Odoslaná pošta - záložka Zoznam

F1

F2

Popis pridávaných položiek viď záložka Detail.

Možnosti vystavenia novej odoslanej pošty:

Nový doklad je možné všeobecne zadávať funkciou Nový z tejto agendy otvorenej samostatne alebo prípadne vyvolanej "cez" inú agendu z iných častí systému.

Ako bolo uvedené v kap. Vecný obsah - evidencia pošty, existuje možnosť vystaviť nový doklad na základe nejakého iného už existujúceho (viď kap. Importy dokladov všeobecne). Jednotlivé možnosti vystavenia novej odoslanej pošty sa líšia v podstate len tým, či sa použije nejaký iný doklad na predvyplnenie údajov a rovno sa medzi nimi vytvorí prípadná väzba. Odoslanú poštu teda môžete vystaviť na základe nejakých skôr vystavených dokladov. Z týchto dokladov si tiež môžete prevziať niektoré údaje. Tieto údaje potom nebudete musieť do odoslanej pošty zadávať znovu ručne, čím značne urýchlite jej vystavenie. Novú odoslanú poštu je možné vystaviť rovno podľa prijatej pošty alebo je možné zviazať ju dodatočne v záložke Detail.

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností vystavenia nového dokladu:

Nový bez väzby

Ide o tvorbu nového dokladu bez väzby na nejaký iný existujúci doklad. Takže údaje predvyplnené nebudú resp. budú predvyplnené iba tie, ktoré sa predvypĺňajú hodnotami nastavenými pre predvypĺňanie vo Firemných údajoch resp. sa predvypĺňajú defaultne z iného dôvodu.

Nový podľa odoslanej pošty

Umožní vystaviť novú odoslanú poštu na základe už existujúcej prijatej pošty. Ako bolo spomenuté v kapitole Importy dokladov všeobecne, nejde o klasický import jedného dokladu do druhého. Ide o predvyplnenie údajov vystavovanej odoslanej pošty údajmi z prijatej pošty.

Po vyvolaní tejto funkcie sa ponúkne Sprievodca výberom dokladu, pomocou ktorého vyberiete došlú poštu, podľa ktorej chcete predvyplniť údaje a s ktorou chcete doklad zviazať.

Nové doklady tejto agendy je možné navyše generovať ešte ďalším spôsobom:

• Použitím funkcie Odpovedať z agendy Prijatá pošta.
• Podľa iného dokladu v systéme, a to v agende daného dokladu (k dispozícii vo väčšine dokladových agend ako začiarkavacie políčko na generovanie pošty Odosl. poštu v editácii aktuálneho dokladu).
• Realizáciou kampane typu Pošta.
• Priamou tvorbou z inej agendy k aktuálnemu záznamu danej agendy s automatickým návratom späť (nejakou funkciou pre rýchle vystavenie nového dokladu, s prípadným predvyplneným niektorých údajov podľa aktuálneho záznamu danej agendy). V tomto prípade napr.:
  • z Call Centra funkciou Nový doklad
  • funkciou Nový zo záložiek Pripojené doklady z rôznych agend, ktoré ju podporujú (napr. z Aktivít, z Prijatej pošty, ...)

F3

F4 alebo shift+F4

Popis opraviteľných položiek viď záložka Detail.

Či bude môcť užívateľ odoslanú poštu opravovať a ktoré položky konkrétne, závisí od toho, či bola pošta uzavretá a odoslaná.

Opraviť je možné i doklad, ktorý vznikol realizáciou kampane a nejaká kampaň sa na neho odkazuje (viď položka Doklad v adresátoch kampaní). Zmysluplnosť takej opravy je na užívateľovi.

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností opráv dostupných v tejto agende. Jednotlivé možnosti sa líšia tým, ktoré všetky položky je pomocou nich možné opravovať a ďalej, či ide o opravu jedného záznamu alebo o hromadnú opravu označených. Na vykonávanie hromadných opráv musí mať užívateľ pridelené privilégium Použiť hromadné opravy.

Oprava

Bežná oprava aktuálneho záznamu. Popis jednotlivých položiek viď záložka Detail.

