Uzávierka predaja

Uskutoční uzávierku pokladničných predajov z pokladne resp. dotykovej pokladne maloobchodného predaja a reštauračnej pokladne resp. reštauračnej dotykovej pokladne a premietne ich do stavu skladov.

Obsiahnuté časti:

Uzávěrka prodeje - kroky průvodce

Uzávierka predaja slúži na odpis predaného tovaru (predaného prostredníctvom niektorej z pokladní pokladničného maloobchodného či reštauračného predaja) zo skladu (z jedného či z viacerých skladov) a ďalej na nastavenie predkontácií pre automatické zaúčtovanie predaja.

Vznikajú pri nej doklady typu Súhrnné účtenky (PS), ktoré sú evidované v agende Predaja. Vznikajú pri nej tiež zápisy na odpis tovaru zo skladu príp. na jeho vrátenie, tzn. na predaný tovar sa vytvárajú dodacie listy a na prípadné opravy predajov sa vytvárajú vratky alebo príjemky.

Pokud potřebujete provést zásadní změnu v nastavení provozu nebo firemních údajů, proveďte ji bezprostředně po provedení uzávěrky prodeje (v době, kdy neexistují žádné neuzavřené účtenky). V opačném případě může dojít k vytvoření souhrnné účtenky obsahující údaje, které nebudou odpovídat uzavíraným účtenkám.

Upozornění se týká zejména nastavení parametrů Plátce DPH a Zdanění zaokrouhlení dokladů na výstupu v agendě Firemné údaje a dále nastavení způsobů zaokrouhlování a volby Při prodeji zadávat ceny (s DPH/bez DPH) ve vlastnostech provozu.

Je potrebné, aby v dobe vzniku týchto skladových dokladov bola na sklade dostatočná zásoba (ak nie je na sklade alebo aspoň pre skl. karty, ktorých sa to týka, povolené vyskladnenie do mínusu), v opačnom prípade uzávierka predaja skončí chybou. Je preto vhodné, obzvlášť ak používate reštauračný predaj, dodržať správne poradie uzávierok. Ďalej viď vzťah uzávierky predaja a uzávierky bonov.

V kapitole Proces prodeje, základní pojmy je vysvětleno, že pokud během dne potřebujete znát aktuální stav zásob na skladech, buď musíte mít nastaven Okamžitý odpis ze skladu (pokud to pro daný typ provozu lze) a musíte zajistit, aby šlo vytvářet potřebné skladové doklady (viz popis u Okamžitého odpisu ze skladu) anebo musíte provést uzávěrku prodeje, aby se prodeje promítly do stavu skladu.

To můžete provést, kdykoli potřebujete. Počet uzávierok predaja v jednom dni nie je nijako obmedzený. Optimálne je uskutočniť uzávierku denne, ideálne po skončení predaja.

Možnosti vyvolania uzávierky predaja:

Ďalej je uvedené:

  • Nájdu sa všetky predajné doklady (Účtenky (UC)) viazané na zadanú predajňu a ešte nezahrnuté do žiadnej uzávierky a to zo všetkých pokladní pokladničného predaja.
  • Tieto doklady sa sčítajú a vytvorí sa uzávierkový doklad typu Denná súhrnná účtenka (PS), ktorý je k dispozícii na nahliadnutie v agende Predaja. K uzatváraným účtenkám, ku ktorým neexistuje zodpovedajúci skladový doklad na pohyb tovaru, tento doklad vytvorí príp. sa pokúsi vykonať krátenie off-line predajov.

  • Na vytvorenom doklade Denná súhrnná účtenka (PS) sú informácie o všetkých skladových kartách, z ktorých sa predal tovar za spracovávané obdobie. Je tu tiež informácia o všetkých účtenkách, ktoré do neho boli zahrnuté a o všetkých skladových dokladoch, ktoré sa k nim viažu (viď napr. záložka X-väzby v agende Predaja).

    Na týchto dokladoch NIE SÚ informácie o utŕžených peniazoch. Na sledovanie tržieb slúži agenda Tržby.

  • Nakonec (nicméně ještě před dokončením transakce) se provede řada kontrolních testů porovnávajících ceny a množství na účtenkách s vygenerovanými skladovými doklady a souhrnnou účtenkou. Pokud některý z testů skončí chybou, zobrazí se chybová zpráva a uzávěrka se zruší.

    Prováděné kontroly:

    • porovnání množství na řádcích účtenek s množstvím na řádcích skladových dokladů
    • porovnání množství na řádcích účtenek s množstvím na řádcích souhrnné účtenky

    • porovnání součtu celkových částek na účtenkách s celkovou částkou na souhrnné účtence

    • porovnání celkové částky plateb z účtenek s částkami plateb na souhrnné účtence

      Do celkové částky plateb z účtenek se započítává také případné Zaokrouhlení z plateb.

