Stravné jednotky všeobecne

Obsah kapitoly:

Stravní jednotka (SJ) je souhrn statistických údajů o odběru stravy skupinou strávníků. Sledujú sa v agende Stravné jednotky. Ide o štatistickú agendu pre stravovacie prevádzky, ktoré musia hospodáriť s vopred daným rozpočtom. Typicky tie, ktoré poskytujú služby hromadného stravovania - jedálne (školské, závodné, nemocničné a.i.), reštaurácie poskytujúce stravovanie pre firmy, zájazdy, vlastných zamestnancov a iné skupiny. Pomáha stravovacím prevádzkam jednoducho plánovať náklady na prípravu pokrmov pre daný počet stravníkov v definovanom časovom úseku - vrátane priebežnej kontroly reálneho stavu a následného spätného kontrolného prehľadu. Porovnáva plánované náklady na stravovanie skupín stravníkov s nákladmi skutočnými. Najmenším časovým úsekom, za ktorý sa porovnanie robí, je 1 deň. Ide o nadstavbu agend gastrovýroby, ktorá sama tieto agendy nijako neovplyvňuje. Hlavnou sledovanou hodnotou je rozdiel medzi plánovanými a skutočnými nákladmi. K dispozícii sú ďalej zobrazenia štatistických údajov za rôzne časové obdobia (rozdiely denné, od začiatku týždňa, mesiaca, roku a pod.).

Ukážka tabuľky porovnania plánovaných a skutočných nákladov pri príprave v gastronomickej prevádzke

Ďalšie použité pojmy:

  • Skupina stravníkov je skupina odberateľov stravy. Je jednoznačne identifikovaná trojicou údajov "Zákazka + Obchodný prípad + Projekt" (ďalej len Z+OP+P). Jedná se tedy o jednu z možností využití zakázek, obchodních případů a projektů v systému ABRA Gen.

    Skupiny strávníků (např. pro hotelovou restauraci): vlastní zaměstnanci, běžní hoteloví hosté s polopenzí, hoteloví hosté "VIP" s plnou penzí apod. Na jednoznačnú identifikáciu jednotlivých stravných jednotiek je možné založiť napr. Zákazky "Zamestnanci", "Polpenzia" a "VIP". Skupinu stravníkov – vlastných zamestnancov identifikuje príslušná trojica údajov zákazka + prázdný obch. prípad + prázdny projekt. Pre ostatné skupiny je to obdobné.

  • Čiastková stravná jednotka je podrobnejšie delenie stravnej jednotky v rámci jedného dňa. Každá čiastková SJ má svoj popis a jednotkovú nákladovú cenu. Ku každej zvlášť je možné zadať počet stravníkov.

    Dílčí stravní jednotky:

    1) Polopenze - snídaně, Polopenze - večeře
    2) VIP - celodenní, VIP - jen oběd
    3) Pacienti snídaně, Pacienti obědy, Pacienti večeře

    A pod.

  • Plánované náklady sú dané súčinom počtu stravníkov z jednej skupiny stravníkov, ktorí v danom dni odobrali stravu, a plánovanej ceny stravy, stanovenej pevne pre daný deň a danú skupinu stravníkov. Tieto údaje sa zadávajú v členení podľa čiastkových stravných jednotiek. Celkové plánované náklady sú potom súčtom údajov zo všetkých čiastkových stravných jednotiek.
  • Skutočné náklady predstavujú denné súčty skladových cien z výdajových skladových dokladov, ktorými bola strava vyskladnená daným skupinám stravníkov. Kedy sa náklady napočítavajú, z ktorých sklad. dokladov a ako, viď ďalej Výpočet nákladov.

  • Naťaženie stravnej jednotky je vyskladnenie stravy danej skupine stravníkov. Provádí se vystavením příslušného sklad. dokladu na skladový pohyb s danou stravou, který má v řádcích zadánu odpovídající kombinaci Z+OP+P (čímž je provedeno přiřazení vydané stravy odpovídající skupině strávníků), a který datem vystavení odpovídá sledované stravní jednotce SJ. Takýto doklad (presnejšie príslušné riadky z neho) teda "naťažuje" danú SJ a z takéhoto dokladu (dokladov) sa napočítavajú skutočné náklady, viac viď ďalej Výpočet nákladov. Principiálne sa teda SJ naťaží (naplní) nákladmi na stravu dodanú stravníkom, evidenčne ju naťaží (nákladová) hodnota príslušných dokladov.

