Často kladené otázky ke skladovému hospodářství, nákupu a prodeji

V sekci kapitol FAQ naleznete buď odpovědi na často kladené otázky, nebo nejrůznější tipy a triky, jak řešit v systému ABRA Gen nejrůznější problémy. Vzhledem k tomu, že problematika může být obsáhlejší, jsou u jednotlivých odpovědí často odkazy do dalších oddílů on-line dokumentace.

Témata otázek:

FAQ

Otázka: Vystavuji prodejní doklad a do jednotkové ceny se mi předvyplňuje nějaká cena a ve vyvolané nabídce prodejních cen pro tuto položku je někdy subzáložka cen pro firmu, někdy pro sklad a někdy tam není žádná. Jak je to?
Odpověď:

Do dokladu se předvyplňuje tzv. výchozí prodejní cena. Jak se výchozí cena stanoví, závisí na mnoha faktorech (jak máte nastaveny definice prodejních cen, na jakou firmu a sklad vystavujete doklad, k jakému datu, jak máte nastaveny firemní parametry, jak máte nadefinovány ceníky, jejich platnosti a použití atd.).

S ohledem na to se při výběru prodejní ceny do dokladu mohou nabízet ceny z akčních ceníků, ceny z individuálního ceníku pro zadanou firmu nebo pro zadaný sklad, případně ceny z ceníku hlavního.

Podrobný popis výpočtu výchozí prodejní ceny viz algoritmus stanovení výchozí prodejní ceny včetně faktorů, které její stanovení ovlivňují, popis nabízení prodejních cen do položky jednotková prod. cena viz popis položky jednotková cena skladového řádku dokladu, a dále viz agenda Ceníky a Akční ceníky.
Otázka: Na prodejním dokladu zadám skladovou položku, ale žádná prodejní cena se mi nepředvyplní, tj. zůstane tam nula. Pokud vyvolám v položce jednotková cena výběr ceny z nabídky, rovněž se mi žádné ceny nenabízí, přestože danou položku mám v ceníku zadanou.
Odpověď:

Na prodejním dokladu se předvyplňuje výchozí prodejní cena, pokud nebyla pro danou položku nalezena nenulová, pak se samozřejmě nepředvyplní. Jak se výchozí cena stanoví, závisí na mnoha faktorech (jak máte nastaveny definice prodejních cen, podle čeho se určuje, která se použije, na jakou firmu a sklad vystavujete doklad, k jakému datu, jak máte nastaveny firemní parametry, jak máte nadefinovány ceníky, jejich platnosti a použití atd.).

Po vyvolání nabídky se k dané položce mohou nabízet ceny z akčního ceníku, individuálního ceníku aktuálně používaného pro firmu z hlavičky dokladu, příp. z individuálního ceníku pro sklad nebo z hlavního ceníku. Cenu tedy máte zadanou nejspíše v jiném ceníku, než který je použit pro vyčíslení výchozí ceny, tj. např. v ceníku pro jinou firmu, nebo jiný sklad, nebo ceníku, který nemá vůbec nastaveno použití, příp. výchozí cenu určujete podle tabulky dealerských slev a vybraná firma nemá přiřazenu dealerskou třídu, nebo cena položky se vztahuje ke starší časové platnosti, ale mezitím byl výskyt položky v daném ceníku ukončen apod.

Podrobný popis výpočtu výchozí prodejní ceny viz algoritmus stanovení výchozí prodejní ceny včetně faktorů, které její stanovení ovlivňují, popis nabízení prodejních cen do položky jednotková prod. cena viz popis položky jednotková cena skladového řádku dokladu, a dále viz agenda Ceníky a Akční ceníky.

Nula se dále může předvyplnit v případě, že dohledaná výchozí cena by byla záporná v závislosti na parametru Přebírat z ceníku zápornou částku.
Otázka: Potřebuji si připravit nový ceník, který má začít platit až od určitého data. Nebo jen po určitou dobu. Jak na to?
Odpověď:

Viz Případný scénář provedení nových změn v ceníku. Pokud si chcete zavést ceník, který má platit jen omezenou dobu (např. jen dva měsíce a pak jej již využívat nebudete, nebo jen v některých dnech a má mít přednost před běžným ceníkem (např. víkendové ceny), pak využijte akční ceníky.

