Jak začít - Prodej

Doklady z této skupiny, tj. Objednávky přijaté jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady. Tudíž musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví (pro případ, že slouží jako předloha pro následné expediční a fakturační doklady).

Proto prvním předpokladem používání skupiny Objednávky je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu objednávky přijaté a vydané a nabídky.

Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.

Na objednávkách přijatých můžete zadávat mj. i váš bankovní účet pro následnou platbu převodem - pokud je vyplněn, může být převzat do hlavičky následné faktury. Pokud budete chtít účty na objednávky zadávat, musíte je mít nadefinované v agendě vlastních bankovních účtů. Pokud budete mít více bankovních účtů a chcete je sledovat na oddělených analytických účtech, pak byste tyto analytiky měli mít zavedeny. K tomu budete potřebovat mít zavedenu účetní osnovu.

Pro vystavování dokladů na zboží ze skladu, musíte mít nadefinované příslušné sklady, v nich zavedené skladové karty (podrobněji viz kap. Jak začít používat skupinu sklad).

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

Pokud chcete zadávat i objednávky v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek.

Při vystavování nabídek a poté objednávek přijatých, jakožto podkladu pro následnou expedici a vystavení dokladů, které pro vaši firmu budou znamenat příjem financí, tzn. především faktury vydané a příjmové účtenky, je možné využít propracovaného bohatého systému slev pro vaše zákazníky. Možností, jak využít slevový systém v kombinaci s prodejními cenami je mnoho a je účelné si nejdříve rozmyslet, jak jej budete využívat vy, aby co nejlépe odpovídal vašim potřebám. Principy jednotlivých druhů slev, způsoby jejich nastavení a možnosti jejich využití vč. výkladu způsobu vyčíslení slev při jejich kombinaci byly podrobně popsány v kap. Slevový systém a Výpočet výchozí prodejní ceny. Před použitím slev na dokladech doporučujeme si tyto kapitoly podrobně prostudovat. Rovněž u objednávek vydaných lze slevový systém využít, i když jen v omezené míře.

Pro počáteční nastavení systémů slev je nutno mít naplněny tabulky finančních slev, kusových slev a dealerských slev (ovšem s ohledem na to, které z nich budete využívat). Způsob použití slev lze přednastavit v parametrech ve Firemních údajích, podle toho se pak budou předvyplňovat do hlaviček vystavovaných dokladů.

Při zadávání hlavičky objednávek je možno zadat tzv. Způsob dopravy a Způsob úhrady. Číselníky jsou dodávány předvyplněné, ale lze je v případě potřeby libovolně upravit.

Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.

Doklady z této skupiny, tj. Nabídky vydané jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady. Tudíž musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví (pro případ, že slouží jako předloha pro následné expediční a fakturační doklady). Obdobně, jako je uvedeno výše.

Pro práci s nabídkami vydanými je kromě výše uvedeného dále potřeba provést následující:

• Definovat si stavy, které chcete používat.
• Definovat si typy nabídek a pro každou si definovat, jací řešitelé s nimi mohou pracovat, jakých může nabývat stavů a další informace.
• Provést si nastavení pro nabídky pro jednotlivé skladové typy (nutno, pokud chcete nákladové ceny čerpat i kalkulací ve výrobě)
• Příp. si definovat důvody neúspěchu, pokud je budete chtít zadávat.

V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz Jak začít používat skupinu Workflow.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.

V této skupině agend se vystavují doklady jako např.: Faktury vydané, Dobropisy faktur vydaných, Zálohové listy vydané apod.

Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví. Proto prvním předpokladem používání modulu Prodej je správně provedená nutná část implementace.

Je třeba mít nadefinováno minimálně následující:

• Je třeba mít nadefinovaná Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu.
• Je třeba mít nadefinované Řady dokladů pro všechny typy dokladů, které budete používat. Pro všechny doklady, které se mají zaúčtovávat, je třeba si zkontrolovat přednastavený způsob účtování a odpovídající Účetní řady.

• Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.

  Doklady tohoto typu se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.

• Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

  V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.

• Dále musíte mít nadefinované vlastní bankovní účty. Bankovní účty budete vybírat při zadání hlaviček dokladů placených převodem a dále tento výběr budete potřebovat ve funkci Platební příkaz u dokladů výdajových, kde pro generování žádosti o platební příkaz musíte určit, ze kterého účtu se daná platba má uskutečnit. Pokud budete mít více bankovních účtů a chcete je sledovat na oddělených analytických účtech, pak byste tyto analytiky měli mít zavedeny. K tomu budete potřebovat mít zavedenu účetní osnovu. Pro platby dokladů prováděných v hotovosti je třeba mít zavedeny pokladny a odpovídající řady pokladních dokladů, viz Jak začít používat skupinu Pokladna. Pro platby ostatními doklady či vzájemným zápočtem pak musíte mít zavedeny řady ostatních dokladů (viz Jak začít používat skupinu Účetnictví) resp. vzájemných zápočtů.

  Nezapomeňte, že pro každý bankovní účet, který definujete, je třeba mít založenu vlastní řadu dokladů typu bankovní výpis a platební příkaz. Viz kap. Jak začít - Banka.

• Při zadávání hlavičky vydaných dokladů je možno zadávat různé doplňkové údaje z číselníků jako Způsob dopravy a Způsob úhrady.
• Pokud se vás týká povinnost vykazovat hlášení INTRASTAT či ESL, pak budete potřebovat mít naplněné i tyto číselníky. Většina zmíněných číselníků je dodávána předvyplněná, nicméně je třeba je před použitím zkontrolovat, příp. upravit.
• Pokud chcete zadávat i doklady v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek a zavedeny řady kurzových rozdílů.
• Jste-li plátce DPH, budete potřebovat vystavovat daňové doklady a sledovat evidenci DPH. K tomu je nutné ve Firemních údajích mít nastaveno "Plátce DPH". Dále musíte mít nadefinované sazby DPH, DPH indexy a správně zavedené definice pro DPH přiznání (číselníky se dodávají opět předvyplněné, ale je možné je v případě potřeby upravit).
• Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.
• Pokud budete vystavovat doklady na prodej zboží ze skladu, musíte mít jednak nadefinované příslušné sklady a skladové karty, příp. ceníky apod. a rovněž zavedené řady dokladů typu dodací list, resp. vratky. Viz kap. Jak začít - Skladové hospodářství.
• Dále byste měli mít zavedenu účetní osnovu. U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz kap. Jak začít - Workflow.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.

Na dokladech, které pro vaši firmu znamenají příjem financí tzn. především faktury vydané, je možné využít propracovaného bohatého systému slev pro vaše zákazníky. Možností, jak využít slevový systém v kombinaci s prodejními cenami je mnoho a je účelné si nejdříve rozmyslet, jak jej budete využívat vy, aby co nejlépe odpovídal vašim potřebám. Principy jednotlivých druhů slev, způsoby jejich nastavení a možnosti jejich využití vč. výkladu způsobu vyčíslení slev při jejich kombinaci byly podrobně popsány v kap. Slevový systém a Výpočet výchozí prodejní ceny. Před použitím slev na dokladech doporučujeme si tyto kapitoly podrobně prostudovat.

Pro počáteční nastavení systémů slev je nutno mít naplněny tabulky finančních slev, kusových slev a dealerských slev (ovšem s ohledem na to, které z nich budete využívat). Způsob použití slev lze přednastavit v parametrech ve Firemních údajích, podle toho se pak budou předvyplňovat do hlaviček vystavovaných dokladů.

Dále si naplňte prodejní ceníky a nastavte jejich použití. Více k ceníkům viz kap. Ceníky - obecně.