    Pracovné postupy - plnenie (naťažovanie) SJ:

    Toto naťaženie SJ (zadaním príslušných sklad. dokladov, z ktorých sa budú počítať náklady, s kombináciou Z+OP+P) môže byť v systéme realizované rôznymi spôsobmi:

    • ručnou editáciou DL - (okrajovo)

      • bežným vystavením DL v agende dodacích listov resp. VR k nemu v agende Vratiek s ručným zadaním Z+OP+P

    • exportom/importom dokladov - (odporúčané)

    • markovaním na pokladni - (tiež odporúčané)

      • markuje sa ako bežná účtenka, ale zadáva sa skupina stravníkov Z+OP+P. To je možné urobiť najlepšie tak, že čašníci markujú na špeciálne predajné miesta, ktoré budú pre tento účel zavedené v zozname predajných miest danej Prevádzky a majú nastavenú trojkombináciu Z-OP-P na predvypĺňanie pre dané účtenky a tým pádom následné SJ. Z+OP+P je však možné zadávať aj ručne.

      • Kombinácia Z+OP+P sa prenesie z predajného miesta na vystavenú Účtenku (UC) a bon k nej, uzávierkou bonov sa prenesie na VLG (v tomto prípade sa neberie z nastavenia Gastrovýroby), zmenou stavu VLG na Dokončené sa prenesie údaj z hlavičky VLG na doklady VMV a PHV generované k VLG (ak nie sú rovnaké údaje zadané v riadkoch VLG, viď ďalej Predvoľby pre výrobné doklady v hlavičke VLG), a ak je DL vytvorený podľa PHV alebo VLG, prenesie sa Z+OP+P až na DL. DL sa môže prípadne vytvoriť až uzávierkou predaja k daným účtenkám (ak nebol nastavený on-line odpis na sklade alebo nebolo možné zo skladu odpísať (pretože napr. vyrábate až dodatočne, po predaji)).

        Následná uzávierka bonov umožní spracovať zvlášť bony pre jednotlivé skupiny stravníkov (Z+OP+P), a tým operatívnymi úpravami vo VLG dosiahnuť rôzne náklady na ten istý výrobok pre rôzne skupiny stravníkov bez nutnosti zavádzať a markovať rôzne (ale iba v detailoch sa líšiace) normy pre každú skupinu.

        Stravovacia prevádzka sleduje náklady na stravovanie zamestnancov a hotelových hostí. Obe skupiny majú na daný deň na obed rovnaké menu, definované konkrétnou normou, hotelovým hosťom sa ale prilepšuje porciou ovocia. Obsluha môže markovať iba dané menu M na účty oboch skupín. Pri spracovaní uzávierky bonov sa zvlášť spracujú bony zamestnancov, z ktorých sa vytvorí a spracuje VLG, podľa ktorého alebo podľa ktorého PHV sa vytvorí DL pre danú stravnú jednotku. Ďalej sa vyberú bony hostí a vo vygenerovanom VLG sa k surovinám pridá ovocie. VMV príp. DL vystavené podľa VLG či jeho PHV už budú obsahovať vyššiu výslednú cenu menu M a SJ hostí bude zaťažená vyššou cenou.

        Príklad 2: Rezeň pre zamestnancov bude mať menšiu gramáž (a bude lacnejší) ako pre VIP hosťov.

      Záleží, ako funguje vaša prevádzka (či varíte dopredu a potom vystavujete doklady, alebo naopak, doklady na vydané jedlá vystavujete v agendách alebo vydané jedlá markuje obsluha na pokladni alebo kombinácia predchádzajúceho) a ako si nastavíte, z akých dokladov sa majú prednostne načítavať náklady na SJ (viď ďalej Výpočet nákladov).