Hromadná oprava

Slúži na hromadnú opravu vybraných pevných položiek (vybraných výrobcom). Pomocou hromadných opráv je možné hodnoty príp. i mazať. Viď tiež Možnosti hromadných opráv podľa typu opravovaných položiek a ďalej Mazanie hodnôt pomocou hromadných opráv.

Vykoná hromadne opravu podľa zadaných hodnôt na všetkých označených záznamoch. Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno s pevne daným zoznamom hromadne opraviteľných položiek, kde je možné zadať, aké položky sa majú opraviť, na aké hodnoty, akým spôsobom a v akom počte transakcií.

Väčšiemu počtu záznamov pošty chceme nastaviť, že sa budú hradiť v hotovosti, nakoľko sa už nedajú zahrnúť do dennej uzávierky pošty. Potom nemusíme opravovať každý záznam zvlášť, ale vybrané záznamy označíme a pomocou funkcie Hr. oprava nastavíme požadovanú položku všetkým naraz.

Pri hromadnej oprave je možné do položky Typ obsahu uložiť ľubovoľnú hodnotu, tzn. i hodnotu, ktorú poskytovateľ poštových služieb aktuálne nepodporuje. Vďaka tomu je možné opravovať i staré záznamy z doby, keď poštový poskytovateľ nejaký Typ obsahu podporoval, hoci teraz ho už nepodporuje.

Hromadná oprava už. položiek

Slúži na hromadnú opravu tých užívateľsky definovateľných položiek definovaných k triede Business objektov danej agendy, ktoré majú vo svojej definícii nastavené, že je možné ich opravovať, tzn. majú začiarknutý príznak Hromadná zmena. Pomocou hromadných opráv je možné hodnoty príp. i mazať. Viď tiež Možnosti hromadných opráv podľa typu opravovaných položiek a ďalej Mazanie hodnôt pomocou hromadných opráv.

Je k dispozícii len vtedy, pokiaľ je nadefinovaná aspoň jedna užívateľsky definovateľná položka Business objektov a súčasne pokiaľ v agende nie je podporovaná Rozšírená hromadná oprava (pretože pomocou Rozšírenej hromadnej opravy je možné opravovať i užívateľsky definovateľné položky).

Uskutoční hromadnú opravu podľa zadaných hodnôt na všetkých označených záznamoch (pokiaľ nie je žiadny označený, spracuje aktuálny záznam). Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno s definovateľným zoznamom hromadne opraviteľných položiek, kde je možné zadať, ktoré položky sa majú opraviť, na aké hodnoty a v akom počte transakcií.

Hromadné pripojenie príloh

Slúži pre možnosť hromadného pripojenia resp. odpojenia príloh (dokumentov) k záznamom tejto agendy (ide o prílohy v záložke Prílohy danej agendy). Funkcia vykoná hromadne danú akciu (tzn. pripojenie príloh alebo ich odpojenie) pre všetky označené záznamy (ak nie je žiaden označený, spracuje aktuálny záznam). Funguje len s prílohami, ktoré sú už v rovnomennej agende pri nejakom zázname uložené alebo ktoré zatiaľ nemajú vlastníka (viď ďalej), tzn. poslúži napr. vtedy, pokiaľ k viacero záznamom danej agendy chcete zadať množinu rovnakých príloh alebo pokiaľ chcete určitú množinu príloh od opravovaných záznamov hromadne odpojiť, keďže napr. už nie sú pre dané záznamy platné.

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno podobné oknu s definovateľným zoznamom hromadne opraviteľných položiek.

