Doručené e-maily - záložka Detail
Záložka zobrazí detailné informácie k aktuálnemu záznamu zo záložky Zoznam. Položky zadávané ku každému záznamu sú štandardne rozdelené do subzáložiek podľa svojho významu:
| Obsiahnuté subzáložky: | Hlavička | Ďalšie údaje | Prílohy | Zdrojový kód | Formuláre |
|---|
V hornej časti záložky Detail môže byť variantne zobrazený niektorý z Panelov definovateľných údajov detailu pre túto agendu. Zobrazenie panela definovateľných údajov detailu závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.
Popis položiek, ktoré sú k dispozícii v hornej časti záložky Detail, ak je zobrazená základná definícia Panela definovateľných údajov detailu:
| Názov | Popis |
|---|---|
| Doklad |
Číslo dokladu. Novo vytváraný doklad má uvedené "bez čísla". Číslo mu je pridelené po uložení. Na záznamy doručených e-mailov sa z hľadiska evidencie pozerá ako na doklady, viď Doklady zo skupiny Komunikácia. |
| Počet príloh | Počet doručených príloh, viď subzáložka Prílohy. |
| Veľkosť | Celková veľkosť doručených príloh aktuálneho e-mailu. Viď položky Veľkosť v subzáložke Prílohy. |
| Dátum odoslania | Viď položka Dátum odoslania. |
| Názov | Popis |
|---|---|
| Vlastný e-mailový účet | Účet z číselníka E-mailové účty, na ktorý bol daný e-mail adresovaný. |
| Odosielateľ |
Význam je podobný ako v bežných e-mailových klientoch. Pokiaľ by prijímaný e-mail v tejto položke obsahoval príliš dlhý reťazec, pri založení záznamu v systéme ABRA Gen sa automaticky oreže na max. povolenú veľkosť tejto položky (viď popis Štruktúr a definícií GenDoc.chm. |
| Firma |
Firma z Adresára firiem, pre ktorú je daný e-mail určený. Nepovinná položka. Kód firmy zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka firiem-Adresára. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Pravidlá automatického vyhľadávania adresáta pri e-mailoch: V prípade, že je nastavená akcia Zmeniť položky podľa odosielateľa v agende Pravidlá spracovania doručenej e-mail. pošty, sa systém pokúsi pre stiahnutý záznam dohľadať firmu, prevádzkareň a osobu nasledovne:
|
| Prevádzkareň | Ide o položku typu skrytý zoznam, z ktorého vyberiete jednu z nadefinovaných prevádzkarní. Spôsob ponúkania a výberu prevádzkarní je tu podobný ako inde na dokladoch systému ABRA Gen. Viď napr. Záložka Firma - všeobecne - položka Prevádzkareň. Tu len s tým rozdielom, že zadanie prevádzkarne nie je povinné, tzn. môže zostať nevyplnená. |
| Osoba | Odkaz na osobu z Adresára osôb, na ktorú sa doručený e-mail viaže. Spôsob ponúkania a výberu osôb je tu podobný ako inde na dokladoch systému ABRA Gen. Viď napr. Záložka Firma - všeobecne - položka Osoba. |
|
Komu/Kópia |
Význam je podobný ako v bežných e-mailových klientoch:
Plní sa zo zdrojového kódu e-mailu. |
| Dátum odoslania |
Dátum a čas, kedy bol daný e-mail odoslaný odosielateľom (čerpané z metadát daného e-mailu). |
| Dátum doručenia |
Dátum a čas, kedy bol daný e-mail doručený. Pri doručených e-mailoch ide súčasne o dátum vystavenia "dokladu" (záznamu) o doručenej pošte (keďže doručením pošty dôjde automaticky k založeniu nového záznamu (dokladu) o tejto pošte. Pri dátovej správe je to dátum, kedy bola správa doručená |
| Riešiteľ/ Rola riešiteľa |
Ako bolo objasnené v kap. Roly verzus Užívatelia, je možné v niektorých miestach programu zadávať buď konkrétnych užívateľov alebo roly, a to podľa aktuálneho nastavenia parametrov systému. Táto položka slúži na zadanie aktuálneho riešiteľa resp. roly riešiteľa, ktorý má riešiť daný e-mail. Užívateľa resp. rolu zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z vyvolaného číselníka užívateľov resp. z číselníka rolí. Tu predovšetkým informatívna položka. E-mail môže vyriešiť ľubovoľný iný užívateľ, pokiaľ má prístupové práva k opravám záznamov doručených e-mailov. Ďalej sa využije napr. na predvyplnenie riešiteľa pri vystavovaní prípadnej