Typy plateb - typy platících dokladů, příjmové/výdajové doklady, znaménka +/-, dorovnávání plateb

Platby můžeme rozdělit ze dvou hledisek a to podle typu platícího dokladu (tj. jakým dokladem byla platba předpisu provedena) a podle toho, zda jde o příjem nebo výdaj (tj. příjmový nebo výdajový doklad). V následujícím textu naleznete pojednání o následujících oblastech:

Zaplacení neboli úhrada daného dokladu (který je předpisem platby) může být provedena:

  • Bankovním převodem - tj. řádkem platby na bankovním výpisu (BV).
  • V hotovosti - tj. pokladním příjmem (PP) nebo výdejem (PV).
  • Ostatním dokladem - tj. ostatním dokladem přijatým (OSP) nebo vydaným (OSV).
  • Vzájemným zápočtem - tj. vzájemným vyrovnáním pohledávek a závazků dokladem vzájemného zápočtu (VZ).
  • Kurzovým rozdílem - má význam jen pro doklady v cizí měně. U dokladů v cizí měně mohou vznikat kurzové rozdíly vlivem odlišných kurzů předpisů a úhrad těchto dokladů. Pokud pro takové doklady již byly kurzové rozdíly napočteny a byl vygenerován doklad typu kurzový rozdíl (KR), bude i tento uveden v seznamu plateb daného dokladu jako jeden z typů úhrady daného dokladu.
  • Závěrkovým kurzovým rozdílem nerealizovaným daňově uznatelným - má význam jen pro doklady v cizí měně. U dokladů v cizí měně, které nejsou uhrazeny přesně ve výši předpisu, mohou při uzávěrce vznikat závěrkové kurzové rozdíly. Pokud byla provedena uzávěrka fakturace, resp. ostatních dokladů s tvorbou nerealizovaných kurz. rozdílů daňově uznatelných (dále KZN), a pokud pro takové doklady byly doklady KZN napočteny a byl vygenerován doklad typu daňově uznatelný nerealizovaný kurzový rozdíl (KZN), bude i tento uveden v seznamu plateb daného dokladu jako jeden z typů úhrady daného dokladu.
  • Zúčtováním zálohového listu - tj. zálohovým listem vydaným (ZLV) nebo přijatým (ZLP). Má význam jen pro některé doklady. Jedná se v podstatě o zúčtování nezdaněné zálohy. V seznamu plateb se však nezobrazuje částka uvedená v předpisu zálohového listu, ale částka, která byla ze zálohového listu zúčtována (čerpána) do dokladu předpisu. Přičemž i zúčtování nezdaněné zálohy do dokladu daňové zálohy je pojato jako jeho "platba", i když zde nejde o platbu penězi v pravém slova smyslu.
  • Zúčtováním daňového zálohového listu - tj. daňovým zálohovým listem vydaným (DZV) nebo přijatým (DZP). Má význam jen pro některé doklady. Jedná se v podstatě o zúčtování zdaněné zálohy. V seznamu plateb se však nezobrazuje částka uvedená v předpisu zálohového listu, ale částka, která byla ze zálohového listu zúčtována (čerpána) do cílového daňového dokladu předpisu.
  • Příjmem do pokladního místa - tj. dokladem příjmy do pokladního místa (PPP) na přijaté platby, viz platby provedené z kasy pokladního prodeje.
  • Výdejem z pokladního místa - tj. dokladem výdeje z pokladního místa (VPP) na vracené platby, viz platby provedené z kasy pokladního prodeje.

Každá z těchto plateb se pak příslušnou částkou zobrazuje v seznamu plateb daného dokladu v záložce Platby v agendě daného dokladu.