    • kontrola existence vazby z řádku účtenky na řádek skladového dokladu

    Příklad neúspěšného dokončení uzávěrky prodeje z důvodu nesouladu množství na účtenkách a skladových dokladech.

    Provádění kontrol je možné deaktivovat spuštěním systému ABRA Gen s parametrem -POSExportNoValidate.

Aby mohla byť uzávierka predaja úspešne zrealizovaná, je nutné, aby mohli vzniknúť všetky potrebné doklady. Ak ich z nejakého dôvodu nie je možné vytvoriť, uzávierka to nahlási a nie je v nej možné pokračovať. To sa týka predovšetkým skladových dokladov na pohyb s predaným tovarom. Na vznik resp. existenciu skladových dokladov majú vplyv predovšetkým nasledujúce nastavenia:

  • V rámci maloobchodného predaja - Nastavenie Okamžitý odpis zo skladu v agende Prevádzky - tzv. on-line odpis zo skladu (viď tiež on-line predaj). Ak je nastavený, program sa snaží vytvárať skladové doklady ihneď po uzavretí účtenky, takže jednotlivé predaje sa tak premietajú do stavu zásob skladov ihneď po uzavretí (zaplatení) účtenky. Ak sa online odpis pri uzavretí účtenky nepodaril (z nejakého dôvodu sa nepodarilo vytvoriť potrebný skladový doklad) alebo ak nie je nastavený okamžitý odpisu zo skladu, vznikajú skladové doklady naraz až v okamihu uskutočnenia uzávierky pokladničného predaja (viď tiež off-line predaj).

  • V rámci maloobchodného aj reštauračného predaja - Nastavenie vyskladnenia do mínusu na sklade a nastavenie vyskladnenia do mínusu na skladovej karte. Tieto položky môžu mať nastavené:

    • Nepovolit - uzávěrka se neprovede, pokud není dostatečná zásoba na skladě.
    • Povolit s/bez výstrahy - uzávěrka se provede i při nedostatečné zásobě a na závěr se zobrazí seznam s upozorněním, u kterých skladových karet vznikl rozdíl.

  • U maloobchodního i resuračního prodeje - Nastavení vyskladnění šarží/s. čísel do minusu na skladu a nastavení vyskladnění sériových čísel do minusu na skladové kartě. Tieto položky môžu mať nastavené:

    • Nepovolit - uzávěrka se neprovede, pokud není šarže/sériové číslo naskladněno.

    • Povolit s/bez výstrahy - uzávěrka se provede, vytvoří se pohyb šarže/sériového čísla, do kterého se použije již existující šarže/sériové číslo, nebo šarže/sériové číslo zadané na účtenku, pokud byla karta naskladněna a sériové číslo dosud nezadáno.

      Rovnaké zásady platia pri nastavení Okamžitého odpisu zo skladu.

      Od verze 17.01 systému ABRA Gen včetně je možné provést uzávěrku i v případech, kdy se stejné sériové číslo použije opakovaně (na několika různých účtenkách zahrnutých do jedné uzávěrky, typicky během jednoho dne). V rámci zpracování uzávěrky se pro každý výskyt sériového čísla založí samostatný řádek na dodacím listu. (Na souhrnné účtenky nemá tato situace vliv, jeden řádek souhrnné účtenky bude vždy odpovídat jedné skladové kartě.)

      Ve starších verzích nebylo opakované použití jednoho sériového čísla možné a před uzávěrkou bylo nutné sériová čísla opravit (odstranit duplicity) v agendě Pohyby účteniek.

      Více informací o tom, co znamená stav 2 a více kusů na sériových číslech, naleznete v sekci Použití šarží/sériových čísel na dokladech v kapitole Evidencia šarží a sériových čísel.

    Jak bylo vysvětleno v nastavení Prodeje do minusu v agendě Provozy, má-li kasa prodej do minusu povolen, prodej zboží a jeho zapsání na účtenku se uskuteční vždy, i když máte ve vlastnostech skladu či sklad. karty nastaveno nepovolit vyskladnění do minusu a zásoba pro prodej je nedostatečná. Nevznikne akurát dodací list resp. neuskutoční sa uzávierka predaja, kým nebude na sklade dostatočná skladová zásoba.

    Zdôvodnenie: zákazník stojí s tovarom pri pokladni, chce si ho kúpiť a nezaujíma ho, že v evidencii skladu je chyba.