Ke každému akčnímu ceníku lze definovat omezení použití, tj. můžete k němu přiřazovat sklady, příp. firmy a vytvářet si tak individuální akční ceníky pro sklady nebo firmy.
Otázka: Mám nadefinovaných několik stovek ceníků, každý obsahuje stovky položek. U několika položek potřebuji ručně změnit ceny ve všech cenících, ve kterých se daná položka vyskytuje. Je možné dohledat, ve kterých cenících je konkrétní položka použitá?
Odpověď:

Funkce Filtrovat v agendách Ceníky a Akční ceníky nabízí možnost filtrování podle skladové karty. Doporučený způsob použití:

  1. Ceníky (nebo Akční ceníky) → Seznam → Filtrovat → Nastavit filtr → Položky → Skladová karta.
  2. Zatrhneme příznak Dotázat se na hodnotu (nic jiného), filtr uložíme a nastavíme jako oblíbený.
  3. Použitím uloženého filtru kdykoli v budoucnu vyvoláme dotaz na kód hledané skladové karty a zobrazíme si seznam ceníků, které kartu obsahují.
Otázka: Mám velké množství skladových karet a nyní bych rád před jejich kódy předřadil řetězec (prefix) - např. všechny karty typu kovový materiál by dostaly prefix MATKOV, jiné jiný prefix. Lze to nějak provést prostředky ABRA Gen?
Odpověď:

K úlohám tohoto typu lze s úspěchem využít možností funkce Rozšířená hromadná oprava. U ní je možné zadat novou hodnotu výrazem. Objasníme na příkladech:

Nechť vybrané množině karet chceme před jejich stávající kód předřadit určitý prefix. Karty označíme a vyvoláme funkci Rozšířená hromadná oprava. Zadáme, že chceme opravovat hodnotu položky Kód (Code) a zatrhneme, že Výrazem. Výraz by v tomto případě byl: 'Prefix - ' + Code. Situaci před a po opravě demonstruje obrázek:
Příklady skladových karet před a po opravě kódu dle zadání

Nechť vybrané množině karet chceme stávající dosud používaný dvouznakový prefix oddělit nějakým oddělovačem, např. pomlčkou. Tj. kód např. SA0001 se změní na SA-0001, A10123 na A1-0123 atd. Karty označíme a vyvoláme funkci Rozšířená hromadná oprava. Zadáme, že chceme opravovat hodnotu položky Kód (Code) a zatrhneme, že Výrazem. Výraz by v tomto případě byl např.: NxLeft(Code, 2) + '-' + Copy(Code, 3, 9999).

V každém případě doporučujeme si před každou rozsáhlejší opravou výraz nejdříve vyzkoušet dočasným vložením uživatelského sloupce, který bude zobrazovat hodnoty dle našeho výrazu. Tj. v záložce Seznam vyvolat editor sloupců, v něm vložit Nový sloupec, zvolit sloupec typu Objekt, v položce Výraz zadat zkoušený výraz a potvrdit stiskem OK. Seznam sloupců včetně našeho nového sloupce použít a v záložce Seznam v něm pak vizuálně zkontrolovat, jestli obsahuje ty hodnoty, které jsme očekávali. Pokud ano, lze výraz bez obav použít a náš pomocný sloupce zase smazat.
Otázka: Pro dvě skladové karty se šarže/sériová čísla generují jakoby do společné řady. To mi nevyhovuje. Potřebuji mít sice stejnou strukturu šarže/sériového čísla, ale pro každou kartu samostatnou řadu šarží/sériových čísel. Co dělám špatně?
Odpověď:

V ABRA Gen lze definovat strukturu kódu šarže/sériového čísla dvěma způsoby:

  • Přímo na skladové kartě - Pokud definujete strukturu kódu šarže/sériového čísla přímo v položce na skladové kartě (tj. nevyberete strukturu kódu šarže/sériového čísla z číselníku Struktury kódu šarží a sériových čísel), pak je zadaná struktura kódu šarže/sériového čísla pro tuto skladovou kartu unikátní a šarže/sériová čísla se vytvářejí pro tuto kartu ve spojité řadě.
  • V číselníku Struktury kódu šarží a sériových čísel, z něhož ji potom vyberete do odpovídající číselníkové položky na skladové kartě - Pokud nadefinujete strukturu kódu šarže/sériového čísla v číselníku Struktury kódu šarží a sériových čísel a potom stejnou strukturu kódu šarže/sériového čísla vyberete pro více skladových karet, generují se šarže/sériová čísla ve společné řadě pro všechny skladové karty, které mají zvolenu tuto strukturu kódu šarže/sériového čísla. Blíže viz popis položky Struktura šarže/s.čísla v agendě skladových karet.