zviazanej aktivity funkciou Aktivity. Položku môžete využiť typicky, ak ide o e-maily doručené na všeobecný e-mailový účet, napr. pre celé obchodné oddelenie, pričom doručené e-maily si rozdeľujú jednotliví obchodníci a každý spracováva iba tie "svoje". Na toto rozdelenie môžete využiť práve položku Riešiteľ. Túto položku s výhodou využijete v kombinácii s obmedzením Podľa prihlásenej osoby, keď si prihlásený užívateľ môže vypísať len "svoje" úlohy na riešenie. Automatické doplnenie riešiteľa po vystavení aktivity: Ak sa k doručenému e-mailu vystaví následná aktivita (úkol nejakému riešiteľovi a spracovanie tohto e-mailu), tak sa po uložení aktivity riešiteľ prenesie z aktivity späť do e-mailu, ak v e-maile nie je zatiaľ žiaden riešiteľ vyplnený. Dôvodom je to, aby užívateľ nemusel najprv rozeditovávať e-mail a zadávať riešiteľa ručne a až následne potom vystavovať aktivitu (kam sa tiež riešiteľ z e-mailu preberie). |
| Stav |
Tu má užívateľ možnosť si na doručenom e-maile zaevidovať stav jeho spracovania:
Neprečítané sú v záložke Zoznam graficky zvýraznené. Podľa tohto príznaku je možné obmedzovať aj triediť, teda si užívateľ napr. môže obmedziť len za "prečítané" záznamy, ktoré ešte má vybaviť a pod. Možnosti zmeny stavu:
|
| Spracované |
Príznak o tom, či bol spracovaný daný doručený e-mail pravidlami spracovania doručenej e-mail. pošty. Také e-maily sa už nebudú ďalej automaticky spracovávať. Ďalej viď Spracovanie doručených e-mailov. Položka sa nastavuje automaticky po úspešnom spracovaní e-mailu. Pozor! Príznak "Spracované" nedetekuje nutne nejakú zmenu dát, ale je nastavený vtedy, keď je e-mail spracovaný aspoň jedným pravidlom. Tzn. bolo nájdené aspoň jedno pravidlo a bolo úspešne aplikované. Majme nadefinované pravidlo s akciou Zmeniť položky podľa odosielateľa. Príde doručený e-mail, ale žiadna firma či osoba sa podľa doručeného e-mailu nedohľadá, teda sa v dátach daného e-mailu nič nezmení. Avšak pravidlom bol spracovaný (aj keď výsledkom spracovania nebolo nič) a je teda označený ako Spracované. Je však možné si ho ľubovoľne editovať. Užívateľ si teda ako spracovaný môže označiť ľubovoľný e-mail, pokiaľ ho už spracovávať nechce a naopak. Teda ručné začiarknutie príznaku Spracované je vratná akcia. Zrušenie príznaku ale nespôsobí storno akcií, ktoré boli vykonané pri spracovaní e-mailu. Tzn. ak bol napr. pri spracovaní e-mailu vytvorený z jeho príloh dokument, tento dokument so zrušením príznaku nijako nemaže. |
| Predmet |
Predmet e-mailu. Tzn. stručný popis, čoho sa daný e-mail týka. Tu needitovateľná položka. Pokiaľ by prijímaný e-mail v tejto položke obsahoval príliš dlhý reťazec, pri založení záznamu v systéme ABRA Gen sa automaticky oreže na max. povolenú veľkosť tejto položky (viď popis Štruktúr a definícií GenDoc.chm. |
| Obsah e-mailu(text e-mailu) |
Vlastné telo e-mailu, tzn. jeho obsah. Tu needitovateľná položka. Poznámka ku kódovaniu: Všetky časti e-mailu sú ponechané v takom kódovaní v akom boli odosielané (pokiaľ ich však neprekódoval server poskytovateľa mailu). Ak je formát doručeného e-mailu Html, ale konštrukcia html nie je validná (napr. chýba hlavička), obsah sa nemusí zobraziť správne príp. vôbec. |
| Prílohy |
Je-li firemní parametr Zobrazit přílohy e-mailů a vzkazů v hlavičce záložky Detail nastaven na Ano a pokud je k doručenému e-mailu připojena příloha, je pod obsahem e-mailu k dispozici seznam všech připojených příloh. Podrobnější popis viz Subzáložka Přílohy. |
| Názov | Popis |
|---|---|
| Rad | Skratka označujúca rad dokladov príslušného typu. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Povinná položka. Rad dokladov sa preberá automaticky z definície e-mailového účtu zvoleného v položke Vlastný e-mailový účet. Tu needitovateľná položka. |