      Samozrejme je vhodné zvoliť taký postup, aby ste na zadávanie správnej kombinácie museli myslieť čo najmenej a čo najviac sa predvypĺňala automaticky (napr. práve voľbou predajného miesta pri výdaji stravy určitej skupine stravníkov).

      Ak sa DL vytvára až uzávierkou predaja, údaje o Z+OP+P sa prenášajú prednostne z účtenky (kde môžu byť predvyplnené z definície predajných miest danej Prevádzky príp. zadané ručne, viď voľba Doplnkové informácie v servisnom menu pokladne reštauračného predaja), ale ak sú na nej niektoré nevyplnené, doplnia sa z nastavenia pokladničného miesta (viď Pokladničné miesta/Predvoľby). Ak teda používate stravné jednotky a počítate s tým, že by sa niektorý údaj v kombinácii Z+OP+P nezadával (čo je možné, viď ďalej), je to potrebné zohľadniť - odporúčame si údaje Z+OP+P pre predvypĺňanie v definícii pokladničných miest nezadávať.

      V takýchto prevádzkach väčšinou budete potrebovať markovať stravu, ktorá bola zaplatená vopred (napr. hosť si zaplatil plnú penziu) a na pokladni teda už nič platiť nemá. Ako toto realizovať, viď predaj za nulovú cenu.

    Prečo nie je pre skupinu stravníkov resp. identifikáciu stravnej jednotky použitá aj položka Stredisko? Tento variant nie je podporovaný z praktických dôvodov - ako bolo povedané vyššie, vytváranie DL pre SJ sa predpokladá (odporúča) predovšetkým prostredníctvom markovania na pokladni - čašníci markujú na špeciálne predajné miesta, ktoré sú pre tento účel zavedené v zozname predajných miest danej Prevádzky a majú nastavenú trojkombináciu Z-OP-P na predvypĺňanie pre danej SJ - nie je tu možnosť voliť stredisko (to sa zadáva spoločné pre Prevádzku). Z tohto dôvodu sa javilo zavedenie Strediska ako ďalšieho identifikačného znaku nadbytočné. Ďalším dôvodom je zbytočné prekombinovanie inak celkom jednoduchej úlohy.

Aby SJ zobrazovala potrebné prehľady (plánované a skutočné náklady), musia na nej byť tieto skutočné náklady napočítané. To sa robí funkciou Náklady. Funkcia vyhľadá doklady, ktoré podľa ďalej popísaných kritérií patria danej stravnej jednotke, a z aktuálnych cien na dokladoch vyčísli náklady. Tieto náklady sa načítajú zo skladových cien riadkov skladových dokladov:

Pre výber riadkov z dokladov DL, VR resp. VMV pre sumarizáciu do Stravných jednotiek platí:

  • SJ je jednoznačne identifikovaná dátumom a skupinou stravníkov, tzn. trojicou údajov "Zákazka + Obchodný prípad + Projekt" (ďalej len kombinácia "dátum+Z+OP+P"). Náklady do danej SJ sa vyčíslia z riadkov dokladov, ktoré tejto kombinácii vyhovujú. Tzn. majú dátum vystavenia sklad. dokladu zhodný s dátumom SJ a v riadku majú zodpovedajúce Z+OP+P.

    Dátumom vystavenia sklad. dokladu sa nemyslí deň, keď bol doklad fyzicky skutočne vystavený, ale dátum, ktorý je na sklad. doklade uvedený ako "Dátum vystavenia", viď položka Dátum v hlavičke príslušného skladového dokladu.

    Vyššie uvedené platí aj pre vratky (VR). Tzn., že VR sa premietnu k tej SJ, ktorá má zodpovedajúci "dátum+Z+OP+P" bez ohľadu na to, do akej SJ sa premietol DL, ku ktorému daná VR patrí!

