Jak začít - Pokladna
Zde naleznete informace, jak začít používat agendy modulu: Pokladna
V modulu Pokladna se vystavují pokladní příjemky a výdejky, resp. jejich vrácení. Dalším možným dokladem generovaným v této skupině jsou kurzové rozdíly pokladen vedených v cizích měnách (doklad generuje uzávěrka pokladen). Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví.
Proto prvním předpokladem používání skupiny Pokladna je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu pokladní příjem a výdej, vrácení pokladního příjmu a výdeje a kurzové rozdíly pokladen se správně nastaveným způsobem účtování pro všechny doklady, které se mají zaúčtovávat a zavedeny k nim odpovídající Účetní řady.
Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.
Doklady tohoto typu se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.
Dále musíte mít nadefinovanou alespoň jednu pokladnu. Pokladnu budete vybírat při zadání hlaviček dokladů. Pokladna má definováno první otevřené období, odkdy je možno ji používat a měli byste zadat její počáteční stav pro toto období, pokud je nenulový (nezaměňujte s počátečním stavem účtu 211 zadávaným v agendě počátků účtů, viz popis počátečního stavu u pokladny). Pokladny lze vést i v cizích měnách, v tom případě zadáte případný počáteční stav i cizí měně.
Nadefinované pokladny pak ještě musí mít přiřazeny řady pokladních dokladů, které je možné pro danou pokladnu používat, aby bylo možno do nich zadávat pokladní doklady.
Pokud budete vystavovat doklady na prodej zboží ze skladu, musíte mít jednak nadefinované příslušné sklady a skladové karty, příp. ceníky apod. a rovněž zavedené řady dokladů typu dodací list, resp. vratky (podrobněji viz Jak začít používat skupinu sklad).
Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.
Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska, pokladny a sklady patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady, střediska, pokladny a sklady správně nastavena přístupová práva, viz dále!
Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou). Doklady uzávěrky pokladen zadání firmy nevyžadují.
V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.
Pokud chcete zadávat i doklady v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek a zavedeny řady kurzových rozdílů.
U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.
Jste-li plátce DPH, budete potřebovat vystavovat daňové doklady a sledovat evidenci DPH. K tomu je nutné ve Firemních údajích mít nastaveno "Plátce DPH". Dále musíte mít nadefinované sazby DPH, DPH indexy a správně zavedené definice pro DPH přiznání (číselníky se dodávají opět předvyplněné, ale je možné je v případě potřeby upravit).
Na dokladech, které pro vaši firmu znamenají příjem financí (příjmové účtenky), je možné využít propracovaného bohatého systému slev pro vaše zákazníky. Možností, jak využít slevový systém v kombinaci s prodejními cenami, je mnoho a je účelné si nejdříve rozmyslet, jak jej budete využívat vy, aby co nejlépe odpovídal vašim potřebám. Principy jednotlivých druhů slev, způsoby jejich nastavení a možnosti jejich využití vč. výkladu způsobu vyčíslení slev při jejich kombinaci byly podrobně popsány v kap. Slevový systém a Výpočet výchozí prodejní ceny. Před použitím slev na dokladech doporučujeme si tyto kapitoly podrobně prostudovat.
Pro počáteční nastavení systémů slev je nutno mít naplněny tabulky finančních slev, kusových slev a dealerských slev (ovšem s ohledem na to, které z nich budete využívat). Způsob použití slev lze přednastavit v parametrech ve Firemních údajích, podle toho se pak budou předvyplňovat do hlaviček vystavovaných dokladů.
Při zadávání hlavičky vydaných dokladů je možno zadávat různé doplňkové údaje z číselníků jako Způsob dopravy a Způsob úhrady. Pokud se vás týká povinnost vykazovat hlášení INTRASTAT či ESL, pak budete potřebovat mít naplněné i tyto číselníky. Většina zmíněných číselníků je dodávána předvyplněná, nicméně je třeba je před použitím zkontrolovat, příp. upravit.
Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.
V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz Jak začít používat skupinu Workflow.
Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.
Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!
U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.