| Obdobie | Skratka označujúca obdobie, do ktorého je resp. bude doklad zaradený, tzn. do ktorého vecne patrí. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) Povinná položka. Predvypĺňa a kontroluje sa podľa pravidiel uvedených v kap. Predvypĺňanie dátumov. Tu needitovateľná položka. |
| Dátum |
Dátum vystavenia dokladu. Tu needitovateľná položka. Pri doručených e-mailoch sa zhoduje s položkou Dátum doručenia v subzáložke Hlavička. Tu needitovateľná položka. |
| Riešiteľ | Viď rovnomenná položka v subzáložke Hlavička. Ide o tú istú položku. Obe položky v oboch záložkách sa synchronizujú a je preto jedno, na ktorej subzáložke ich užívateľ zadá. |
| Stredisko | Stredisko pre daný e-mail. Predvypĺňa sa hodnotou nastavenou v rovnomennej položke v definícii e-mailového účtu zadaného vyššie. Predvyplnenú hodnotu je možné v prípade potreby zmeniť. Zadáte kód strediska alebo vyberiete z číselníka stredísk. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) |
| Zákazka |
Zákazka pre daný e-mail. Predvypĺňa sa hodnotou nastavenou v rovnomennej položke v definícii e-mailového účtu zadaného vyššie. Predvyplnenú hodnotu je možné v prípade potreby zmeniť. Zadáte kód zákazky alebo vyberiete z číselníka zákaziek. (Ktorý údaj sa má v položke zadávať resp. zobrazovať, je možné nastaviť.) |
| Obchodný prípad | To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Obchodný prípad. |
| Projekt | To isté ako položka Zákazka, len tu ide o Projekt. |
| Predmet | Viď rovnomenná položka v subzáložke Hlavička. Ide o tú istú položku. Tu needitovateľná položka. |
| Poznámka |
Ľubovoľná poznámka k danému e-mailu. Môže byť predvyplnená automaticky v prípade, že sa nepodarilo jednoznačne vyhľadať firmu, prevádzkareň resp. osobu. Viac viď popis v rámci položky Firma. |
Subzáložka zobrazuje zoznam príloh daného e-mailu.
Po dvojkliku myšou sa príloha otvorí v pridruženej aplikácii.
Ako prílohy sú tu uvedené len tie, ktoré majú Content-Disposition: attachment (viď zdrojový kód e-mailov).
Ak je v prílohe nastavené Content-ID, napr. Content-ID<82C859E39F5E214E82388ED3C5359AD2@abra.eu> (Content-ID sa interne používa pre odkazovanie z html prílohy) a ak je naviac uvedený ako Content-Disposition: attachment, tak je taká príloha považovaná za normálnu prílohu.
| Názov | Popis |
|---|---|
| Názov súboru |
Názov doručenej prílohy. Ak je doručený e-mail s prázdnym názvom prílohy, tak sa predvyplní menom "emailatt", pod ktorým sa zobrazí. Pri prípadnom ukladaní takej prílohy sa predvyplní ten istý názov, s možnosťou zmeniť meno ukladaného súboru štandardnou cestou (v dialógu uloženia súboru). Ak je v e-maile príloha, ktorá nie je typu súbor, tak sa systém pokúsi vygenerovať jej názov z nejakého vnútorného atribútu doručeného e-mailu. (Prednostne z atribútu Name z hlavičky, príp. ak nie je FileName ani Name uvedené, tak podľa Content-Description.) |
| Veľkosť |
Veľkosť aktuálnej prílohy. Pozor na veľké prílohy!!! Veľké prílohy môžu spôsobiť nielen dlhé ukladanie, ale i čítanie. Pri posielaní e-mailov s prílohami je vhodná užívateľská ukáznenosť. Príjem e-mailov s veľkými prílohami je možné obmedziť pomocou nastavenia Max. veľ. prílohy v údajoch e-mailového účtu. |
| Dokumenty |
Následný Dokument (DOK), ktorý vznikol spracovaním aktuálnej prílohy, viď spracovanie doručených e-mailov. Dokumenty (DOK), ktoré vznikli spracovaním doručeného e-mailu resp. jeho príloh, sú paralelne dostupné aj na subzáložke X-väzby doručeného e-mailu. Ku každej prílohe sa tu zobrazuje iba posledný takto vzniknutý dokument. Čiže ak tú istú prílohu spracujete znovu a znovu vytvoríte dokument, pôvodný dokument sa odpojí, tzn. x-väzba sa zruší. |
Pod needitovateľným zoznamom príloh je k dispozícii lišta navigátora:
ZobraziťUložiťUložit všeVytvoriť dokumentOtevřít dokument
Navigátor v tejto subzáložke
Navigátor v tejto záložke obsahuje tlačidlá:
- Na pohyb kurzora po riadkoch (na začiatok, predchádzajúci riadok, ďalší riadok, na koniec) needitovateľného zoznamu.
