Reporty nákupu - kroky průvodce

V následujícím textu uvedeme, které kroky obsahuje tato agenda charakteru průvodce a jak pomocí ní pořídíte požadované výpisy:

V prvním okně průvodce je zobrazen seznam nadefinovaných skupin reportů, ze kterého vyberte požadovaný.

Po stisku tlačítka Dále v předchozím kroku Průvodce se zobrazí okno pro zadání omezujících podmínek pro data, která chceme zvoleným reportem vytisknout, tj. můžeme např. určit, které doklady budou brány v úvahu při vyhodnocení obratů. Vzhled tohoto okna průvodce, ovládání a způsob zadání hodnot jednotlivých omezujících prvků je obdobný, jako je zadávání omezení v záložce Omezení dokladových agend. Obecně platná pravidla pro záložky Omezení jsou uvedena v samostatné kapitole (tj. způsob nastavení omezení, používání definic omezení, možnost využití výchozí definice omezení, ovládání seznamu omezovacích prvků a popis jejich typů, popis funkcí v záložce omezení, využití tzv. divokých znaků (wildcards) v omezení za znakové údaje atd.). Dále obsahuje možnost nastavení třídění vypsaných záznamů. Opět zde platí obecně platná pravidla pro použití a ovládání prvku pro nastavení Třídění.

Pokud mají výstupní tisk. sestavy nastaveno ve své definici vlastní řazení (je typicky potřeba, pokud jsou tyto sestavy nějak skupinované), pak se do výsledného reportu neuplatní třídění nastavené v tomto kroku průvodce.

Obecně platí, že prvek Třídění není k dispozici, pokud definice DynSQL odpovídající danému reportu neobsahuje žádné klíče pro třídění nebo jsou všechny skryté. Více viz DynSQL editor-Dynamické SQL-subzáložka Klíče.

V tomto kroku jsou k dispozici obdobné funkce, jako jsou v záložce Omezení dokladových agend se stejným významem. Můžete si tedy i zde nastavit často používaná omezení a uložit si je jako vlastní definice omezení, ze kterých budete později pouze vybírat apod. Přístup k funkci Uložit je však závislý na právu Na záložce Omezení dovolit pouze jednoduchý režim (Méně funkcí).

Kromě omezení nastaveného v tomto kroku, se vezmou v potaz i případná omezení podle přístupových práv, viz Omezení versus Přístupová práva. Dále zde upozorňujeme na možné důsledky omezení při některých typech omezení v některých typech výpisů, viz kap. Často kladené otázky, otázka Omezení versus zkreslení ve výpisech.

V dalším textu stručně charakterizujeme jednotlivé skupiny reportů, příp. popíšeme význam těch omezujících podmínek, u kterých by mohlo dojít k mylnému výkladu:

Časová struktura závazků

V praxi se velmi často setkáme s požadavkem vědět, nejen, jaký je objem našich závazků, ale i jaká je jejich struktura z hlediska počtu dnů po splatnosti. K tomu slouží report Časová struktura závazků. Tato funkce provádí výpis za jednotlivé firmy, u nichž evidujeme nezaplacené závazky za dané období po splatnosti vzhledem k zadanému datu. Report zobrazí objemy závazků za jednotlivé firmy roztříděné do skupin podle počtu dnů po splatnosti. Časová rozmezí nezaplacených závazků, tedy počet těchto skupin a limity počtu dnů po splatnosti jsou plně definovatelné.

Závazky mohou tvořit typy dokladů Faktura přijatá, Zálohový list přijatý, Dobropisy daňových zálohových listů vydaných a Jednotný správní doklad. Které doklady konkrétně se do výpisu zahrnou, se volí v podmínkách zadání omezení. Dobropisy FP, případně přeplatky se do závazků započítávají minusem. Podrobněji viz seznam reportingů a popis dynamického dotazu pro časovou strukturu závazků v dokumentaci GenDoc.chm.

Jelikož limity lze definovat i jako záporná čísla, můžeme tímto reportem sledovat i časovou strukturu závazků před splatností, tedy jakýsi strukturovaný přehled očekávaných plateb.

