Jak začít - Skladové hospodářství

Ve skupině Sklad se provádí pohyby se skladovými položkami a vystavují skladové doklady. Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví, pokud se o nich účtuje.

Proto prvním předpokladem používání skupiny Sklad jsou nadefinované příslušné sklady a skladové karty (k tomu musíte mít naplněny číselníky skladových typů, umístění a skladového menu, pokud je budete chtít při zadávání skladových karet používat).

Nadefinované sklady pak ještě musí mít přiřazeny řady skladových dokladů, které je možné pro daný sklad používat, aby bylo možno do nich zadávat skladové doklady.

Každá skladová karta má mj. přidělen svůj kód. Kód karty lze zadávat ručně při zadání nové karty, anebo lze využít možnosti jeho automatického generování na základě definované struktury kódu. Pokud je struktura nadefinována a je nastaveno její používání, přiděluje systém kód automaticky. V opačném případě jej uživatel musí zadávat ručně. Proto je užitečné si předem rozmyslet strukturu daného kódu a tuto při zadávání nových karet dodržovat. Je možné si např. stanovit, že kód karty se bude přidělovat jako čísla ve spojité číselné řadě, anebo využít složitější kódy - číselné řady v kombinaci s řadami písmen či v kombinaci s prefixy a sufixy.

Dále je potřebná správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu Příjemky, Vratky příjemek, Dodací listy, Vratky dodacích listů, převodky a inventární doklady se správně nastaveným způsobem účtování pro všechny doklady, které se mají zaúčtovávat a zavedeny k nim odpovídající Účetní řady.

Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

Pokud chcete zadávat i doklady v cizích měnách, musíte mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek.

Dále byste měli mít zavedenu účetní osnovu. U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.

Jste-li plátce DPH, budete potřebovat vystavovat daňové doklady a sledovat evidenci DPH. K tomu je nutné ve Firemních údajích mít nastaveno "Plátce DPH". Dále musíte mít nadefinované sazby DPH a DPH indexy (oba číselníky se dodávají předvyplněné, ale je možné je v případě potřeby upravit).

Pokud budete vystavovat skladové doklady na skladové položky, budou tyto pohyby vždy vázány k dílčím kartám na jednotlivých skladech. Dílčí karty však zakládat nemusíte, pokud karta dosud není založena, program ji v případě prvního pohybu na daném skladu automaticky založí. Pak stačí na dílčí karty jen doplnit zbývající informace, jako např. spodní resp. horní limit (pokud je chcete používat např. pro pozdější hromadné objednávání).

Pokud máte na skladech nenulové počáteční stavy, je třeba vytvořit dílčí karty a nastavit na nich odpovídající množství. Z výše uvedeného plyne, že pokud začínáte se systémem pracovat a potřebujete zadat počáteční stav k většímu množství skladových karet, můžete po jejich založení zahájit první inventuru a stávající stav na skladě zadat hromadně (za předpokladu nepovinného Zadávání místa na dílčích kartách). Další možností je zadání nového dokladu inventárního přebytku přímo v agendě Inventárních přebytků, aniž by bylo nutno zahajovat inventuru. Zadat dílčí karty včetně jejich počátečního stavu pro daný sklad lze též zadáním příjemky do daného skladu.

Pokud budete chtít skladové položky i prodávat, je třeba si zavést definice prodejních cen, ceníky, případně i akční ceníky a nadefinovat si v nich pro skladové položky konkrétní prodejní ceny. Pro vystavované prodejní doklady je třeba mít provedenu řadu dalších nastavení (viz kap. Jak začít - Prodej a Jak začít - Pokladna).

Na prodejních dokladech, které pro vaši firmu znamenají příjem financí je možné využít propracovaného bohatého systému slev pro vaše zákazníky. Tyto slevy lze zadávat již na objednávkách přijatých (po importu objednávek do prodejního dokladu se nastavení slev do prodejního dokladu převezme). Možností, jak využít slevový systém v kombinaci s prodejními cenami je mnoho a je účelné si nejdříve rozmyslet, jak jej budete využívat vy, aby co nejlépe odpovídal vašim potřebám. Principy jednotlivých druhů slev, způsoby jejich nastavení a možnosti jejich využití vč. výkladu způsobu vyčíslení slev při jejich kombinaci byly podrobně popsány v kap. Slevový systém a Výpočet výchozí prodejní ceny. Před použitím slev na dokladech doporučujeme si tyto kapitoly podrobně prostudovat. Pro počáteční nastavení systémů slev je nutno mít naplněny tabulky finančních slev, kusových slev a dealerských slev, případně mít definovány sortimentní skupiny (ovšem s ohledem na to, které z nich budete využívat). Způsob použití slev lze přednastavit v parametrech ve Firemních údajích, podle toho se pak budou předvyplňovat do hlaviček vystavovaných dokladů.

Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a příslušné číselníky si naplnit.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Sklad, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.

Nejdříve musíte mít splněny podmínky pro provoz polohování, viz co je třeba k provozu polohování.

Dále je třeba založit polohované sklady nebo na stávajících skladech nastavit, že se jedná o polohovaný sklad. Rovněž je třeba založit řady pro polohované doklady (pokud je dosud založeny nemáte) a k příslušným skladům tyto řady připojit.

Poté si musíte zadat skladové pozice. Pozice není třeba zadávat ručně, ale lze je vygenerovat hromadně. Pokud chcete této možnosti využít, je třeba si nejdříve rozmyslet a zadat strukturu kódů pozic, tj. definice adres skladových pozic. Hromadné generování je vhodné provádět po blocích pozic se shodnými parametry. Viz Tip pro vás v popisu průvodce generováním sklad. pozic. Po hromadném vygenerování pozic pak je třeba tyto zkontrolovat, upravit (např. pokud nějaká pozice má jiné rozměry než ostatní hromadně vygenerované apod.). Pokud máte určitou část skladu vyhraženu jen určitému sortimentu, pro určitého dodavatele apod. a chcete tyto pozice přednostně nebo výhradně používat pro dané vyhražení, pak si zadejte příslušné preference skladových pozic.

Dále je třeba zadat naskladňovací a vyskladňovací místa a přiřadit je ke skladům, k nimž patří.

Na skladových kartách, kterých se má týkat polohování, je třeba doplnit informace o hmotnostech a rozměrech (resp. objemu) zboží pro jednotlivé jednotky. Pokud tak neučiníte, nebudete moci účinně využívat systém kontrol a nabídek při plnění sklad. pozic.

Rovněž je vhodné zkontrolovat firemní parametr Způsob nastavení polohovacích dokladů,tj. kdy a jak si přejete provádět polohovací doklady.

Pokud máte ve skladu v pozicích nenulové počáteční stavy, je třeba zadat odpovídající polohovací doklady tak, aby stav, který je v pozicích skutečně uložen, byl příslušně zaznamenán i v pozicích v počítačové evidenci, resp. aby nenulový počet evidovaný na dílčí skladové kartě byl rozmístěn do pozic evidovaných v počítačové evidenci. Zde záleží na tom, zda jste daný sklad už v systému vedli a jen zahajujete polohování nebo zda se systémem úplně začínáte:

• Pokud jste již sklad v systému vedli (tudíž máte evidované stavy na jednotlivých dílčích kartách) a nyní na skladu pouze zahajujete polohování, pak to proveďte vystavením dokladů Naskladnění do pozic s příznakem Jen polohovací (Nepřipojovat ke skladovému dokladu). Tím se stavy na dílčích kartách nezmění, pouze se naplní stavy jednotlivých pozic.

  Zde pro pouhé "nahození" počátečních stavů do pozic nelze použít inventuru daného skladu. V rámci inventury vznikají nejen polohovací doklady, ale i doklady inventárních mank a přebytků, které by změnily stavy na dílčích kartách (což není žádoucí, pokud pouze potřebujete nastavit, v kterých pozicích je uloženo zboží již evidované na dílčích kartách).

• Pokud jste sklad v systému zatím nevedli (tudíž nemáte v něm evidované stavy na jednotlivých dílčích kartách) a nyní potřebujete založit větší počet dílčích skladových karet pro daný sklad, zadat k nim jejich stávající stav na skladě a rovnou i v jednotlivých pozicích, můžete to nejvhodněji provést spuštěním první inventury pro daný sklad se zadáním příslušných kladných inventárních rozdílů v jednotlivých pozicích (za předpokladu nepovinného Zadávání místa na dílčích kartách), příp. rovnou zadáním nového dokladu inventárního přebytku přímo v agendě Inventárních přebytků, aniž by bylo nutno zahajovat inventuru, a jeho následným napolohováním, příp. skladovou příjemkou a jejím následným napolohováním. Tím se nastaví stavy jak na dílčích kartách daného skladu, tak v jednotlivých pozicích.