Príklad hromadného pridania vybraných príloh k označeným záznamom danej agendy

Oproti oknu s definovateľným zoznamom hromadne opraviteľných položiek tu nie je možnosť zadať novú hodnotu výrazom (keďže tu nemá význam) a počet transakcií. Pomocou tlačidiel Pridať a Vymazať z lišty navigátora je možné pridávať resp. uberať jednotlivé riadky s určením príloh (dokumentov), ktoré sa majú k opravovaným záznamom danej agendy pripojiť alebo ktoré sa majú od opravovaných záznamov naopak odpojiť, ak je začiarknuté začiarkavacie tlačidlo "Vybrané prílohy odpojiť". Na každom riadku je k dispozícii číselníková položka pre zadanie prílohy. Príloha sa vyberá z agendy dokumentov (je to teda obdoba funkcie Pripojiť zo záložky Prílohy, tzn. ponúkne sa Sprievodca výberom dokladu, pomocou ktorého vyberiete požadovaný dokument). Ďalšou možnosťou, ako pridať do dialógového okna zoznam príloh, je načítať si ich od iných záznamov tej istej agendy, a to pomocou voľby Načítať z v lište navigátora. Po vyvolaní tejto voľby sa prostredníctvom dialógového okna Hromadná oprava obrázkov otvorí sprievodca výberom záznamu, pomocou ktorého si v danej dokladovej agende môžete vybrať, z akých záznamov si chcete prílohy načítať. Po stlačení OK sa z vybraných záznamov načítajú prílohy, ktoré sú k nim priradené, a pridajú sa do okna pre Hromadnú opravu obrázkov (pokiaľ tu už nie sú). Po stlačení OK sa z vybraných záznamov načítajú prílohy, ktoré sú k nim priradené, a pridajú sa do okna pre Hromadné pripojenie príloh (pokiaľ tu už nie sú). Následne po stlačení OK v okne pre Hromadné pripojenie príloh sa uvedené prílohy k opravovaným záznamom buď pridajú (pokiaľ niektorý dokument už pri niektorom opravovanom zázname je, tak sa nestane nič, duplicitne sa nepridáva) alebo sa naopak odpoja (obdoba funkcie Odpojiť zo záložky Prílohy).

F5 alebo shift+F5

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť funkciu podľa požadovaného typu výstupu:

• Tlač - pomocou nej môžete vykonať tlačový výstup prostredníctvom užívateľsky definovateľných tlačových zostáv. Výstup je možné tlačiť do okna náhľadu resp. na tlačiareň, priamo odoslať e-mailom v elektronickej podobe v zvolenom formáte vrátane formátov bežne používaných pre elektronickú výmenu dokumentov (pdf, html a i.) či uložiť do súboru zvoleného formátu. Viď kap. Tlačové výstupy, najmä Vecný obsah - tlačové výstupy - všeobecné informácie.
• Export - pomocou nej môžete vykonať export prostredníctvom užívateľsky definovateľných definícií exportov. Viď kap. Definovateľné exporty, predovšetkým Vecný obsah - definovateľné exporty - všeobecné informácie.
• B2B Export - variant predchádzajúceho, ale pre B2B exporty na komunikáciu medzi užívateľmi systému ABRA. Viď Vecný obsah - B2B exporty a importy.

Ak použijete dodávané tlač. zostavy tlače dobierok, budú sa údaje pre tlač čerpať priamo z údajov záznamu odoslanej pošty (viď subzáložky Hlavička, Informácie o platbe), bez ohľadu na to, či je alebo nie je pripojený nejaký doklad v záložke Pripojené doklady. Porovnajte s funkciou Vytlačiť pripojené doklady.

F8

Vybraný záznam/záznamy vymaže. Ide o trvalé vymazanie z databázy (nie len skrytie ako pri niektorých číselníkoch), teda mažte záznamy s uvážením. Pokiaľ vymazanie záznamu z nejakého dôvodu nie je možné, systém to oznámi..

Ak je v zozname povolené označovanie a aspoň jeden záznam je označený, tak funkcia spracuje všetky označené záznamy, v opačnom prípade spracuje aktuálny záznam. Viď tiež všeobecný popis funkcie Vymazať.

Tu ďalej platí:

To, či bude môcť užívateľ odoslanú poštu zmazať, závisí od toho, či bola uzavretá a odoslaná. Vymazať nie je možné doklad, ktorý vznikol realizáciou kampane a nejaká kampaň sa na neho odkazuje (viď položka Doklad v adresátoch kampaní).

F9

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností vytvárania kópií dokladov dostupných v tejto agende:

Jednotlivé možnosti sa líšia tým, či ide o vytvorenie jednej kópie alebo viacerých kópií aktuálneho záznamu.

Kópia

Bežná kópia aktuálneho záznamu. Kopírujú sa len tie údaje, pri ktorých to má význam.