Pri uzávierke predaja vznikajú nasledujúce doklady:

Dále na souhrnných účtenkách může dojít k posčítání pohybů zboží s více jednotkami podle nastavení v agendě Provozy, viz Uzávěrka prodeje rozdělí pohyby podle jednotek.

  • Skladové doklady:

    • Dodacie listy (DL) na odpis zásob, ak už DL k danej účtenke nebol vytvorený ihneď pri predaji (tzn. ide o off-line predaj) a súčasne pokiaľ nedošlo k pokráteniu všetkých pohybov účtenky (účteniek) zahrnutých do daného DL (viď ďalej krátenie off-line predajov).
    • Vratky (VR) na príjem vracaného tovaru späť do skladu, ak už VR k danej vratnej účtenke nebola vytvorená ihneď pri predaji a pokiaľ nedošlo k pokráteniu jej pohybov (viď ďalej krátenie off-line predajov).

    • Príjemky (PR) na príjem vracaného tovaru späť do skladu, ak už PR k danej vratnej účtenke nebola vytvorená ihneď pri predaji a pokiaľ nedošlo k pokráteniu jej pohybov (viď ďalej krátenie off-line predajov).

      Koľko bude týchto skladových dokladov, závisí od toho, kedy vznikli a koľko PS dokladov vzniká pri uzávierke. Všeobecne platí, že dva PS nemôžu sklad. doklady zdieľať, ale že na DL/PR/VR môžu byť pohyby z niekoľkých účteniek. Tzn. napr.:

      • Pokiaľ je nastavený Okamžitý odpis zo skladu, môže vzniknúť toľko DL, koľko je predajných účteniek, pretože DL vznikajú priamo pri predaji (ak sa ich podarilo vytvoriť) a pri vracaní minimálne toľko VR resp. PR, koľko je vratných účteniek (k vratnej UC môže byť viac ako jeden sklad. doklad, pretože k nej môže byť VR aj PR súčasne (pri vracaní tovaru s obalmi, viď režim Vracanie maloobchodnej pokladne resp. režim Vracanie reštauračnej pokladne a príklady ďalej v popise Uzávierky predaja versus vracania).

      • Ak sklad. doklady vznikajú až pri uzávierke, vznikajú ku každému PS zvlášť "jeho" sklad. doklady (dva PS nemôžu sklad. doklady zdieľať).

        • Tzn. keď je nastavené napr. Sčítanie účteniek do súhrnnej účtenky = Nesčítať, vznikne toľko PS, koľko je UC, a ak nedošlo ku kráteniu, tak vznikne minimálne toľko skladových dokladov, koľko je týchto PS.
        • Keď je naopak nastavené napr. Sčítanie účteniek do súhrnnej účtenky = Sčítať a vznikne len jeden PS doklad za danú uzávierku spoločný pre všetky uzatvárané UC, vznikne k nemu iba jeden sklad. doklad daného typu (spoločný pre všetky uzatvárané UC).

Riadky súhrnnej účtenky sa ďalej delia podľa skladu, strediska a trojkombinácie zákazka+obchodný prípad+projekt - každá kombinácia má svoj riadok v súhrnnej účtenke, následne sa tieto údaje prenášajú do riadkov skladových dokladov (DL, VR, PR), ktorými sa vykonáva vyskladnenie resp. spätné naskladnenie tovaru.

Rozdelenie podľa trojkombinácie Zákazka+Obchodný prípad+Projekt sa využíva predovšetkým, ak používate Reštauračný predaj s Gastrovýrobou a sledujete Stravné jednotky. Tie sa totiž môžu naťahovať o.i. aj z DL, pričom sa identifikujú kombináciou "deň+Z+OP+P". Viď Stravné jednotky všeobecne.

Doklady vzniknuté v režime Vracanie maloobchodnej pokladne resp. v režime Vracanie reštauračnej pokladne sa pri uzávierke predaja spracovávajú v troch kolách takto:

  • První kolo - V něm se zpracovávají jen účtenky, které mají zadanou účtenku, kterou vrací, a proto se u nich ví, kterým dodacím listem byly vydány ze skladu. K týmto dodacím listom sa vytvoria vratky a na tie sa zapíše všetko, čo je možné. To, čo zvýši, pretože sa nedá urobiť vratka alebo sa nedá vrátiť celé množstvo, sa vybaví v ďalších kolách. Pokiaľ DL k zdrojovej účtenke zatiaľ neexistuje a vytvára sa až v rámci tej istej uzávierky, ktorou sa spracováva vratná účtenka, systém sa pokúsi najskôr pokrátiť off-line predaje, viď ďalej.
  • Druhé kolo - Podle zadaných datumů se program pokusí hledat vhodné dodací listy na totéž zboží a k nim postupně udělat vratky. Čo sa nezmestí na vratku k jednému dodaciemu listu, to sa program pokúsi vrátiť vratkou k ďalšiemu dodaciemu listu s rovnakým dátumom.
  • Třetí kolo - Vše, co se nepodaří umístit na žádnou vratku (a všechny obaly), se vrátí skladovou příjemkou.

