Upomínky a sankce

K nezaplaceným fakturám vydaným s prošlou splatností lze vystavovat upomínky, příp. i sankční faktury. K dispozici je více možností jejich vystavení a více možností výpočtů úroků z prodlení. Upomínky lze vystavovat nejen přímo k nezaplaceným fakturám vydaným s prošlou splatností, ale rovněž k nezaplaceným sankčním fakturám s prošlou splatností, tedy je podporováno i vyčíslování úroku z prodlení z úroku z prodlení. Na jednu odeslanou fakturu je tedy možno vystavit více upomínek, lze kombinovat i vystavování upomínek a sankčních faktur. Úrok z prodlení na nich systém adekvátně předvyplňuje z odpovídající dlužné částky dle nastavení a se zohledněním všech okolností (existující dobropisy, částečné platby, předchozí sankční faktury apod.). Předvyplněné údaje (datumové intervaly a napočtené částky) mohou nebo nemusí být uživatelsky editovatelné (podle stavu parametru Povolit editaci řádků upomínek a sankčních faktur). Detailně je způsob předvyplnění řádků včetně příkladů vyložen dále.

Nezaměňovat pojem úrok z prodlení s pojmem penále.

Vystavené doklady Upomínky se evidují v agendě Upomínky, vystavené doklady Sankční faktury se evidují v agendě Sankční faktury. V těchto agendách lze vytvořit upomínku resp. sankční fakturu k jednomu vybranému dokladu Faktura vydaná. Upomínky resp. sankční faktury lze generovat i hromadně k více dokladům Faktury vydané najednou. První možnost je z agendy Faktury vydané. (Viz agenda Faktury vydané→funkce Upomínky→Hromadné generování ...). U upomínek je k dispozici ještě druhá možnost a to využít Automatické zpracování upomínek. (Viz agenda Faktury vydané→funkce Upomínky→Automatické zpracování upomínek nebo viz agenda Naplánované úlohy→Automatické upomínky). Automatické zpracování kromě generování samotných upomínek vytváří také e-mailové zprávy (viz agenda Odeslané e-maily), ke kterým automaticky přikládá tiskové sestavy faktur a upomínek ve formátu PDF.

Lze nastavit i dočasné vyloučení z automatického generování upomínek (např. pokud jste se s dlužníkem zatím dohodli jinak). A to buď pomocí výrazu buď přímo v agendě Parametry automatických upomínek nebo prostřednictvím funkce Vymáhání v agendách Faktury vydané a Adresář firem.

Sazby úroků z prodlení mohou být převzaty buď z údajů firmy (viz agenda Adresář firem→Detail→Další údaje), nebo z firemních nastavení (viz agenda Firemní údaje→Předvyplnění) nebo z agendy Sazby úroků z prodlení (použití agendy Sazby úroků z prodlení musí být nastaveno ve firemních parametrech (viz agenda Firemní údaje→záložka Parametry→kategorie Obecná nastavení).

Pro provádění úloh automaticky je třeba mít zprovozněn automatizační server. Viz též Naplánované úlohy a autoserver.

Podrobněji viz dále:

V následujícím textu je objasněno, jak lze sankční faktury vystavovat a jak se předvyplňují jejich řádky. Předvyplněné řádky (tj. sankcionované období, vypočtené částky úroku z prodlení) lze i editovat, je-li tak nastaveno v parametru Povolit editaci řádků upomínek a sankčních faktur.

Sankční faktury lze vystavovat nejen přímo k nezaplaceným fakturám vydaným s prošlou splatností, ale rovněž k nezaplaceným sankčním fakturám s prošlou splatností, tedy je podporována i možnost vyčíslování úroku z prodlení z úroku z prodlení a to v závislosti na nastavení parametru Počítat úrok z prodlení z úroku z prodlení. Každá sankční faktura se tedy váže k jedné faktuře vydané a může v sobě zahrnovat vyčíslené úroky z prodlení z předchozích sankčních faktur vystavených k téže faktuře vydané.