Hromadná kópia

Po vyvolaní funkcie sa zobrazí dialógové okno, kde môžete zadať, pre ktoré firmy si želáte vygenerovať kópie aktuálneho dokladu:

Príklad výberu firiem, pre ktoré sa majú vygenerovať kópie dokladu

Po stlačení tlačidla sa otvorí adresár firiem, z ktorého požadované štandardným spôsobom vyberiete.

Pri hromadnej kópii sa neaktualizuje podľa firmy mena. Tzn. mena sa kopíruje zo zdrojového dokladu a prípadná mena zadaná na firme sa v tomto prípade neuplatní. (Odoslaná pošta je len v lokálnej mene).

Následne sa vytvorí pre vybrané firmy kópia podľa zdrojového dokladu. Zo zdrojového dokladu sa pochopiteľne kopírujú len tie údaje, pri ktorých to má zmysel. Spôsob predvyplnenia prevádzky pri hromadnom kopírovaní pre vybrané firmy viď Pravidlá práce s prevádzkami. Pri hromadnej kópii sa na vytváraných záznamoch v položke Vybraná adresa nastaví vždy adresa sídla firmy.

Pri vytváraní kópií hromadne samozrejme prebiehajú rovnaké validačné kontroly ako pri vystavovaní jedného dokladu. Pokiaľ teda na niektorej z generovaných kópií nie je nejaká podmienka splnená (napr. už nie je možné použiť to isté stredisko ako je na zdrojovom doklade, keďže aktuálny užívateľ nemá právo ho použiť apod.), daný doklad sa neuloží a akcia sa ukončí. Či sa ukončí celá akcia aj pre všetky zostávajúce kópie, ktoré sa majú tvoriť, alebo nie, závisí na počte transakcií, v ktorých sa Hromadná kópia realizuje. V spodnej časti dialógového okna je k dispozícii funkčné tlačidloDetail >>, po ktorého stlačení môžete nastaviť, v akom počte transakcií sa má Hromadná kópia zrealizovať. Význam jednotlivých volieb je spoločný pre všetky agendy, v ktorých je táto funkcia k dispozícii, a je uvedený v samostatnej kapitole.

F11

ctrl+F7

shift+F7

Funkcia otvorí webovú aplikáciu Úlohy so zobrazeným prehľadom úloh pridelených prihlásenému užívateľovi naviazaných na niektorý z označených záznamov, prípadne na aktuálny záznam, pokiaľ nie je žiaden záznam označený.

Podrobnejšie viď popis štandardnej funkcie Úlohy. Je k dispozícii iba vtedy, ak je v menu Nastavenie danej agendy aktuálne začiarknutá voľba Zobrazovať Úlohy.

Funkcia otvorí webovú aplikáciu Úlohy v režime zadávanie novej úlohy, v ktorom predvyplní väzby na označené záznamy, prípadne na aktuálny záznam, pokiaľ nie je žiaden záznam označený.

Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Nová úloha. Je k dispozícii iba vtedy, ak je v menu Nastavenie danej agendy aktuálne začiarknutá voľba Zobrazovať Úlohy.

ctrl+K alebo shift+ctrl+K

Funkcia na prácu s aktivitami pripojenými k aktuálnemu dokladu (tzn. aktivity, ktoré majú aktuálny doklad v zozname pripojených dokladov v svojej záložke Pripojené doklady). Umožní pripojené aktivity zobrazovať, príp. vystavovať priamo odtiaľ nové s ich automatickým pripojením. Ide o funkčné tlačidlo s voľbou:

• Otvoriť tu - otvorí agendu aktivít "cez" agendu zdrojového dokladu
• Otvoriť samostatne

Podrobnejšie viď popis štandardná funkcia Aktivity - menu. Je k dispozícii iba v prípade, keď používate CRM, viď čo je potrebné na prevádzku CRM.

ctrl+F12

ctrl+M

ctrl+S alebo shift+ctrl+S

Funkcia na zobrazovanie a prácu so záznamami vykonaných zmien.

Je k dispozícii len vtedy, ak sa používa sledovanie zmien, viď čo je potrebné na prevádzku sledovania zmien. Detailný popis funkcie a jej podvolieb viď samostatná kap. - Sledovanie zmien v agendách.