- Zobraziť - na zobrazenie vybranej prílohy. Způsob zobrazení závisí na tom, jaký program máte asociován s příponou souboru doručeného jako příloha e-mailu (obdobně, jako u prohlížení příloh u externích e-mailových klientů).
- Uložiť - na uloženie aktuálnej prílohy na disk, resp. označených, ak je nejaká označená. Ponúkne sa dialóg "Uložiť ako" so zapnutou kontrolou existencie súboru.
- Uložiť všetko - na uloženie všetkých príloh (bez nutnosti ich predtým všetky označovať). Spýta sa na adresár a ďalej všetko ukladá do neho. Ak narazí na existujúci súbor, oznámi to spolu s otázkou, či si súbor prajete prepísať prípadne uložiť pod iným názvom. V prípade kladnej odpovede sa ponúkne dialóg "Uložiť ako" so zapnutou kontrolou existencie súboru a je na užívateľovi, či si súbor prepíše, či uloží pod iným názvom. V prípade zápornej odpovede sa nič neukladá a pokračuje sa ďalším súborom.
-
Vytvořit dokument - Jedná se o jednu z možností vystavení nového dokumentu. Funkcia vyvolá agendu Dokumenty, otvorí ju "cez" agendu aktuálnej agendy a rovno prejde na zadanie nového dokumentu.
Pozor, v tomto prípade sa agenda dokladu vyvoláva priamo v špeciálnom režime zadania nového záznamu, kedy je zobrazená bez hlavných záložiek a umožňuje len pridanie nového dokladu. Popis dokumentu sa predvypĺňa podľa aktuálneho záznamu. Rovnako i firma, prevádzkareň a osoba sú predvyplnené podľa aktuálne zobrazovanej firmy, prevádzkarne a osoby, pokiaľ na aktuálnom zázname existujú. Po uložení nového záznamu (príp. stornovaní zadania nového dokladu) sa takto otvorená agenda automaticky zatvorí a systém sa vráti späť do miesta, odkiaľ bola funkcia vyvolaná.
Ide o podobnú situáciu, ako keď používate Zástupcu typu "Jeden nový".
- Otvoriť dokument - na otvorenie agendy s daným dokumentom, kde si ho môžete prehliadať, opravovať, zobrazovať s ním zviazané doklady a pod. Otvorí sa agenda Dokumentov obmedzená na dokument vystavený podľa aktuálnej prílohy (tzv. červené obmedzenie). Toto obmedzenie je možné štandardne zrušiť, príp. zvoliť iné. K dispozícii sú všetky funkcie danej agendy.
Funkcie samozrejme nie sú k dispozícii, pokiaľ aktuálny e-mail žiadnu tu viditeľnú prílohu nemá.
Subzáložka zobrazuje daný e-mail v zdrojovom kóde. Informatívny význam.
Subzáložka je k dispozícii iba, ak je v menu Nastavenie aktuálne začiarknutá voľba na zobrazenie užívateľských formulárov. Umožňuje vyberať si z nadefinovaných užívateľských vstupných formulárov a zobrazovať a zadávať si prostredníctvom nich potom jednotlivé údaje.
Pravidlá použitia tejto záložky sú pre všetky agendy, v ktorých sa môže vyskytnúť, spoločné a boli podrobne popísané v kap. Záložka Formuláre - všeobecne.
Zobrazenie zoznamu v Detaile
V niektorej časti tejto záložky môže byť zobrazený Zoznam (Panel na zobrazenie zoznamu na iných záložkách), teda záznamy zo záložky zoznam (podrobnejšie viď Spoločné prvky v dokladových agendách - záložka Detail).
Zobrazenie zoznamu závisí od aktuálneho nastavenia v menu Nastavenie pre danú agendu a prihláseného užívateľa.
Funkcia k záložke Detail:
Podmnožina funkcií zo záložky Zoznam.
V editačnom režime platia zásady platné pre editáciu záznamov v knihách. K dispozícii sú štandardné funkcie pre režim editácie, pričom po uložení záznamu v závislosti na jeho údajoch môže dôjsť k vyvolaniu nejakej ďalšej automatickej akcie, viď akcie volané po uložení záznamu.
Ďalšie obsiahnuté funkcie:
| Názov | Kl. | Doplňujúci popis: |
|---|---|---|
| Vlož dátum/užívateľa | ctrl+Q | Je k dispozícii iba v editačnom režime. Vloží do textu zadávaného záznamu aktuálny dátum, čas a identifikáciu aktuálne prihláseného užívateľa. Funkcia je k dispozícii len vtedy, keď fókus stojí aktuálne v nejakej položke typu poznámka (Memo), pokiaľ nejaká taká je v údajoch záznamov danej agendy k dispozícii (môže ísť tiež o užívateľsky definovateľnú položku). |