Procesní tvorba dokladů - Vratka dodacieho listu (VR) → Dobropis faktúry vydanej (DV)

• z agendy DV funkcí Nový→Nový podle existujících vratek
• z agendy DV v rámci editace DV funkcí Import→Vratky dodacích listů ke zdrojovým fakturám vydaným
• z agendy DV v rámci editace DV funkcí Import→Vratky dodacích listů k vybraným fakturám vydaným

Tu je možnosť vybrať zdrojový doklad.

V dialogovém okně se nabídne seznam vratek, které lze do editovaného dobropisu aktuálně importovat, protože mají vazbu na příslušné doklady, viz též výše. V seznamu je uveden původ vratky, tj. číslo dokladu Dodací list, k němuž byla vratka vystavena:

Príklad zoznamu vratiek ponúknutých k importu do editovaného dobropisu

Pokiaľ nie je ponúknutý zoznam prázdny, môžete jednu vratku vybrať. Pokiaľ je ponúknutý zoznam prázdny, tak neexistuje žiadna vratka, ktorú by bolo možné v danom okamihu importovať a v importe vratky nie je možné pokračovať. Pozor, nabízené vratky nemusí být čerpatelné, protože už mohly být vyčerpány do jiných dobropis či vrácení příjmů. V takovém případě se po vybrání dané vratky do řádků DV nenaimportuje nic, podrobněji viz dále.

Nabízení vratek k importu - Jaké vratky se v daný okamžik nabízí:

Podmínky, které musí být splněny (všechny současně), aby se VR k importu nabídly:

• vratka byla vystavena k jednomu z dokladů Dodací list čerpaných do nějaké z aktuálně dobropisovaných faktur (faktur lze dobropisovat víc naráz v případě hromadných DV)

• vratka nebyla úplně vyčerpána na jiných dobropisech plus na aktuálně tvořeném dobropisu

• vratka nemá nastavený príznak Vybavené

Které nabídnuté vratky jsou v daný okamžik do daného dobropisu opravdu importovatelné/čerpatelné:

Pokud vratka vznikla automaticky spolu s dobropisem, který stále existuje, pak je do dobropisu vyčerpána celá a není ji možné dále čerpat, tedy importovat do tvořeného dobropisu. V zobrazenom zozname vratiek ale môžu existovať samostatné vratky (bez dobropisov). Tie vznikli buď vytvorením samostatnej vratky k niektorému z dodacích listov čerpaných do faktúry, alebo vznikli spolu s dobropisom k danej faktúre, ktorý bol neskôr zmazaný. A z těch za určitých okolností čerpat lze.

Tj. podmínky, které musí být splněny, aby se z vybrané vratky do dobropisu něco naimportovalo (v opačném případě se řádek nenaimportuje vůbec, příp. se naimportuje s nulovým množstvím):

• na faktuře ještě zbývá něco k dobropisování, tj. celá ještě nebyla dobropisována. Pokud je již je celá vydobropisována, pak se sice nabídnou vratky vystavené k DL importovaným do dané FV, ale nic se z nich do DV nenaimportuje.

• vratka obsahuje alespoň jeden řádek čerpaný z těchto DL do právě dobropisované faktury (DL mohl být totiž čerpán do více faktur, tudíž i vratka k němu může obsahovat jen řádky čerpané do jiné faktury, než je ta právě dobropisovaná)

• z tohto riadku možno do editovaného dobropisu k danej faktúre aktuálne čerpať. Riadok vratky možno do editovaného dobropisu aktuálne čerpať vtedy:

  • pokiaľ nebol dosiaľ celkom vyčerpaný do iného dobropisu resp. vrátenia príjmov

  • a pokiaľ editovaný dobropis aktuálne neobsahuje žiadny riadok k riadku faktúry, ktorý by bol súčasne na danej vratke (keďže dobropis nemôže obsahovať súčasne dva alebo viac riadkov, ktoré pochádzajú z jedného pôvodného riadka faktúry).

