Projektové řízení obecně

V praxi se často vyskytuje požadavek na tzv. projektové řízení. Jedná se o možnost definovat si záznamy pro "své projekty" a podrobně je sledovat (možnost sledovat plánovaná data zahájení a ukončení, plánované a reálné náklady, potřebné zdroje atd.)

V systému ABRA Gen existují tři možné řezy dat a to pomocí zakázek, obchodních případů a projektů. Viz Členění dat za zakázky, obch. případy a projekty. Všechny tyto číselníky pracují na stejném principu a všechny je možné využít pro sledování "svých projektů", záleží na uživateli, jak který využívá. Proto všechny tři podporují projektové řízení neboli rozšíření řízení projektů. Pro zjednodušení budeme nadále mluvit pouze o projektech, vždy se tím ale myslí adekvátně i zakázky a obchodní případy.

Celkový diagram ilustrující jednotlivé části systému a vazby projektu s projektovým řízením na ostatní části systému:

Celkový diagram řešení projektového řízení

Každý projekt se může dělit na jednotlivé fáze / subprojekty / etapy / úkoly (různé pojmy pro totéž – budeme nadále používat pojem "subprojekt") a pro každý z nich se vede samostatná evidence. Členění může být i víceúrovňové (hierarchická víceúrovňová struktura).

Nový projekt lze zadat různými způsoby, podporováno je zadání podle jiného včetně jeho hierarchické struktury. Viz dále možnosti zadání projektu. Ke každému projektu lze kromě jeho základních údajů jako je plánované datum zahájení/ukončení, vedoucí projektu, priorita, stav projektu aj. definovat seznam návazností na jiné (sub)projekty, viz dále Návaznosti projektu. Hlavní částí sledování projektu je evidence zdrojů potřebných k zajištění projektu (okruh řešitelů, potřebné prostředky) a časové plánování jejich využití tak, aby nedocházelo ke kolizím s jinými (sub)projekty, byly splněny požadované termíny atd. Časové plánování zdrojů (rezervace jejich času) se děje prostřednictvím vystavovaných aktivit, které lze přehledně sledovat v Časovém plánu. Viz dále Evidence zdrojů a časové plánování zdrojů. Další částí sledování projektu je plánování finančních ukazatelů, zejména výnosů, nákladů a z nich plynoucí ziskovost projektu. Číselné údaje – finanční ukazatele se v hierarchickém stromu projektů vysčítávají do nadřízených uzlů (projektů) a k dispozici je tedy možnost se podívat na libovolný subprojekt (nebo i celkový projekt) a vidět údaje nejen za něj, ale také sumární údaje za všechny podřízené uzly (dílčí subprojekty). Čerpají se z údajů evidovaných zdrojů (předpokládaných hodin, nákladových cen), z dalších zadaných nákladových položek, příp. je lze čerpat i z kalkulačních listů realizovaných ve formě nabídek vydaných. Viz dále Plánování finančních ukazatelů - Plán. Nabídka může mít návaznost na poptávkové řízení se vznikem Poptávkových listů resp. Poptávek vydaných, z nichž je získána nákladová cena a které mohou vést až na vznik Objednávky vydané u externího dodavatele.

U probíhajících projektů řešitelé (jednotlivé zdroje) pak postupně plní své aktivity, které mohou přehledně sledovat např. v Časovém plánu, a vyplňují na nich realizované (odpracované) hodiny, až jsou postupně vystavené aktivity dokončeny. U větších a delších projektů může být účelné kontrolovat jeho vývoj v čase zadáním a plněním Kontrolních bodů, lze provádět i průběžné dílčí fakturace splněných částí projektu (ať už na základě odpracovaných hodin, nebo na základě kontrolních bodů).

Následuje kontrola a vyhodnocování finančních ukazatelů projektu a vyúčtování projektu, kdy manažer úlohy schválí výkazy, billing manažer provede vyúčtování pracnosti a ostatních nákladů (viz dále Finanční vyhodnocení projektu - vazba na účetnictví (Bilance, Vývoj v čase)) a je provedena fakturace resp. dofakturace projektu klientovi (dle vyúčtování a předběžné dohody s klientem (na projektu a jeho jednotlivých zdrojích lze nastavovat různé způsoby fakturace). Viz dále Vyúčtování projektu - Fakturace projektu (Způsoby fakturace, Vznikající fakturační a skladové doklady). Je-li projekt vyhodnocen a vyfakturován, může být provedeno jeho uzavření. Úspěšně provedený projekt může posloužit jako šablona pro úlohu podobnou.

Rámcový proces projektového řízení

• pomocí funkce Nový v agendě projektů
• pomocí funkce Rozvětvit v agendě projektů
• pomocí funkce Nový podle vzoru v agendě projektů, která prostřednictvím Průvodce přidáním nových projektů umožní vytvořit nový projekt rovnou včetně podřízených a to volitelně i dle vybraného vzoru (jiného projektu).

Ke každému projektu lze definovat Návaznosti. Ty říkají, které projekty musí být dokončeny před zahájením aktuálního projektu. Zadávají se v záložce Návaznosti. Nejsou povinné, jsou-li ale definovány, pak systém hlídá, aby byly dodrženy časové návaznosti. Tj. datumy se pak automaticky přizpůsobují tak, aby startovací datum aktuálního projektu odpovídalo nejpozdějšímu datu konce předchozích projektů. Tím je docíleno plynulé návaznosti jednotlivých projektů v případě, že projekt je závislý na výsledcích předchozího projektu a nemůže být zahájen dříve, než je předchozí projekt dokončen.

