Banka - obecně

Pro jednotlivé bankovní účty, které si v této skupině agend můžete nadefinovat, platí, že každý z nich musí mít individuální řadu dokladů typu bankovní účet a dále že ke každému z nich musí být přiřazena individuální řada typu platební příkaz. Pokud tedy máte zavedeno více bankovních účtů, nelze jejich bankovní výpisy ani platební příkazy zadávat do společných řad dokladů. Objasníme na příkladu:

Platební příkazy se nevytváří rovnou, ale generují se ze žádostí o platební příkazy evidovaných v agendě žádostí o platební příkazy. Tzn. že pokud chcete vystavit platební příkazy na zaplacení přijatého dokladu či na libovolnou jinou platbu, tak nejdříve vygenerujete žádost o platební příkaz.

Žádost o platební příkaz na platbu jednoho dokladu

Jedná se o nejčastější způsob vytváření žádosti o platební příkaz, kdy jedna žádost o platební příkaz odpovídá platbě jednoho dokladu. Možnosti, jak lze vystavovat žádost o platební příkaz na platbu jednoho dokladu:

• generováním žádostí o platební příkazy z agend placených dokladů
• generováním žádostí o platební příkaz z mezd
• generováním žádostí o platební příkazy z agendy opakovaných plateb
• ručním zadáním nové žádosti o platební příkaz přímo v agendě žádostí o platební příkazy
• zopakováním žádosti o platební příkaz, tedy vygenerováním žádosti o platební příkaz z již vystaveného platebního příkazu

Žádost o platební příkaz na sloučenou platbu více placených dokladů

Systém podporuje také zvláštní případ tvorby žádosti o platební příkaz, který umožňuje firmám šetřit náklady za bankovní poplatky tak, že dovolí sloučit jednotlivé platby více dokladů do jedné žádosti o platební příkaz. Vzniká tak sloučená platba více placených dokladů neboli souhrnná platba. Možnosti, jak lze vystavovat žádost o platební příkaz na sloučenou platbu více placených dokladů:

• generováním žádostí o platební příkazy z agend placených dokladů se zatrženým zatržítkem Sloučit doklady do jedné žádosti o platební příkaz

  Tip pro Vás: Současně je vhodné informovat příjemce platby, že se jedná o sloučenou platbu více dokladů, k čemuž slouží report Seznam souhrnně placených dokladů.

Ze žádostí o platební příkazy (jak na platby jednoho dokladu, tak na sloučené platby více placených dokladů) lze pak vytvářet "ostré" platební příkazy a to jednotlivě nebo najednou pro více žádostí. Platební příkazy na více plateb pak můžete variantně tisknout ve formě jednoduchého či hromadného platebního příkazu. Jak bylo uvedeno v kap. Jak začít používat skupinu Banka, vystavované platební příkazy jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tj. jsou vystavovány v nějaké řadě dokladů odpovídajícího typu, jsou odpovídajícím způsobem číslovány atd.

žádost o platební příkaz může mít vazbu na nějaký placený doklad, následně pak ostrý platební příkaz z něj vygenerovaný bude mít tutéž vazbu na placený doklad.

Tuto vazbu má požadavek automaticky:

• pokud byla žádost o platební příkaz vygenerována přímo v agendě placeného dokladu (funkcí Platební příkaz v záložkách Seznam placených dokladů)
• pokud byla vygenerována žádost o platební příkaz z mezd

• resp. pokud vznikl kopií jednoho z výše uvedených požadavků funkcí kopie v agendě žádostí o plat. příkaz

  Nové požadavky o PLP ručně zadané přímo v agendě žádostí o PLP, vazbu na nějaký proplácený doklad nemají.

Podle těchto vazeb je pak možno sledovat, na jakou částku již byly k placeným dokladům vystaveny žádosti o platební příkazy dosud nezahrnuté do platebních příkazů, tj. ani neprovedené bankou, a to např. při generování nových příkazů k placeným dokladům nebo pro účely bankovních reportů apod.

Pokud placený doklad, k němuž byl vystaven dosud nerealizovaný žádost o platební příkaz, zaplatí uživatel jiným způsobem než bankovním výpisem, systém ho při ukládání platby upozorní, že takový žádost o platební příkaz existuje, a je na uživateli, aby situaci vyřešil podle svých potřeb, viz kapitola Často kladené otázky - Smaže se platební příkaz, když fakturu přijatou zaplatím jinak než bankovním výpisem?.