    Tato podmínka se testuje pro všechny typy řádků případně obsažených na VR, tj. i pro řádky typu 0,1. Kedy sa na VR môžu vyskytovať aj riadky typu 0,1, viď popis Typu riadka na VR.

    Majme DL, na ktorom sú riadky typu 0,1,2 a 3. K nemu majme samostatnú VR (bez väzby na dobropis) na čiastočný počet z DL, na ktorom nech sú tiež riadky typu 0,1,2 a 3. Ďalej k DL majme FV, na ktorej sú rovnako všetky riadky typu 0,1,2 a 3 a vystavujeme dobropis. Do DV nech sa predvyplnia z FV všetky typy riadkov. Pokiaľ chceme naimportovať množstvo z našej VR, musíme tieto predvyplnené riadky najskôr vymazať (keďže pochádzajú z tých istých riadkov FV), a to všetky, teda aj riadky typu 0 a 1. (Ďalej viď, ktoré riadky sa z vratky importujú.) Inak sa VR k importu ponúkať nebude.

Jednotlivé podmienky objasníme postupne na ďalších príkladoch:

Z vstupných kontrol uvedených v rámci všeobecného popisu fázy Vstupné kontroly vybraných dokladov tu prichádzajú do úvahy nasledujúce:

• Kontrola čerpateľnosti vybraných dokladov - Tzn. či na zdrojových dokladoch existuje aspoň jeden riadok, ktorý bol vyhodnotený ako importovateľný. Pravda s tým, že tu sa doklad, ktorý by nebol vyhodnotený ako čerpateľný, ani neponúkne na výber, viď Podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa ponúkala nejaká VR na import.

  Pozor, nejde o rovnaké obmedzenie ako je obmedzenie podľa čerpateľných dokladov, viď kap. Vratky dodacích listov - záložka Obmedzenie, keďže tu musí byť splnených viac podmienok.

Dopĺňajúce údaje k všeobecnému popisu fázy Vyvolanie sprievodcu tvorbou dokladu.

Riadky dobropisu faktúry vydanej sú predvyplnené podľa údajov z vratky dodacích listov. Hlavičkové údaje sa z vratky nepreberajú, sú predvyplnené zo zdrojovej faktúry (ide o inverzný doklad). Predvyplnené údaje tvoreného dokladu však môžete dodatočne zmeniť či doplniť. Ďalší postup je štandardný ako pri iných dokladoch, preto viď ďalej všeobecný popis fázy Editácia predpripraveného dokladu a prípadný návrat späť.

Pri importe platia pre počty a sumy nasledujúce pravidlá:

• Medzi VR a DV vzniká pevná väzba. Viď záložku X-väzby VR a X-väzby DV.
• Doklady je možné importovať aj čiastočne (tzn. len niektoré ich riadky alebo len časť niektorého riadka, viď kap. Importy dokladov - väzby medzi dokladmi)
• Pokiaľ importujete vratku, naimportujú sa z nej pochopiteľne len tie riadky, ktoré majú pre daný dobropis zmysel, viď vyššie Podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa ponúkala nejaká VR na import.

  Pre počty na vratkách a dobropisoch musí byť splnené:

  • vrátiť vratkami (všetkými vratkami k danému DL) je možné maximálne toľko, koľko bolo na riadku vystaveného dodacieho listu
  • dobropisovať na dobropise možno maximálne toľko, koľko bolo na faktúre (keďže dobropis je sám inverzným dokladom k faktúre a nemožno vrátiť viac, ako je na prvotnom doklade).
  • z vratiek sa importuje maximálne zostávajúca dosiaľ nečerpaná časť, tzn. dosiaľ nevyčerpané riadky s počtami, ktoré z nich ešte možno čerpať.

  Či predvyplnené počty budete môcť prekročiť, alebo nie, záleží jednako na tom, či čerpáte vratku s opravou či bez opravy vratky, viď ďalej a potom samozrejme na tom, koľko možno ešte dobropisovať a koľko z dodacieho listu ešte možno vracať. Čerpanie "S opravou VR"/"Bez opravy VR" viď ďalej, popis predvypĺňania a opráv počtu viď položka Počet na DV a položka Počet na VR.