Podacie čísla môžete záznamom zadávať buď ručne alebo môžete využiť automatické vytváranie. Funkcia slúži na hromadné zadanie podacích čísel odoslanej pošte tak, ako ich odoslaným zásielkam pridelila pošta.

Ak chcete využiť možnosť automatického generovania kódu, musíte najskôr zvoliť, akú bude mať štruktúru. Po vyvolaní sa zobrazí formulár na zadanie podacieho čísla, ktorým má číslovanie označených záznamov začať a funkčné tlačidlo na zadanie jeho štruktúry.

Spôsob definície štruktúry kódu podacieho čísla viď Definície štruktúry kódov. Kód prvého záznamu (začiatočné číslo) sa predvypĺňa podľa posledného prideleného podacieho čísla, ktoré je evidované na užívateľa, ktorý generovanie vykonal.

ctrl+U

Funkcia umožňuje nastaviť vybrané doklady ako uzavreté. Význam viď uzavieranie odoslanej pošty, evidencia fyzického odoslania.

Funkcia vyvolá Sprievodcu uzavretím pošty, pomocou ktorého sa vybrané poštové zásielky uzavrú a to zahrnutím do príslušných dokladov uzávierky pošty, príp. rovno dané doklady nastaví ako odoslané. Vygenerované uzávierkové doklady sú k dispozícii v agende Uzávierky pošty.

Ide o funkčné tlačidlo s voľbou, kde môžete zvoliť jednu z možností:

• Zobraziť pripojené doklady
• Vytlačiť pripojené doklady

Zobraziť pripojené doklady

Funkcia umožňuje zobrazovať si pripojené doklady zvoleného typu ku všetkým vybraným záznamom pošty v záložke Zoznam. Ak sú v zozname (needitovateľnom zozname) nejaké záznamy pošty označené, tak funkcia spracuje označené, v opačnom prípade spracuje aktuálny záznam.

Po vyvolaní funkcie sa najskôr ponúkne dialógové okno, v ktorom vyberiete typ dokladov, ktorý chcete zobraziť. Ponúkajú sa len tie typy dokladov, ktoré sa vyskytujú medzi dokladmi pripojenými k vybraným záznamom pošty.

Funkcia potom vyvolá agendu zvoleného typu dokladov a otvorí ju "cez" agendu Odoslanej pošty. Tu sú k dispozícii všetky funkcie danej agendy. Takto odtiaľ vyvolaná agenda sa otvorí rovno s prednastaveným obmedzením, tzv. červeným obmedzením, a to za všetky záznamy (doklady) daného typu pripojené k vybraným záznamom odoslanej pošty). Toto červené obmedzenie však môžete v záložke Obmedzenie vyvolanej agendy štandardne zrušiť (vyčistiť) a získať záznamy na základe ľubovoľného iného obmedzenia, prípadne úplne bez obmedzenia (a mať tak k dispozícii zoznam všetkých existujúcich záznamov (dokladov) daného typu a pod.)

Vytlačiť pripojené doklady

Funkcia pracuje podobne ako predchádzajúca, len s tým rozdielom, že nevyvoláva agendu vybraného typu dokladov, ale priamo umožňuje obstarávať tlače z pripojených dokladov zvoleného typu ku všetkým vybraným záznamom pošty v záložke Zoznam, tzn. rovno ponúka na výber tlačové zostavy z agendy zvoleného typu dokladov.

Je to teda možnosť, ako si rýchlo pre vybratú poštu obstarať súvisiace tlače z pripojených dokladov. Využijete napr. vtedy, keď odosielate dobierky k dobierkových faktúram a nemáte doteraz vytlačené dobierkové poukážky.

Ak použijete dodávané tlač. zostavy tlače dobierok, budú sa údaje pre tlač čerpať priamo z údajov pripojeného dokladu. Porovnajte s funkciou Tlač.

Jedna z možností vyvolania hromadného označovania záznamov. Podrobný popis označovania viď kapitola Označovanie v needitovateľných zoznamoch. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako je možné ju vyvolať, viď popis funkcie.

Funkcia na hľadanie hodnoty v zozname. Je vyvolateľná len vtedy, ak je na danom zozname fókus. Táto funkcia sa neponúka v menu ani na paneli funkčných tlačidiel a ako ju je možné vyvolať, viď popis funkcie.