Účtování o výrobě a souvisejících dokladech

V této kapitole si popíšeme princip účetních souvztažností agendy Výroba a všech navazujících dokladů. Jsou zde také uvedeny příklady nastavení systému pro různé varianty účetních postupů. Následující informace mohou sloužit také jako podklad pro nastavení účetních předkontací. A také zde naleznete příklady pro nejvhodnější nastavení systému pro různé varianty účtování o výrobních dokladech a nedokončené výrobě. Výchozí nastavení a popisované možnosti vycházejí z obecných principů. Pro konkrétní použití ABRA Gen je nutné ověřit, zda všechna nastavení odpovídají účetním postupům dané účetní jednotky. Popřípadě je nutné nastavení ABRA Gen upravit tak, aby těmto postupům vyhovovalo.

Před přečtením této kapitoly doporučujeme prostudovat kapitoly, které pojednávají o účtování a vlastnostech skladových dokladů a na které tato kapitola navazuje. Zejména Způsoby oceňování, Výpočet skladových cen, uzavírání a opravy uzavřených sklad. dokladů, Předkontace a způsob jejich aplikace na doklady.

Výchozí nastavení předkontací a parametrů systému odpovídá nejpřesnější metodě účtování. Předkontace jsou po instalaci nastaveny přesně podle příkladů popsaných v této kapitole. Pokud chcete zvolit některou jinou metodu, přečtete si prosím pozorně celou kapitolu. Pokud si nejste v dané problematice zcela jisti, nebo chcete-li maximálně efektivně rozvrhnout vaše účetní postupy, využijte služeb konzultantů ABRA SW Assistance.

Defaultně dodávané předkontace řeší ty účetní případy, u nichž se předpokládá častější výskyt, nikoli všechny existující účetní případy, které by mohly přicházet v úvahu. Předpokládá se, že si klient předkontace doplní, příp. dodávané upraví dle svých konkrétních potřeb.

V následujícím textu naleznete:

Pro skladové doklady generované z modulu výroby a výrobní doklady platí, že pokud je na řádku těchto dokladů odkaz na Výrobní příkaz, převezme se od výrobního příkazu číslo zdrojové skupiny pro následné spárování účtovaných záznamů do saldokontních skupin v účetním deníku. Tato vlastnost přináší přehledné zaúčtování všech dokladů vystavených na základě jednoho výrobního příkazu do samostatné saldokontní skupiny. To je důležité především pro přehled o zůstatku účtu nedokončené výroby.

Následující tabulka obsahuje příklad kompletně zaúčtovaného výrobního příkazu. Výrobní příkaz obsahuje také kooperaci a k tomuto výrobnímu příkazu jsou již vystaveny všechny související doklady. Účetní zápisy si objasníme na výrobku s celkovou výrobní cenou 210,- Kč. Z toho činí 100,- Kč cena za materiál. Náklad za kooperaci je v ceně 70,- Kč. Cena vlastní práce je 20,- Kč, včetně všech složek režii. Dále je do ceny zahrnuta materiálová režie, pevná cena a spotřební materiál.

Rekapitulace použitých účtů:

  • 112.....Materiál na skladě
  • 121.....Nedokončená výroba
  • 122.....Polotovary vlastní výroby
  • 123.....Výrobky
  • 581.....Změna stavu nedokončené výroby
  • 582.....Změna stavu polotovarů
  • 583.....Změna stavu výrobků
Prvotní případ Částka MD D Doklad ABRA Gen
Výdej materiálu do výroby
Výdej materiálu ze skladu do výroby 120,- 501 112 VMV-
Náběh hodnoty materiálu do nedokončené výroby. Podruhé zaúčtovaná částka výdejky materiálu. 120,- 121 581 VMV-
Vrácení materiálu z výroby na sklad.(u řady VRM je nastaveno účtovat obráceně) -20,- 501 112 VRM-
Vrácení hodnoty materiálu z nedokončené výroby. Podruhé zaúčtovaná částka vratky materiálu.(u řady VRM je nastaveno účtovat obráceně) -20,- 121 581 VRM-
Realizace vlastních výkonů, režii a kooperací.
Mzdové náklady za realizovaný výkon 15,- 121 581 PL-
Režie vypočtená dle kalkulačního vzorce 5,- 121 581 PL-
Náběh nákladů za kooperaci 70,- 121 581 KOO-
Materiálová režie, pevná cena a spotřební materiál
Materiálová režie 5,-  121 581 DKV-
Pevná cena 10,- 121 581 DKV-
Spotřební materiál 5,- 121 581 DKV-
Příjem výrobku na sklad
Příjem výrobku z výroby na sklad 210,- 123 583 PHV-
Úbytek celkové hodnoty výrobku z nedokončené výroby. Podruhé zaúčtovaná částka příjemky výrobků. 210,- 581 121 PHV-
Prodej výrobku
Výdej výrobku ze skladu - úbytek stavu výrobků 210,- 583 123 DL-
Tržba za prodej výrobku 210,- 311 601 FV-

