Implementace - nastavení nezbytná pro práci se systémem

V následujícím textu najdete doporučený zaváděcí postup nastavení nezbytných pro zahájení práce (např. nemůžete vystavovat doklady, pokud nemáte nadefinované řady dokladů, nemůžete účtovat v účetnictví, pokud nemáte nastaven účtový rozvrh apod.). Dále sem můžeme zařadit i nastavení nezbytná pro specializované moduly. Tj. pokud chcete provozovat agendy těchto modulů, pak nejdříve musíte mít správně naplněny některé jejich číselníky, provedena některá jejich nastavení apod. Patří sem např.:

Aby program mohl předvyplňovat iniciále vaší firmy na doklady, je třeba zadat vaše firemní identifikace (tj. adresa, IČO, DIČ, ...) a další údaje nezbytné pro správný chod systému, jako např. měna a země, ve které účtujete, tj. lokální měna a lokální země, zda jste plátce či neplátce DPH aj.

Kromě toho máte možnost zadat řadu dalších nastavení, která vám pak usnadní práci se systémem, jelikož se budou odpovídajícím způsobem předvyplňovat, jako např. délka splatnosti vystavených faktur vydaných, výchozí ceník, výchozí firma, délka rezervací apod. Předvyplněné hodnoty lze samozřejmě v dané agendě v případě potřeby měnit. Důležité jsou i údaje o zápisu vaší firmy do Obchodního rejstříku.

V této části můžete rovněž změnit nastavení globálních parametrů, kterými ovlivňujete chování systému, např. pokud chcete, aby každý doklad, který se v systému vystaví, obsahoval informaci o Obchodním případu, můžete si zde nastavit, že použití obchodního případu je povinné. Nebo naopak, pokud jej nechcete používat vůbec, nastavíte si nepoužívat (pak vás ani nebude obtěžovat zobrazováním této položky při vystavování dokladů).

Doporučujeme si jednotlivé globální parametry systému a jejich hodnoty projít a zvolit ty, které vám nejvíce vyhoví. Může se vám tím velice usnadnit a urychlit práce se systémem.

Způsob definice a popis jednotlivých položek naleznete v kapitole popisující agendu Firemní nastavení.

Všechna zmíněná nastavení jsou podstatná pro chování systému a jelikož je možné je samozřejmě změnit, měli byste zajistit ochranu těchto nastavení přístupovými právy, aby nedošlo k nechtěným manipulacím např. ze strany neznalé obsluhy.

Každý vystavený doklad musí patřit do nějakého účetního období, období se pak promítá do čísla dokladu, musí být tedy nutně zadáno, jinak nebude možné vystavovat doklady, nelze si zadat řady dokladů apod. Jednou zadané období již nelze smazat! Systém ABRA Gen umožňuje pracovat s libovolně dlouhým účetním obdobím (fiskální rok). Způsob definice období a popis jednotlivých položek naleznete v kapitole popisující agendu Období.

Pokud se jedná o ostrou instalaci, je vhodné zavést si období dle postupu doporučeného v kap. Implementace - obecný postup.

Jeden z prvních kroků je návrh struktury středisek. Středisko se zde chápe jako samostatná jednotka, která dovoluje oddělené sledování jednotlivých charakteristik např. náklady, výnosy apod. Již i malé firmy využívají možnosti rozdělit si svoje podnikatelské aktivity na více jednotlivých kategorií právě pomocí střediskového rozdělení. Navržená struktura středisek nemusí nutně korespondovat s jejich fyzickým rozmístěním. Objasníme na příkladě:

Mějme firmu, která má centrálu, kde je mj. ředitelství a jemu podřízená hlavní účtárna, vývojové oddělení, obchodní oddělení aj. Dále má firma samostatnou prodejnu. Je obvyklé např. založit středisko "Centrála" nebo "Ředitelství" nebo "Vedení firmy" a jemu podřízená střediska další. Můžete si například založit středisko Obchod a to dále rozvětvit na obchodní oddělení na centrále a prodejnu, anebo si můžete zavést jen středisko obchod pro obě obchodní místa společně:



Příklad části nadefinované struktury středisek

V ABRA Gen je středisko povinný údaj na řádcích dokladů, proto musí být zavedeno alespoň jedno. Způsob definice středisek a popis jednotlivých položek naleznete v kapitole popisující agendu Střediska.

