Uzávěrka mzdového období

Pokud v 1. kroku Průvodce mzdovou uzávěrkou vyberete akci Uzávěrka mzdového období, budete uzavírat zadané mzdové období.

Po stisku tlačítka Další následují další kroky průvodce:

Činnosti při uzavírání

V tomto kroku zatrhnete, jaké akce si přejete při uzávěrce provést:

Stav zatržení se pamatuje na uživatele a předvyplní se podle předchozího použití.

Tento krok se vůbec nenabízí, pokud se jedná o opětovné provedení uzávěrky zpětně otevřeného mzdového období před terminátorem, jelikož pro takové se již znovu uzávěrkové doklady negenerují. Dále viz Možnosti zpětných oprav v agendách mezd - obecně.

Vygenerovat účetní doklady

Je-li tato volba zatržena, budou se v rámci uzávěrky generovat podklady pro zaúčtování mezd a to v odpovídajících řadách uzávěrkových dokladů zadaných v příslušných definicích uzávěrky, pokud je u dané definice generování účetních zápisů nastaveno. Vygenerované podklady pro zápisy spočtených mzdových údajů uzavřeného měsíce do účetnictví se vyšlou do účetních žádostí resp. do účetního deníku stejně jako je tomu u jiných účtovaných dokladů v systému, tj. s ohledem na nastavený způsob účtování u dané řady dokladů typu Mzdová uzávěrka. Provedená zaúčtování jsou k dispozici v agendě Provedené mzdové uzávěrky, v záložce Zaúčtování.

Pro zdárné provedení mzdové uzávěrky s generováním podkladů pro účetnictví je nezbytně nutné mít vyplněnu řadu uzávěrkových dokladů v definicích uzávěrky.

Vygenerovat podklady pro žádosti o platební příkazy

Je-li tato volba zatržena, budou se v rámci uzávěrky generovat odpovídající podklady pro žádosti o platební příkazy (PLP) a to pod hlavičkou odpovídající řady uzávěrkových dokladů zadaných v příslušných definicích uzávěrky, pokud je u dané definice generování pokladů pro PLP nastaveno, resp. zadané v položce popsané dále, jedná-li se o platby srážek. Podklady se generují podle definice platby zadané v dané definici uzávěrky resp. způsobem pevně daným z programu v případě srážek.

Podrobněji viz Generování platebních příkazů z mezd.

Vytvořené podklady jsou k dispozici v agendě Provedené mzdové uzávěrky, v záložce Podklady pro žádosti o platební příkazy. Zde z nich lze generovat žádosti o platební příkazy. Žádosti o platební příkazy lze nechat vygenerovat také rovnou, pokud je zatržena následující volba Vygenerovat žádosti o platební příkazy, viz dále.

Je-li tato volba zatržena, je možno zadat i následující položky:

Název Popis
Všem platebním příkazům vyplnit stejné datum splatnosti /
Datum splatnosti 		Možnost zadat společné datum splatnosti pro všechny podklady pro žádosti o platební příkazy resp. žádosti o platební příkazy, které při uzávěrce vzniknou. Je-li zatrženo, zpřístupní se položka pro zadání data splatnosti. Toto datum se pak použije pro všechny platební příkazy (PLP) bez ohledu na to, jaké datum splatnosti je nastaveno v definici platby, podle které se předpis pro PLP počítá. Využijete v případě, že mzdy posíláte většinou každý měsíc jinak a datum splatnosti definované v rámci definice plateb není vyhovující.

Vygenerovat žádosti o platební příkazy (z podkladů pro žádosti o platební příkazy)

Je-li tato volba zatržena, vytvoří se v rámci uzávěrky podle podkladů pro žádosti o platební příkazy vytvořených na základě zatržení předchozí volby rovnou i odpovídající žádosti o platební příkazy. Tyto jsou pak k dispozici v agendě žádostí o platební příkazy, kde je lze ještě případně opravovat a poté z nich generovat ostré platební příkazy do banky. V agendě Provedené mzdové uzávěrky v záložce Podklady pro žádosti o platební příkazy je k dispozici seznam podkladů s informací, zda k nim již byla vygenerována žádost o PLP příp. ostrý PLP.

Možnost generovat žádosti o platební příkazy resp. ostré platební příkazy je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozována Banka, viz co je třeba k provozu banky a e-bankingu.

Dále zadáte následující položky:

Název Popis
Řada dokladů uzávěrky, na kterou budou navázány doklady podkladů pro žádosti o platební příkazy na srážky

Zkratka řady dokladů typu Mzdová uzávěrka. Jedná se o řadu, která se má použít, pokud se ve zpracovávaném měsíci vyskytnou nějaké srážky, na něž se budou generovat podklady pro žádosti o platební příkazy. Generování podkladů pro PLP ze srážek není dáno definicemi uzávěrky, naopak je pevně dáno v programu, tudíž není možno tuto řadu zadat v rámci definic uzávěrky, ale před spuštěním uzávěrky je třeba vybrat, jaká řada se má použít. Tato řada je potřeba, aby se na ni mohly navázat vygenerované podklady pro žádosti o platební příkazy.

Zde zadaná řada nijak neslouží ke generování dokladů uzávěrky dle definic uzávěrky (tedy jiných než srážek), tj. nijak neslouží k doplnění řady uzávěrky pro případ, že by tato řada chyběla v definicích. Pokud jste tedy řady dokladů uzávěrky v definicích uzávěrky dosud nedoplnili, učiňte tak buď pomocí Průvodce nastavením nebo přímo v agendě Definic uzávěrky.
Řada dokladů pro podklady pro žádosti o platební příkazy Zkratka řady dokladů typu Podklady pro žádosti o platební příkazy. Jedná se o řadu, která se má použít, pokud se ve zpracovávaném měsíci budou generovat nějaké podklady pro žádosti o platební příkazy. Jak bylo objasněno v kap. Generování platebních příkazů z mezd, k podkladům pro žádosti o platební příkazy z mezd se přistupuje jako k dokladům, tudíž je třeba, aby byla zvolena pomocná řada tohoto typu, která se pro generované podklady použije. Řada je společná pro všechny definice uzávěrky i pro podklady pro žádosti o platební příkazy na srážky, jelikož se jedná čistě o pomocnou řadu a nemá význam zadávat takové řady různé pro různé definice či srážky.
Datum uzávěrky

Mzdovou uzávěrku, resp. doklady při ní tvořené můžete provést k různému datu v závislosti na zadání pro prováděnou uzávěrku:

  • Dní po uzávěrce měsíce - Je-li zatrženo, zpřístupní se volba pro zadání počtu dní. Datum uzávěrky se pak odvodí jako příslušný počet dní od data provedení uzávěrky (tj. aktuálního systémového data). Např. je-li dnešní datum, kdy spouštíme uzávěrku 2.8. a počet dní 10, bude datum uzávěrky 12.8.
  • Den aktivního měsíce - Je-li zatrženo, zpřístupní se volba pro zadání konkrétního dne v daném měsíci. Např. je-li aktivní měsíc srpen a zadaný den bude 28, bude datum uzávěrky 28.8.
  • Dní po aktivním měsíci - Je-li zatrženo, zpřístupní se volba pro zadání počtu dní. Datum uzávěrky se pak odvodí jako příslušný počet dní od data posledního dne aktivního měsíce. Např. je-li aktivní měsíc srpen a počet dní 10, bude datum uzávěrky 10.9.
  • Poslední den aktivního měsíce - Např. je-li aktivní měsíc srpen, bude datum uzávěrky 31.8.

Předvyplňuje se podle nastavení stejnojmenného parametru v Nastavení parametrů mezd.

Jak bylo zmíněno v kap. Jak začít používat agendy skupiny Mzdy a personalistika, doklady mzdové uzávěrky nevyžadují zadání firmy, čili firma se zde nezadává. Firmu vyžadují podklady pro žádosti o platební příkazy z mezd, nicméně firma je pro ně dána definicemi plateb resp. nastavením mezd.

Kontrola

V tomto kroku zobrazí pro kontrolu rekapitulaci požadovaných akcí.

Před vlastním zobrazením rekapitulace se ještě provede kontrola vašich aktuálních definic uzávěrky s aktuálními definicemi dodávanými výrobcem. Pokud jsou zjištěny rozdíly, zobrazí se informační hlášení. Takové rozdíly mohou být záměrné a chtěné, ale může jít i o případ, kdy se v rámci update změnily definice dodávané výrobcem (ať už s důvodu legislativních změn nebo z důvodu oprav případných chyb). Je tedy vhodné rozdíly zkontrolovat a vlastní definice si případně upravit dle potřeby podle dodávaných vzorů. To provedete v agendě Definice uzávěrky pomocí funkce Porovnat, kterou můžete vyvolat rovnou z tohoto průvodce provedením uzávěrky mezd. Dále viz výklad Dodávané vzory (účtový rozvrh, předkontace a definice uzávěrky mezd) a aktualizace dle vzorů.

