Požadavky GDPR - záložka Seznam

Seznam záznamů požadavků GDPR uložených do ABRA Gen omezený a tříděný dle zvoleného (nastaveného) omezení v záložce Omezení. V horní části záložky je k dispozici informační panel, vedle něj omezovací panel. Zde jsou mj. zobrazeny informace o aktuálně použitém omezení. Nad informačním panelem může být k dispozici panel pro fulltextové hledání.

Význam jednotlivých zde zobrazených položek vyplývá z jejich názvu nebo z jejich popisu v záložce Detail.

Kromě výrobcem dodávaných sloupců si můžete nadefinovat vlastní dle potřeby, viz definovatelné sloupce.

Pod seznamem může být Panel pro vyhledávání, třídění. Za jakých okolností je k dispozici a co pro něj dále platí, viz popis daného panelu.

Ve spodní části záložky Seznam může být variantně zobrazen některý z Panelů definovatelných údajů seznamu pro tuto agendu. Zobrazení daného panelu závisí na aktuálním nastavení v menu Nastavení pro danou agendu a přihlášeného uživatele.

Funkce k této záložce:

Ze standardizovaných:

Název	Kl.	Doplňující popis:
Help	`F1`
Nový	`F2`	Popis přidávaných položek viz záložka Detail.
Detail / Seznam	`F3`
Opravit	`F4` nebo `shift+F4`	Popis opravitelných položek viz záložka Detail. Smysluplnost prováděných oprav je na uživateli. Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených. K provádění hromadných oprav musí mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy. Oprava Běžná oprava aktuálního záznamu. Popis jednotlivých položek viz záložka Detail. Rozšířená hromadná oprava Slouží pro hromadnou opravu vybraných pevných položek (vybraných výrobcem) a dále těch uživatelsky definovatelných položek definovaných k třídě Business objektů dané agendy, které mají ve své definici nastaveno, že je lze hromadně opravovat, tj. mají zatržen příznak Hromadná změna. Pomocí hromadných oprav lze hodnoty příp. i mazat. Viz též Možnosti hromadných oprav podle typu opravovaných položek a dále Mazání hodnot pomocí hromadných oprav. Je-li funkce v agendě k dispozici, nahrazuje funkci Hrom. oprava už. položek (protože pomocí Rozšířené hromadné opravy lze opravovat i uživatelsky definovatelné položky). Provede hromadně opravu podle zadaných hodnot na všech označených záznamech (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek, kde lze zadat, jaké položky se mají opravit, na jaké hodnoty a v jakém počtu transakcí. Změny hodnot lze zadávat i výrazem, což značně zvyšuje možnosti využití této funkce. Hromadné připojení příloh Slouží pro možnost hromadného připojení resp. odpojení příloh (dokumentů) k záznamům této agendy (jedná se o přílohy v záložce Přílohy dané agendy). Funkce provede hromadně danou akci (tj. připojení příloh nebo jejich odpojení) pro všechny označené záznamy (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Funguje jen s přílohami, které jsou již ve stejnojmenné agendě u nějakého záznamu uloženy nebo které zatím nemají vlastníka (viz dále), tj. poslouží např. tehdy, pokud k vícero záznamům dané agendy chcete zadat množinu stejných příloh nebo pokud chcete určitou množinu příloh od opravovaných záznamů hromadně odpojit, jelikož např. už nejsou pro dané záznamy platné. Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno podobné oknu s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek. Příklad hromadného přidání vybraných příloh k označeným záznamům dané agendy Oproti oknu s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek zde není možnost zadat novou hodnotu výrazem (jelikož zde nemá význam) a počet transakcí. Pomocí tlačítek Přidat a Vymazat z lišty navigátoru lze přidávat resp. ubírat jednotlivé řádky s určením příloh (dokumentů), které se mají k opravovaným záznamům dané agendy připojit nebo které se mají od opravovaných záznamů naopak odpojit, je-li zatrženo zatržítko "Vybrané přílohy odpojit". Na každém řádku je k dispozici číselníková položka pro zadání přílohy. Příloha se vybírá z agendy dokumentů (je to tedy obdoba funkce Připojit ze záložky Přílohy, tj. nabídne se Průvodce výběrem dokladu, pomocí něhož vyberete požadovaný dokument). Další možnost jak přidat do dialogového okna seznam příloh je načíst si je od jiných záznamů téže agendy a to pomocí volby Načíst z v liště navigátoru. Po vyvolání této volby se přes dialogové okno Hromadná oprava obrázků otevře průvodce výběrem záznamu, pomocí něhož si v dané dokladové agendě můžete vybrat, z jakých záznamů si chcete přílohy načíst. Po stisku OK se z vybraných záznamů načtou přílohy, které jsou k nim přiřazeny, a přidají se do okna pro Hromadnou opravu obrázků (pokud zde již nejsou). Po stisku OK se z vybraných záznamů načtou přílohy, které jsou k nim přiřazeny, a přidají se do okna pro Hromadné připojení příloh (pokud zde již nejsou). Poté po stisku OK v okně pro Hromadné připojení příloh se uvedené přílohy k opravovaným záznamů buď přidají (pokud některý dokument už u některého opravovaného záznamu je, pak se nestane nic, duplicitně se nepřidává) anebo se naopak odpojí (obdoba funkce Odpojit ze záložky Přílohy).
Tisk, export	`F5` nebo `shift+F5`	Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu: Tisk - pomocí ní můžete provést tiskový výstup prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav. Výstup je možno tisknout do okna náhledu resp. na tiskárnu, rovnou odeslat e-mailem v elektronické podobě ve zvoleném formátu včetně formátů běžně používaných pro elektronickou výměnu dokumentů (pdf, html aj.) či uložit do souboru zvoleného formátu. Viz kap. Tiskové výstupy, zejména Věcný obsah - tiskové výstupy - obecné informace. Export - pomocí ní můžete provést export prostřednictvím uživatelsky definovatelných definic exportů. Viz kap. Definovatelné exporty, zejména Věcný obsah - definovatelné exporty - obecné informace. B2B Export - obdoba předchozího, ale pro B2B exporty pro komunikaci mezi uživateli systému ABRA. Viz Věcný obsah - B2B exporty a importy. Mezi dodávanými tisk. sestavami zde upozorníme na následující: Informace o subjektu - slouží k řešení práva na výmaz na přístup k informacím v rámci funkce Zpravovat
Vymazat	`F8`	Vybraný záznam/záznamy vymaže. Jedná se o trvalé vymazání z databáze (nikoli pouze skrytí jako je tomu u některých číselníků), tudíž mažte záznamy s rozmyslem. Pokud vymazání záznamu z nějakého důvodu není možné, systém to oznámí.. Je-li v seznamu povoleno označování a je-li alespoň jeden záznam označen, pak funkce zpracuje všechny označené záznamy, v opačném případě zpracuje aktuální záznam. Viz též obecný popis funkce Vymazat. Zde dále platí: Vymazat zvolené záznamy lze neomezeně, smysluplnost a posouzení oprávněnosti mazání je na uživateli.
Zkopírovat	`F9`	Běžná kopie aktuálního záznamu. Kopírují se všechny údaje, ty, u nichž to nemá význam, příslušně upravte.
Občerstvit	`F11`
Najít doklad	`F7`	V této agendě není k dispozici.
Najít	`ctrl+F7`	Zde se jedná o hledání podle omezujících prvků.
Najít další	`shift+F7`
Úkoly	-	Funkce otevře webovou aplikaci Úkoly se zobrazeným přehledem úkolů přidělených přihlášenému uživateli navázaných na některý z označených záznamů, případně na aktuální záznam, pokud není žádný záznam označen. Podrobněji viz popis standardní funkce Úkoly. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je v menu Nastavení dané agendy aktuálně zatržena volba Zobrazovat Úkoly.
Nový úkol	-	Funkce otevře webovou aplikaci Úkoly v režimu zadávání nového úkolu, ve kterém předvyplní vazby na označené záznamy, případně na aktuální záznam, pokud není žádný záznam označen. Podrobněji viz popis standardní funkce Nový úkol. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je v menu Nastavení dané agendy aktuálně zatržena volba Zobrazovat Úkoly.
Aktivity	`ctrl+K` nebo `shift+ctrl+K`	Funkce pro práci s aktivitami připojenými k aktuálnímu záznamu. Podrobněji viz popis standardní funkce Aktivity - menu. V této agendě není k dispozici.
Autom. vzkazy	`ctrl+F12`	Funkce pro práci s definicemi automatických vzkazů. Je k dispozici pouze tehdy, pokud existuje nějaký kontrolní bod pro danou agendu, dále viz obecný popis funkce Autom. vzkazy.
Nastavení tisku po uložení	-	Funkce slouží pro nastavení akce, která se má vykonat po uložení záznamu v dané agendě. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Nastavení tisku po uložení záznamu.
Vytvořit vzkaz	`ctrl+M`
Sledování změn	`ctrl+S` nebo `shift+ctrl+S`	Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Další funkce:

Název	Kl.	Doplňující popis:
Zpracovat	`ctrl+alt+Z`	Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz na přístup k osobním údajům, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR. Funkce slouží pro provedení tisku požadovaných informací pomocí tisk. sestavy Informace o subjektu, kterou výrobce za tímto účelem dodává. V rámci reportu se pro daný subjekt vypíše seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, a hodnot těchto položek, přičemž se vypisují jen ty chráněné položky, které mají nastaven příznak Reportovat. K existenci povolení ke zpracování dat a k oprávněnosti uživatele u jednotlivých definic ochrany dat tato funkce nepřihlíží. Nejde zde tedy o to vypsat seznam údajů, které přihlášený uživatel vidí (může zpracovávat), jelikož je oprávněným uživatelem a jelikož existuje povolení od subjektu, ale seznam chráněný údajů o daném subjektu evidovaných v systému. Vypisují se jen ty, které je smysluplné vypisovat (viz příznak Reportovat). Příklad výpisu evidovaných chráněných osobních údajů Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku nemá kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie nemá ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat"), jelikož k vyřešení takového požadavku je určena následující funkce Anonymizovat. K jiným hodnotám kategorií funkce nepřihlíží. Poté je vyvolán tisk a uživatel vybere tiskovou sestavu, která se mu vytiskne. Pokud by k danému subjektu nebyly nalezeny žádné evidované položky k reportování (např. všechny chráněné příslušnými definicemi mají nastaveno nereportovat), funkce místo seznamu položek do reportu vypíše odpovídající informaci. Po zpracování je stav nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položka Popis stavu je naplněna informací o datu vyvolání dané akce, přičemž "za zpracování" se považuje již samotné vyvolání funkce Zpracovat (nijak se nekontroluje, zda byl daný report sestaven a vytištěn). U položek s historií se jako datum zobrazení hodnot položek použije aktuální datum v počítači. Danou funkci lze vyvolat nad libovolným požadavkem, tj. i nad požadavkem, který je již ve stavu Vyřešeno nebo má v položce Kategorie požadavku libovolnou kategorii. Pouze pokud je stav požadavku Vyřešeno či Kategorie odpovídá anonymizaci, pak nedojde k zaznamenání informací o vyřešení daného požadavku. Daný report je možné také provést i pouhým vyvoláním funkce Tisk nad požadavkem (rovněž nad libovolným požadavkem), ale rovněž pak nedojde k zaznamenáních informací o vyřešení daného požadavku. Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.
Anonymizovat	`ctrl+alt+A`	Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz resp. právo být zapomenut, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR. Funkce slouží pro provedení anonymizace, tj. vymazání údajů daného subjektu. Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku má kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie má ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat"). V rámci procesu anonymizace je pro každý subjekt zobrazeno kontrolní dialogové okno, kde je vypsán seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, hodnot těchto položek a dále indikací, zda položka bude anonymizována. Položky, které jsou povoleny povolením ke zpracování dat platným k datu zadání požadavku GDPR, jsou z anonymizace vyloučeny. Příklad dialogu se seznamem chráněných položek zobrazeného v rámci Anonymizace Anonymizaci zobrazeného subjektu lze na kontrolním formuláři zrušit stiskem tlačítka Storno. Po stisku tlačítka Anonymizovat je proveden výmaz hodnot položek. Po provedení anonymizace je do údajů zpracovaného požadavku zapsána informace o provedené akci. Tj. stav je nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položky Popis stavu a Doplňující informace jsou naplněny informací o datu vyvolání dané akce, seznamem zpracovaných položek s informací, které byly anonymizovány a které nikoli a na základě jakého povolení. Anonymizace položek s historií se chová následovně: zachová datum prvního (nejstaršího) záznamu hodnotu této nejstarší položky anonymizuje zbytek historie smaže (datumy Platí od i samotné hodnoty) datum změny (po anonymizaci slouží jen pro reportování údajů) nastaví na první den aktuálního měsíce pokud má položka vliv na Spočtenost ML, anonymizace způsobí přenastavení tohoto příznaku Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Název

Kl.

Doplňující popis:

Zpracovat

ctrl+alt+Z

Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz na přístup k osobním údajům, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR.

Funkce slouží pro provedení tisku požadovaných informací pomocí tisk. sestavy Informace o subjektu, kterou výrobce za tímto účelem dodává. V rámci reportu se pro daný subjekt vypíše seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, a hodnot těchto položek, přičemž se vypisují jen ty chráněné položky, které mají nastaven příznak Reportovat.

K existenci povolení ke zpracování dat a k oprávněnosti uživatele u jednotlivých definic ochrany dat tato funkce nepřihlíží. Nejde zde tedy o to vypsat seznam údajů, které přihlášený uživatel vidí (může zpracovávat), jelikož je oprávněným uživatelem a jelikož existuje povolení od subjektu, ale seznam chráněný údajů o daném subjektu evidovaných v systému. Vypisují se jen ty, které je smysluplné vypisovat (viz příznak Reportovat).

Příklad výpisu evidovaných chráněných osobních údajů

Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku nemá kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie nemá ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat"), jelikož k vyřešení takového požadavku je určena následující funkce Anonymizovat. K jiným hodnotám kategorií funkce nepřihlíží.

Poté je vyvolán tisk a uživatel vybere tiskovou sestavu, která se mu vytiskne. Pokud by k danému subjektu nebyly nalezeny žádné evidované položky k reportování (např. všechny chráněné příslušnými definicemi mají nastaveno nereportovat), funkce místo seznamu položek do reportu vypíše odpovídající informaci. Po zpracování je stav nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položka Popis stavu je naplněna informací o datu vyvolání dané akce, přičemž "za zpracování" se považuje již samotné vyvolání funkce Zpracovat (nijak se nekontroluje, zda byl daný report sestaven a vytištěn).

U položek s historií se jako datum zobrazení hodnot položek použije aktuální datum v počítači.

Danou funkci lze vyvolat nad libovolným požadavkem, tj. i nad požadavkem, který je již ve stavu Vyřešeno nebo má v položce Kategorie požadavku libovolnou kategorii. Pouze pokud je stav požadavku Vyřešeno či Kategorie odpovídá anonymizaci, pak nedojde k zaznamenání informací o vyřešení daného požadavku.

Daný report je možné také provést i pouhým vyvoláním funkce Tisk nad požadavkem (rovněž nad libovolným požadavkem), ale rovněž pak nedojde k zaznamenáních informací o vyřešení daného požadavku.

Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Anonymizovat

ctrl+alt+A

Funkce slouží pro případ, kdy je potřeba řešit právo na výmaz resp. právo být zapomenut, které uplatňuje subjekt ochrany dat dle nařízení GDPR.

Funkce slouží pro provedení anonymizace, tj. vymazání údajů daného subjektu.

Funkce zpracuje aktuální záznam nebo označené, ale jen tehdy, pokud daný požadavek není ve stavu Vyřešeno a v položce Kategorie požadavku má kategorii, která je určena pro anonymizaci (tj. vybraná kategorie má ve své položce Kategorie hodnotu "Anonymizovat").

V rámci procesu anonymizace je pro každý subjekt zobrazeno kontrolní dialogové okno, kde je vypsán seznam chráněných položek pro daný subjekt, a to chráněných definicemi s příznakem Zpracovávat práva subjektů, hodnot těchto položek a dále indikací, zda položka bude anonymizována. Položky, které jsou povoleny povolením ke zpracování dat platným k datu zadání požadavku GDPR, jsou z anonymizace vyloučeny.

Příklad dialogu se seznamem chráněných položek zobrazeného v rámci Anonymizace

Anonymizaci zobrazeného subjektu lze na kontrolním formuláři zrušit stiskem tlačítka Storno. Po stisku tlačítka Anonymizovat je proveden výmaz hodnot položek. Po provedení anonymizace je do údajů zpracovaného požadavku zapsána informace o provedené akci. Tj. stav je nastaven na Vyřešeno, je doplněn datum vyřešení a položky Popis stavu a Doplňující informace jsou naplněny informací o datu vyvolání dané akce, seznamem zpracovaných položek s informací, které byly anonymizovány a které nikoli a na základě jakého povolení.

Anonymizace položek s historií se chová následovně:

zachová datum prvního (nejstaršího) záznamu
hodnotu této nejstarší položky anonymizuje
zbytek historie smaže (datumy Platí od i samotné hodnoty)
datum změny (po anonymizaci slouží jen pro reportování údajů) nastaví na první den aktuálního měsíce
pokud má položka vliv na Spočtenost ML, anonymizace způsobí přenastavení tohoto příznaku

Použití funkce vyžaduje speciální právo Zpracovat práva subjektů.

Další speciální funkce:

Název	Kl.	Doplňující popis:
Hromadně označit záznamy	`shift+F10`	Jedna z možností vyvolání hromadného označování záznamů. Podrobný popis označování viz kapitola Označování v needitovatelných seznamech. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce. V předchozích verzích bylo možné funkci vyvolat také pomocí multifunkčního tlačítka z panelu funkčních tlačítek nebo volbou z menu Funkce.
Hledat hodnotu v seznamu	`ctrl+F`	Funkce pro hledání hodnoty v seznamu. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.