Systém ABRA Gen umožňuje každý doklad, který je předpisem platby, hradit podle typu platícího dokladu buď platícím dokladem příjmovým i výdajovým, nebo platícím dokladem příjmovým nebo výdajovým:

  • Platby v hotovosti nebo ostatními doklady - Defaultně se nabízí ten, který podle typu placeného dokladu a podle výše jeho dosavadní úhrady odpovídá předpisu, ale vždy lze místo defaultně nabízené volby použít i možnost opačnou. Tj.:
    • pro doklady, které znamenají příjem pro vaši firmu (jako jsou faktura vydaná, zálohový list vydaný, dobropis faktury přijaté atd.)
      • a jsou nezaplacené (neuhrazené), se nabízí defaultně volba Příjem (tj. platba pokladní příjemkou nebo ostatním příjmem). Můžete ale zvolit Výdej a vystavit k nim jako platbu doklad pokladní výdej nebo ostatní výdaj.
      • a jsou přeplacené, se nabízí defaultně naopak Výdej.
    • pro doklady, které znamenají výdej pro vaši firmu (jako faktura přijatá atd.)
      • a jsou nezaplacené (neuhrazené), nabízí se defaultně volba Výdej (tj. platba pokladní výdejkou nebo ostatním výdajem). Můžete ale zvolit Příjem a vystavit jako platbu doklad pokladní příjem nebo ostatní příjem.
      • a jsou přeplacené, se nabízí defaultně naopak Příjem.
  • Platby zúčtováním zálohového listu - Defaultně se nabízí ten, který podle typu placeného dokladu odpovídá předpisu.Tj.:
    • pro doklady, které znamenají příjem pro vaši firmu (jako jsou faktura vydaná, dobropis faktury přijaté atd.), se nabízí volba Příjem.
    • pro doklady, které znamenají výdej pro vaši firmu (jako faktura přijatá atd.), se nabízí volba Výdej.
  • Platby bankovním převodem - Defaultně se nabízí ten, který podle typu placeného dokladu odpovídá předpisu.Tj.:
    • pro doklady, které znamenají příjem pro vaši firmu (jako jsou faktura vydaná, zálohový list vydaný, dobropis faktury přijaté atd.), se nabízí volba Kredit.
    • pro doklady, které znamenají výdej pro vaši firmu (jako faktura přijatá atd.), se nabízí volba Debet.

Do zaplacených částek za daný doklad se započítávají i vystavené žádosti o platební příkazy a vystavené platební příkazy dosud nesvázané s bankovním výpisem, kromě platebních příkazů s příznakem "Neplatný".

Proto, pokud na doklad byly např. mylně opakovaně vygenerovány žádosti o platební příkazy (tj.celkově ve vyšší ceně, než je předpis faktury) jedná se o nesmyslný stav a další platba se snaží jej korigovat, tj. předvyplňuje se platba opačným typem dokladu z hlediska příjmu/výdeje.

U daněných záloh a kurzových rozdílů nemá význam měnit defaultně nabízený typ příjem/výdej. Tj.:

  • pro doklady daněných záloh přijatých se nabízí Příjem
  • pro doklady daněných záloh vydaných se nabízí Výdej

V seznamu Plateb je pak pro informaci u každého platícího dokladu zobrazeno znaménko plus nebo minus. Toto znaménko informuje uživatele rychle o tom, zda byla použita platba odpovídající danému předpisu, nebo platba opačná. Toto znaménko nijak nesouvisí se znaménkem u částky dané platby a nijak jím není ovlivněno.

Tedy:

  • plus je u platícího dokladu uvedeno, pokud
    • pro doklady, které znamenají příjem (faktura vydaná atd.) byla použita platba typu Příjem (pokladní příjem, ostatní příjem, ale i kreditní platba bankovního výpisu)
    • pro doklady, které znamenají výdej (faktura přijatá atd.), byla použita platba typu Výdej (pokladní výdej, ostatní výdaj, ale i debetní platba bankovního výpisu)
  • minus je u platícího dokladu uvedeno, pokud
    • pro doklady, které znamenají příjem, byla použita platba typu Výdej
    • pro doklady, které znamenají výdej, byla použita platba typu Příjem