    Vyššie uvedené nepredstavuje žiadny problém, naopak rozširuje možnosti naťažovania SJ (premietnutie VR do inej SJ, než do ktorej sa premietol DL). Ak by vám to tak nevyhovovalo, je možné VR pri jej vystavení "antidatovať", tzn. vystaviť do rovnakého dňa, ako bol DL. Navyše v praxi sa väčšinou prípadná oprava rieši skôr priamo zmenou pôvodného DL. Okrem toho sa v praxi väčšinou až tak veľmi nesleduje jednodenné plnenie SJ, skôr týždenné alebo dekádne alebo ešte skôr mesačné výsledky – pre DL a ich opravy je preto dôležité, aby sa vošli do spoločného mesiaca. Dokonca sa to v niektorých prípadoch robí aj tak, že pracovníci si k evidencii sadnú 1x za týždeň, neriešia dátum a vystavia všetky doklady a skutočné počty stravníkov do jedného dňa. Tým majú týždennú, resp. mesačnú štatistiku v poriadku. Nevýhodou v takomto prípade je hľadanie prípadných chýb, ale v menších prevádzkach to takto obvykle vyhovuje.

  • Ak je v SJ niektorý kľúčový údaj z trojice Z+OP+P nevyplnený, riadok sa zo sklad. dokladu akceptuje bez ohľadu na tento údaj. Aby sa nestalo, že sa do niektorwj SJ napočítajú všetky DL, keď nebude zadaný ani jeden z kľúčových údajov, je potrebné povinne vyplniť v identifikácii na hlavičke SJ aspoň jeden z nich. Pri ponechaní prázdnych všetkých troch identifikačných údajov SJ sa pri výpočte nákladov z DL všetky ich riadky ignorujú (tzn. "napočítajú" sa nulové náklady).

    • zadanie v SJ: Zákazka='Služby', Obch. prípad=nevyplnený, Projekt=nevyplnený
    • pre danú SJ sa do nákladov napočítajú riadky príslušných sklad. dokladov s údajom Zákazka='Služby' a s ľubovoľným obsahom údajov Obch. prípad a Projekt

  • Doklady, z ktorých sú aktuálne náklady danej SJ napočítané, sú zobrazené v záložke X-väzby danej SJ.

  • Pomocou parametra Ak je to možné, čerpať prednostne z dokladov VMV v Nastavení gastrovýroby je možné ovplyvniť, či sa náklady na danú SJ majú počítať iba z DL, alebo prednostne z VMV, ak je to možné:

    • Ak je parameter nastavený na Nie (voľba nezačiarknutá):

      • pripočítajú sa náklady:

        • z riadkov s príslušnou kombináciou Z+OP+P z Dodacích listov (DL) za daný deň

      • odpočítajú sa náklady:

        • z riadkov s príslušnou kombináciou Z+OP+P z Vratiek dodacích listov (VR) za daný deň

          Pritom sa už nezohľadňuje, do ktorej SJ bol premietnutý DL, ku ktorému VR patrí.

    • Ak je parameter nastavený na Áno (voľba začiarknutá), náklady na SJ sa počítajú takto:

      • pripočítajú sa náklady:

        • z řádků s příslušnou kombinací Z+OP+P z Výdejů materiálu do výroby (VMV) za daný den

        • z řádků s příslušnou kombinací Z+OP+P z Dodacích listů (DL) za daný den, které nemají X-vazbu na Výrobní list (VLG) ani na doklad Příjem hotových výrobků (PHV)
          (tj. ze součtu se vylučují DL, které vznikly importem z VLG nebo PHV, případně které byly exportovány do VLG a jejichž náklady se tedy do SJ nasčítají prostřednictvím dokladů VMV).

          Pritom sa už nezohľadňuje to, či daný VLG resp. PHV patrí k VMV, ktoré naťažujú aktuálnu SJ alebo nie, pretože je to zbytočné (pri správnom zadávaní by takáto kombinácia nemala nastávať a pri prípadnom ručnom zadávaní DL či opravách dokladov je to potrebné zohľadniť). Viď ďalej Príklad 3.