Je tedy na uživateli, aby zvolil variantu definice struktury kódu šarže/sériového čísla, která mu nejlépe vyhovuje.
Otázka: Jak nastavit na jednotce v poli Vztah k 1 více desetinných míst? Lze zadat jen tři, ale já potřebuji dané zboží zadávat v počtech na více desetinných míst.
Odpověď:

Počet desetinných míst, která lze zadat ve Vztahu k 1 se nijak nenastavuje (nezaměňujte s možností nastavit si počet znaků zkratky jednotky). V položce Vztah k 1 lze zadat max. 3 des. místa a počet des. míst, se kterými lze zadat Počet v dané jednotce na řádcích dokladů, může být samozřejmě libovolně vyšší a plyne z toho, jak je daná jednotka nadefinována.

Situaci, kdy byste potřebovali více des. míst, vyřešíte vhodným zadáním jednotek a jejich vztahu k 1. Tj. místo zadání vztahu např. na 6 des. míst 1,123456 použijte "Vztah k 1" 1123,456.

Celé je názorně objasněno vč. podrobného příkladu v popisu jednicového množství.
Otázka:

Zajímalo by mě, jaké možnosti systém ABRA Gen nabízí pro práci s konsignačními sklady.
Odpověď:

Konsignačním skladem se rozumí sklad u odběratele, obchodního zástupce nebo komisionáře, na kterém je udržována určitá zásoba zboží pro operativní potřebu příslušného partnera. Viz pojem konsignační sklad ve výkladovém slovníku.

  • O zásobách na tomto skladu se neúčtuje (nejsou majetkem firmy, dokud nedojde k odběru), přestože je zapotřebí o nich vést skladovou evidenci. Ve vlastnostech skladu je proto zapotřebí zrušit zatržení volby Sklad se účtuje. Podobné volby jsou k dispozici i na dalších místech (skladové typy, řady dokladů), nicméně k tomuto účelu postačuje nastavení ve vlastnostech skladu.
  • Stav položek na jednotlivých skladech (včetně konsignačních) je k dispozici v agendě Dílčí skladové karty. Tato agenda obsahuje záložku Omezení, na které je možné využít omezení Sklad pro zobrazení pohybů pouze na určitém konsignačním skladu.
  • Pokud používáte velké množství konsignačních skladů, můžete využít také položku Sklad v adresáři firem. Na dokladech vystavených na danou firmu se bude zadaný sklad předvyplňovat a potenciálně se tak sníží množství chyb při pořizování dokladů.
  • Stejná možnost je k dispozici také na úrovni provozoven (položka Sklad ve spodní části subzáložky Provozovny).
  • Na dokladech typu Převodka - příjem je k dispozici volba Aktualizovat poslední pořizovací ceny - v případě, že na daný sklad přijímáte zboží výhradně převodkami příjem (což je pro konsignační sklady typické), volbu na dokladech zatrhávejte, aby se poslední pořizovací cena na dílčích skladových kartách plnila z nich.
  • Při doplňování zásob na konsignačních skladech na základě přijatých objednávek je praktické využívat průvodce Procesní tvorba dokladů - OP → PRV. Viz popis funkce Nový podle objednávky přijaté v kapitole o převodkách výdej.
  • Do implementace konsignačních skladů je možné zahrnout i skladové pozice. Fyzicky máte jeden sklad (halu), který je v systému ABRA Gen reprezentovaný několika virtuálními (fiktivními) konsignačními sklady, na kterých je evidováno zboží patřící jednotlivým dodavatelům. Sklad (hala) je rozdělený na fyzické pozice (odpovídající definici skladových pozici v systému ABRA Gen). V rámci skladové evidence je následně možné opravovat položku Sklad na skladových pozicích a měnit tak uspořádání konsignačních skladů. (Pozici je před změnou skladu nutné nejprve vyprázdnit.)

Od verze 24.1 je možné vykázání pohybu zboží na konsignační sklady v rámci EU pro INTRASTAT pro doklady Převodka - výdej v agendě Podání INTRASTAT.
Otázka:

V číselníku Šarže/sériová čísla máme velmi mnoho záznamů. Donedávna jsme používali skupinu záznamů s omezovací podmínkou "pouze nenulové šarže / sériová čísla", takže systém pracoval pouze s aktivními šaržemi, což práci urychlovalo. Ve verzi 20.2 byl však číselník převeden na novou technologii a skupiny záznamů již nepodporuje. Je možné nějak docílit původního chování (aby se šarže s nulovým stavem nenačítaly z databáze)?
Odpověď:

Výkon nových číselníků je možné ovlivňovat pomocí skriptování.

