurzové rozdiely, bude k takému dokladu automaticky vygenerovaný doklad kurzových rozdielov v zadanom rade. Kurzový zisk aj strata sa generujú s kladným znamienkom do toho istého radu, líšia sa len typom riadka (typ riadka kurzový zisk/strata).

Podľa toho možno potom nastaviť zodpovedajúcu predkontáciu pre zisk a zodpovedajúcu pre stratu. Pre zvolený rad dokladov existuje aj zodpovedajúci účtovný rad dokladov a podľa nastavenia na rade dokladov sa vzniknutý doklad pošle do účtovných žiadostí alebo rovno do denníka (ak sú správne nastavené predkontácie, viď ďalej).

Pokiaľ vykonávate uzávierku pre viac radov dokladov naraz alebo sa v danom rade vyskytuje viac dokladov v cudzej mene, ku ktorým vznikne kurzový rozdiel, bude vygenerovaný zodpovedajúci počet dokladov, tzn. pre každý fakturačný doklad sa generuje samostatný doklad kurzového rozdielu. Objasníme na príklade:

Vykonáme novú uzávierku radu faktúr vydaných pre obdobie 1999. Faktúra FV-1 je v ATS, faktúra FV-2 v AUD. Nech pre FV-1 vznikne kurzový zisk 195 EUR a pre FV-2 kurzová strata 35,3 EUR. Vygenerujú sa dva doklady v zadanom rade, napr. KR-1/1999 na 195 EUR a KRP-2/1999 na 35,3 EUR a vyšlú sa do účtovníctva.

Faktúra FV-3 je v ATS, ale doklad kurzového rozdielu už pre ňu bol vygenerovaný (buď ručne, prípadne pri predchádzajúcom spustení uzávierky toho istého obdobia a radu). Doklad kurzového rozdielu už pre ňu teda nie je potrebný a pri uzávierke sa teda žiaden negeneruje.

Ostatné faktúry vydané v danom rade nech sú v EUR, kurzový rozdiel teda nevzniká, žiaden doklad KR sa teda pre ne negeneruje.
Rad dokladov (závierkové kurz. rozdiely)

Skratka radu dokladov typu:

  • buď Kurzové rozdiely aktívne pasívne (ďalej KRZ)
  • alebo Kurzové rozdiely nerealizované daňovo uznateľné (ďalej KZN)

Ako bolo uvedené vo vecnej kap. Cudzie meny, kurzové rozdiely, k neuhradeným dokladom v cudzích menách sa ďalej vyčísľujú závierkové kurzové rozdiely. Pokiaľ teda uzatvárate rad, v ktorom sa vyskytuje doklad v cudzej mene, ktorý nie je celkom uhradený, bude k takému dokladu automaticky vygenerovaný doklad kurzových rozdielov závierkových v zadanom rade. Či sa budú generovať doklady Kurzové rozdiely aktívne pasívne (a k nim ihneď aj doklady na odúčtovanie závierkových kurzových rozdielov k počiatočnému dňu nasledujúceho obdobia (viď ďalší výklad v kap. Kurzové rozdiely závierkové (KRZ,KZN) - všeobecne, možnosti tvorby a mazania KRZ/KZN)) alebo doklady Kurzové rozdiely nerealizované daňovo uznateľné, záleží na tom, čo ste si zvolili v prvom kroku sprievodcu uzávierkou v položke "Uzávierka vypočíta".

Kurzový rozdiel aktívny aj pasívny sa generujú s kladným znamienkom do toho istého radu, líšia sa len typom riadka. Podobne závierkový nerealizovaný daň. uznateľný kurzový zisk aj strata sa generujú s kladným znamienkom do toho istého radu, líšia sa len typom riadka (typ riadka kurzový zisk/strata).

Podľa toho možno potom nastaviť zodpovedajúcu predkontáciu pre zisk a zodpovedajúcu pre stratu. Pre zvolený rad dokladov kurzových rozdielov existuje aj príslušný účtovný rad dokladov a podľa nastavenia radu dokladov sa vzniknutý doklad pošle do účtovných žiadostí alebo rovno do denníka (ak sú správne nastavené predkontácie, viď ďalej).