Totéž platí i pro ty typy platících dokladů, u nichž uživatel při jejich tvorbě nemůže sám zvolit, zda se bude jednat o charakter příjmu nebo výdeje. To platí pro kurzové rozdíly a závěrkové kurz. rozdíly nerealizované daňově uznatelné, kdy znaménko bude záviset na tom, zda se jedná o kurzový zisk nebo ztrátu a zda je vyrovnávaný doklad charakteru příjmu nebo výdeje pro firmu, např.:

  • znaménko minus bude mít v seznamu plateb
    • KR či KZN doklad, který je kurzovým ziskem (tj. KR/KZN<0) k faktuře vydané, dobropisu faktury přijaté apod.
    • KR či KZN doklad, který je kurzovou ztrátou (tj. KR/KZN<0) k faktuře přijaté, dobropisu faktury vydané apod.
  • znaménko plus bude v seznamu plateb mít
    • KR či KZN doklad, který je kurzovou ztrátou (tj. KR/KZN>0) k faktuře vydané, dobropisu faktury přijaté apod.
    • KR či KZN doklad, který je kurzovým ziskem (tj. KR/KZN>0) k faktuře přijaté, dobropisu faktury vydané apod.

Viz též Obecné principy výpočtu kurz.rozdílů v ABRA Gen - Zisk/ztráta, aktivní/pasivní - znaménko KR,KRZ,KZN.

Obdobná pravidla platí i pro doklady daňových záloh, ač u nich nelze libovolně přepínat typ Příjem/Výdaje při volbě typu platby.

Celé objasníme na příkladech:

Příklad 1: Mějme fakturu vydanou na 32000Kč. Klient nám ji uhradil bankovním převodem, ale omylem zaslal částku vyšší, tj. 33000Kč. Tudíž na faktuře vznikl přeplatek 1000Kč. S klientem je dohodnuto, že se mu přeplatek vrátí na místě hotově. Tj. musíme vystavit pokladní účtenku, kterou vydáme 1000Kč z pokladny. Jsou dvě možnosti, jak toto provést:

a) Vystavíme novou platbu jako Příjem, tj. vznikne pokladní příjemka, ale bude na -1000Kč. Seznam plateb pak bude vypadat následovně:

Jedná se o příjmový doklad, obě platby jsou charakteru příjem, zobrazená informační znaménka v položce "+/-" jsou tedy plus "+"

b) Vystavíme novou platbu jako Výdej, tj. vznikne pokladní výdejka, která bude tentokrát na +1000Kč. Seznam plateb pak bude vypadat následovně:

Jedná se o příjmový doklad, platba pokladnou je ale tentokrát charakteru výdej, zobrazené informační znaménko v položce "+/-" je tedy minus "-"

V obou případech bude daná faktura uhrazena správně. Kterou možnost zvolíte, záleží na vás. V případě Ada) je pokladní účtenka vytištěna na minusovou částku, což může někomu principálně vadit. V případě Adb) je naopak mírně zkreslen obrat pokladny příjem - pokud by totiž např. i první platba nebyla bankovním výpisem, ale byl by to též pokladní příjem a tiskli byste si např. pokladní příjmy, vykazovaly by příjem 33000Kč celkem, i když ve skutečnosti byl jen 32000Kč.

(Zda je zkreslen obrat pokladny i účetně na straně MD a D, závisí jen na tom, jak máte nastaveny kontace a jak účtenku vracející přeplatek zaúčtujete- lze si např. nadefinovat speciální kontaci pro vracení přeplatku faktury vydané výdajovou účtenkou, která bude mít účty na straně MD a D jako účtenka příjmová, ale bude se vysílat do účetnictví s částkou s opačným znaménkem (nastavuje se položkou účtovat obráceně u řady dokladů zdrojové nebo účetní) apod.).