Vďaka tomuto spôsobu spracovania vratných účteniek pri uzávierke môže dôjsť k situácii, že k pohybom z vratnej účtenky vznikne síce vratka VR, ale nie je možné presne určiť, ktorou vratkou sa ktorá účtenka vracala. Takéto UC potom nebudú mať väzbu na vzniknuté VR (ani v položkách Väzby dokladu v hlavičke UC ani v svojich záložkách X-väzby). Objasníme na príklade:

Vracanie karty A za deň nech prebehlo na štyroch účtenkách s týmto množstvom: 3, 2, 8, 4. Celkom sa vrátilo 17.

Uzávierka:
- Najprv sa sčítajú všetky vracania dohromady: 17
- Pak vyhledá DL, které toho dne vydávaly kartu A. Nalezne např. pět DL, které mají tato množství karty A: 7, 2, 1,1, 11, 5.
- Ďalej sa pokračuje postupným vytváraním vratiek VR na nájdené DL. To znamená, že postupne sa vytvoria VR na tieto množstvá: 7, 2, 1, 1 a 6 (až do celkového počtu 17 vrátených kusov). Výsledok teda je, že máme k 4 vratným účtenkám 5 vratiek (množstvá na daných účtenkách nekorešpondujú s množstvami na jednotlivých vzniknutých vratkách (a ani pri tomto postupe nemôžu)). Keby sme chceli nájsť súvislosti, tak prvú a druhú účtenku vracia prvá vratka, tretiu účtenku vracajú vratky jedna až päť a poslednú účtenku vracia vratka päť.
- Pretože sa obvykle nevracia jedna karta, ale niekoľko kariet, situácia je ešte komplikovanejšia.

⇒ nie je jednoznačné, aká VR by mala byť zapísaná na účtenky, a z toho dôvodu táto informácia na UC uvedená nebude.

Krátenie off-line predajov a vracanie v uzávierke predaja

Pre vracanie ďalej platí: Ak došlo na pokladni k vracaniu, systém sa pokúsi v rámci uzávierky predaja prednostne najskôr pokrátiť tieto inverzné skladové pohyby s pohybmi predajnými, pokiaľ to je možné (a až ak to nie je možné, generuje skladové doklady). Platí:

  • Krátiť je možné len položky z vratných účteniek, ktoré sú stornom predajnej účtenky, tzn. majú väzbu na "svoju" zdrojovú vracanú účtenku.
  • Obe účtenky (zdrojová aj vracaná) sa práve uzatvárajú a zatiaľ nemajú skladový doklad. Tzn. buď bol nastavený off-line predaj, alebo bol nastavený on-line predaj (viď nastavenie Okamžitý odpis zo skladu), ale skladový doklad sa nepodarilo ihneď pri predaji vygenerovať.
  • Obe účtenky (zdrojová aj vracaná) musia byť súčasťou rovnakej uzávierky, tzn. uzávierka ich zaradí do toho istého uzávierkového dokladu Súhrnné účtenky (PS).
  • Obe účtenky (zdrojová aj vracaná) resp. pohyby na nich, musia byť až na znamienka totožné a to vrát. zákazky, obchodného prípadu, projektu. Ak bude v niečom rozdiel, napr. v sklade, zákazke, obchodnom prípade alebo čomkoľvek inom, tak ku kráteniu nedôjde.

  • Nie je nutné krátiť celé účtenky, krátiť je možné aj len ich jednotlivé pohyby a to aj čiastočne (tzn. keď došlo k vráteniu len časti predaného počtu).

    Predáme napr. 5 ks na UC-12/2011 a počas toho istého dňa ju vrátime účtenkou UC-25/2011. Pokiaľ uzávierka predaja zaradí obe účtenky do jednej uzávierky (jednej súhrnné účtenky (PS)) a obe účtenky budú až na znamienka úplne totožné, dôjde ku kráteniu. Tzn., že nevznikne ani DL ani VR (resp. nevzniknú na nich riadky, ktoré zodpovedajú vracanému tovaru z týchto dvoch účteniek).

    Ak došlo ku kráteniu pohybov vratnej účtenky, táto nebude mať väzbu na žiadny skladový doklad, hoci je spracovaná uzávierkou predaja a je na nej uvedené "Odpísaná zo skladu = Áno".