Pokiaľ robíte uzávierku pre viac radov dokladov naraz alebo sa v danom rade vyskytuje viac dokladov v cudzej mene, ku ktorým vznikne kurzový rozdiel, vygeneruje sa príslušný počet dokladov, tzn. pre každý fakturačný doklad sa generuje samostatný doklad závierkového kurzového rozdielu.
Predkontácia (kurz. rozdiely)

Číselníková položka na voľbu účtovnej predkontácie, ktorá sa má použiť na zaúčtovanie vzniknutých dokladov typu kurzový rozdiel, ak ide o doklad, ktorý sa má účtovať. Vyberať je možné len z predkontácií pre daný typ dokladu.

Spôsob, akým sa predkontácie ponúkajú do dokladu a následne vyhodnocujú, bol popísaný v kapitole Predkontácie a ich aplikácie na doklady.
Predkontácia (závierk. kurz. rozdiely) Číselníková položka na voľbu účtovnej predkontácie, ktorá sa má použiť na zaúčtovanie vzniknutých dokladov kurzových rozdielov závierkových, ak ide o doklad, ktorý sa má účtovať. Vyberať možno len z predkontácií pre daný typ dokladu.
Nasledujúce údaje prevziať automaticky z 1.riadka prepl. dokladu

Položka typu predvoľba. Týka sa generovania dokladov kurzových rozdielov a závierkových kurzových rozdielov (k dokladom vystaveným v cudzej mene) a určuje, odkiaľ sa na tieto vygenerované doklady prevezmú hodnoty položiek Stredisko, Zákazka, Obchodný prípad a Projekt.

  • Pokiaľ položku nezačiarknete, použijú sa hodnoty, ktoré zadáte v tomto sprievodcovi (Stredisko, Zákazka, Obchodný prípad, Projekt).
  • Pokiaľ položku začiarknete, hodnoty sa budú preberať z 1. riadka plateného dokladu (faktúry, dobropisu...) a položky Stredisko, Zákazka, Obchodný prípad a Projekt v tomto formulári sa zneaktívni.
Stredisko

Stredisko, na ktoré budú riadky vygenerovaných dokladov kurzových rozdielov a závierkových kurzových rozdielov vystavené. Zadáte kód strediska alebo vyberiete z číselníka stredísk.

Povinná položka. Zo stredísk zadaných na riadkoch dokladov je možné potom čerpať v účtovných predkontáciách a viesť tak automatizované strediskové účtovníctvo.

Zadanie hodnoty týchto položiek nie je možné, pokiaľ je začiarknutá voľba Nasledujúce údaje prevziať automaticky z 1. riadka prepl. dokladu.
Zákazka

Zákazka, na ktorú budú riadky vygenerovaných dokladov kurzových rozdielov vystavené. Zadáte kód zákazky alebo vyberiete z číselníka zákaziek.

Zo zákaziek zadaných na riadkoch dokladov je potom možné čerpať v účtovných predkontáciách a vykonávať tak automatizované rozúčtovanie dokladov na zákazky.

Či je položka k dispozícii a či je povinná, závisí od stavu parametra Používanie zákaziek vo Firemných údajoch.
Obchodný prípad To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Obchodný prípad.
Projekt To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Projekt.

Firma a prevádzkareň na vygenerovaných dokladoch KR, KRZ či KZN bude prevzatá z faktúr, ku ktorým sa doklady KR, KRZ či KZN budú generovať.

V spodnej časti okna je k dispozícii funkcia:

Názov Doplňujúci popis:

Naplánovať

Funkcia vyvolá Sprievodcu naplánovaním automatického spustenia. Umožní podľa aktuálne zadaných hodnôt pre uzávierku priamo odtiaľ vytvoriť naplánovanú úlohu typu Uzávierka fakturácie. Užívateľ si tak v prípade potreby môže zadať automatické spúšťanie úlohy tohto typu bez toho, že by musel mať prístupové právo na spúšťanie agendy Naplánované úlohy.

Po zadaní všetkých položiek a stlačení Ďalší program prejde uzavierané doklady a ich meny. Pokiaľ sú medzi nimi cudzie meny, vyžiada si zadanie aktuálnych kurzov. Kurzy sú predvyplnené podľa kurzového lístka platného k poslednému dňu uzavieraného obdobia. Kurzy možno ľubovoľne editovať. K dispozícii sú aj funkčné tlačidlá s voľbou:

Načítaj kurz Ulož kurz

Pomocou nich môžete zadaný kurz priamo uložiť do kurzového lístka (uloží sa s dátumom rovnajúcim sa koncu daného obdobia) alebo si naopak kurzy z lístka načítať.