Příklad 2: Mějme fakturu přijatou na 55000Kč. Uhradili jsme ji bankovním převodem, ale omylem jsme zaslali částku vyšší, tj. 56000Kč. Tudíž na faktuře vznikl přeplatek 1000Kč. Dodavatel nám přeplatek vrátil hotově a my jej nyní musíme zaevidovat jako pokladní účtenku, kterou přijmeme 1000Kč do pokladny. Jsou dvě možnosti, jak toto provést:

a) Vystavíme novou platbu jako Výdej, tj. vznikne pokladní výdejka, ale bude na -1000Kč. Seznam plateb pak bude vypadat následovně:

Jedná se o výdajový doklad, obě platby jsou charakteru výdej, zobrazená informační znaménka jsou tedy plus "+"

b) Vystavíme novou platbu jako Příjem, tj. vznikne pokladní příjemka, která bude tentokrát na +1000Kč. Seznam plateb pak bude vypadat následovně:

Jedná se o výdajový doklad, platba pokladnou je ale tentokrát charakteru příjem, zobrazené informační znaménko je tedy minus "-"

Další příklad na vyrovnání přeplatku a znaménka u provedené platby u položek Částka a Částka platby viz popis položky Částka platby v kap. Zadání nové platby z agendy placeného dokladu.

Příklad 3: Znaménka u kurzových rozdílů:
- Mějme kladnou fakturu vydanou FV na 10 USD v kurzu 1:30. Platba je na 10 USD v kurzu 1:31. KR je -10 ⇒ kurz. zisk k FV. V seznamu plateb bude uveden jako platba v hodnotě 10 a v prvním sloupci bude minus.
- Mějme zápornou fakturu vydanou FV na -10 USD v kurzu 1:30. Platba je na -10 USD v kurzu 1:31. KR je +10 ⇒ kurz. ztráta k FV. V seznamu plateb bude uveden jako platba v hodnotě 10 a v prvním sloupci bude plus.

Při párování předpisů a plateb může docházet k situacím, kdy se zaplacená částka přesně neshoduje s částkou na předpisu (například z důvodu zaokrouhlení).

Systém ABRA Gen nabízí mechanismus pro snadné dorovnávání těchto ne zcela přesných plateb prostřednictvím dodatečně generovaných ostatních dokladů (Ostatní příjmy (OSP) nebo Ostatní výdaje (OSV)). Doklad typu Ostatní příjem se vygeneruje při dorovnávání nedoplatku pohledávky nebo přeplatku závazku, doklad typu Ostatní výdaj se vygeneruje při dorovnávání přeplatku pohledávky nebo nedoplatku závazku.

V tomto výukovém videu se dozvíte, jak lze řešit dorovnávání plateb– napřed ručně, pak za pomocí funkce Doplatit, a zároveň jak si můžete tuto funkci zautomatizovat:

Video je součástí celého kurzu Fakturace pro pokročilé v ABRA Academy. Přihlásit se na tento bezplatný kurz a podívat se na všechna videa můžete zde.

Toto dorovnávání (generování dokladů OSP/OSV) může probíhat zcela automaticky nebo na vyžádání (použitím funkce Doplatit v agendě Bankovní výpisy (BV), případně funkce Doplatit na záložce Platby v agendách dokladů, které mohou být placeny).

V obou případech (automatické i ruční dorovnávání) je zapotřebí provést následující kroky:

  • Uživateli, který má tuto funkcionalitu využívat, přidělit (prostřednictvím role nebo skupiny rolí) speciální právo Automatické vyrovnání plateb dokladu a použití funkce "Doplatit". Bez tohoto práva nebude probíhat automatické dorovnávání plateb formou generování ostatních dokladů, ani nebudou k dispozici uvedené funkce Doplatit, kterými je možné vygenerování těchto dokladů vyvolat ručně.