Prvky pro zadání omezení dat pro tento report jsou obdobné jako prvky záložky omezení faktur přijatých. Navíc jsou zde pouze položky:

Název Popis
Limit Výběr limitů z číselníku Mezí pro strukturu pohledávek a závazků, podle kterých budou vytvořeny časové intervaly pro vyhodnocení struktury závazků. Je-li položka nezatržena, pak budou použity všechny nadefinované limity. Příklad viz obdobný report Časová struktura pohledávek.
Datum, k němuž se má vyhodnotit struktura závazků Datum, ke kterému se vyčíslí pro daný závazek počet dnů po splatnosti, podle kterého bude závazek zařazen do odpovídající skupiny (časového rozmezí po splatnosti).
Řada dokladu Řady dokladů, které mohou tvořit závazky.
Datum účtování Rozmezí, v jakém byly dané doklady zaúčtovány. Nemá smysl pro zálohové listy, proto se při zadání data účtování omezení Zohledňovat zálohové listy nastaví automaticky na Ne.
Zohledňovat zálohové listy Zatržením této položky lze nastavit, zda mají být do objemu závazků zahrnuty i nezaplacené zálohové listy. Pak se zahrne nezaplacená výše předpisu zálohového listu (tedy nijak se nezohledňuje, kolik již bylo případně zúčtováno), počet dnů po splatnosti je pro ně vyčíslen vzhledem ke dni splatnosti z hlavičky zálohového listu. Omezení není editovatelné, pokud je nastaveno omezení za datum účtování.
Vypisovat firmy bez závazků Má-li hodnotu Ne, pak se vypíší jen firmy, ke kterým máme závazky větší nebo menší jak nula (tj. nedoplatky nebo přeplatky).
Zohledňovat dobropisy daň. zál.listů Zatržením této položky lze nastavit, zda mají být do objemu pohledávek zahrnuty i vystavené dobropisy daň. zál. listů vydaných.

Faktury přijaté zpětně k datu zaúčtování

Jedná se v podstatě o pořízení knihy faktur přijatých zpětně k datu zaúčtování.

Výpis je velmi podobný tiskům knih faktur přímo z agend faktur, pouze s tím rozdílem, že zde je stav zaplacení dokladů zobrazen takový, jaký byl k zadanému datu zaúčtování. Tento druh reportů je šikovný pro zpětné vyhodnocování a využijete jej zejména při uzávěrce, když budete chtít např. v březnu zpětně tisknout např. knihy faktur k 31.12. předchozího roku apod.

Prvky pro zadání omezení dat pro tento report jsou obdobné jako prvky záložky omezení faktur přijatých. Navíc je pouze položka:

Název Popis
Zpětně k datu zaúčtování

Datum, ke kterému chcete zjistit stav zaplacení jednotlivých faktur, tedy platby uskutečněné po tomto datu, nebudou do reportu zahrnuty.

Toto omezení se vztahuje na datum, k němuž mají být vypsány platby faktur, nikoli na datum vystavení samotných faktur. Tudíž, pokud zadáte pouze omezení za toto datum, ale žádné omezení za datum vystavení dokladu, pak může výsledný report obsahovat i faktury, které byly vystaveny až po tomto datu, pokud takové existují.

Dále zde upozorníme na následující prvky omezení:

Název Popis
Střediska

Střediska se evidují na řádcích dokladů, čili jedná se o omezení za řádkové údaje. Vybere takové doklady, které obsahují alespoň jeden řádek, na němž je některé ze středisek vybraných v této položce.

Takový doklad je ve výsledném reportu zahrnut celý (celková částka dokladu), tedy včetně řádků, na kterých není odpovídající středisko!

Zakázky Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro zakázky.
Obchodní případy Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro obchodní případy.
Projekty Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro projekty.

Zálohové listy přijaté zpětně k datu zaúčtování

Významově obdobné reporty jako Faktury přijaté zpětně k datu zaúčtování, pouze zde se jedná o pořízení knihy zálohových listů přijatých zpětně k datu zaúčtování s tím, že prvky pro zadání omezení dat pro tento report jsou obdobné jako prvky záložky omezení zálohových listů přijatých. Navíc je pouze položka Zpětně k datu zaúčtování, jejíž význam viz popis reportů Faktury přijaté zpětně k datu účtování.