V tabulce je popsán výrobek o jedné úrovni. V případě výrobku o více úrovních (sestavy s polotovary), je nutné účtovat také o polotovarech. Toto účtování je popsáno v podrobném popisu dokladů VMV a PHV.

Doklady pro výdej výrobku ze skladu (DL-) a tržba za prodej výrobku (FV-) jsou zde uvedeny pouze pro kompletnost tabulky účtování. Jejich popis naleznete v kapitolách Skladové doklady respektive Prodejní fakturační doklady.

V této části si podrobně popíšeme účtování a účetní souvislosti jednotlivých typů dokladů. V popisovaném postupu je použito účtování nejpřesnější dostupnou metodou. Tento postup účtování je možné zjednodušit nebo modifikovat. Tyto možnosti jsou podrobněji popsány v části Nastavení účtování a parametrů systému pro různé varianty použití.

Na následujícím obrázku jsou zobrazeny vazby jednotlivých dokladů, o kterých se účtuje:

Výrobní doklady VMV, VRM a PHV produkují na každý svůj prvotní řádek dva řádky pro účetnictví. Jeden je typu "skladový pohyb" a druhý je typu "nedokončená výroba". Oba dva typy se generují na stejnou kladnou částku. Parametrem Nedokončená výroba z kategorie sklad v agendě Firemní údaje je možné nastavit, zda ABRA Gen bude do účetnictví generovat řádek pro nedokončenou výrobu. V tom případě musí být tento parametr nastaven na hodnotu Účtovat.

Doklady VMV, VRM a PHV mají v nastavení předkontací dvě volby v položce typ řádku pro skladový pohyb a nedokončenou výrobu. Proto je nutné u těchto dokladů vložit čísla účtů z popisovaných příkladů na správný typ řádku.

  • Skladový pohyb - Tímto řádkem předkontace bude zaúčtována primární částka na skladovém dokladu. Proto na tento řádek patří účty skladového pohybu.
  • Nedokončená výroba -Tento řádek zaúčtuje částku pro nedokončenou výrobu. Sem patří kontace pro účty nedokončené výroby.
VMVVRM

Oba typy dokladů vznikají v agendě Výrobní příkazy modulu výroba. Své evidenční knihy však mají v modulu Skladové doklady agendy Výdej materiálu do výroby a Vrácení materiálu z výroby. Samotné zaúčtování je možné provést až po provedení skladové uzávěrky pomocí tlačítka pro zaúčtování v příslušných evidenčních agendách modulu Skladové doklady viz výše. Princip tohoto dávkového zaúčtování je popsán v kapitole Hromadné zaúčtování (dávkově) - funkce Zaúčtovat modulu Účetnictví.

Datum účtování dokladů: standardně je nastaveno na datum vystavení dokladu a řídí se pravidly pro účtování skladových dokladů.

Ocenění dokladů: Je uskutečňováno skladovou uzávěrkou v modulu Skladové doklady. Výpočet ceny na dokladu probíhá dle pravidel pro výdajové skladové doklady. Tato pravidla jsou popsána v kapitolách Způsoby oceňování a účtování skladů a Výpočet skladových cen, uzavírání a opravy uzavřených sklad. dokladů modulu Sklad a skladové doklady.