  • V agendě Firemní údaje vyplnit jednotlivé položky na záložce Platby - zaokrouhlovací rozdíl. Konkrétně je zapotřebí nastavit:

    • Maximální výši rozdílu mezi částkou uvedenou na předpisu a již zaplacenou částkou (v absolutní hodnotě), která bude považována za dostatečně nízkou, aby se dorovnávací doklady generovaly automaticky. Viz popis položky Limit.
    • Řady dokladů, ve kterých se mají dorovnávací doklady OSP a OSV vystavovat.
    • Účetní předkontace, které se mají používat jako předpis pro vytváření účetních zápisů do žádostí nebo přímo do deníku.
    • Účty z účtového rozvrhu, které se mají na těchto dokladech použít (pouze pokud je využíváno zadávání účtů přímo na řádcích dokladů).

    Podrobnější popis jednotlivých položek naleznete na záložce Platby - zaokrouhlovací rozdíl.

Dorovnávací doklady se automaticky generují pouze v případě, že:

  • absolutní hodnota rozdílu částky na předpisu a již zaplacené částky je nižší nebo rovna absolutní hodnotě nastaveného limitu
  • nastavený limit je různý od nuly
  • k dokladu typu Faktura vydaná neexistuje definice pro skonto, případně definice pro skonto existuje, ale již je k němu vygenerován opravný Dobropis faktury vydané

Pro automaticky generované dorovnávací doklady platí:

  • datum vygenerovaného dokladu OSP/OSV je shodné s datem poslední již existující platby placeného dokladu (nezohledňují se pouze kurzové rozdíly)
  • pokud k danému dokladu dosud žádná platba neexistuje, použije se aktuální systémové datum
  • částka OSP/OSV odpovídá nezaplacené částce v lokální měně
  • pokud je placený doklad vystaven v cizí měně, částka OSP/OSV je přepočtena na měnu placeného dokladu

Pokus o automatické vyrovnání plateb se provádí:

  • při ukládání platby dokladu (v případě platby bankovním výpisem pro každý řádek, který je platbou dokladu)

    Přehled různých možností platby naleznete na začátku této kapitoly v sekci Typy platícího dokladu.

Automatické dorovnávání plateb není podporováno pro doklady typu Podklady pro žádosti o platební příkazy z mezd(PPM).

Vygenerování dokladů typu OSP/OSV, které dorovnají existující platby ke stávajícím dokladům tak, aby tyto doklady byly přesně zaplacené, je možné vyvolat také ručně s využitím funkce Doplatit. Podrobnosti naleznete v popisech jednotlivých funkcí:

Na rozdíl od automatického dorovnávání se při použití funkce Doplatit nebere ohled na nastavený limit (toleranci rozdílu mezi výší předpisu platby a již existujícími platbami) - OSP/OSV je možné vygenerovat na jakoukoli rozdílovou částku.

K zaúčtování takto vygenerovaných dokladů slouží dvojice speciálních předkontací s kódem Doplatit, dodávaná výrobcem. Pro jejich nastavení postupujte následovně:

  • Agenda Účetní předkontace
    • Typ dokladu 01 - Ostatní doklady - příjmové.
    • Pokud se vám v seznamu nezobrazuje předkontace označená Doplatit, použijte funkci Nový → Neexistující ze vzoru, vyberte možnost Automatické vyrovnání plateb dokladu a potvrďte OK. Předkontace Doplatit se do seznamu doplní.
    • Stejný postup zopakujte pro Typ dokladu 02 - Ostatní doklady - výdajové.
  • Agenda Firemní údaje
    • Na záložce Platby - zaokrouhlovací rozdíl vyplňte následující údaje:
      • Ostatní příjem - kontace: Doplatit - Automatické vyrovnání plateb dokladu
      • Ostatní výdaj - kontace: Doplatit - Automatické vyrovnání plateb dokladu
      • Do pole Ostatní příjem - účet doporučujeme vybrat nákladový účet 54800 Ostatní provozní náklady.
      • Do pole Ostatní výdaj - účet doporučujeme vybrat výnosový účet 64800 Ostatní provozní výnosy.