K reportu Kniha zálohových listů vydaných zpětně k datu zaúčtování - obsahuje údaj, kolik zbývá "nečerpáno". Pro úplnost obsahuje tento údaje vztažený jak k předpisu ZL, tak k tomu, kolik bylo na daný ZL zaplaceno:

- Nečerpáno vzhledem k předpisu = Předepsáno - Čerpáno

- Nečerpáno vzhledem k úhradě = Zaplaceno - Čerpáno

Daňové zálohové listy přijaté zpětně k datu zaúčtování

Významově obdobné reporty jako Faktury přijaté zpětně k datu zaúčtování, pouze zde se jedná o pořízení knihy daňových zálohových listů přijatých zpětně k datu zaúčtování s tím, že prvky pro zadání omezení dat pro tento report jsou obdobné jako prvky záložky omezení daňových zálohových listů přijatých. Navíc je pouze položka Zpětně k datu zaúčtování, jejíž význam viz popis reportů Faktury přijaté zpětně k datu zaúčtování. Dále je třeba vzít v úvahu, že datum zúčtování daňového zálohového listu do faktury odpovídá buď datu vystavení faktury, nebo datu plnění faktury, což závisí na hodnotě parametru Datum zúčtování daňových zálohových listů.

Obraty dodavatelů

Umožňuje vytvořit podrobný přehled obratů za jednotlivé dodavatele a to variantně buď jen z fakturace nebo jen z pokladních dokladů, tj. prodejů za hotové, anebo současně z obojího. Můžete tedy vyhodnotit celkový nákup od dodavatelů bez ohledu na to, zda se jedná o nákup na fakturu nebo pokladní účtenku. Oba doklady mají v tento okamžik stejný význam - výdej peněz (ať už okamžitý nebo očekávaný), tj. jinými slovy znamenají snížení hospodářského výsledku.

Pomocí tiskových sestav si můžete pořídit přehled obratů dodavatelů součtovaný za stejný kód firmy, např. pro případ, že máte v adresáři zavedeny pobočky téže firmy zadané jako samostatné subjekty, ale chcete je mít vyhodnoceny celkovým obratem.

Prvky pro zadání omezení dat pro tento report:

Název Popis
Faktury přijaté Můžete volit, zda započítat faktury přijaté a zda přitom brát v úvahu dobropisy jako položku snižující objem fakturace či nikoliv.
Pokladní výdeje Můžete volit, zda započítat pokladní výdeje a zda přitom brát v úvahu vrácení výdajů jako položku snižující výdej v hotovosti. Do reportu se samozřejmě zahrnou jen takové pokladní výdeje, které nejsou platbami jiných dokladů.
Zálohové listy

Můžete volit, zda se mají do obratu zahrnout zálohové listy přijaté, resp. jejich části, které dosud nebyly zúčtovány.

Nezúčtované zálohy jsou u dodávaných tiskových sestav zahrnuty ve sloupcích společně s fakturami. Nezúčtované zálohy mohou být zahrnuty do přehledu i nezávisle na fakturách, tj. nezávisle na tom, zda se budou zahrnovat faktury.
Zálohové listy daňové

Můžete volit, zda se mají do obratu zahrnout daňové zálohové listy přijaté, resp. jen jejich části, které již byly zúčtovány do faktur či zda se mají zahrnout snížené o případné dobropisy daňových zálohových listů jakožto položky snižující objem již zdaněných zaplacených záloh či nikoliv.

Nezúčtované zálohy jsou u dodávaných tiskových sestav zahrnuty ve sloupcích společně s fakturami. Nezúčtované zálohy mohou být zahrnuty do přehledu i nezávisle na fakturách, tj. nezávisle na tom, zda se budou zahrnovat faktury.