Uzávěrku skladu lze výhodně volat také pomocí naplánované úlohy Skladová uzávěrka (např. v noci, kdy není systém vytížen apod.).

Doporučené nastavení předkontace pro tyto typy dokladů je v následující tabulce:

Doklad Popis MD D
VMV- Výdej materiálu ze skladu do výroby 501 112
VMV- Náběh hodnoty materiálu do nedokončené výroby. Podruhé zaúčtovaná částka výdejky materiálu. 121 581
VRM- Vrácení materiálu z výroby na sklad. Částka je účtována záporně. 501 112
VRM- Vrácení hodnoty materiálu z nedokončené výroby. Podruhé zaúčtovaná částka vratky materiálu. Částka je účtována záporně. 121 581

Uvedená kontace platí pro účtování materiálu. Pokud účtujete také o polotovarech, musíte v předkontaci dokladu VMV nastavit účtování podmíněně podle typu skladové karty. Pro materiál platí výše uvedená syntaxe a pro polotovary platí stejný systém. Pouze účet 112 nahradíme účtem 122 a účet 501 účtem 582. Druhá část dokladu, kterou se účtuje o nedokončené výrobě, má stejnou kontaci jako u materiálu.

U typu dokladu VRM musíte při nastavování kontace vycházet z nastavení parametru Účtovat obráceně pro každou řadu dokladů. Viz kapitola Řady dokladů nebo Účetní řady dokladů. Tzn. částka při zapnutém parametru je účtována se záporným znaménkem. Pokud bude tento parametr vypnut, je nutné v uvedených příkladech otočit kontaci účtů MD a D.

PL

Tento typ dokladu vzniká v agendě Pracovní lístky modulu výroba. Před zaúčtováním pracovních lístků je nejprve nutné vygenerovat Souhrnné pracovní lístky ve stejnojmenné agendě. Principy toho generování jsou popsány v kapitole Souhrnné pracovní lístky.

Datum účtování dokladů: standardně je nastaveno na datum ukončení operace.

Ocenění dokladů: Hodnota na tomto dokladu je vypočtena na základě sazeb tarifních tříd pracovníků nebo hodinových sazeb pro jednotlivá pracoviště (dle nastavení) a sazeb režií nastavených u pracovišť. Částka dokladu je napočtena po vygenerování souhrnných pracovních lístků. Zaúčtování dokladu do účetnictví je provedeno v rámci generování souhrnných pracovních lístků.

Doporučené nastavení předkontace pro tento typ dokladu je v následující tabulce:

Doklad Popis MD D
PL- Mzdové náklady za realizovaný výkon a režie 121 581
KOO

Tento typ dokladu vzniká v agendě Kooperace modulu výroba.

Datum účtování dokladů: Nejprve je nastaveno dle data vytvoření dokladu, poté co je zadáno datum přivezení, se změní na datum přivezení.

Ocenění dokladů: Cena tohoto dokladu by měla být součtem hodnoty výdajových dokladů (FP, PV, ...) připojených na záložce Výdaje pořízení. Ale účtována je vždy částka z položky Skutečná cena v hlavičce dokladu. A je na rozhodnutí uživatele, zda si budou obě částky rovny. Ale doporučujeme tuto skutečnost dodržovat, tím bude zajištěna kontrola proúčtování všech dokladů a správné ocenění dokladu kooperace. Doklad se nezaúčtuje po svém vytvoření, ale až v okamžiku vyplnění políčka Kompletní ceny.

Doporučené nastavení předkontace tento typ dokladu je v následující tabulce:

Doklad Popis MD D
KOO- Náklady za kooperace 121 581
DKV

Tento typ dokladu vzniká v agendě Dokončené výrobky modulu výroba.

Datum účtování dokladů: Datum účtování závisí na tom, jestli je v Parametrech řad výrobních příkazů nastaveno, že se má DKV generovat automaticky při spuštění VYP. Pokud je nastaveno, že ano, je datum účtování rovno datu, kdy se výrobní příkaz spustil. Pokud se DKV při spuštění výrobního příkazu automaticky negeneruje, pak je datum účtování rovno datumu, kdy se k VYP vytvořil ručně nový DKV.

Pokud k VYP existuje více DKV, je třeba vědět, že datum účtování se nepřebírá z řádku DKV, ale z hlavičky DKV, která není uživatelsky přístupná. Při vytváření dokladu DKV se nejprve vytvoří na pozadí systému jeho hlavička, a doklady DKV, které uživatel vidí, jsou ve skutečnosti řádky. Pokud k jednomu VYP existuje více DKV různého data (tj. jeden hlavičkový doklad s více řádky vytvořených v různých datech), datum jejich účtování bude z pohledu uživatele rovno prvnímu z nich, a to proto, že první řádek vzniká zároveň při vytvoření hlavičky.

Ocenění dokladů: Hodnoty na tomto dokladu se vypočítávají v závislosti na nastavení parametrů Materiálové režie, Pevná cena a Spotřební materiál v Parametrech řad Výrobních příkazů.

Doporučené nastavení předkontace tento typ dokladu je v následující tabulce:

Doklad Popis MD D
DKV- Materiálová režie 121 581
DKV- Pevná cena 121 581
DKV- Spotřební materiál 121 581

V předkontaci dokončeného výrobku je na straně MD nastavena vazba na účet na řadě dokladu dokončeného výrobku. Účet, pokud je na řadě vyplněn, se tedy při zaúčtování ve výchozí předkontaci přebírá z řady dokončeného výrobku.

PHV

Tento doklad je tvořen v agendě Dokončené výrobky modulu Výroba. Svoji evidenční knihu však má v modulu Skladové doklady agenda Příjem hotových výrobků.

Datum účtování dokladů: standardně je nastaveno na datum vystavení dokladu a řídí se pravidly pro účtování skladových dokladů.

Ocenění dokladů: Jak bylo řečeno v kap. Uzávěrka a ocenění hotových výrobků, cenu na tomto dokladu a tím také cenu výrobku/polotovaru je možné počítat několika způsoby:

  • Pouze Pevnou cenou
  • Hodnotou skutečných nákladů
  • Kombinací obou variant

Na zvoleném způsobu závisí, z čeho se cena vyčísluje a zda se zapisuje na doklad výrobními agendami hned po jeho vytvoření, nebo zda se část (či celá cena) vyčísluje a zapisuje při ocenění výrobního příkazu nebo zda se část (či celá cena) vyčísluje až při skladové uzávěrce v modulu Skladové doklady. V každém případě, aby mohl být doklad zaúčtován, musí být zpracován a uzavřen skladovou uzávěrkou. Podrobně viz Ocenění hotového výrobku. Viz též Dohledání důvodu neocenění dokladu PHV.

Doporučené nastavení předkontace pro tento typ dokladu je v následující tabulce:

Doklad Popis MD D
PHV- Příjem výrobku z výroby na sklad 123 583
PHV- Úbytek celkové hodnoty výrobku z nedokončené výroby. Podruhé zaúčtovaná částka příjemky výrobků. 581 121

Uvedená kontace platí pro účtování hotových výrobků. Pokud účtujete také o polotovarech, musíte v předkontaci dokladu PHV nastavit účtování podmíněně podle typu skladové karty. Pro výrobky platí výše uvedená syntaxe a pro polotovary platí stejný systém. Pouze účet 123 nahradíme účtem 122 a účet 583 nahradíte účtem 582. Druhá část dokladu, kterou se účtuje o nedokončené výrobě má stejnou kontaci jako u výrobku.

V této kapitole naleznete doporučení pro kontrolu správného zaúčtování nedokončené výroby a postup pro dohledání chybných dokladů v případě rozdílů.

Při správném zaúčtování všech souvisejících dokladů se musí shodovat hodnota na účtech nedokončené výroby (syntetický účet 121 a příslušné analytiky) a hodnota nedokončené výroby vypočtená z primárních dokladů. Typy primárních dokladů ovlivňující nedokončenou výrobu jsou popsány v předchozí kapitole. Zůstatek v účetnictví lze získat pomocí kterékoliv sestavy počítající zůstatek účtu. Pro získání hodnoty z primárních dokladů použijte report Nedokončená výroba - Stav k datu v agendě Výroba reporty, sestavu Stav nedokončené výroby.

