Prodejní fakturační doklady - obecně

V této kapitole rámcově popíšeme jednotlivé zde vystavované doklady (s příklady jejich účtování; jinak pro každý vystavovaný doklad lze samozřejmě nadefinovat libovolné množství různých předkontací, jakým způsobem se má předpis faktury vyslat do žádostí, resp. do deníku), platby těchto dokladů a vystavování nových dokladů na základě již existujících:

  • Faktury

    Fakturou vydanou zaznamenáte předpis pohledávky vůči svému odběrateli.

    Příklad účtování faktury vydané s DPH:

    dokladMDDpopis
    FV-311xx6xxxxzáklad daně
    FV-311xx343xxDPH

  • Dobropisy (opravné daňové doklady)

Dobropis je inverzní doklad (někdy též reverzní doklad) k faktuře a použije se tehdy, jestliže je třeba zrušit vystavenou fakturu nebo snížit předpis faktury a nelze provést smazání nebo opravu faktury (např. faktura již byla celá zaplacena, ale dodávka byla reklamována, nebo bylo odvedeno DPH apod., či z jiných provozně technických důvodů nelze vystavenou fakturu opravit či smazat). V takovém případě je třeba vystavit k faktuře dobropis. DPH odváděná v daném zdaňovacím období pak může být snížena o daň uvedenou na dobropisu (problematika odpočtu a účtování DPH na dobropisech faktur vydaných je však složitější a je objasněna v samostatné kapitole).

Dobropis může být vystaven s pevnou vazbou na vybranou zdrojovou fakturu či více faktur (tzv. vázané dobropisy jednoduché nebo hromadné), může vzniknout i automaticky jako skonto (což je rovněž vázaný dobropis k faktuře), nebo může být vystaven jako volný (bez vazby na zdrojovou fakturu). Jak vázaný, tak volný dobropis se může vyskytovat jako finanční dobropis (jen na vrácení peněz, bez vracení zboží a to i tehdy, pokud na původním fakturačním dokladu bylo fakturováno zboží). Více viz Typy dobropisů.

Problematika skont viz též samostatná kap. Skonta při včasné úhradě, problematika hromadných DV viz kap. Hromadné dobropisy.

Dobropisy buď můžete vysílat do účetnictví kladnou částkou a pak mít v předkontacích "inverzně" účty na stranách MD a D oproti předkontacím faktur, anebo je můžete mít stejně a vysílat dobropisy do účetnictví zápornou částkou. Zda bude použita kladná nebo záporná částka záleží na nastavení položky "Účtovat obráceně" u dané řady dokladů.

Příklad účtování základu faktury a základu jejího dobropisu zápornou částkou:

dokladčástkaMDDpopis
FV-1000,-311xx6xxxxzáklad daně faktury
DV--1000,-311xx6xxxxzáklad daně dobropisu

Aby bylo možné řádně řešit vystavování hromadných dobropisů, při vystavování dobropisů vázaných na faktury již nedochází k pouhému importu údajů ze zdrojového dokladu (faktury) do dobropisu a následnému přepočtu, ale používá se mechanismus čerpání částek na úrovni řádků.

Viz Vzájemné importy dokladů -Specifická pravidla pro Dobropisy faktur vydaných.

  • Zálohové listy (nedaňové) a daňové zálohové listy

Zálohové listy (ZL), neboli proforma faktury jsou určeny pro platby předem, typicky pro platby faktur. Daňové zálohové listy (DZL) obdobně ovšem s tím, že se jedná o případ, kdy je plátce povinen zaplacenou zálohu zdanit, tj. slouží k vystavení daňového dokladu na zaplacenou zálohu. ZL i DZL jsou speciálními doklady ve skupině předpisů plateb, jelikož jsou jednak předpisy plateb a jednak jsou samy platbami jiných dokladů.

Zálohové listy mají speciální režim účtování:

  • Zálohové listy (ZL)
    • ZL (předpisy záloh) se samy o sobě neúčtují.
    • Neúčtují se ihned po vystavení předpisu zálohy, ale jak bylo uvedeno v popisu Kdy se vysílají doklady do účetnictví, účtují se až provedená zúčtování ZL a to pod číslem dokladu, do něhož je ZL zúčtován (čerpán).
  • Daň. zálohové listy (DZL)
    • DZL se samy o sobě účtují ihned po vystavení (základ daně a daň, příp. se účtuje o zúčtování ZL do DZL)
    • O provedených zúčtováních DZL se účtuje pod číslem dokladu, do něhož je DZL zúčtován (čerpán).

Dále viz kap. Problematika záloh.

V ABRA Gen je možnost pomocí ZL platit všechny doklady, které mohou být předpisy plateb (tedy nejen faktury), v praxi ale tuto možnost využijete asi jen málo.