Abyste mohli vystavovat doklady, musíte si nejdříve nadefinovat odpovídající řady dokladů pro jednotlivé typy dokladů. Na počátku byste si měli důkladně rozmyslet, kolik řad pro jednotlivé typy dokladů budete potřebovat a jakým způsobem je budete identifikovat.

V případě, že máte od jednoho typu dokladu více než jednu řadu, je pochopitelně více než účelné nastavit každé takové řadě jinou zkratku, protože stejná zkratka by velmi komplikovala orientaci při práci se systémem, výpisových funkcích, např. zobrazování deníku apod. Zkratka řady může být až čtyřmístná (nepočítáno v to pomlčku), což by mělo postačit na vhodnou identifikaci každé řady.

Kolik řad si k jednomu typu dokladu nadefinujete, je čistě na vás. Mějte však na paměti následující:

  • příliš velké množství řad dokladů stěžuje práci účetním
  • na druhou stranu může být přehlednější, když odlišné typy činnosti jsou sledovány v jiných řadách
    (odlišení však lze řešit i jinak, tj. zakázky, obchodní případy, projekty, střediska, analytické účty.....):
    • tj. když různé organizační celky vystavují doklady ve svých řadách. Např. servisní technici vystavují faktury v jiné řadě než obchodníci.
    • nebo z jiného pohledu, když faktury za servis jsou v jiné řadě než za prodej zboží (bez ohledu na to, kdo je vystaví)
    • nebo když faktury zahraniční jsou v jiných řadách než faktury v tuzemské měně
    • apod.

Abyste nemuseli řady definovat všechny od začátku, můžete využít jejich automatické vygenerování a později si je případně upravit dle svých potřeb. Vygenerování řad dokladů provedete pomocí Průvodce nastavením firmy, v části Řady dokladů. Řady můžete definovat též přímo v agendě Řady dokladů. Co vše lze u řad dokladů zadávat a jak, naleznete v kapitole popisující položky řad dokladů.

Pro řady dokladů, které se mají účtovat, se automaticky vytváří odpovídající účetní řada souhrnná resp. nesouhrnná v agendě Účetních řad.

U některých dalších nastavení systému, která musíte provést před vlastním zahájením práce (jako např. nastavení pokladen a bankovních účtů) je třeba zadat konkrétní čísla účtů. Aby systém byl schopen provést kontrolu zadání správného čísla účtu, je třeba, aby byl nejdříve zaveden patřičný účtový rozvrh.

Abyste nemuseli účtový rozvrh definovat celý od začátku, můžete využít jednoho z dodávaných vzorů účetních osnov. Zavedení účtového rozvrhu dle jednoho z dodávaných vzorů je do v. 5.03. prováděno automaticky v rámci nahrání inicializačních dat při instalaci systému, resp. vytváření nové databáze.

V některé z následujících verzí bude tato část předmětem úprav.

Účtový rozvrh vycházející z dodávané účetní osnovy si můžete doplnit v rámci Průvodce nastavením firmy v části Účtový rozvrh nebo přímo v agendě Účtový rozvrh.

Abyste mohli vystavovat bankovní výpisy a platební příkazy a zadávat vlastní účty do hlaviček jiných dokladů (např. faktur vydaných), musíte mít tyto vlastní bankovní účty nadefinovány. Abyste mohli definovat bankovní účet, musí být splněno několik základních předpokladů. Musíte mít definováno období, střediska, založenu řadu pro bankovní výpisy a platební příkazy a musíte mít v osnově založen účet pro účtování bankovního výpisu.

Jestliže používáte více bankovních účtů, je vhodné si nejdříve si rozmyslet:

  1. V jakých řadách budete chtít bank. účty a platební příkazy vystavovat, přičemž zkratky jednotlivých řad doporučujeme zvolit vzhledem k účtu, o který se jedná např. KB- pro účet u Komerční banky, OB- pro účet u Obchodní banky atd. pro pozdější snazší orientaci.
  2. Způsob účtování bankovních výpisů. Výpisy ze všech účtů se mohou účtovat na jeden společný účet 221xx nebo lze bankovní výpisy evidovat odděleně na samostatných analytikách účtu 221 (častější případ). Ve druhém případě musíte v účetní osnově zavést analytické podúčty k účtu 221 (např. 22110, 22120 apod.).