Vznik skladových dokladov v prípade vracania objasníme na príkladoch:

Vracanie bežného tovaru - on-line predaj zo skladu:
Majme účtenku UC-1. Na nej nech je napr. 100 kusov "tovaru A", 50 kusov "tovaru B" a ďalej obaly k tovaru B, čo nech sú napr. "B-palety" v počte 10ks. Nech máme nastavený on-line odpis zo skladu a k účtenke nech pri predaji teda rovno vznikne DL-1. Potom sa klient vráti a chce z dôvodu reklamácie vrátiť 30ks "tovaru A". Na pokladni vyvoláme režim vracania, zadáme identifikácie vracanej účtenky UC-1 a zadáme vracaný počet: 30ks "tovaru A". Vznikne vratná účtenka napr. UC-17. Pretože máme nastavený on-line odpis zo skladu, systém sa pri uzavretí účtenky UC-17 pokúsi vytvoriť priamo skladové doklady. Pokud tomu nic nebrání, vznikne v tomto případě jeden doklad:
- vratka VR k dodacímu listu DL-1 na 30ks "zboží A".

Vracanie s obalmi - on-line predaj zo skladu:
Majme účtenku UC-1 a k nej DL-1 ako v príklade 1. Klient sa potom vráti a chce tovar B z dôvodu reklamácie vrátiť. Na pokladni vyvoláme režim vracania, zadáme identifikácie vracanej účtenky UC-1 a zadáme vracaný počet: 50ks "tovaru B" a 10 ks "B-paliet". Vznikne vratná účtenka napr. UC-17. Pretože máme nastavený on-line odpis zo skladu, systém sa pri uzavretí účtenky UC-17 pokúsi vytvoriť priamo skladové doklady. Pokiaľ tomu nič nebráni, vznikne jednak vratka VR k dodaciemu listu k DL-1 na 50ks "tovaru B" a tiež skladová príjemka PR na 10ks obalov "B-palety".

Vracanie - off-line predaj zo skladu:
Majme účtenku UC-1 ako v príklade 1, akurát k nej zatiaľ neexistuje dodací list. Klient sa potom vráti a chce napr. tovar B z dôvodu reklamácie vrátiť. Na pokladni vyvoláme režim vracania, zadáme identifikácie vracanej účtenky UC-1 a zadáme vracaný počet: 50ks "tovaru B" a 10 ks "B-paliet". Vznikne vratná účtenka napr. UC-17. Pretože máme nastavený off-line odpis zo skladu, žiadne skladové doklady k vratnej účtenke zatiaľ nevznikajú. Spustíme uzávierku predaja. Pretože obe účtenky (resp. pohyby na nich) sú až na znamienko rovnaké, dôjde ku kráteniu. Vznikne len DL k UC-1 na 30ks "tovaru A". Žiadny skladový pohyb na DL na predaj "tovaru B" a jeho "B-paliet" a na ich následné vrátenie (na VR resp. PR)  nevzniká.

Pokiaľ by sa pri vrátení vrátila len časť predaného počtu, napr. len 10ks "tovaru B" a 2ks "B-paliet", tak pri uzávierke vznikne DL na 30ks "tovaru A" a k tomu na zvyšok (nevrátený "tovar B" a jeho obaly), tzn. na zvyšných 40ks "tovaru B" a zvyšných 8ks "B-paliet". Žiadny skladový pohyb k vratnej účtenke na vrátenie 10 ks "tovaru B" a 2ks "B-paliet" na VR resp. PR nevzniká (došlo k pokráteniu pohybov a na DL je uvedené o to menej).

Ďalej viď vzťah uzávierky bonov/uzávierky predaja/uzávierky skladov/zrkadla.

Před prvním použitím agend této skupiny doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Vecný obsah, ako začať - Maloobchodný predaj, Reštauračný predaj a Vecný obsah, ako začať - Reštauračný predaj.

Typ agendy: Ostatné

Ide o agendu riešenú ako sprievodca, obsahuje teda typické spoločné prvky sprievodcov. Popis ovládania a pravidiel všeobecne platných pre všetkých sprievodcov viď Typy sprievodcov, zásady pre sprievodcov.

Zo štandardizovaných:

Názov Kl. Doplňujúci popis:
Help F1
Vytvoriť správu ctrl+M  

Túto agendu je možné spustiť okrem iného z okna na spúšťanie agend zo sekcie AGENDY z podzložky Maloobchodný predaj alebo Reštauračný predaj. Uzávierku predaja je možné vyvolať aj iným spôsobom, viď ďalej Možnosti vyvolania uzávierky predaja.