      • odpočítajú sa náklady:

    Výsledky sumarizace do SJ pro uvedené možnosti. Vytvoríme VLG na to isté jedlo gulášovú polievku (podľa rovnakej východiskovej normy) s tým, že jedno bude určené vlastným zamestnancom (za lacnejšiu cenu s tým, že bude obsahovať menej mäsa) a druhé bude určené hosťom (za drahšiu predajnú cenu a s vyšším obsahom mäsa).

    Vstupné podmienky - nech existujú normy z demodát:
    - v obsahu VLG nechť je uveden 2x výrobek G101-Gul. polévka, v obou případech 1 porce
    - zajistíme, aby na skladu surovin, z něhož bude náš VLG čerpat, byly u jednotlivých surovin známy ceny (tj. zadáme příjemku s cenami na příslušné suroviny - sklad. uzávěrka není nutná, použijí se předběžné skladové ceny, což v tomto případě bude poslední pořizovací cena promítnutá na dílčí skladové karty z dané příjemky)

    - v 1.řádku VLG nechť je zakázka "Hosté"
    - v 2.řádku VLG nechť je zakázka "Zamci"
    - ve Stromu VLG změníme množství suroviny "G03021-Hovězí zadní" ve výrobku na 1. řádku (pro zakázku Hosté) - zvýšíme množství
    - nechť ceny výrobků v Obsahu VLG jsou spočteny (v tomto případě z posledních pořizovacích cen jednotlivých surovin) např. takto:
    ---  PHV - 1.r...Gul. polievka.... Hostia ... X=27,70Kč
    --- PHV - 2.ř...Gul. polévka... Zamci ... 1,77EUR (pritom 1,77EUR je vlastne cena z noriem, pretože normu sme nemenili).

    VLG převedeme do stavu Dokončeno, čímž vzniknou doklady VMV na výdej surovin a PHV na příjem hotových jídel.
    - PHV má dva řádky např. takto:
    --- PHV - 1.ř...Gul. polévka.... Zamci ... 17,70Kč
    --- PHV - 2.ř...Gul. polévka... Hostia ... 27,70Kč

    V tomto případě se z PHP zapsala na dílčí sklad. kartu Gul. polévka poslední pořizovací cena 17,70Kč.

    - jídla vydáme ze skladu, tj. výrobky z VLG vyexportujeme do DL-1 (např. funkcí Vytvořit DL z agendy VLG)
    - v agendě Stravní jednotky založíme 2 SJ k témuž datu jako mají doklady DL-1, VMV, PHV - jedna na zakázku Hosté a druhá na Zaměstnance

    Vykonáme sumarizáciu nákladov SJ funkciou Náklady:

    a) nech je nastavené počítať náklady prednostne z DL:
    - obe SJ vypočítajú rovnaké skutočné náklady - v našom príklade 1,77EUR (bez uzávierky skladu sa totiž použije posledná obstarávacia cena z čiastkovej karty vyskladnených jedál (tzn. Gul.polievka), ktorá platila v okamihu vytvárania DL). Po uzávierke sa použije priemerná skladová cena platná po poslednom príjme daného výrobku, tzn. vypočítaná ocenením DL). V záložke X-väzby oboch SJ bude uvedený DL-1.

    b) nech je nastavené počítať náklady prednostne z VMV:
    - skut.náklady v SJ "Hosté" = X = 27,70Kč
    - skut.náklady v SJ "Zamci" = Y = 17,70Kč

    V tomto případě se náklady na vyskladněné jídlo (dvě gul. polévky) napočetly z použitých surovin, tj. z posledních pořizovacích cen dílčích karet surovin (tedy stejně, jako byly na VLG). Ceny vytvoreného DL sa už do nákladov SJ nezapočítali. V záložke X-väzby oboch SJ bude uvedený VMV. Doklad DL-1 tam uvedený nebude.

    Výsledky sumarizace do SJ pro uvedené možnosti, pokud krom zadání v Příkladu 1 ještě vyskladníme (mimo normy a mimo gastrovýrobu) vydané ovoce. Napr. na ovocie vystavíme DL-2, kde zadáme zákazku Hostia alebo ovocie vydáme prostredníctvom pokladne na predajné miesto s adekvátne zadanou zákazkou a následne uskutočníme uzávierku predaja, ktorá daný DL vytvorí. Posledná obstarávacia cena z čiastkovej karty ovocia nech je napr. 0, 5EUR.