Další informace naleznete v kap. Věcný obsah, základní pojmy - Banka, Jak začít používat skupinu Banka a Bankovní účty.

Pokud chcete v systému vystavovat doklady o pohybu hotovosti, musíte mít nadefinovánu alespoň jednu pokladnu. Ke každé pokladně je třeba po jejím nadefinování zadat, které řady pokladních dokladů mohou být pro ni používány, viz výklad v kap. Věcný obsah, základní pojmy - pokladna.

Jestliže používáte více pokladen, je vhodné si nejdříve rozmyslet:

  1. Kolik pokladen ve firmě budete používat a jaké řady se budou v rámci jednotlivých pokladen používat.
  2. Způsob účtování pokladen. Pokladny se mohou účtovat na jeden společný účet 211xx nebo lze pokladny evidovat odděleně na samostatných analytikách účtu 211 (častější případ). Ve druhém případě musíte v účetní osnově zavést analytické podúčty k účtu 211. Pokud se tedy rozhodnete pro více pokladen a pro jejich účtování na samostatné analytiky, tak si musíte v účetní osnově zavést analytické podúčty k účtu 211 (např. 21110, 21120 apod.). Příslušné analytické účty lze zadat přímo v definici pokladen a využít je pak v definicích předkontací.

Další informace naleznete v kap. Věcný obsah, základní pojmy - Pokladna, Jak začít používat skupinu Pokladna a Pokladna.

Jelikož na většině dokladů ABRA Gen je jedním z povinných údajů položka Firma, je vhodné si do adresáře firem zavést alespoň nějakou firmu pomocnou (fiktivní), např. pro účely vystavení interních dokladů, kterými zavádíte počáteční stavy (viz obecný postup implementace). Jinak ale samozřejmě konkrétní firmy, na něž budete vystavovat doklady, můžete klidně zadávat až v okamžiku, kdy je potřebujete na doklad zadat.

Jste-li v lokální zemi plátce DPH (viz nastavení firemních údajů výše), pak budete vystavovat i doklady s daní. Pro ten účel budete potřebovat číselníky DPH sazeb a DPH indexů. Ty jsou dodávány předvyplněné pro lokální zemi. Pokud obchodujete i se zeměmi EU, je třeba si zkontrolovat a doplnit tyto číselníky o sazby resp. DPH indexy pro příslušné země a příp. si zaevidovat DPH registraci vlastní firmy v jiných zemích EU. Rovněž si doplnit údaje o zemi registrace firem v adresáři, údaje o sazbách a dalších položkách potřebných pro sestavování hlášení INTRASTAT, resp. ESL.

Pokud chcete v systému vystavovat doklady o skladových pohybech (s typem řádku 3-skladový), musíte mít nadefinován alespoň jeden sklad. Ke každému skladu je dále třeba po jeho nadefinování zadat, které řady skladových dokladů mohou být pro něj používány, viz výklad v kap. Věcný obsah, základní pojmy - Sklad, podkapitole Skladové doklady a pohyby ve skladech.

Jestliže používáte více skladů, je tedy vhodné si nejdříve si rozmyslet:

  1. Kolik skladů ve firmě budete používat, kteří uživatelé s nimi budou pracovat a jaké skladové pohyby na nich budou moci provádět - z toho vyplynou požadavky na řešení přístupových práv ke skladům a na zavedení příslušného počtu řad skladových dokladů včetně jejich přiřazení jednotlivým skladům.
  2. Způsob účtování a oceňování skladů. Ke každému skladu je třeba zadat, jakou metodou se bude oceňovat, zda se o pohybech na něm bude účtovat a pokud chcete každý sklad účtovat na samostatných analytických účtech, musíte mít příslušné analytiky zavedeny. Příslušné analytické účty lze zadat přímo v definici pokladen a využít je pak v definicích předkontací.