Evidence zdrojů k zajištění projektu a časové plánování jejich využití je hlavní částí sledování projektu. Jednotlivé subprojekty mohou běžet souběžně a nebo mohou na sebe navazovat, proto je třeba využití zdrojů dobře naplánovat.

Zdroje:

Pro realizaci projektu se definují potřebné zdroje, kterých může být libovolný počet. Zadávají se v záložce Zdroje. Tyto zdroje jsou jednak lidské zdroje - personální (osoby – uživatelé (každý projekt má minimálně nějakou odpovědnou osobu, která se jím musí zabývat, typicky nějakého vedoucího projektu)) a jednak nepersonální (auta, jednací místnosti, PC v učebně atd.).

Zdroje jsou představovány rolemi. (Tzn., že v číselníku rolí je třeba mít evidováno vše, co může být zdrojem k nějakému projektu.)

Pro každý zdroj přidělený k projektu se zadává předpokládaný objem času (v hodinách) potřebného k účasti na daném projektu a také plánovaná data zahájení a ukončení práce (u nepersonálních čas rezervace využití daného zdroje).

Určení kapacity (pracovního času) rolí:

Aby bylo možné efektivně sledovat využití rolí v čase a jejich rezervaci pro daný projekt, je třeba znát jejich kapacity (časovou využitelnost) v jednotlivých dnech. Proto je možné pro každou roli určit využitelnou pracovní dobu. V číselníku role lze u každé role:

• Zadat odkaz na pracovní kalendář (viz položka Pracovní kalendář), který udává základní pracovní dobu v jednotlivých dnech včetně dostupnosti ve dnech pracovního volna a o svátcích. Není-li zadán, bere se 24 hod (typicky u nepersonálních rolí (auto apod.)).
• Stanovit časy, kdy je daný zdroj nedostupný (viz subzáložka Vyloučené časy) - např. doby dovolené, plánovaná školení, nemoc apod. u personálních rolí, u nepersonálních zdrojů pak např. časy nutné pro údržbu, úklid nebo jiné technické přestávky, kdy je dané zařízení mimo provoz.

  Příslušný Pracovní kalendář musí mít vygenerovány konkrétní směny pro období, v němž projekt probíhá (viz subzáložka Kalendář a funkce Generovat).

Časové plánování a vyhodnocování projektu – vazba na Aktivity:

K projektu je potom možno pro jednotlivé zdroje (role) připojovat nebo zadávat aktivity a tak plánovat využití zdrojů (tj. jakási rezervace času jednotlivých zdrojů pro daný projekt). Zadávají se v záložce Zdroje, subzáložce Aktivity, kde lze i prohlížet Aktivity vystavené k danému zdroji příp. ke všem zdrojům daného projektu. Vystavené aktivity jsou evidovány v agendě Aktivity. Přehledně lze tento čas využití zdrojů zadaný prostřednictvím aktivit prohlížet v časovém plánu v agendě Časový plán.

Zdroje definované k projektu tedy říkají, jaké celkové množství práce bude potřeba na daném projektu jednotlivými zdroji vykonat. Vygenerování aktivit k nim (tj. pro jednotlivé zdroje daného projektu) znamená, že jsou již přiděleni konkrétní řešitelé na konkrétní datumy.

Po realizaci se na aktivitě zaevidují skutečné doby trvání. Zadáním skutečné doby trvání při dokončení aktivit lze následně sledovat, jaký objem času byl z daného zdroje reálně vyčerpán.

Aktivity navázané na zdroje tedy jednak slouží pro zaplánování konkrétního času využití daných zdrojů a následně dávají informaci o reálně stráveném čase daného zdroje na daném projektu, který je možno s plánovaným časem později porovnávat (viz dále Finanční vyhodnocení projektu - vazba na účetnictví (Bilance, Vývoj v čase)) nebo který lze využít jako jeden z možných podkladů pro následnou fakturaci (viz dále Vyúčtování projektu - Fakturace projektu).

Možnosti generování aktivit pro daný zdroj projektu: 

• funkcí Nová aktivita z lišty navigátoru ze seznamu zdrojů
• vystavením aktivity odkudkoliv ze systému, pokud je zadána na tentýž projekt

Další částí sledování projektu je plánování a vyhodnocování finančních ukazatelů, zejména výnosů, nákladů a z nich plynoucí ziskovost projektu. Číselné údaje – finanční ukazatele se v hierarchickém stromu projektů vysčítávají do nadřízených uzlů (projektů) a k dispozici je tedy možnost se podívat na libovolný subprojekt (nebo i celkový projekt) a vidět údaje nejen za něj, ale také sumární údaje za všechny podřízené uzly (dílčí subprojekty).

Sestavování plánu - rozpočtu projektu:

Plán lze sledovat na záložce Plán daného projektu. Ke každému projektu zde lze sledovat jeho plánované výnosy, náklady a zisk a to zvlášť za využité zdroje (každý zdroj lze ocenit jeho nákladovou cenou), dále za ostatní položky definované na připojených kalkulačních listech (připojené nabídky vydané, kde lze např. provést kalkulaci pro položky dodávané v rámci daného projektu - např. dodaný HW) a dále zadávat jakékoliv ostatní položky, které nějak výsledné výnosy a náklady projektu ovlivňují.

V plánu každého projektu se zobrazují údaje:

• plánované náklady celkem (součet za podřízené + náklady vlastního projektu)
• plánované výnosy celkem (součet za podřízené + výnosy vlastního projektu)
• plánovaný zisk (rozdíl mezi plánovanými výnosy celkem a plánovanými náklady celkem)
• plánované náklady, výnosy a zisk za aktuální projekt