    Vykonáme sumarizáciu nákladov SJ funkciou Náklady:

    a) nech je nastavené počítať náklady prednostne z DL:
    - skut.náklady v SJ "Hostia" = 2,27EUR (1,77+0,5) ..... V záložke X-väzby budú uvedené doklady: DL-1 a DL-2.
    - skut.náklady v SJ "Zamci" = 1,77EUR                  ..... V záložke X-väzby budú uvedené doklady: DL-1.

    b) nech je nastavené počítať náklady prednostne z VMV:
    - skut.náklady v SJ "Hostia" = 3,27EUR (2,77+0,5) ..... V záložke X-väzby budú uvedené doklady: VMV a DL-2.
    - skut.náklady v SJ "Zamci" = 1,77EUR                  ..... V záložke X-väzby budú uvedené doklady: VMV.

    V tomto prípade sa teda do nákladov započítal DL-2. A to i v prípade výpočtu prednostne z VMV a to preto, že daný DL nebol "prehnaný" gastrovýrobou, nemá žiadnu väzbu na PHV alebo VMV. Tým pádom nie je možné miesto neho napočítať ceny z VMV a je nutné započítať ceny priamo z daného DL-2.

    Z príkladov je zrejmé, že variant z VMV je presnejší. Vyplýva to aj z príkladu "Príklad neaktuálnych cien na PHV a dôsledok" uvedeného v popise stanovenia cien na PHV generovanom z gastrovýroby.

    Pri výpočte nákladov z VMV je potrebné počítať s obmedzením - pretože do nákladov nie sú započítané DL s väzbou na VLG či PHV (miesto nich sa započíta daný VMV), nemôžu sa ich prípadné dodatočné ručné zmeny premietnuť do stravných jednotiek (ako pri výpočte nákladov prednostne z DL). Ak je do SJ potrebné dostať ďalšie náklady oproti tomu, čo bolo zadané na VLG, resp. z VLG alebo PHV exportované do DL, je ich potrebné zadať na samostatný DL bez väzby alebo príslušný VLG vrátiť do stavu Príprava (i s vymazaním nadväzujúceho DL), upraviť obsah VLG a znovu ho dokončiť, exportovať do DL a znovu prepočítať SJ.

    Zahrnutí DL, který má vazbu na VLG, i když na jiný

    Mějme SJ ze 17.2. na zakázku "hosté", obchodní případ, projekt nevyplněný. Ďalej majme:
    → DL-1 na vyskladnenie napr. guláša, vystavený podľa VLG-1 zo 17.2. na zákazku "hostia", obchodný prípad, projekt nevyplnený. K VLG-1 existuje doklad zo 17.2. na výdaj surovín VMV-1.
    → DL-2 , ktorý sme vystavili ručne na vyskladnenie ovocia rovnako zo 17.2. na zákazku "hostia", obchodný prípad, projekt nevyplnený.
    → DL-3 na vyskladnenie napr. sviečkovej, vystavený podľa VLG-3 ze 17.2. na zákazku "zamci", obchodný prípad, projekt nevyplnený. K VLG-3 existuje doklad ze 17.2. na výdej surovin VMV-3

    Dodatočne na DL-3 opravíme zákazku na "hostia":

    a) Náklady na SJ nech sa počítajú prednostne z DL:
    - Náklady na SJ sa potom napočítajú z dokladov DL-1, DL-2, DL-3 (a zo žiadnych VMV). V X-väzbách SJ budú vidieť doklady DL-1, DL-2, DL-3 (žiadne VMV).

    b) Náklady na SJ nech sa počítajú prednostne z VMV:
    - Potom náklady na SJ budú napočítané z dokladov VMV1 a DL-2. Doklad DL-3 zahrnutý nebude, pretože má väzbu na VLG, i keď v tomto prípade ide o iné VLG, "ktorého" VMV-2 sa do nákladov našej SJ nezapočítal (keďže je na ňom zákazka "zamci").