V ďalšom kroku program uzávierku vykoná. Tzn. uzavrie dané rady dokladov pre toto obdobie proti ďalším manipuláciám, napočíta kurzové rozdiely a závierkové kurzové rozdiely a vygeneruje doklady kurzových rozdielov a závierkových kurzových rozdielov.

Pozor, pokiaľ sa medzi spracovávanými záznamami vyskytne doklad, ku ktorému nemožno tvoriť kurzový rozdiel (nie je v cudzej mene alebo k nemu kurzový rozdiel nevzniká), program pre neho doklad kurzového rozdielu samozrejme nevygeneruje. Pokiaľ napriek tomu potrebujete taký prípad povyrovnávať, môžete tak učiniť napr. prostredníctvom vystavenia ostatných príjmov/výdajov ako platieb v lokálnej mene).
Pokiaľ sa vyskytnú nejaké problematické doklady z hľadiska výpočtu kurzových rozdielov, potom bude k dispozícii aj ďalší krok sprievodcu uzávierkou, kde si budete môcť problematické doklady zobraziť.

O vypočítaných kurzových rozdieloch je zobrazená Výsledná informácia, v ktorej je stručná informácia o počte vygenerovaných dokladov kurzových rozdielov resp. závierkových kurzových rozdielov. Ďalšie detaily k nim sú k dispozícii v tlačových zostavách vykonanej uzávierky, dostupných po vyvolaní nasledujúcich funkcií. (Pokiaľ pre uzavierané rady žiadny kurzový rozdiel ani závierkový kurzový rozdiel nevzniká, funkcie tlače nie sú k dispozícii a záverečný informatívny zoznam je prázdny, príp. obsahuje len informáciu o problémových dokladoch, viď ďalší krok sprievodcu uzávierkou):

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Tlač KR - Vytlačí prehľadovú zostavu o dokladoch kurzových rozdielov vygenerovaných danou uzávierkou.
Tlač KRZ resp. KZN - Vytlačí prehľadovú zostavu o dokladoch závierkových kurzových rozdielov vygenerovaných danou uzávierkou.
Tlač zoznamu - Funkcia vyvolá agendu Editora a otvorí ju "cez" agendu uzávierky. V editori sa tak založí editácia nového súboru, v ktorom sa potom zobrazí výsledná informácia o uskutočnenej uzávierke. Súbor môžete uložiť, príp. ukončiť jeho editáciu bez uloženia. K dispozícii sú všetky funkcie agendy Editor. Po zavretí takto otvorenej agendy Editora sa program vráti do agendy, odkiaľ bol export vyvolaný.

Vygenerované doklady sú k dispozícii v agende kurzových rozdielov resp. závierkových kurzových rozdielov. Odtiaľ je možné ich prehliadať, opravovať, mazať, tlačiť, a pod.

Pokiaľ sa v predchádzajúcom kroku medzi uzatváranými dokladmi vyskytne nejaký problematický doklad z hľadiska vyčíslenia kurzových rozdielov, potom sa zobrazí tento krok sprievodcu, v ktorom si problémové doklady môžete zobraziť, vytlačiť a pod. Ďalej viď problematické doklady.

K dispozícii je skrytý zoznam, v ktorom môžete vybrať jeden z radov dokladov, v ktorých sa vyskytli nejaké problematické doklady a ďalej funkčné tlačidlo Zobraziť. Funkčné tlačidlo vyvolá agendu príslušných dokladov podľa radu dokladov vybranom aktuálne zo skrytého zoznamu v predchádzajúcej položke a otvorí ju "cez" agendu Uzávierky fakturácie. Takto vyvolaná agenda dokladov je obmedzená za problémové doklady. K dispozícii sú všetky funkcie príslušnej agendy. Po prezretí, tlači, príp. ďalších akciách, otvorenú agendu zase môžete zatvoriť a vrátiť sa tak do toho istého okna sprievodcu uzávierkou fakturácie, odkiaľ ste ju vyvolali a pokračovať stlačením tlačidla Zavrieť.