Optimalizace číselníků představuje poměrně pokročilou problematiku, která může mít významný dopad (i negativní) na odezvu systému, navíc volba optimálního řešení může záviset na objemu a struktuře konkrétních dat. Proto doporučujeme optimalizaci provádět ve spolupráci se servisním konzultantem.

Omezení množiny záznamů způsobem naznačeným v dotazu lze dosáhnout následovně:

  1. Nadefinujte si k číselníku šarží extra položku datového typu Ano/Ne, například X-Valid, která bude obsahovat informaci, zda se má s danou šarží pracovat (zda se má nabízet ve výběrech): X_Valid = 'A'.
  2. Navrhněte a implementujte proces, kterým budete obsah této položky aktualizovat (například ručně pomocí funkce Rozšířená hromadná oprava nebo automaticky pomocí naplánované úlohy typu Skript).

  3. V agendě Balíčky skriptů si nad číselníkem Číselník šarží nadefinujte háček OnSelectSQL_Hook, který může vypadat následovně:

    procedure OnSelectSQL_Hook(Self: TNxBusinessRoll; AParams: TNxParameters; ADSQL: TRollDynamicSQL; AKind: TRollOnSelectSQLKind);
begin
  ADSQL.Where.Add('A.X_Valid = ''A''');
end;

  4. Balíček skriptů zkompilujte a přepněte do stavu Používat. Viz Podmínky pro spouštění skriptů.

  5. Aby bylo omezování podle nové x-položky dostatečně rychlé, založte v databázi indexy.

    Firebird 

    create index StoreBatches_X_ValidSupport on StoreBatches(X_Valid, Name,ID)
create desc index StoreBatches_X_ValidSupportD on StoreBatches(X_Valid, Name, ID)

Podmínka obsažená ve skriptu v bodě 3 se následně bude automaticky doplňovat do všech SQL příkazů používaných při zobrazování seznamu záznamů v číselníku i při použití našeptávače.

Modifikovat (optimalizovat) je možné také fungování omezování seznamu šarží podle použití - konkrétně lze ovlivnit způsob sestavování SQL dotazu (pro různá data mohou být vhodné různé způsoby!).

Níže uvedený příklad (opět se jedná o háček, který v agendě Balíčky skriptů přidáte k Číselníku šarží) způsobí, že se při používání omezení S kladným dostupným stavem alespoň na jednom skladě a S kladným stavem alespoň na jednom skladě příslušná omezující podmínka vloží do sekce WHERE výsledného SQL dotazu.

procedure AlterSpecificFilters_Hook(Self: TNxBusinessRoll; const AFilterData: TNxParameters; const AOptions: TNxParameters);
var
  mPF: TNxParameters;
begin
  if AFilterData = nil then
    Exit;
  mPF.GetOrCreateParam(dtList, 'PositiveQuantityInAnyStore').AsList.GetOrCreateParam(dtInteger, 'SQLStatementType').AsInteger := 1;
  mPF.GetOrCreateParam(dtList, 'PositiveAvailableQuantityInAnyStore').AsList.GetOrCreateParam(dtInteger, 'SQLStatementType').AsInteger := 1;
end;

Aktuálně lze jako název omezení použít následující hodnoty (jednotlivé možnosti odpovídají volbám omezení v číselníku šarží):

Způsob připojování omezující podmínky určuje hodnota parametru SQLStatementType::

  • 1 - podmínka se připojí do WHERE části SQL
  • 2 - podmínka se vytvoří jako další JOIN sekce SQL
  • 3 - podmínka se připojí do speciální JOIN sekce
Otázka: Jste dovozci zboží ze zemí mimo EU a podle regulace EU No 833/2014 a No 269/2014 musíte sledovat zemi původu dováženého zboží. Jak to uděláte v systému ABRA Gen?
Odpověď:

Protože u jedné skladové karty může být více dodavatelů a každý může zasílat zboží z jiné země, nebylo by možné přesně rozlišit, odkud jeden konkrétní kus pochází.

Z tohoto důvodu je nutné pro skladové karty, u kterých je potřeba sledovat zemi původu, založit novou skladovou kartu, kde bude nastavena položka Třída karty na hodnotu Se šaržemi. Na takové kartě lze následně nastavit v agendě Šarže/sériová čísla na záložce Detail konkrétní zemi původu.

Tímto způsobem tedy lze pro zboží z konkrétní země mimo EU evidovat zemi původu přes nastavené šarže.

Zboží ze skladových karet s třídou Jednoduchá můžeme převést na nově vytvořené skladové karty s třídou Se šaržemi například pomocí dokladů Převodka - výdej a Převodka - příjem nebo pomocí dokladů Inventární manko a Inventární přebytek.
Otázka: Mám u skladu nastaveno, že nechci vyskladňovat do minusu a přitom mám u dané sklad. položky minusový stav na skladě. Jak to?
Odpověď:

Možností je více, je třeba zjistit, která z nich mohla daný stav zapříčinit:

Při hledání příčin takového stavu můžete využít Sledování změn a vysledovat změny stavu na dílčí sklad. kartě a následně opravy či mazání příjmových sklad. dokladů (samozřejmě v případě, pokud máte sledování změn pro jednotlivé business objekty zapnuto). Dále viz Příklady využití sledování změn v praxi.
Otázka: Dodáváme stejné zboží více odběratelům, které mají na starosti různí naši obchodníci. Stává se, že zboží, které dojde na sklad pro odběratele A, je přebráno obchodníkem odběratele B, který stejné zboží objednal později (přitom by mělo připadnou odběrateli A, který je objednal dříve). Je možné toto nějak sledovat a zabránit, aby si obchodníci navzájem zboží přebírali?
Odpověď:

Toto lze ošetřit dvěma způsoby:

a) Automatickými rezervacemi - Na řadě objednávek přijatých je možné zatrhnout parametr Automaticky vytvářet rezervace, který způsobí, že se při vytvoření objednávky přijaté automaticky zarezervuje objednaný počet kusů. Obchodníkům je pak v nastavení práv na objednávce přijaté nutné zakázat editovat rezervace. Dále je třeba nastavit parametr Při čerpání brát ohled na rezervace se stejnou prioritou na Ano. Díky tomu bude zajištěno, že zboží, které dorazí na sklad, připadne vždy tomu obchodníkovi, který jako první vystavil pro dané zboží objednávku přijatou.

b) Sledováním sloupce Datum dokladu v agendě Vývoj v SCM - V seznamu agendy Vývoj lze sledovat posloupnost vystavování dokladů a předcházet tak případnému přebírání zboží.
Otázka: Mám objednávku, která mi rezervuje zboží, tuto objednávku jsme expedovali a přitom rezervované množství na objednávce zůstalo stále stejné, jak je to možné?
Odpověď:

V subzáložce Rezervace Objednávek přijatých je jednak položka "Rezervováno" a jednak položka "Splněno". Položka "Rezervováno" se expedicí objednaného zboží nikdy nemění, informuje o počtu, který byl zarezervován, nikoli o počtu, který z celkového zarezervovaného počtu ještě zbývá. Pokud jde o druhou položku "Splněno", platí, že pokud datum expedice nespadá do období, pro které je zboží rezervováno, tak se při expedici podle objednávky nejdříve vyskladňují nerezervované kusy, tj. položka Splněno se vůbec nemusí změnit, tj. při takové expedici se žádné rezervace nevyčerpají. Podrobněji viz pravidla pro čerpání rezervací a popis položky Splněno v subzáložce Rezervace objednávek přijatých.

V dalších místech programu jako je např. přehled objednaného a rezervovaného zboží (Pohyby na objednávkách přijatých) nebo přehled rezervací pro jednotlivé dílčí karty apod. pak mohou pochopitelně takto nevyčerpané rezervace figurovat. Jak se zbavit rezervací nevyčerpaných omylem (např. z důvodu chybně zdaného data expedice). Viz popis položky Splněno v subzáložce Rezervace objednávek přijatých.