Na jednu odeslanou fakturu je tedy možno vystavit více sankčních faktur. V takovém případě se úrok z prodlení rozloží do více faktur za jednotlivá sankcionovaná časová období trvání dluhu a celkový součet úroků z prodlení ze všech faktur je stejný, jako kdyby byla vystavena jedna sankční faktura na konci celého sankcionovaného období. Sankcionovaná období na jednotlivých sankčních fakturách na sebe tedy navazují.

Na každé sankční faktuře se dále pamatuje, kolikátá je v pořadí vzhledem k sankcionované faktuře vydané a naopak na faktuře vydané se pamatuje, kolik sankčních faktur je k ní vystavených. Tyto informace si lze nechat zobrazovat (např. pomocí panelů definovatelných údajů), tisknout apod. a dále se podle nich rozhoduje, která, sankční faktura je poslední, tedy na kterou bude navazovat následná, kterou je povoleno případně mazat apod.

Tento systém tedy umožňuje používat více způsobů, jak sankční faktury v kombinaci s upomínkami vystavovat:

  • První možností je posílat na nezaplacenou fakturu pouze upomínky a teprve po zaplacení vystavit jedinou sankční fakturu na celkový úrok z prodlení podle počtu dlužných dní a dlužných částek v průběhu dlužného období.
  • Druhá možnost je průběžné vystavování sankčních faktur, například jednou týdně bez ohledu na to, že faktura ještě nebyla zaplacena. Tuto metodu použijeme zejména u dlouhodobých pohledávek.
  • Třetí možnost je kombinace vystavování upomínek a sankčních faktur, při vystavování upomínek se případné předchozí existující sankční faktury patřičně zohlední, viz dále.

Zmíněné metody vystavení jedné souhrnné sankční faktury nebo vystavení několika dílčích sankčních faktur objasníme na příkladech:

Mějme fakturu vystavenou v lednu na částku 100 000,-CZK s datem splatnosti 31. ledna. K zaplacení došlo až 21. února. Procento úroku z prodlení nechť je 0.1% za každý den prodlení platby.

  • a) Vystavíme sankční fakturu k 21-mu únoru. Dlužná částka je 100 000,-CZK, počet dní 20. Úrok z prodlení bude: 100000 * 0.001 * 20, tedy 2 000,-CZK

  • b) Vystavíme první sankční fakturu 7.2., druhou 14.2. a třetí 21.2:

    Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    7.2. 100000,- 7 700,-
    14.2. 100000,- 7 700,-
    21.2. 100000,- 6 600,-
    Celkem 2000,-

    Z příkladu je zřejmé, že celková částka úroku z prodlení je v obou případech stejná, pouze v druhém případě je časově rozložena do tří sankčních faktur.

Stejná metoda se uplatní v případě částečné úhrady faktury vydané, tedy částečné platby, které proběhly až po splatnosti, rozdělí celkové sankcionované období na několik dílčích intervalů. Objasníme opět na příkladu:

Mějme fakturu vystavenou v lednu na částku 100 000,- CZK s datem splatnosti 31. ledna. K zaplacení došlo na dvě splátky, 10. února bylo zaplaceno 75 000,-CZK dokladem PP-2 a 20. února zbývajících 25 000,-CZK dokladem PP-3. Procento úroku z prodlení nechť je 0.1% za každý den prodlení platby.

  1. Vystavíme jednu sankční fakturu k 20.2., pak bude mít řádky:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úhrada: PP-2 10.2. 1.2. - 9.2. 100 000,- 9 900,-
    Úhrada: PP-3 20.2. 10.2.-19.2. 25 000,- 10 250,-
    Celkem 1150,-

  2. Vystavíme první sankční fakturu ke dni 7.2., druhou ke14.2. a třetí k 20.2:

    První sankční faktura:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.2. - 7.2. 100 000,- 7 700,-
    Celkem 700,-

    Druhá sankční faktura:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úhrada: PP-2 10.2. 8.2. - 9.2. 100 000,- 2 200,-
    Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 10.2.-14.2. 25 000,- 5 125,-
    Celkem 325,-

    Třetí sankční faktura:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úhrada: PP-3 20.2. 15.2. - 19.2. 25 000,- 5 125
    Celkem 125

    První faktura ze 7.2. bude znít na 700,-CZK, druhá bude na 325,-CZK a třetí bude na 125,-CZK. Tedy opět bez ohledu na zvolenou metodu bude celková částka úroku z prodlení v obou případech stejná.