Pokud budete pracovat se skladem, tj. prodávat zboží, měli byste si dále nadefinovat menu, místa, skladové karty, ceníky a prodejní ceny atd. Další informace naleznete v kapitolách Věcný obsah, základní pojmy - Sklad, Jak začít používat skupinu Sklad a Sklady a dále v popisu jednotlivých agend, které je třeba pro práci se skladem naplnit:

Pro skladová nastavení platí, že v rámci Průvodce nastavením firmou lze zavést sklady. Zbývající skladová nastavení je třeba provést přímo otevřením příslušných agend a naplněním daných číselníků.

  • Číselník pro ESL - Důležité jen, pokud máte povinnost odvádět hlášení ESL. Pak je třeba si zkontrolovat příp. doplnit dodávané údaje v číselníku Rozlišení typu plnění (ESL).
  • Číselníky modulu INTRASTAT - Důležité jen, pokud máte povinnost odvádět hlášení INTRASTAT. Pak je třeba si zadat, příp. zkontrolovat či doplnit dodávané údaje v číselnících pro INTRASTAT v modulu Účetnictví. Tyto údaje pak budete potřebovat nejen při vystavování některých údajů, ale třeba i při zadávání skladových karet apod.
  • Nastavení modulu Majetek - Pokud chcete evidovat v systému dlouhodobý majetek, je třeba mít správně naplněny některé výchozí číselníky, které jsou nezbytné pro založení karet majetku apod., jako je např. číselník odpovědných osob, umístění majetku apod. Více viz kap. Věcný obsah - modul Majetek.
  • Nastavení modulu Mzdy a personalistika - Pokud chcete v systému vést personální evidenci a zpracovávat mzdy, je třeba mít správně naplněny některé výchozí číselníky, které jsou nezbytné pro zadání zaměstnanců a jejich prac. poměrů apod., jako je např. číselník mzdových období, číselník pracovních kalendářů apod. Více viz kap. Věcný obsah - modul Mzdy a personalistika.
  • Nastavení modulu Pokladní prodeje - Pokud chcete používat v systému pokladní prodej, je třeba mít správně naplněny některé výchozí číselníky, které jsou nezbytné pro spuštění a provozování prodeje přes pult, jako je např. definice pokladen, definice pokladních míst, číselník odpovědných osob apod. Více viz kap. Věcný obsah - modul Maloobchodní prodej.
  • Nastavení modulu Výroba - Pokud chcete používat v systému výrobní agendy, je třeba provést nejdříve nastavení nezbytná pro tyto agendy. Více viz kap. Věcný obsah - modul Výroba.
  • Nastavení modulu Kompletace - Pokud chcete používat v systému agendy modulu Kompletace, je třeba provést nejdříve nastavení nezbytná pro tyto agendy. Více viz kap. Věcný obsah - modul Kompletace.

Obdobně pro další moduly a agendy. V rámci každého celku (modulu, skupiny agend) jsou obvykle k dispozici kapitoly věcného obsahu a Jak začít, kde je zmíněno, co je třeba provést aby bylo možno s agendami dané skupiny pracovat.

Některá z výše zmíněných nutných nastavení můžete provést dvěma způsoby:

  • postupným ručním otevíráním odpovídajících agend a v každé požadovaná nastavení provést
  • pomocí Průvodce nastavením firmy (vyvolání Průvodce nastavením firmy se nabízí automaticky při úplně prvním spuštění první agendy, která vyžaduje připojení do firmy, ale lze ho vyvolat i kdykoliv později).

U některých specializovaných modulů pak mohou být k dispozici speciální průvodci, např. průvodce nastavením mezd a personalistiky apod.

Po provedení nezbytných nastavení přicházejí na řadu nastavení volitelná (jako např. předkontace, zakázky, obchodní případy, projekty). Bez jejich provedení lze systém provozovat a tato nastavení si lze provést až během používání systému po pochopení jeho základních principů (např. slevový systém) a nebo se nemusí používat vůbec. Nicméně pokud půjde o ostrou instalaci, je samozřejmě více než účelné si je všechny provést před ostrým zahájením práce v systému ABRA Gen (viz Implementace - obecný postup).