Pokud byla část daňového zálohového listu již zúčtována do faktury, pak je daná faktura o tuto část snížena. Proto, pokud chceme získat odpovídající přehled o objemu fakturace dodavatele, je třeba kromě faktur zahrnout minimálně zúčtovanou část DZL. Pokud zahrneme celé DZL, pak získáme přehled o obratech, které celkově již proběhly v platbách, ale ještě nemusely být všechny vyfakturovány. Pokud do takto získaného obratu chceme zahrnout i informaci o možném obratu po zaplacení resp. zúčtování vystavených nezdaněných záloh, pak zahrneme ještě zálohové listy, ale z nich jen nezúčtovanou část (zúčtovaná je již zahrnuta díky DZL).

Příklad smysluplné kombinace zmíněných 4 položek odpovídající popisu výše může být:
- zahrnout Faktury přijaté - snížené o dobropisy
- zahrnout Pokladní příjemky - snížené o vrácení příjmu
- zahrnout Zálohové listy - jen nezúčtované zálohy
- zahrnout Daňové zálohové listy - snížené o dobropisy
Datum splatnosti Omezení dle této položky má vliv pouze na faktury.
Stav zaplacení faktur Omezení dle této položky má vliv pouze na faktury.

Význam ostatních položek pro zadání omezení dat pro reporty je zřejmý z jejich názvu či popisu v záložkách Detail jednotlivých dokladů.

Dále zde upozorníme na následující prvky omezení:

Název Popis
Střediska

Střediska se obecně evidují na řádcích dokladů, čili jedná se o omezení za řádkové údaje. Přehledy za prodané zboží však čerpají přímo z řádků jednotlivých dokladů, proto zde omezení za střediska funguje tak, že vybere jen takové řádky z dokladů, na nichž je některé ze středisek vybraných v této položce.

Pro srovnání viz funkčnost téhož prvku v některých předchozích fakturačních reportech, např. Faktury přijaté zpětně k datu.
Zakázky Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro zakázky.
Obchodní případy Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro obchodní případy.
Projekty Totéž jako omezení za střediska, ale platí pro projekty.
Datum účtování

Umožňuje omezovat přehledy za prodané zboží za datum účtování daného dokladu. Využití tohoto omezení objasníme na příkladu:

Uzávěrka pokladního prodeje za duben 2006 byla provedena až 1.5.2006. Vznikla souhrnná účtenka s datem vystavení 1.5.2006, kterou v účtárně zaúčtovali do účetního deníku s datem 30.4.2006. Nicméně datum účtování pamatované na účtence (AccDate) zůstává 1.5.2006. Aby souhlasil report Výpis účtu časově za duben 2006 z účetnictví s reportem Prodané zboží ze skladu, je třeba omezit report Prodané zboží podle data účtování od 1.4.2006 do 1.5.2006. Tak se zahrne i souhrnná účtenka vystavená až 1.5.2006 do skladového reportu.

Závazky a pohledávky

Umožňují vytvořit podrobný přehled závazků a pohledávek za jednotlivé firmy. Reporty zohledňují vystavené doklady FV, FP, DV, DP, ZLV, ZLP, OSP a OSV. K dispozici jsou reporty Závazky a pohledávky k datu a Závazky a pohledávky k datu v měně dokladu.

V reportu se zobrazí kompletní přehled vystavených dokladů zpětně k zadanému datu, případně dle dalších nastavených omezení. Pod přehledem dokladů se zobrazí celkové vyhodnocení pohledávek a závazků za danou firmu, tedy jaká je souhrnná částka za všechny vystavené doklady, kolik bylo již zaplaceno a kolik ještě k zaplacení zbývá. Ve sloupci Způsob platby (ZP) se zobrazuje informace, zda byl doklad uhrazen platbou bankovního výpisu (BV) nebo pokladním dokladem (PD).

V tomto kroku je k dispozici položka typu přepínač, pomocí níž můžete zvolit, zda se výstup má provést prostřednictvím tiskových sestav nebo definovatelných exportů:

Přepínač pro volbu způsobu výstupu

Po stisku tlačítka Dokončit v předchozím kroku Průvodce program pokračuje podle toho, jaký jste si zvolili v předchozím kroku průvodce způsob výstupu: