Ako začať - CRM (aktivity, segmentácie, kampane)

Tu nájdete informácie, ako začať používať agendy modulu: CRM

Ďalej nájdete:

V skupine CRM sa vystavujú aktivity, na ktoré sa pozerá ako na doklady. Viď Vecný obsah - CRM a aktivity všeobecne. Vystavované doklady preto musia obsahovať všetky položky povinné pre doklady ako také. Prvým predpokladom používania skupiny CRM je z tohto dôvodu správne zrealizovaná nutná časť implementácie, a to pre účely tejto skupiny minimálne definícia Obdobia, pretože obdobie je neoddeliteľnou súčasťou štruktúry čísla dokladu.

Nakoľko jednou z povinných položiek na dokladoch je stredisko, musíte mať nadefinované strediská. Ak neplánujete používať strediskovú evidenciu, nadefinujte si aspoň jedno stredisko. Ak chcete používať väzbu aktivít na Zákazky, Obchodné prípady alebo na Projekty, je dobré si dopredu rozvrhnúť spôsob použitia týchto väzieb a číselníky si naplniť.

Ďalej je potrebné naplniť jednotlivé číselníky modulu CRM. Systém je navrhnutý tak, aby boli číselníky čo najvšeobecnejšie a dali sa využiť rôznymi spôsobmi. Preto je dôležité si pred naplnením číselníkov poriadne rozmyslieť, ako budete chcieť modul CRM v svojej firme nasadiť a ako ho budete chcieť používať, tzn.:

  • ktoré typy aktivít (činností) sa u vás budú vyskytovať
  • ktoré z nich sú spoločné (napr. niektoré typy bude používať jedno oddelenie a iné typy iné oddelenie a niektoré budú spoločné) a podľa toho si definovať oblasti aktivít, pričom do každej oblasti budú spadať vybrané aktivity
  • v ktorých radoch sa budú vystavovať
  • či budete chcieť typy aktivít ešte rozčleniť na "subtypy" - tzv. procesy (tie môžete využiť napr. na sledovanie stavov rozpracovanosti)
  • či budete chcieť využívať ďalšie skupinovanie a podľa toho si nadefinovať produkty

Pretože jednotlivé číselníky navzájom súvisia, viď Štruktúra dát, väzba v CRM, odporúča sa nasledujúci postup: Ako prvé je vhodné si nadefinovať rady aktivít. Ako bolo spomenuté vyššie, s aktivitami sa zaobchádza ako s dokladmi a bez nadefinovaného radu by ste nemohli doklad vystaviť. Je na Vás, koľko radov si zavediete, môžete si viesť všetky zadávané aktivity v jednom rade alebo si naopak viacerými radmi aktivít oddeliť špecifické okruhy činností, príp. skupiny ľudí, ktorí budú takéto aktivity vystavovať, keďže k radom aktivít sa zadávajú prístupové práva, je tu možnosť obmedziť prístup užívateľov len k niektorým z nich.

Ďalej si môžete definovať číselník oblastí aktivít. Oblasti nie sú povinné, no aj tak je šikovné číselník využívať, pretože je potom možné do jednotlivých oblastí priraďovať typy aktivít, ktoré k sebe nejako patria a spadajú do oblasti. Len tie sa potom budú ponúkať pri zadávaní aktivity s vybranou oblasťou, podrobnejšie viď Štruktúra dát, väzby v CRM.

Ďalej si môžete definovať procesy, ktorými môžete jednotlivé typy aktivít podrobnejšie špecifikovať. Po zadaní typov aktivít tak budete môcť stanoviť, ktoré procesy patria ku ktorým typom aktivít. Len tie sa potom budú ponúkať pri zadávaní konkrétnej aktivity daného typu, podrobnejšie viď Štruktúra dát, väzby v CRM.

Potom si nadefinujete vaše typy aktivít. Typy aktivít je kľúčový číselník, pretože práve podľa definície typov sa predvypĺňa väčšina položiek zadávanej aktivity, čo je opäť podstatné najmä kvôli rýchlosti zadania dát a určuje aj, ktoré položky aktivity sú povinné. K nadefinovaným typom priradíte rovno z tejto agendy rady aktivít, v ktorých bude možné aktivitu daného typu vystaviť. Potom ich priradíte do oblastí, do ktorých spadajú a priradíte im procesy, ktoré sa ich týkajú, podrobnejšie viď Štruktúra dát, väzby v CRM.

Ak budete chcieť zadávať aj produkty, naplňte si i tieto číselníky.

Pokiaľ budete chcieť používať Časový plán, je potrebné nadefinovať vhodné pohľady, viď popis časového plánu.

Ďalej je potrebné spomenúť položku Firma. Aktivity, ako doklady zo skupiny CRM, síce nie sú účtovnými dokladmi, no i tak môžu mať položku Firma povinnú (podľa nastavenia Typov aktivít). Preto, ak na takýchto dokladoch budete chcieť konkrétne firmy zadávať, naplňte si najskôr Adresár firiem. Pokiaľ nechcete na niektoré z uvedených dokladov zadávať konkrétnu existujúcu firmu, nadefinujte si v Adresári akúsi pomocnú fiktívnu firmu a túto pre tento účel môžete používať (takúto si môžete nastaviť napr. aj ako predvypĺňanú).