Při vystavování nové sankční faktury se program snaží předvyplnit řádky sankční faktury napočtenými částkami úroku z prodlení k zadanému datu z dlužné částky, tedy se zohledněním nezaplacené částky z předpisu faktury. Kromě zohlednění provedených plateb faktury vydané (viz výše) zde dále bere v potaz i případné k ní vystavené dobropisy a jejich platby. Tedy faktura je nezaplacená tehdy, pokud její platby snížené o platby dobropisů jsou menší než předpis faktury snížený o předpis k ní vystavených dobropisů.

Mějme fakturu FV-1 vystavenou v lednu na částku 100 000,- CZK s datem splatnosti 31.1., 10.2. bylo zaplaceno 75 000,-CZK dokladem PP-3. Procento úroku z prodlení nechť je 0.1% za každý den prodlení platby.

  1. K datu 20.2. dojde k dohodě s odběratelem a na pětinu zbývající dlužné částky je vystaven dobropis a 28.2. je doplaceno zbylých 20000,- CZK dokladem PP-4. Dne 28.2. vystavíme souhrnnou sankční fakturu SF-1, která bude mít předvyplněny řádky:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úhrada: PP-3 10.2. 1.2. - 9.2. 100 000,- 9 900,-
    Dobropis: DV-1 10.2.- 19.2. 25 000,- 10 250,-
    Úhrada: PP-4 28.2. 20.2.-27.2. 20 000,- 8 160,-
    Celkem 1310,-

  2. Nechť k datu 25.2. dojde omylem k částečné úhradě dobropisu ve výši 3000,- Kč dokladem PV-1, čímž se dlužná částka opět zvýší a dojde k dalšímu rozdělení sankcionovaného období. Pokud bychom v tomto případě vystavovali ke dni 28.2. souhrnnou sankční fakturu, měla by předvyplněny řádky:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úhrada: PP-3 10.2. 1.2. - 9.2. 100 000,- 9 900,-
    Dobropis: DV-1 10.2.- 19.2. 25 000,- 10 250,-
    Platba dobropisu:DV-1 Poukázáno: Úhrada PV-1 25.2. 20.2.-24.2. 20 000,- 5 100,-
    Úhrada: PP-4 28.2. 25.2.-27.2. 23 000,- 3 69,-
    Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 28.2.-28.2. 3 000,- 1 3,-
    Celkem 1322,-

Pozor! Od 1.7.2010 se úrok z prodlení odvíjí od reposazby ČNB a sazba úroku z prodlení se po celou dobu trvání prodlení nemění.
Čili po 1.7.2010 nemá smysl používat sazby úroku z prodlení uvedené v číselníku Sazby úroků z prodlení.

S účinností od 1. července 2013 platí: Výše úroků z prodlení odpovídá ročně výši repo sazby stanovené Českou národní bankou pro poslední den kalendářního pololetí, které předchází kalendářnímu pololetí, v němž došlo k prodlení, zvýšené o osm procentních bodů. Jde o roční sazbu, čili je třeba si z ní vypočíst denní procentní sazbu a tuto zadat do příslušných položek v systému ABRA Gen, viz dále.

Nechť je reposazba pro dané období např. 0,05% a nechť platí vyhláška, že se tato zvyšuje o 8 procentních bodů. Pak je roční sazba úroku z prodlení 8,05% p.a. Denní sazba pak je 8,05/365 %.