Pozor na správné nastavení spodní hranice pro omezení data dokladů. Podrobnější informace k tomuto nastavení, naleznete v popisu položek omezení reportu Nedokončená výroba - Stav k datu.

V případě, že hodnota nedokončené výroby z primárních dokladů a z účetního deníku nesouhlasí, je nutné dohledat a opravit problémové primární doklady.

K tomuto dohledání doporučujeme použít některého z následujících postupů:

Tvoří-li hodnotu nedokončené výroby několik málo výrobních příkazů, je vhodné použít pro dohledání rozdílů sestavu Stav nedokončené výroby, včetně pohybů z reportu Nedokončená výroba - Stav k datu. Porovnáním s výpisem zaúčtovaných dokladů z jednotlivých skupin výrobních příkazů v agendě Saldokonto - účetní deník souvztažně bychom měli nalézt konkrétní primární doklady, u kterých nesouhlasí hodnota nedokončené výroby. V omezení agendy saldokonta, doporučujeme mimo jiné nastavit následující omezení:

  • Vypsat skupiny - Jen s nenulovým rozdílem.
  • Pohyby - Všechny za zvolené datum účtování.

U obou výstupů je nutné zadat stejné datumové rozmezí a podmínkou je také účtování jednotlivých výrobních příkazů do samostatných souvztažných skupin účetního deníku. Tzn. správné nastavení předkontací.

Je-li v časovém rozmezí větší množství výrobních příkazů, doporučujeme zmenšit časové úseky s rozdíly. U těchto menších úseků porovnávat obraty primárních dokladů s obraty z účetnictví. Nejefektivnější metodou je půlení časového úseku. Pokud je rozdíl v prvním rozděleném úseku, opět jej rozdělíme. V dělení pokračujeme, až se úsek zmenší na jeden den nebo v něm zůstane malé množství dokladů. Po dohledání a opravě rozdílů v prvních úsecích, se postupně vracíme ke druhým úsekům. Při kontrole rozdílu v úseku, porovnáváme obrat primárních dokladů a obrat záznamů účtovaných na účty nedokončené výroby v účetním deníku. K vyčíslení obratů primárních pohybů nedokončené výroby, doporučujeme využít report Nedokončená výroba - Pohyby v agendě Výroba reporty. Po dohledání dne nebo výrobních příkazů s rozdílem obratů, dohledáme konkrétní doklady podle výše popsaného postupu Dohledání rozdílů v malé skupině Výrobních příkazů.

Nejpřesnější metoda, která byla popsána na výše uvedených postupech, poskytuje detailní přehled o finančním stavu nedokončené výroby. Pokud si z nějakého důvodu nepřejete o nedokončené výrobě účtovat nebo do její hodnoty zahrnovat pouze vybrané složky kalkulačního vzorce, naleznete v následujícím textu návod, jak nastavit ABRA Gen pro tyto varianty.

Hodnota výrobku na PHV by se měla rovnat součtu všech VMV, PL a KOO na daný výrobní příkaz. Pro správné účetní vypořádání výrobního příkazu musí být po zúčtování všech souvisejících dokladů, zůstatek na účtu 121 nulový. Tedy pro správnou evidenci nedokončené výroby by mělo pro doklady jednoho výrobního příkazu platit: PHV (částka pro nedokončenou výrobu) = PL + KOO + VMV (částka pro nedokončenou výrobu).

Pokud si nepřejete účtovat o nedokončené výrobě, musíte provést následující nastavení.

  • Nastavte parametr Nedokončená výroba v agendě Firemní údaje na hodnotu Neúčtovat. Tímto nastavením vypnete účtování druhých částí dokladů VMV, VRM a PHV, které se týkají nedokončené výroby.
  • Pro řady dokladů Pracovních lístků (PL) a Kooperací (KOO) vypněte nastavení Řada dokladů se účtuje v agendě Řady dokladů modulu nastavení.