Jedním z typů dokladů, které patří do skupiny Banka jsou Bankovní výpisy. Bankovní výpisy se od ostatních dokladů vystavovaných v ABRA Gen liší tím, že řádky bankovních výpisů se v některých směrech chovají jako samostatné doklady:

• z hlediska Účtování - každý řádek se účtuje samostatně zvlášť - tj. v účetnictví nevystupují bankovní výpisy jako hlavičky dokladů, ale jako samostatné řádky (můžeme si je představit jako jakési subdoklady zadávané v rámci jednoho bankovního výpisu). Z toho plyne zásadní rozdíl v párování dokladů do souvztažných skupin - každý řádek bankovního výpisu vytváří samostatnou párovací skupinu, řádky bankovních výpisů se nikdy neslučují do jednoho účetního zápisu jako je tomu u jiných dokladů a to ani v případě, že jsou všechny jejich účetní položky shodné.
• z hlediska Vazeb na placené doklady - jeden bankovní výpis může platit více jiných dokladů (tj. vazba 1:n), tj. každý řádek může být platbou nějakého jiného dokladu, kdežto u zbývajících dokladů v ABRA Gen, které mohou být platbou, je vždy vazba 1:1, tj. např. jeden pokladní příjem může platit pouze jeden doklad. Zvláštní skupinu tvoří sloučené platby více placených dokladů, které umožňují, že jeden řádek bankovního výpisu může platit více dokladů najednou viz funkce Rozpad.

Agenda bankovních výpisů je navázána na agendu platebních příkazů. Platbu na bankovním výpisu je možno svázat s odpovídající platbou na platebním příkazu a mít tak evidenci, které příkazy již banka provedla (a již přišly na výpise) a které ještě nikoli. Platbu na bankovním výpisu lze s platebním příkazem svázat:

• v agendě bankovního výpisu - při zadávání dané platby

Při zadávání nové platby bankovního výpisu se program automaticky pokusí dohledat k dané platbě odpovídající platební příkaz (resp. řádek platebního příkazu, pokud na něm existuje plateb více), pro který platí:

• je vystaven na shodný bankovní účet
• má shodný variabilní symbol
• zní na shodnou částku a měnu
• má datum vystavení menší nebo max. shodné s datem platby na řádku bankovního výpisu (tj. platební příkaz byl vystaven dříve než bankovní výpis nebo max. ve shodný den)
• dosud nebyl svázán s žádným jiným bankovním výpisem

• přičemž se neberou v potaz platební příkazy, které byly uživatelem označeny jako neplatné

  Pozor, musí se jednat o platební příkaz na nějaký zdrojový doklad. Pokud se jedná jen o ručně zadaný požadavek o PLP bez vazby na placený zdrojový doklad, pak se PLP ke svázání s řádkem BV automaticky nenabízí a není jej možné svázat ani ručně. (Jedná se o vlastnost systému.)

Pokud takový příkaz nalezne právě jeden, pak jej se zadanou platbou sváže automaticky. Pokud jich nalezne více, pak automatické svázání neprovede a uživatel si musí odpovídající platební příkaz vybrat sám. K tomu slouží funkce Plat. příkaz v navigátoru při editaci řádku bankovního výpisu. Po jejím vyvolání program nabídne seznam platebních příkazů, které by mohly přicházet v úvahu (splňují podmínky uvedené výše) a ze kterého lze odpovídající vybrat. Vazbu na platební příkaz lze pomocí téže funkce opravit a zaměnit za jinou, příp. zcela zrušit. Pokud je k řádku bankovního výpisu vybrán odpovídající řádek platebního příkazu, pak se po uložení bankovního výpisu na příslušném řádku platebního příkazu zaeviduje číslo bankovního výpisu, kterým byla daná platba provedena.

Řádek bankovního výpisu se sloučenými platbami je svázán s platebním příkazem vytvořeným ze žádosti o platební příkaz, která vznikla sloučením více dokladů do jedné žádosti o platební příkaz.

Podle těchto vazeb je pak možno sledovat, jaké platby platebních příkazů již byly provedeny a jakým bankovním výpisem a naopak, jaké platby dosud provedeny nebyly, a to např. pro účely bankovních reportů o vývoji stavu na účtu (zatím není implementováno), nebo při generování nových příkazů k placeným dokladům pro informaci, na jakou částku již na ně byly vystaveny žádosti o platební příkazy, resp. platební příkazy, které dosud bankou provedeny nebyly.

Pokud placený doklad, k němuž byl vystaven dosud nerealizovaný platební příkaz, zaplatí uživatel jiným způsobem než bankovním výpisem, systém ho při ukládání platby upozorní, že takový platební příkaz existuje, a je na uživateli, aby situaci vyřešil podle svých potřeb, viz kapitola Často kladené otázky - Smaže se platební příkaz, když fakturu přijatou zaplatím jinak než bankovním výpisem?.

Agenda bankovních výpisů je samozřejmě rovněž navázána na agendu placených dokladů. Platbu na bankovním výpisu je možno svázat s odpovídajícím placeným dokladem a zaevidovat tak novou platbu k placenému dokladu. Platbu na bankovním výpisu lze s předpisem platby svázat

• v agendě bankovního výpisu - při zadávání dané platby.

Při zadávání nové platby bankovního výpisu se program automaticky ihned pokusí dohledat k dané platbě odpovídající předpis platby, přičemž při dohledávání potenciálních dokladů ke spárování bere v potaz aktuální nastavení firemních parametrů. S ohledem na jejich nastavení může jako předpis platby automaticky připojit doklad, pro který platí:

• buď, že se shoduje ve variabilním symbolu nebo se shoduje ve variabilním symbolu a částce
• a současně nejde o doklad, který je sám o sobě platbou (což se může týkat dokladů typu Ostatní příjem/výdej, které mohou být jak předpisem platby tak platbou).