Obecně platí:

Denní sazba úroku z prodlení se může v čase měnit (např. v souladu se sazbami vyhlašovanými národní bankou). K dispozici je číselník sazeb úroků z prodlení, kde lze evidovat procenta úroku z prodlení tak, jak se měnila v čase, tj. platná od data do data. Pak lze při výpočtu úroku z prodlení za sankcionované období přihlížet k denním sazbám platným v průběhu tohoto období. Případná změna sazby úroku z prodlení v průběhu sankcionovaného období pak může rozdělit toto sankcionované období na několik dílčích intervalů stejným způsobem, jako dílčí platby resp. dobropisy rozdělí celkové sankcionované období na několik dílčích. Tj. celkové sankcionované období se rozdělí na několik úseků nejdříve s ohledem na dílčí platby resp. dobropisy provedené resp. vystavené v daném období a tyto úseky se ještě dále rozdělí na období, v nichž platily různé sazby a tyto sazby se pro příslušné úseky sankcionovaného období použijí.

Pokud firma dluží částku za období, v němž došlo ke změně výše úroku z prodlení, objeví se dva řádky, každý na stejnou částku, ale s jinou denní sazbou. Pak není sazba úroku z prodlení stejná pro všechny řádky sankcionovaného dokladu, ale na jednotlivých řádcích se pamatuje sazba úroku z prodlení použitá na daném řádku.

Zda se změny procenta úroku z prodlení v čase budou zohledňovat, závisí na stavu nastavení firemního parametru Přebírat výši úroku z prodlení z agendy Sazby úroků z prodlení. Kromě toho může mít firma v adresáři zadáno vlastní procento úroku z prodlení, které se uplatní přednostně.

Z uvedeného vyplývá, že pokud nechcete na sankčních fakturách a upomínkách používat úrok z prodlení, je zapotřebí zadat hodnotu 0 nejen do položky Předvypl. výše úroku z prodlení ve firemních údajích, ale také do položky Úrok z prodlení v nastavení jednotlivých firem.

Možnosti zadání procenta úroku z prodlení pro předvyplnění:


Stanovení procenta úroku z prodlení na daném dokladu:

Obdobný postup platí i pro upomínky splátkových kalendářů, viz Stanovení procenta úroku z prodlení u upomínek splátkových kalendářů.

Při vystavování nové sankční faktury dále může program předvyplnit řádky sankční faktury i napočtenými částkami případného úroku z prodlení k zadanému datu z dlužné částky z předchozích nezaplacených sankčních faktur a to tehdy, je-li zohledňování úroku z prodlení z sankčních faktur nastaveno v globálním parametru Počítat úrok z prodlení z úroku z prodlení. Objasníme na příkladu:

Mějme fakturu FV-1 vystavenou v lednu na částku 100 000,- CZK s datem splatnosti 31.1., 10.2. bylo zaplaceno 75000,-CZK dokladem PP-3. Procento úroku z prodlení nechť je 0.1% za každý den prodlení platby.

K datu 20.2. vystavíme sankční fakturu SF-1 s datem splatnosti 28.2., která bude mít předvyplněny řádky:

Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
Úhrada: PP-3 10.2. 1.2.- 9.2. 100 000,- 9 900,-
Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 10.2.- 20.2. 25 000,- 11 275,-
Celkem 1175,-

Dne 15.3. bylo zaplaceno dalších 15000,- dokladem vzájemného zápočtu VZ-1, sankční faktura SF-1 zůstane nezaplacena. K datu 31.3. vystavíme další sankční fakturu SF-2, která bude mít splatnost 10.4. a bude mít předvyplněny řádky:

Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
Úhrada: VZ-1 15.3. 21.2.- 14.3. 25 000,- 22 550,-
Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 15.3.- 31.3. 10 000,- 17 170,-
Úrok z prodlení z úroku z prodlení od poslední část. úhrady z SF-1 01.3.- 31.3. 1 175,- 31 36,43
Celkem 756,43

Jelikož nedošlo k žádné úhradě, ani zbývající dlužné částky ani sankčních faktur, ke dni 31.5. vystavíme další sankční fakturu SF-3. Bude mít předvyplněny řádky:

Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.4.-31.5. 10 000,- 61 610,-
Úrok z prodlení z úroku z prodlení od poslední část. úhrady z SF-1 1.4.-31.5. 1 175,- 61 71,67
Úrok z prodlení z úroku z prodlení od poslední část. úhrady z SF-2 11.4.-31.5. 756,43- 51 38,58
Celkem 720,25

Případné předchozí upomínky se do vystavované sankční faktury nijak nezohledňují.