• Importovať je možné vždy len Importovateľné riadky:

  • Typ 3-skladový a Typ 2-text s počtom a sumou → Pri týchto riadkoch sa sleduje, koľko z nich už bolo vyčerpané (viď položka Čerpané v subzáložke Obsah importovaného dokladu). Riadok je vyhodnotený ako importovateľný vtedy, pokiaľ na ňom zostáva nejaký počet doposiaľ nečerpaný do následných dokladov. Pritom musí ísť o riadky patriace k dobropisovateľným riadkom danej faktúry, viď  Podmienky, ktoré musia byť splnené, aby sa ponúkala nejaká VR na import.
  • Typ 1-text so sumou a Typ 0-text → Pre riadky typu 0 - text a 1- text so sumou platí, že sa z VR nikdy neimportujú.

  Kedy sa na VR môžu vyskytovať aj riadky typu 0,1, viď popis Typu riadka na VR.

Teda, pokiaľ importujete vratku dodacieho listu, ktorá už bola čerpaná čiastočne do iného dobropisu alebo vrátenia príjmu, naimportuje sa z nej len zostávajúca doteraz nečerpaná časť, tzn. doteraz nevyčerpané riadky typu 2 a 3 s počtami, ktoré ešte je možné čerpať a súčasne tie, ktoré ešte je možné dobropisovať. Ak predvyplnený počet znížite, pôjde o čiastočný import. Či tieto počty budete môcť prekročiť alebo nie, závisí od toho, či čerpáte vratku s opravou alebo bez opravy vratky (tzn. či ste zvolili režim čerpania s opravou alebo bez opravy, viď ďalej).

Pokiaľ ste z danej vratky do daného dobropisu čerpali iba čiastočné množstvo a teraz do nej chcete dočerpať zvyšok, môžete tak učiniť priamo zvýšením čerpaného počtu v záložke Obsah daného dobropisu. Počet možno samozrejme zvyšovať len v obmedzenej miere a to s ohľadom na počet, ktorý ešte možno dobropisovať a počet, ktorý ešte možno z vratky čerpať.

• Doklad alebo jeho časť je možné do toho istého dokladu importovať opakovane, ale samozrejme jedine vtedy, pokiaľ sa daná VR znovu na import ponúka.(Viď podmienky ponúkania aktuálne importovateľných VR).

  Ako je to s možnosťou znovu naimportovať prípadné vymazané riadky v rámci tej istej editácie, viď popis pri funkcii Vymazať v navigátore v záložke Obsah DV.

• Importované doklady je možné odpojiťv záložke Importované doklady (a zmazať tak všetky z nich importované riadky, napr. pre prípad omylom naimportovaného dokladu) alebo je možné importované riadky zmazať ručne (po jednom alebo aj hromadne označené).

  Ako je to po odpojení resp. vymazaní riadkov s prípadným súčasným vymazaním riadkov aj z VR, viď popis pri funkcii Vymazať v navigátore v záložke Obsah DV.

• Hodnoty riadkových užívateľsky definovateľných položiek sa zo zdrojových dokladov do cieľového dokladu importujú automaticky, pokiaľ tieto položky spĺňajú podmienky pre vzájomný import, viď všeobecný popis import hodnôt užívateľsky definovateľných položiek. Pokiaľ ich preberať nechcete, upravte definíciu daných položiek.

Pokiaľ importujete vratky (VR), môžete si zvoliť, či budete chcieť tieto vratky súčasne aj opravovať, či nie. Tzn., či prípadné zmeny v riadkoch naimportovaných z daných vratiek budú chápané ako oprava týchto vratiek alebo nie. Podľa toho sa líši následné chovanie systému.

Môžete voliť z dvoch režimov:

• Čerpanie z VR "Bez opravy VR" - Tzn. čerpanie z riadka VR bez opravy tohto riadka. V tomto prípade platí.:

  • Do dobropisu môžete importovať (čerpať) maximálne len také množstvo, ktoré možno dobropisovať a ktoré zostáva na čerpanie na danej vratke, tzn. ešte nebolo importované do žiadneho iného dobropisu či vrátenia príjmu.
  • Pokiaľ zadáte menšie množstvo, ako je k dispozícii na čerpanie na vratke, potom pôjde o čiastočný import, tzn. do dobropisu čerpáte iba časť z danej vratky.