  Jak při dohledávání potenciálního dokladu ke spárování postupuje (tj. v jakých dokladech hledá, jakou shodu posuzuje a co se stane, je-li takových vyhovujících dokladů dohledáno víc), je podrobně vč. příkladů popsáno v popisu parametrů. Viz parametry pro automatické párování.

  Pokud se shoduje variabilní symbol placeného dokladu a variabilní symbol uvedený v platebním příkazu, který vznikl jako sloučená platba více placených dokladů, příslušný řádek bankovního výpisu se sice automaticky spáruje s placeným dokladem, ale při ukládání bankovního výpisu je uživatel upozorněn na skutečnost, že by se mohlo jednat také o sloučenou platbu.

Není-li na zdrojovém dokladu var. symbol zadán (je prázdný), pak se platba (řádek BV) s placeným dokladem nespáruje.

Pokud není předpis platby dohledán automaticky rovnou při vystavení dokladu a zadání řádku bank. výpisu, jelikož např. předpis platby ještě nebyl do systému zadán, lze jej dohledat:

• automaticky dodatečně pomocí funkce Párovat platby v editaci bankovního výpisu pro všechny řádky bankovního výpisu, které jsou zatím bez předpisu. Při dohledávání potenciálního dokladu postupuje stejně jako při párování ihned při zadání platby, viz výše.

Pokud není předpis platby dohledán automaticky (jelikož je např. dokladů se shodným var. symbolem a případně i částkou více) je možno jej dohledat ručně a to:

• ručně dle variabilního symbolu
• ručně dle částky
• ručně dle jiných kritérií

Placený doklad lze ručně dohledat jednak ze záložky Obsah (přímo z položek řádků bankovního výpisu nebo funkcí Platba) nebo ze záložky Rozdělení platby řádku. Ve všech případech se doklad hledá pomocí Průvodce dohledáním dokladu s tím, že Průvodce se vždy otevírá v kroku průvodce odpovídajícím situaci, ve které byl vyvolán, tedy odkud a jaké informace o hledaném placeném dokladu již byly zadány. Je-li placený doklad dohledán, program s ním automaticky zadanou platbu sváže, tj. do řádku platby bankovního výpisu zaeviduje identifikaci (číslo) placeného dokladu, do seznamu plateb placeného dokladu přibude nová platba tímto bankovním výpisem a řádek bank. výpisu spáruje účetně s placeným dokladem (to vše pochopitelně až po uložení bankovního výpisu). Vazbu lze v případě potřeby změnit za vazbu na jiný doklad s tím, že záznam platby u původně placeného dokladu bude zrušen a naopak bude vygenerován u nově placeného dokladu, včetně přeúčtování).

K dispozici je podpora pro ruční párování částečných plateb. Platí: Je-li v průvodci dohledáním dokladu zatržen filtr za firmu zadanou na řádku BV/VZP, je možné si nechat dohledat ty doklady vystavené na danou firmu, kde by zadaná částka mohla figurovat jako částečná platba (tj. jsou vystaveny na částku zadanou nebo vyšší resp. zbývá na nich zaplatit zadaná částka nebo vyšší) a jsou v měně uvedené na řádku BV/VZP. Případně si lze zobrazit všechny doklady vystavené na danou firmu a měnu. Z nich lze pak pohodlně vybrat ten, k němuž částečná platba na řádku BV/VZP patří.

Pokud není zadán žádný placený doklad, pak půjde o platbu Bez předpisu.

Nezbytnou podmínkou pro provoz banky, e-bankingu a bankovního API je, aby byla tato část systému licencována. Banka a e-banking je licencována samostatně (je třeba mít licenci na Banku a e-banking) - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti). Bankovní API je také licencováno samostatně (je potřeba mít licence na banku a e-banking, viz výše a licencí na bankovní API.)

Pokud používáte bankovní účty vedené v jiné než lokální měně, provádíte na konci účetního období uzávěrku bankovních účtů, která v souladu s platnou legislativou přecení zůstatky bankovních účtů k poslednímu dni účetního období. Dále můžete v průběhu účetního období generovat kurzové rozdíly bankovních účtů k zadanému datu v rámci napočtení zůstatku v lokální měně k datu ("neblokační mezitímní uzávěrky" bankovních účtů), abyste zjistili aktuální hodnotu prostředků na bankovních účtech. K výpočtu se vždy bere kurz použitý při bezprostředně předcházející uzávěrce. Problematiku objasníme na příkladu:

Pokud bude v období mezi uzávěrkami docházet k pohybům, tyto pohyby při uzávěrce odpovídajícím způsobem ovlivní výši vygenerovaného kurzového rozdílu bankovního účtu, aby aktuální zůstatek v CZK po uzávěrce (mezitímní nebo za období) odpovídal aktuálnímu kurzu.