Jak je popsáno v kapitole Uzávěrka a ocenění hotových výrobků, je možné volitelně pro každou řadu výrobního příkazu nastavit, ze kterých položek bude vypočtena cena výrobku/polotovaru. Ovšem na základě tohoto nastavení by mělo být synchronně nastaveno započtení stejné skladby položek pro ocenění nedokončené výroby.

Na následujícím obrázku je znázorněno nastavení pro cenu při příjmu výrobku/polotovaru a hodnoty účtované do nedokončené výroby. Toto nastavení naleznete na záložce detail v agendě Parametry řad Výrobních příkazů.

Nyní si popíšeme jak správně synchronně nastavit hodnotu ceny pro příjem a pro nedokončenou výrobu. Popsané způsoby jsou vybrány pro standardní účetní postupy. Lze také použít některé specifické kombinace, ale tyto pečlivě zvažte nebo zkonzultujte s daňovým poradcem.

  • Parametry Mzdy, Výrobní režie a Správní režie musí být pro příjem i pro nedokončenou výrobu nastaveny shodně. Např. můžete vypnout načítaní hodnoty za mzdy do příjmu. Ale pokud nevypnete načítání hodnoty do nedokončené výroby, bude na účtu nedokončené výroby po kompletním vypořádání výrobního příkazu nenulový zůstatek. Protože hodnota za mzdy se do nedokončené výroby načte, ale při příjmu hotového výrobku na sklad se již neodečte.
  • Materiál - pokud se tato položka započítává do ceny pro příjem, měla by se také účtovat druhá část výdejky materiálu VMV do nedokončené výroby.
  • Materiálová režie - položka se započítává jak na vstupní straně, tak automaticky přechází do ostatních nákladů na dokladu PHV.

  • Kooperace - V případě, že do ceny přijímaného výrobku zahrnete také cenu za kooperaci, musíte nastavit účtování dokladu KOO, viz předchozí příklady.

  • Spotřební materiál -

  • Pevná cena - K výše zmíněným položkám lze také přičítat pevnou cenu. Ale v tomto případě nebude žádný doklad účtovat tuto hodnotu jako náběh účtu nedokončené výroby. Pokud si nastavíte tuto možnost, přečtěte si vlastnosti použití pevné ceny v dalším textu.

    Význam a vliv parametrů ze skupiny Do ceny příjmu (výrobku) zahrnout na stanovení ceny výrobku a konkrétní způsob vyčíslení příslušné složky ceny výrobku podrobně, viz Ocenění hotového výrobku.

Cenou pro popisovanou variantu se rozumí cena vypočtená na základě doložitelné položkové kalkulace. Přestože je možné do této položky vložit libovolnou hodnotu, doporučujeme před stanovením její výše důkladně prostudovat platné zákonné normy. Případně se obraťte na daňového poradce.

V případě použití pevné ceny pro výpočet hodnoty výrobku/polotovaru, tedy vámi zadané částky v agendě kusovníku, nebude u většiny výrobních příkazů po jejich kompletním vypořádání nulový zůstatek účtu nedokončené výroby, protože náběh na tento účet probíhá v hodnotě skutečně spotřebovaných nákladů, ale výdej je realizován v pevně určené ceně. A to bez ohledu na možné diference na straně náběhu. Tím bude vznikat u jednotlivých výrobních příkazů po jejich kompletním zaúčtování rozdíl na účtech nedokončené výroby. Pro dodržení správnosti účetních postupů by měl uživatel tyto rozdíly vyrovnávat inventárními doklady (použijte interní doklady z modulu Účetnictví ).

Nastavení použití pevné ceny lze realizovat na záložce detail v agendě Parametry řad Výrobních příkazů stejnojmenným parametrem. Tento parametr je také znázorněn na obrázku v předchozí části textu. Promítnutí pevné ceny do ceny výrobku a další související informace viz Ocenění hotového výrobku.

Na základě výše uvedených vlastností doporučujeme vyhnout se započtení pevné ceny do hodnoty výrobku/polotovaru. Použijte ji pouze v případě, že Vám přinese jiné výhody a na základě důkladně zpracované metodiky pro Vaše účetní postupy.