V následujícím textu je objasněno, jak lze upomínky vystavovat a jak se předvyplňují jejich řádky. Předvyplněné řádky (tj. sankcionované období, vypočtené částky úroku z prodlení) lze i editovat, je-li tak nastaveno v parametru Povolit editaci řádků upomínek a sankčních faktur.

Upomínky lze vystavovat nejen přímo k nezaplaceným fakturám vydaným s prošlou splatností, ale rovněž k nezaplaceným sankčním fakturám s prošlou splatností, tedy je podporována i možnost vyčíslování úroku z prodlení z úroku z prodlení a to v závislosti na nastavení parametru Počítat úrok z prodlení z úroku z prodlení. Každá upomínka se tedy váže k jedné faktuře vydané a může v sobě zahrnovat vyčíslený úrok z prodlení z předchozích sankčních faktur, které byly vystaveny k téže faktuře vydané, ale nebyly ve splatnosti uhrazeny.

Na jednu odeslanou fakturu je tedy možno vystavit libovolné množství upomínek. Úrok z prodlení se na nich vyčísluje z odpovídající dlužné částky vždy od počátku dlužného období do zadaného data, dokdy jej chcete vyčíslit. Tedy na rozdíl od sankčních faktur u upomínek neplatí, že je úrok z prodlení rozložen částečně do jednotlivých vystavených upomínek, že sankcionovaná období na jednotlivých upomínkách navazují a že celkový součet úroků z prodlení ze všech vystavených upomínek je shodný, jako kdyby byla vystavena jedna upomínka na konci celého sankcionovaného období.

Objasníme na příkladu:

Mějme fakturu FV-1 vystavenou v lednu na částku 100 000,- CZK s datem splatnosti 31.1.

  1. K datu 20.2. vystavíme jedinou souhrnnou upomínku UP-1, která bude mít předvyplněny řádky:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.2.- 20.2. 100 000,- 20 2000,-
    Celkem 2000,-

  2. Vystavíme dvě upomínky, jednu ke dni 7.2., druhou k 20.2:

    První upomínka:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.2. - 7.2. 100 000,- 7 700,-
    Celkem 700,-

    Druhá upomínka:

    Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
    Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.2.-20.2. 100 000,- 20 2000,-
    Celkem 2000,-

    První upomínka ze 7.2. bude znít na 700,-CZK, druhá bude na 2000,-CZK. Druhá upomínka má shodné období jako v případě a) (nenavazuje na první upomínku, ale počítá se opět od počátku dlužného období), tedy úrok z prodlení je shodně 2000,-CZK. Součet úroků z prodlení z obou upomínek v bodě b) se tedy pochopitelně nerovná úroku z prodlení z upomínky v bodě a).

Stejně jako u sankčních faktur se na každé upomínce pamatuje, kolikátá je v pořadí vzhledem k upomínkované faktuře vydané a naopak na faktuře vydané se pamatuje, kolik upomínek je k ní vystavených. Tyto informace si lze nechat zobrazovat (např. pomocí panelů definovatelných údajů), tisknout apod. a dále se podle nich rozhoduje, která upomínka je poslední, tedy kterou je povoleno případně mazat apod.

Jak již bylo řečeno výše u sankčních faktur, tento systém tedy umožňuje používat více způsobů, jak upomínky v kombinaci s sankčními fakturami vystavovat, dále viz Vystavování sankčních faktur - možnosti.

Platby upomínkované faktury se do vystavované upomínky zohledňují naprosto stejně, jako se zohledňují do vystavovaných sankčních faktur.

Dobropisy upomínkované faktury a jejich platby se do vystavované upomínky zohledňují naprosto stejně jako se zohledňují do vystavovaných sankčních faktur.