Agenda Adresár firiem je však okrem agendy aktivít predovšetkým jednou z kľúčových agend CRM, keďže v reálnej implementácii CRM je práve prostredníctvom nej realizovaný súhrnný pohľad na rôzne sledované informácie o zákazníkovi. Podrobnejšie viď popis adresára firiem. V rámci implementácie CRM si je preto potrebné rozmyslieť, čo všetko potrebujete a chcete sledovať, nadefinovať si požadované užívateľské položky a zodpovedajúce definovateľné formuláre atď.

Pokiaľ uvedené definície nezadáte vopred, systém vás bude varovať v priebehu zadávania dát. Budete môcť zodpovedajúce definície zaviesť rovno v priebehu zadávania dát (pokiaľ budete mať zodpovedajúce prístupové práva), ale stratíte potom zbytočne čas.

Ďalej je nutné nastavenie prístupových práv k objektom a predovšetkým k funkciám pre jednotlivé definované roly či pre definované skupiny rolí a pridelenie rolí užívateľom podľa ich právomocí !!!

Na všetkých výstupoch, ktoré budete chcieť tlačiť, by ste mali skontrolovať, či vám vyhovujú prednastavené dodávané tlačové formuláre. Keďže tlačové výstupy sú plne užívateľsky definovateľné, môžete vykonať ich úpravy podľa vlastných požiadaviek, príp. si ich úpravy podľa vlastných požiadaviek objednať v servisných oddeleniach dodávateľa, resp. výrobcu.

Ďalej viď tiež:

V skupine CRM sú ďalej k dispozícii agendy na vykonávanie segmentácie trhu. Ako bolo spomenuté v kap. Segmentácia - všeobecne, agendy sa dodávajú predvyplnené. Skontrolujte si záznamy v číselníkoch Kódy NACE, Právne formy spoločností, Typy vlastníctva, Počty zamestnancov, Finančné kategórie, príp. si ich doplňte. Ďalej si skontrolujte dodávané skupiny kategorizačných údajov, príp.si nadefinujte vlastné alebo si doplňte podmienky ich zobrazovania. Nakoniec si prejdite dodávané Kategorizačné údaje, a ak nevyhovujú, upravte si ich podľa potreby či nadefinujte vlastné.

Ďalej si, podobne ako v prípade aktivít, skontrolujte nastavenie prístupových práv a do akej miery vám vyhovujú požadované tlačové výstupy.

Potom je už len potrebné zabezpečiť, aby sa jednotlivým firmám doplnili hodnoty do jednotlivých kat. údajov. Pre počítané kat. údaje je potrebné v adresári firiem vykonať aktualizáciu kat. údajov, napr. pomocou funkcie Aktualizovať kat.. Viď tiež Možnosti aktualizácie kat. údajov. Zadávané kat. údaje musíte doplniť k jednotlivým firmám ručne v rámci opravy údajov firmy. Toto je možné urobiť aj hromadne pomocou funkcie Hromadná oprava v adresári firiem. Je tiež možné využiť import údajov z externých databáz. Viď napr. import z portálu ARES.

V skupine CRM sa ďalej vystavujú kampane. Sú tiež poňaté ako doklady, viď Kampane - všeobecne. Je preto potrebné mať splnené podmienky pre vystavovanie dokladov ako takých (tzn. mať založený rad dokladov daného typu atď.), podobne ako to bolo popísané vyššie pre aktivity.

Ak budete chcieť vytvárať variantné obsahy oznámení, nadefinujte si najskôr premenné kampaní. Ak už dopredu viete, ktorí adresáti si neželajú byť oslovovaní a chcete zabezpečiť, aby neboli kampaňou oslovení, naplňte si zoznam zakázaných adresátov. Ak to zatiaľ neviete, môžete si ich pochopiteľne dopĺňať až neskôr. Pokiaľ budete chcieť vykonávať i kampane typu telefónny hovor a osobný kontakt, ktoré budete spracovávať individuálne (nie hromadne pre všetkých adresátov naraz) a budete chcieť zadávať spätné väzby ako odozvu jednotlivých oslovených adresátov, zadajte si možné spätné väzby.

Ďalej si nadefinujte typy kampaní, ktoré budete používať. Ku každému typu potom môžete vybrať premenné kampaní a spätné väzby určené pre použitie v rámci neho. Ak v rámci nejakého typu kampane budete chcieť vystavovať aj aktivity, musíte mať zabezpečené, že takéto doklady bude možné vystavovať (viď vyššie). Ak si definujete aj typy pošta a e-mail, musíte mať taktiež zabezpečené, že takéto doklady bude možné vystaviť.

Viď tiež:

Ďalej si, podobne ako v prípade aktivít, skontrolujte nastavenie prístupových práv a do akej miery vám vyhovujú požadované tlačové výstupy.