  • Sankční faktury

    Předpisy pro vymáhání úroku z prodlení z neuhrazených pohledávek nebo pohledávek po splatnosti.

    Obecně lze o nich účtovat, obdobně jako o vlastních fakturách. Pokud o sankčních fakturách účtovat nechcete, nastavte si toto u řady dokladů.

Existují ještě doklady v jiných skupinách agend, které mohou být předpisem platby, např. Ostatní příjmy a Ostatní výdaje.

Fakturační doklady lze vystavit jako klasický daňový doklad anebo jako zjednodušený daňový doklad (samozřejmě jen, pokud to aktuálně platná legislativa povoluje).

  • Zálohové listy (ZL) a daňové zálohové listy (DZL)

    ZL a DZL jsou jak předpisy plateb, tak platbami, viz výše.

  • Potvrzení dobropisu

    Pomocné doklady pro řešení problematiky odpočtu a účtování DPH. Tato problematika je však složitější a je podrobně objasněna včetně příkladů účtování v samostatné kap. Problematika DPH na dobropisech faktur vydaných. Doklady Potvrzení dobropisů vydaných se evidují v agendě Potvrzení dobropisů vydaných.

    Tyto doklady byly zavedeny kvůli požadavkům legislativy na vykazování DPH. Od 1.4.2019 již není nutné je využívat.

  • Upomínky

    Význam upomínek plyne z jejich názvu.

    Jak bylo uvedeno v kap. Jak začít - Prodej, vystavované upomínky jsou v ABRA Genpojaty jako doklady (nicméně se o nich nijak neúčtuje), proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tj. jsou vystavovány v nějaké řadě dokladů odpovídajícího typu, jsou odpovídajícím způsobem číslovány atd. Tyto údaje lze později, mimo jiné, využívat k efektivnímu vyhledávání a přehledné evidenci upomínek. Doklady Upomínky se evidují v agendě Upomínky.

  • Potvrzení celnice o vývozu

    Doklady Potvrzení celnice o vývozu se evidují v agendě Potvrzení celnice o vývozu.

  • Nabídky

    Viz samostatná sekce Nabídkový proces - obecně.

  • Objednávky přijaté

    Viz samostatná sekce.Objednávkové prodejní doklady - obecně

Výše uvedené doklady- předpisy plateb lze platit jinými doklady - doklady platícími. Možné typy platících dokladů jsou stejné pro všechny výše uvedené doklady a byly uvedeny ve společné kapitole.

Zde pouze uvedeme příklad zaúčtování platby faktury vydané bankovním převodem, v hotovosti, ostatním dokladem nebo dokladem vzájemného zápočtu. (Pomocí platby ostatním dokladem by bylo taktéž možné zrealizovat platbu vzájemným zápočtem, i když k těmto účelům je k dispozici speciální agenda vzájemných zápočtů).

dokladMDDpopis
BV-221xx311xxplatba FV bankou
PP-211xx311xxplatba FV v hotovosti
OS-395xx311xxplatba FV ostatním dokladem
VZ-395xx311xxplatba FV vzájemným zápočtem

Pro předpisy v cizích měnách jsou dalším typem platby předpisů Kurzové rozdíly realizované (KR). Pokud byla provedena již uzávěrka fakturačních řad s generováním závěrkových kurzových rozdílů nerealizovaných, může být dalším typem platby rovněž doklad Závěrkového kurzového rozdílů nerealizovaného (KZN). (Podrobněji viz Kurzové rozdíly realizované, Závěrkové kurzové rozdíly a Výpočet kurzových rozdílů v ABRA Gen, kde jsou k dispozici i příklady jejich účtování).

Jak bylo již zmíněno výše, předpisy plateb mohou být rovněž hrazeny zálohovým listem, resp. daňovým zálohovým listem. Dále viz kap. Problematika záloh.

Zadat novou platbu k dokladům-předpisům plateb můžete různými způsoby. Postup zadávání platby daného dokladu je pro všechny typy dokladů obdobný a je popsán v samostatné kapitole Platby dokladů a jejích podkapitolách.

K jednomu předpisu platby (např. faktura vydaná (FV)) může existovat více dokladů inverzních (např. dobropisy faktury vydané (DV)). Přitom z hlediska plateb je třeba na skupinu předpis platby a jeho doklady inverzní nahlížet jako na jeden celek.

Informace o vypořádanosti skupiny faktura vydaná a její dobropisy jsou nezbytné např.:

  • pro oznámení o překročení kreditu firmy při vystavování nového dokladu

    Mějme FV na 100 USD (kurz 1:20), zaplacenou v plné výši, ale kurzu 1:19. K ní dobropis DV na 10 USD (kurz 1:20) zaplacený rovněž v plné výši v kurzu 1:19. Taková skupina je nevypořádaná (v cizí měně je vypořádaná, ale v lokální nikoliv, zbývá vygenerovat kurzové rozdíly).

Vypořádaná faktura vydaná je ta a vypořádaný dobropis vydaný je ten, v jejichž skupině (tj. skupině faktura a její dobropisy) platí:

+ předpis FV - suma předpisů DV + suma plateb DV včetně KR - suma plateb FV včetně KR = 0

To využijete např.:

  • Pro posuzování potřeby výpočtu kurzových rozdílů - Jak bylo řečeno v kap. Obecné principy výpočtu kurz.rozdílů v systému, vyrovnávání skupiny "faktura a její dobropisy" v cizí měně, faktura se svými dobropisy se vyhodnocuje jako jedna skupina, jako celek. Z toho tedy ale i plyne, že patří-li k faktuře dobropisů více, posuzují se z hlediska vypořádání všechny jako celek, nikoliv každý zvlášť. To znamená, že nebude-li celek vypořádán, zobrazí se všechny dobropisy k dané faktuře jako nevypořádané.

    Mějme FV na 100 USD (kurz 1:20), zaplacenou v plné výši, ale kurzu 1:19. K ní dobropis DV na 10 USD (kurz 1:20) zaplacený rovněž v plné výši v kurzu 1:19. Taková skupina je nevypořádaná (v cizí měně je vypořádaná, ale v lokální nikoliv, zbývá vygenerovat kurzové rozdíly).

  • Pro posouzení zaplacenosti celé skupiny a to jak pro doklady v cizí měně, tak pro doklady v lokální měně - např. pokud máte částečně zaplacenou FV, k ní vystavené dobropisy a potřebujete za celou skupinu posoudit, jak se z hlediska zaplacenosti jeví celá skupina, zda a v jaké výši je potřeba odběrateli nějaké peníze ještě vrátit a zaplatit dobropis či naopak.

    Mějme FV na 1000 Kč, k ní dobropis DV na 1000 Kč zaplacený v plné výši. Taková skupina je nevypořádaná o 1000 Kč.

    Mějme FV na 300 Kč, k ní dobropis DV na 100 Kč, oba nezaplacené. Taková skupina je rovněž nevypořádaná o 200 Kč.

U dobropisů přijatých, dobropisů daňových zálohových listů vydaných a dobropisů daňových zálohových listů přijatých je situace analogická.

Aby bylo možné získat informaci o vypořádaných dobropisech, je v záložkách Omezení dobropisů k dispozici položka "Stav vypořádání" s hodnotami: vypořádané/nevypořádané. Tato položka umožní zobrazit aktuální stav vypořádání/nevypořádání dobropisů.

Vypořádanost skupiny faktura a její dobropisy je posuzována jak v částkách v měně dokladů, tak v částkách v lokální měně. Tudíž, pokud budete mít nezaplacenou FV v cizí měně a k ní na plnou částku vystavený nezaplacený DV v cizí měně, ale v jiném kurzu, bude se skupina pochopitelně (a zcela správně) jevit jako nevypořádaná.

Dále u dobropisů faktur vydaných a přijatých je v jejich záložce Platby k dispozici Informace o stavu vypořádání skupiny včetně nevypořádané částky.

Možnosti vzájemných importů dokladů v rámci ABRA Gen jsou uvedeny v kap. Importy dokladů obecně spolu se základními pravidly, která pro import dokladů platí. Popis vlastního importu jednotlivých typů dokladů z této skupiny nebo odkaz na daný popis je pak uveden u konkrétních funkcí, kterými lze vzájemné importy jednoho dokladu do druhého vyvolat. (Viz funkce Nový resp. Vytvořit (je-li k dispozici) v záložkách Seznam, funkce Import (je-li k dispozici) v záložkách Detail, příp. záložky X-vazby (je-li k dispozici) v jednotlivých agendách).

Vzájemné importy:

Při vystavování nových dokladů můžete využít jejich návaznosti na případné předchozí doklady, pokud již takové existují a přebírat z nich údaje tj. využít vzájemných importů mezi doklady. U fakturačních dokladů se jedná např. o možnost vystavit fakturu vydanou na základě již existujícího nedaňového zálohového listu (ZL), předchozích objednávek přijatých či dodacích listů, podle příjemek příp. do ní naimportovat (zúčtovat) daňový zálohový list. Samotný zálohový list podle objednávek přijatých Fakturu přijatou můžete vystavit na základě již existujícího nedaňového zálohového listu (ZL) nebo podle příjemek příp. do ní naimportovat (zúčtovat) daňový zálohový list. Dobropis můžete vystavit na základě již dříve vystavené vratky apod. Tím si značně ušetříte práci a čas strávený zadáváním týchž údajů znovu.

Vystavit fakturační doklady podle jiných lze nejen z agend fakturačních dokladů, ale i přímo z agend příslušných zdrojových dokladů. Viz též procesní tvorba dokladů.

Z dokladů skupiny Fakturace přichází v úvahu pouze zálohové listy (ZL) a daňové zálohové listy (DZL), které lze importovat (zúčtovávat) do následných dokladů. Jiné doklady se do žádných následných dokladů neimportují, ale z výdajových fakturačních dokladů (jako je faktura přijatá, JSD) je možno čerpat částky do jiných, např. do výdajů pořízení majetkových dokladů či skladových příjemek, viz čerpání částek z jednoho dokladu do jiného.

Vystavit návazné doklady podle fakturačních lze nejen z agend příslušných návazných dokladů, ale i přímo z agend fakturačních dokladů. Viz též procesní tvorba dokladů.

Pro některé doklady platí specifická pravidla:

Pro zálohové listy pak platí specifická pravidla, uvedená v kap. Problematika záloh.

Aby bylo možné řádně řešit vystavování hromadných dobropisů vázaných na faktury, od v. 21.1 platí:

Při vystavování dobropisu již nedochází k pouhému importu údajů ze zdrojového dokladu (faktury) do dobropisu a následnému přepočtu, ale používá se mechanismus čerpání částek na úrovni řádků. Toto je zásadní změna výpočtového algoritmu (ve srovnání s ABRA Gen 21.0 a staršími verzemi). Čerpat je možné celou částku řádku faktury v lokální měně, po uplatnění všech slev.

Z tohoto důvodu již nejsou na doklad dobropisu ze zdrojového dokladu přenášeny samotné slevy (resp. informace o použitém slevovém mechanismu), jak se dělo dříve - aby slevy nebyly započítány dvakrát.

Mějme fakturu vystavenou v CZK. Částky jsou zadávány bez DPH. Faktura obsahuje jeden řádek s množstvím, typu 2 nebo 3. Řádek obsahuje 2 ks zboží s jednotkovou cenou 1000,05 CZK. Celková cena tedy činí 2000,10 CZK. Na řádku je dále nastavena řádková sleva 50 % a DPH 10 %.

Cena po slevě (za oba kusy) tedy činí 1000,05 CZK. DPH je 100,005 CZK, po zaokrouhlení (při nastavení zaokrouhlení DPH nahoru na 0,1) je to 100,10 CZK. Celková cena s DPH činí 1100,15 CZK, po zaokrouhlení (při nastavení celkového zaokrouhlení aritmeticky na 0,1) činí 1100,20 CZK. Částka 1100,20 CZK je současně maximální částka, kterou je možné z tohoto řádku čerpat do řádku dobropisu.

Funkce vytvoření dobropisu dopočítá a předvyplní na řádek dobropisu 2 ks, jednotkovou cenu 500,025 CZK (tedy z faktury se čerpá částka, ve které je sleva již započtená) a celkovou cenu 1 000,050 CZK. Dobropis převezme nastavené zaokrouhlení z faktury. Částka DPH pak zaokrouhlená z faktury je 100,10 CZK. Toto jsou také maximální částky, na které je předvyplněné hodnoty možné přepsat, protože po přičtení DPH dojde k maximálnímu možnému čerpání částky z řádku faktury. A to i kdybychom nastavili na dobropisu zaokrouhlení DPH i celkové na "žádné". Tedy pokud bychom se např. pokusili zadat jednotkovou cenu vyšší než 500,025 CZK (a např, zadali 501), nebude to mít na předvyplněnou celkovou cenu vliv - ta zůstane maximálně 1 000,050 CZK a nebude se přepočítávat podle počtu kusů a jednotkové ceny (i za cenu toho, že pak neplatí, že zadaný počet kusů (ks) na řádku krát zadaná jednotková cena (501) se nerovná celková cena (1 000,050 CZK), což budí dojem, že se celk. cena na řádku nepřepočítává. Ona se přepočítává, ale jen do maximálně čerpatelné částky z řádku faktury)

V případě potřeby je nicméně možné předvyplněný počet kusů či částku ručně snížit a do řádku dobropisu vyčerpat pouze část řádku faktury (vystavit částečný dobropis).

Maximální dobropisovatelná částka se v samotném formuláři (na subzáložce Detail→Obsah) nezobrazuje - při editaci dokladu se zobrazují zadávané částky, bez uplatnění slev. Můžete ji nicméně zjistit z tiskové sestavy faktury.