Procento úroku z prodlení se stanovuje zcela shodně jako se stanovuje u sankčních faktur.

Upomínky na sebe co se týká sankcionovaných období nijak nenavazují, předchozí případné upomínky se do následné vystavované upomínky nijak nezohledňují. Každá další upomínka obsahuje úrok z prodlení napočtený tak, jako kdyby předchozí upomínka neexistovala. Dále viz Vystavování upomínek.

Při vystavování nové upomínky dále program zohledňuje případné existující sankční faktury. Tyto se mohou zohlednit dvojím způsobem:

  • předvyplněním řádků sankční faktury i s napočtenými částkami případného úroku z prodlení k zadanému datu z dlužné částky z předchozích neuhrazených sankčních faktur a to tehdy, je-li zohledňování úroku z prodlení z sankčních faktur nastaveno v globálním parametru Počítat úrok z prodlení z úroku z prodlení.
  • předvyplněním upomínkovaného období podle data sankční faktury. Zde předchozí sankční fakturu bere v potaz obdobně, jako např. částečnou platbu bez ohledu na to, zda byla zaplacena či nikoli. Tedy dlužné období, které již bylo zahrnuto do předchozí sankční faktury, není znovu zahrnuto do následné vystavované upomínky. Objasníme na příkladu:

Mějme fakturu FV-1 vystavenou v lednu na částku 100 000,- CZK s datem splatnosti 31.1.. Ke dni 10.2. k ní vystavíme upomínku UP-1, která bude mít předvyplněny řádky:

Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.2.- 10.2. 100 000,- 10 1000,-
Celkem 1000,-

Jelikož faktura i nadále zůstala neuhrazena, vystavíme ke dni 28.2. sankční fakturu SF-1:

Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.2.- 28.2. 100 000,- 28 2800,-
Celkem 2800,-

Ke dni 15.3. vystavíme druhou upomínku UP-2:

Text Datum Dlužná částka Počet dní Úrok z prodlení
Úrok z prodlení od poslední část. úhrady 1.3.- 15.3. 100 000,- 15 1500
Celkem 1500,-

Tedy datum odkdy se vyčísluje úrok z prodlení je od 1.3., předchozí období již bylo zahrnuto do sankční faktury, tudíž není znovu zahrnuto do upomínky.

Podstatnou část procesu vytváření a odesílání upomínek je možné automatizovat.

Spustit automatické zpracování upomínek lze pomocí:

Uvedený typ naplánované úlohy a funkce nahrazují v minulosti využívaný katalogový doplněk dodávaný pod názvem Řízení pohledávek a automatické upomínky.

V rámci automatického zpracování upomínek jsou prováděny následující činnosti:

  • k dosud plně neuhrazené faktuře vydané je vygenerována upomínka s příslušným pořadovým číslem
  • je vygenerován PDF soubor s nastavenou tiskovou sestavou faktury vydané
  • je vygenerován PDF soubor s nastavenou tiskovou sestavou upomínky
  • je vygenerován doklad typu odeslaný e-mail dle nastavených parametrů, ke kterému jsou oba PDF soubory připojeny jako přílohy
  • je vygenerována vazba mezi odeslaným e-mailem a upomínkou a na upomínce je nastaven příznak Odesláno na hodnotu Ano

K parametrizaci procesu automatického zpracování slouží agenda Parametry automatických upomínek.

Lze nastavit i dočasné vyloučení z automatického generování upomínek. A to buď pomocí výrazu buď přímo v agendě Parametry automatických upomínek nebo prostřednictvím funkce Vymáhání v agendách Faktury vydané a Adresář firem.

V závislosti na nastavení volby Generovat i upomínky s nevyplněným e-mailem se mohou samotné upomínky generovat i v případě, že není možné určit e-mailovou adresu příjemce a tedy není možné vytvořit doprovodný e-mail.

Nezbytnou podmínkou pro používání této funkcionality je, aby byla tato část systému nainstalována a licencována.

Volitelně je třeba: