Skladové výrobní doklady a účtování o nich

Jelikož agendy řešící problematiku výroby mohou být velmi různorodé, s odlišným pojetím, nároky a složitostí (podle konkrétní oblasti, na kterou se specializují), jádro systému ABRA Gen je koncipováno tak, aby bylo schopno podporovat různá výrobní řešení, např.:

  • interní modulu výrobu
  • kompletaci (charakteru jednoduché kompletace výrobků z evidovaných komponent)
  • gastrovýrobu, tj. "výrobu" pro restaurace
  • ale i různé externí výroby

V dalším textu naleznete základní popis řešení napojení výrobních systémů na skladové agendy ABRA Gen:

Pro účel napojení výrobních agend na skladové agendy ABRA Gen musí být k dispozici ve skladu skladové doklady, pomocí nichž se dá realizovat pohyb materiálu/surovin a výrobků/polotovarů do/z výroby a u nichž je zajištěn výpočet skladových cen v rámci skladové uzávěrky. Výpočet skladových cen je na straně výdeje materiálu/surovin shodný s výpočtem pro běžný dodací list. Výpočet pro doklad příjmu hotových výrobků je složitější, jelikož je třeba uspokojit různé varianty zadání/vyčíslení ceny výrobku přijímaného příjemkou na sklad:

  • Vložení pevné ceny (ocenění pevnou cenou) - Tj. cena na příjemce je přímo zadaná (skladová cena výrobku je pevná). Tato varianta je dostupná např. v modulu Výroba dodávaném v rámci ABRA Gen. V agendách daného výrobního SW je pak k dispozici nějaká položka typu Cena pro příjem, kterou si uživatel vyplňuje sám. (V agendě kusovníků modulu viz položka "cena pro příjem" na hlavičce kusovníku.) V tomto případě je cena na příjemku zapisována v okamžiku vytvoření dokladu PHV, není nutné čekat na skladovou uzávěrku.

  • Přesné ocenění (ocenění hodnotou skutečných nákladů) - V tomto případě je cena přijímaného výrobku (polotovaru) vypočtena ze skutečných nákladů. O jaké náklady přesně se jedná, je typicky věcí nastavení daného výrobního SW. V modulu Výroba viz parametry výrobních příkazů nastavené pro započtení do této ceny. Pak cena na příjemce může plynout jak z ocenění materiálů na odpovídajících výdejkách materiálu určeného pro daný výrobek, tak z různých režií (mzdy a jiné režie). Kdy a jak je cena vypočítávána a zapisována na doklad, závisí na daném výrobním SW. Při této variantě je tomu typicky tak, že konečná cena je na doklad PHV zapsána až při skladové uzávěrce (dříve to nelze, jelikož nejdříve musí být řádně oceněny výdejky materiálu potřebného k dané výrobě, aby z nich bylo možno vyčíslit cenu výrobku, od něhož tyto materiálu vstupují).

    Např. moduly Kompletace a Gastrovýroba využívají pouze tuto variantu, přičemž cena přijímaného výrobku je v nich dána prostým souhrnem cen použitého materiálu/surovin. Při vzniku dokladu PHV se na něj zapisuje cena předběžná. Výsledná cena (daná přesným výpočtem po ocenění příslušných výdejek materiálů/surovin) se na PHV zapisuje až při skladové uzávěrce.

    V modulu Výroba, který podporuje složitější konstrukci cen vč. různých režií, je výpočet ceny v tomto případě dvoufázový (v první fázi výpočet režií a zápis na PHV do pomocných položek), v druhé dopočtení z cen materiálu (při skladové uzávěrce) a zápis k ceně výrobku na PHV. Dále viz Uzávěrka a ocenění hotových výrobků.

  • Kombinace obou variant - Výsledná cena je vypočítávána z nastavených skutečných nákladů a k nim je přičtena hodnota z položky "cena pro příjem" zadaná uživatelem. Zde platí to co v předchozí variantě, cena na PHV se zapisuje při skladové uzávěrce.

    Příslušný modul výroby (externí výroba, nebo výroba dodávaná v rámci produktu ABRA Gen) nemusí nutně podporovat všechny uvedené varianty, či je může podporovat v omezené míře. Konkrétní možnosti viz vždy popis příslušné výroby.

Dále je třeba vzít v potaz rozdílné způsoby vzniku výrobních dokladů:

  • U větších výrobních systémů se bude postupně vydávat materiál/suroviny do výroby a postupně se i budou odvádět hotové výrobky (na danou výrobní zakázku). Situace s oceňováním výrobních dokladů je zde komplikována i následujícími skutečnostmi: Doklad typu PHV může obsahovat více typů výrobků. Doklad typu VMV nemusí obsahovat všechen materiál potřebný k vyrobení zakázkou požadovaného množství výrobků. Dokonce doklad typu VMV nemusí obsahovat u jednoho materiálu ani množství potřebné k výrobě 1 výrobku. Doklad typu VRM se chová stejně jako standardní vratka.
  • Kompletace a Gastrovýroba vytváří pro jeden kompletační/výrobní list jen jednu výdejku materiálu do výroby VMV, která vždy pokrývá veškeré požadavky na materiál/suroviny, a jen jednu příjemku hotových výrobků PHV, kterých může kompletační/výrobní list obsahovat samozřejmě i více. Veškeré opravy a změny se odehrávají na těchto dokladech, tj. nevzniká zde doklad typu VRM.

Tato část popisuje konkrétní realizaci sledování vazeb mezi řádky dokladů pro příjem hotových výrobků a výdej materiálů do výroby, které jsou potřebné pro ocenění výrobků na základě oceněných výdejů odpovídajících materiálů/surovin. Běžnému uživateli postačí o oceňování výrobních dokladů informace uvedené v kap. Výpočet skladových cen, uzavírání a opravy uzavřených sklad. dokladů a detailní informace uvedené zde nebude pro svou práci potřebovat. Může tuto část vynechat a pokračovat až popisem účtování o výrobních dokladech.

V rámci skladových dokladů ABRA Gen jsou zavedeny následující doklady pro pohyb materiálů a výrobků:

Interně jsou uloženy ve stejné tabulce jako jiné skladové doklady (StoreDocuments a StoreDocuments2).

Doklad Výdej materiálu do výroby je obdobný standardním Dodacím listům, doklad Vrácení materiálu z výroby je obdobný standardním Vratkám a doklad Příjem hotových výrobků je obdobný standardním Příjemkám, ovšem s tím, že na řádcích těchto dokladů je navíc povinná interní položka Výrobní úloha (ProductionTask_ID), která se odkazuje na stejnojmenný Business objekt. Všechny zmíněné doklady mohou obsahovat pouze řádky typu 3 - skladový řádek.

Pro všechny výše uvedené doklady existují stejnojmenné agendy, které ale slouží především pouze k zobrazování, hromadnému zaúčtování a tisku dokladů. Není zde možné tyto doklady vytvářet a pokud je povoleno je opravovat či mazat, pak jen v omezené míře. Vytváření, oprava a případné mazání těchto dokladů je řešeno většinou přímo v rámci agend jednotlivých výrobních SW (interních či externích). Agendy dále obsahují funkce, které umožní dohledat a zobrazit související řádky (doklady) právě podle položky Výrobní úloha (ProductionTask_ID).

Nezaměňujte pojem výrobní úloha s pojmem výrobní zakázka. Výrobní úloha slouží jen pro evidenci vazeb mezi řádky výrobních dokladů pro možnost ocenění příjmů výrobku dle oceněných vydaných materiálů.

Dále jsou v systému zavedeny tabulky a Business objekty (BO) vazeb mezi výrobními doklady. Tyto tabulky plní a udržuje přímo daný výrobní SW a obsahují informace o tom, kolik kterého materiálu/suroviny vstupuje do kterého výrobku. Skladová uzávěrka pak tyto tabulky a BO využívá k případnému ocenění dokladů typu PHV (aby se při skladové uzávěrce mohly řádky dokladů PHV ocenit i podle skutečných cen materiálů, které do výrobku vstoupily). Pro typ dokladu VRM se objekty ProductionTaskRow nezakládají.

  • Tabulka ProductionTasks (tabulka výrobních úloh) a Business objekt ProductionTask - neobsahuje žádné speciální údaje, slouží jako hlavičkový záznam(objekt) pro následující záznamy.
  • Tabulka ProductionTask2 (tabulka vazeb výrobních úloh) a Business objekt ProductionTaskRow. Obsahuje mj.:
    • Odkaz na ProductionTask
    • Případný odkaz na řádek příjmu hotových výrobků (položka ProductRow_ID, ref. integrita do StoreDocuments2)
    • Případný odkaz na řádek výdeje materiálu/surovin (položka MaterialRow_ID, ref. integrita do StoreDocuments2)
    • Odkaz na skladovou kartu výrobku (položka Product_ID, ref. integrita do StoreCards)
    • Odkaz na skladovou kartu materiálu/suroviny (položka Material_ID, ref. integrita do StoreCards)
    • Množství materiálu/suroviny v jednotce se vztahem 1

BO ProductionTaskRow obsahuje následující omezení:

  • Není možné ho opravit nebo smazat v případě, že odkazuje na již oceněný řádek dokladu PHV.
  • Nelze vytvořit nový BO, který by v položce ProductRow_ID odkazoval na již oceněný řádek dokladu PHV.
  • Je kontrolována shodnost položky Product_ID s položkou StoreCard_ID na řádku dokladu PHV, pokud bude vyplněn odkaz ProductRow_ID.
  • Je kontrolována shodnost položky Material_ID s položkou StoreCard_ID na řádku dokladu VMV, pokud bude vyplněn odkaz MaterialRow_ID.
  • Pokud jsou vyplněny PHV a VMV, musejí mít sklad se stejným typem vyskladňování.
  • Kontrolováno je i množství materiálu/suroviny s ohledem na VMV, jeho vrácení a ostatní řádky výrobní úlohy.

Výrobní SW obhospodařují Business objekty výrobních úloh (ProductionTask) a vazeb výrobních úloh (ProductionTaskRow).

Takže např. modul Kompletace resp. Gastrovýroba založí pro každý výrobek zadaný v obsahu kompletačního/výrobního listu jeden nový objekt ProductionTask a pro každý materiál/surovinu výrobku založí jeden jeho samostatný řádek ProductionTaskRow s vazbami výrobků a materiálů/surovin - to vše při ukládání kompletačního/výrobního listu ve stavu Příprava. Při generování dokladů VMV a PHV pak doplní odkazy na řádky dokladů VMV a PHV.

Složitější je situace u modulu Výroba (příp. u jiných obdobných externích výrobních SW), kdy se typicky při vzniku nového výrobního příkazu příp. až po schválení vytvoří nový objekt ProductionTask a jeho řádky naplní kusovníkovými vazbami, ale protože ještě neexistují doklady VMV a PHV, nelze do objektů ProductionTaskRow zaznamenat odkazy na řádky skladových dokladů (VMV a PHV). Až teprve když existují VMV/PHV doklady, mohou vznikat řádky v tabulce ProductionTask2. Nevznikají ale hned (okamžitě po vzniku VMV či PHV), ale až později při vyvolání ocenění výrobního příkazu. Důvodem je to, že aby mohly být výrobky a polotovary oceněny ve výši vstupujících nákladů (materiál, mzda a kooperace) i při existenci více příjemek hotových výrobků k jednomu výrobnímu příkazu, je suma vstupních nákladů rozdělována poměrně na jednotlivé příjemky hotových výrobků (tzn. poměrně podle počtu výrobků na jednotlivých příjemkách). Pro ocenění příjemek hotových výrobků dle uvedených principů je nutné, aby počet dokladů vystavených k výrobnímu příkazu byl pokud možno konečný a neměnný (což je po ukončení VYP) anebo aby uživatel ručně stanovil, které výdeje a jak započítat do oceňovaných PHV v rámci průvodce oceněním PHV. Podle toho se pak v rámci první fáze výpočtu ceny vytvoří vazby mezi PHV a VMV v tabulce ProductionTask2. Podrobněji viz Uzávěrka a ocenění hotových výrobků.