  • Vlastný obsah vratky sa v tomto prípade čiastočným importom (teda po zmene počtu zadaním menšieho množstva v riadku dobropisu importovaného z vratky) nijako nezmení!

    Riadky s kartami so šaržami/sér.číslami čiastočne čerpať nie je možné, je možné čerpať iba celý počet, viď Použitie šarží/sér. čísel na dokladoch.

• Čerpanie z VR "S opravou VR" - Tzn. čerpanie z riadka VR s opravou tohto riadka. V tomto prípade záleží na tom, či daný riadok VR je možné do editovaného dokladu naimportovať celý (tzn. či už bol predtým čiastočne importovaný (čerpaný) do iného dobropisu faktúry vydanej (DV) či vrátenia pokladničného príjmu (VP) alebo nie a či množstvo na riadku importovanom z vratky je menšie alebo sa rovná množstvu, ktoré je možné ešte dobropisovať), či bol ocenený skladovou uzávierkou a či má užívateľ právo opravovať VR:

  • Riadok VR je možné naimportovať celý (tzn. ešte nebol čiastočne čerpaný a množstvo na riadku importovanom z vratky je menšie alebo sa rovná množstvu, ktoré je možné ešte dobropisovať), ani nebol ocenený skladovou uzávierkou a užívateľ má právo opravovať VR - Potom režim čerpania tohto riadka "S opravou VR" možný je a program ho nastaví. Potom zmenou naimportovaného množstva na dobropise rovno automaticky opravujete aj množstvo na vratke. Tzn. pokiaľ na DV zmeníte množstvo predvyplnené z naimportovaného riadka VR, bude táto zmena chápaná ako oprava daného riadka VR.

    Teda, pokiaľ množstvo znížite, nepôjde o čiastočné čerpanie riadka VR (ako v režime "Bez opravy"), ale o jeho opravu na menšie množstvo. A naopak môžete množstvo zvýšiť, zvýši sa aj na importovanej vratke. Meniť predvyplnené množstvo na dobropise, alebo na vratke však nejde celkom ľubovoľne:

    • vždy musí platiť, že na dobropise bude maximálne toľko, koľko ešte možno dobropisovať z dobropisovanej faktúry a súčasne na vratke môže byť maximálne toľko, koľko možno ešte vracať z dodacieho listu, ku ktorému je táto vratka vystavená (ide o ten dodací list, ktorý je čiastočne alebo celkom importovaný do dobropisovanej faktúry...)

    Vlastný obsah vratky sa teda po uložení dobropisu zodpovedajúcim spôsobom zmení!!!

  • Riadok VR nie je možné naimportovať celý (tzn. už bol čiastočne čerpaný alebo množstvo na importovanej vratke je väčšie ako množstvo, ktoré je možné ešte dobropisovať) alebo bol ocenený skladovou uzávierkou alebo užívateľ nemá právo opravovať VR - Potom režim čerpania tohto riadka "S opravou VR" možný nie je. Program na túto skutočnosť upozorní a nastaví režim "Bez opravy VR", viď vyššie.

  Pokiaľ je v editovanom doklade aj riadok predvyplnený z dobropisovanej faktúry (nie naimportovaný z VR), tak na tento bude v každom prípade generovaná nová vratka. Teda novo pridané riadky sa nepridávajú na prípadnú importovanú vratku, ani keď ju importujete v režime čerpania s opravou VR.

  Informácia o režime čerpania daného riadka vratky je v takom prípade pri každom riadku uvedená v položke "Spôsob importu" v záložke Obsah dobropisu vydaného.

  Podobné pravidlá ako pre počty platia aj pre sumy.

Režimy objasníme na príkladoch:

Celé zrekapitulujeme na záverečnom príklade.