Výsledná informace

Po stisku Další v předchozím kroku se nejdříve provedou kontroly, zda je možné v uzávěrce pokračovat:

  • Existence ML pro platné PP - kontroluje, zda pro všechny prac. poměry platné v uzavíraném období existuje mzdový list
  • Existence ML pro ND - kontroluje, zda pro všechny nemoc. dávky po ukončení PP a platné v uzavíraném období existuje mzdový list.

Vyžaduje se, aby byl ML vygenerován a spočten (měl příznak spočtenosti) pro ND zadané v ochranné lhůtě i, jde-li o Malou organizaci a nemá-li ND řádek 4, a také, jde-li o Velkou organizaci, ale ND je zadána s řádky bez proplacení (není zatím lístek na peníze).

  • Spočtenost ML - zda jsou všechny Mzdové listy správně spočteny.

    Přitom platí, že zmíněné kontroly se provádějí pouze při uzávěrce terminátoru nebo prvního období následujícího po něm. Pokud nejsou splněny, nelze uzávěrku provést. Při uzavírání zpětně otevřeného období před terminátorem se tyto kontroly neprovádí (jelikož ani mzdy v něm již nelze přepočítávat, dále viz možnosti oprav zpětně).

Uzávěrka počítá pouze s nesmazanými prac. poměry, případné skryté prac. poměry ignoruje.

Poté se systém pokusí uzávěrku provést, tj. provést výpočet uzávěrky dle definic uzávěrky, vygenerovat uzávěrkové doklady a podklady pro žádosti o platební příkazy.

U položek s historií bere v úvahu hodnotu platnou k poslednímu dni uzavíraného období.

O výsledku provedené uzávěrky zobrazí závěrečné informace, které jsou standardně rozděleny do subzáložek dle svého významu:

Obsažené subzáložky: Shrnutí Chyby, které nastaly v průběhu zpracování uzávěrky

Shrnutí

Výsledná souhrnná informace, zda se podařilo uzávěrku provést a s jakým výsledkem. Pokud nastaly nějaké překážky bránící v dokončení operace, program je oznámí a chyby zobrazí v subzáložce Chyby při uzávěrce.

Chyby, které nastaly v průběhu zpracování uzávěrky

Subzáložka je k dispozici pouze tehdy, pokud při zpracování uzávěrky dojde k nějaké chybě. Slouží k zobrazení seznamu chyb, který si uživatel může prohlížet, příp. vytisknout a podle něj postupně příčiny chyb odstraňovat.

Uzávěrku mzdového období lze úspěšně dokončit s tím, že nastaly jenom chyby, které nejsou kritické.

Příklady nekritických chyb:

  • Pokud je důvodem chyby platebního příkazu záporná částka, chyba se vypíše, ale uzávěrka je považována za úspěšně provedenou.

Příklady kritických chyb:

  • Jedná se o uzávěrku terminátoru nebo 1. období po něm a přitom neexistuje nějaký ML. Jaké ML musí v daném období existovat, viz popis v kap. Mzdové listy.
  • Jedná se o uzávěrku terminátoru nebo 1. období po něm a přitom existuje nějaký nespočtený ML (ML bez příznaku správnosti výpočtu).
  • Při vyhodnocení výrazu z výpočtového schématu vznikne chyba.
  • Výraz z výpočtového schématu se vyhodnotí správně, ale je špatného typu. Např. se vyhodnotí výraz pro datum, ale výsledkem vyhodnocení je textový řetězec, nikoliv datum.
  • Při vyhodnocování definic uzávěrky chybí povinná položka (např. uzávěrková řada)
  • Při vyhodnocování definic plateb chybí povinná položka (např. konst. symbol apod.)
  • Při vyhodnocování definic uzávěrky došlo k chybě v očekávaném výsledku - např. se kontroluje, zda vyhodnocením výrazu pro konstantní symbol vyjde řetězec dlouhý 10 znaků (předpokládá se, že se jedná o ID daného konst. symbolu). Pokud ne (např. uživatel zadal místo ID konst. symbolu přímo symbol, např. 138, tak se nahlásí chyba.

Pokud nastanou chyby vzniklé při vyhodnocování definic předpisů platby, nevypisuje se, že chyba vznikla při zpracování daného zaměstnance a dané definice uzávěrky, ale při zpracování jaké definice platby chyba nastala. Přitom se chyby skupinují podle definice platby a položky, při jejímž vyhodnocení chyba vznikla (např. konst.symbol, název cílové banky a pod.) a typu chyby. Pokud chyba u dané položky, definice platby a typu chyby nastane vícekrát, zobrazí se v seznamu jenom jednou a není uváděna duplicitně.