V kap. Výpočet skladových cen, uzavírání a opravy uzavřených sklad. dokladů bylo objasněno, že oceňování dokladů probíhá v rámci skladové uzávěrky. To platí samozřejmě i pro skladové výrobní doklady (PHV, VMV, VRM).

  • Doklady typu VMV se zpracovávají obdobně jako dodací listy (DL).
  • Doklady typu VRM se zpracovávají obdobně jako vratky dodacích listů (VR).

  • Doklady typu PHV se z hlediska toho, zda jsou zadané ceny kompletní, zpracovávají stejně jako příjemky (PR) (tím máme na mysli, že pokud není nastaveno, že je cena kompletní, uzávěrka je nezpracovává).

    Zde ale platí, že cena výrobku nebo její část může být napočítávána z cen materiálů/surovin, které do výrobku vstupují. (Jak bylo zmíněno výše, u modulu Kompletace resp. Gastrovýroba tomu tak je vždy, u modulu Výroba si uživatel může nastavit, jakou cenou se budou PHV oceňovat (pevná cena, počítaná z materiálu, režií,.... či kombinace předchozího) a podle toho se i taková cena na PHV z Výroby zapisuje buď hned po jeho vystavení anebo až později při skladové uzávěrce. Jak je tomu u jiných výrobních SW případně navázaných na SW ABRA Gen, závisí na daném SW.

    Nicméně pokud se alespoň část ceny má počítat ze vstupujících materiálů/surovin, pak je postup pro její stanovení zjednodušeně řečeno tento:

    U každého řádku dokladu PHV se dohledají všechny řádky pro daný ProductionTask_ID, které mají v položce ProductRow_ID interní identifikátor výrobku zpracovávaného řádku dokladu PHV. Pokud je u všech takto nalezených řádků vyplněný i údaj MaterialRow_ID, a řádky obsahující výdeje materiálu/surovin (na které se zjistil odkaz) jsou oceněny, je možné ocenit i řádek dokladu PHV.

    Pokud neexistují žádné řádky (ProductionTasks2), které by měly v položce ProductRow_ID interní identifikátor řádku zpracovávaného dokladu PHV, nechá se skladová cena na příjemce PHV tak, jak ji nastavil SW výroby, který tuto příjemku (řádek) vytvořil.

    Skladová uzávěrka podle tabulek ProductionTask a ProductionTask2 poznává, zda je možné ocenit doklady typu PHV. Tj. aby bylo možno řádek dokladu PHP ocenit, je třeba, aby všechny záznamy se shodnou výrobní úlohou na daný výrobek již měly odkaz na doklady VMV a aby příslušné řádky těchto dokladů byly oceněny.

    Jak se stanovuje jedn. cena PHV (předběžná i konečná), kdy se na doklad PHV zapisuje a kdy se nastavuje příznak Kompletní ceny u dokladů PHV generovaných z modulů ABRA Gen:

    Pokud je na dokladu PHV nějaká jiná než lokální měna, provede se přepočet.

Výrobní doklady VMV, PHV a VRM produkují na každý svůj řádek až dva řádky do účetnictví. Jeden je typu "skladový pohyb" a druhý je typu "nedokončená výroba". Oba dva typy se generují na stejnou kladnou částku.

V systému je možné centrálně nastavit, zda se má účtovat o nedokončené výrobě či nikoliv, tj. zda tyto typy dokladů mají produkovat oba typy účetních zápisů nebo jen účetní zápisy typu "skladový pohyb".

Dále platí, že pokud je na řádku těchto skladových dokladů odkaz na Výrobní úlohu (ProductionTask), převezme se od výrobní úlohy číslo zdrojové skupiny (SourceGroup) pro následné spárování do saldokontních skupin.

To, zda se vůbec budou z dokladů VMV, PHV a VRM nějaké účetní záznamy generovat, záleží jednak na nastavení způsobu účtování na příslušných řadách dokladů, jednak na nastavení účtování skladu a jednak na způsobu účtování skladových pohybů pro typ skladové karty, se kterou je pohyb realizován. Dále viz Co vše lze nastavit na "Neúčtovat" při účtování o skladových pohybech.

Konkrétní způsob účtování objasníme na zjednodušeném příkladu:

Účtování o nedokončené výrobě. Mějme účty:

112.....Materiál na skladě
121.....Nedokončená výroba
122.....Polotovary vlastní výroby
123.....Výrobky
581.....Změna stavu nedokončené výroby
582.....Změna stavu polotovarů
583.....Změna stavu výrobků

Dále mějme následující operace:

Doklad částka MD D Popis
MZ- 400,- 52x 3xx Náklady na mzdy
-------výdej materiálu do výroby, realizace vlastních výkonů, režií atd. ----------
VMV- 100,- 501 112 Výdej materiálu do výroby
VMV- 100,- 121 581 Náběh materiálu do nedokončené výroby (druhá část VMV)
PL- 20,- 121 581 Náběh režie a mezd do nedokončené výroby (řeší výrobní SW)
-------následuje příjem výrobku z nedokončené výroby----------
PHV- 120,- 123 583 Převzetí výrobku z výroby sklad
PHV- 120,- 581 121 Úbytek nedokončené výroby (druhá část PHV)
-------následuje prodej výrobku------------------------------
FV- 120,- 311 601 Prodej výrobků
DK- 120,- 583 123 Úbytek stavu výrobků

(Lit.:Účetnictví I. - Munzar, Březinová, Juránek, Muzikářová - Bilance 1997)

Příklad je zjednodušený, do hry může vstupovat i vracení materiálu zpět z nedokončené výroby (VRM), kooperace apod. Podrobnější příklad viz např. Účtování o výrobě a souvisejících dokladech.

Druhé části dokladů VMV a PHV a případně i VRM na vrácení zbylého materiálu na sklad resp. z nedokončené výroby se mohou, ale nemusí účtovat. Záleží na konkrétních postupech účetní jednotky. Z toho plyne, že pro doklady typu VMV, VRM a PHV je třeba zvolit, zda mají při zaúčtování (vyslání do žádostí nebo deníku) na každý svůj prvotní řádek produkovat jeden nebo dva typy řádků. Jeden je typu "skladový pohyb" a druhý je typu "nedokončená výroba". K tomuto nastavení je určen globální parametr Nedokončená výroba. Je-li nastaveno účtování o nedokončené výrobě, druhé části dokladů VMV a PHV a příp. i VRM se pak generují při účtování dokladu automaticky.

Hodnota výrobku na PHV by se měla rovnat součtu všech VMV a PL na danou výrobní zakázku. Pro správné účetní vypořádání výrobní zakázky musí být její zůstatek na účtu 121 nulový, tj. pro správnou evidenci účtu nedokončené výroby musí pro doklady jedné výrobní zakázky platit: VN (PHV) = PL + PN (VMV). Výrobní systém to musí zaručovat, příp. musí umožnit inventární vyrovnání.

O účtování výroby v rámci modulu Výroba podrobněji viz Účtování o výrobě a souvisejících dokladech.