V některých místech programu se zobrazují všechny existující rezervace (bez ohledu na platnost - tzv. statické rezervace) a v některých pouze rezervace aktuálně platné (k aktuálnímu dni - tzv. dynamické rezervace). V popisu dané části programu je toto vždy objasněno.
Otázka: V agendě Pohyby na objednávkách přijatých si omezím za pohyby splňující mnou zadané podmínky a nyní si chci vyexportovat ID objednávek, k nimž pohyby patří. Jak na to?
Odpověď:

Zadaná úloha je typickou úlohou, kterou lze s výhodou řešit využitím možností ABRA schránky. Nad označenými pohyby můžete vyvolat lokální menu, z nabídky vybrat volbu Uložit záznamy do ABRA schránky a v rámci podvolby vybrat Jiné objekty... zvolit "Vlastníka". Nyní budete mít v ABRA schránce uloženy ID příslušných objednávek, k nimž patří označené řádky.

Téhož můžete využít obecně i v dalších agendách, kde jsou nějaké řádkové objekty mající nějakého "vlastníka". Typicky se jedná o agendy pohybů ála Pohyby na objednávkách vydaných, Pohyby na objednávkách přijatých, Pohyby šarží a sériových čísel, Pohyby účtenek a Pohyby na nabídkách vydaných. Výjimkou je pouze agenda Skladové pohyby, kde to nelze, jelikož identifikátory jsou z různých agend (řádky jsou z různých skladových dokladů).

Obecně může jít o ID "vlastníka" i jiného "řádkového" objektu. Tj. nemusí jít nutně o řádky dokladu, ale obecně o jiný seznam podřízených záznamů patřících k nějakému nadřízenému (např. o seznam zdrojů k projektu, seznam provozoven k firmě apod.).

ABRA schránka může být využita k řadě dalších užitečných úloh. Více viz příklady v kap. ABRA schránka.
Otázka: V agendě Objednávky přijaté se nachází tisková sestava Přehled objednávek přijatých proti objednávkám vydaným. Obdržel jsem objednávku na 10 ks tiskáren, kterou jsem do systému zavedl jako doklad Objednávka přijatá. Následně jsem stejné tiskárny objednal u dodavatele - vystavil jsem doklad Objednávka vydaná. Přestože jsem použil stejnou skladovou kartu, pokud si nad objednávkou přijatou vytisknu uvedenou sestavu, v sekci OV se mi nic nezobrazuje, objednávka vydaná se nedohledá a na sestavě nevidím, že už mám tiskárny objednané. Kde dělám chybu?
Odpověď:

Uvedená tisková sestava nezobrazuje k vybrané objednávce přijaté informace ze všech nevyřízených objednávek vydaných pro danou skladovou položku ani nic podobného, ale zobrazuje pouze obsah z těch OV, které mají na danou objednávku přijatou vytvořenou vazbu. Vazby mezi doklady vznikají tehdy, pokud jsou následné doklady vytvářeny ze zdrojových v rámci takzvané procesní tvorby dokladů. V uvedeném případě můžete například do nově vytvářené objednávky vydané pomocí funkce Import naimportovat obsah z dříve vytvořené objednávky přijaté.

Další možnosti vytváření vazeb mezi těmito typy dokladů naleznete v kapitole Procesní tvorba dokladů - Objednávka přijatá (OP) → Objednávka vydaná (OV).

Správnost postupu si ověříte tak, že vytvořenou objednávku vydanou uvidíte u příslušné objednávky přijaté na záložce X-vazby a naopak. Obsah takto propojených dokladů se bude následně načítat do uvedené tiskové sestavy (v tiskové sestavě objednávky přijaté se objeví všechny objednávky vydané, které jsou uvedeny na záložce X-vazby této objednávky přijaté).
Otázka: Když vytvářím z objednávky přijaté dodací list (případně fakturu vydanou, pokladní příjem nebopřevodku výdej) a v průvodci zatrhnu možnost Jen pokryté skladem, jedna z nabízených možností je nazvaná Dle stavu vychystání. K čemu tato možnost slouží, v jakých situacích se používá a jak přesně funguje?
Odpověď:

Představte si následující scénář.

Firma prodává stavební řezivo. Zákazník (tesař) si objedná hranol o rozměrech 10 x 16 x 400 cm. Firma na skladě hranol má, ale v délce 420 cm. Nechce odřezávat 20 cm, tesař si ho zkrátí sám. A tak přesune do vychystávací pozice celý hranol, tj. 420 cm. Pokud by se použila volba Jen zcela pokryté skl. řádky, vyskladnilo by se (přeneslo na dodací list) jen 400 cm a 20 cm by zůstalo nevyskladněných na vychystávací pozici. Volba Dle stavu vychystání způsobí, že se na řádek dodacího listu přenese celé vychystané množství (420 cm).

Stejně tak by se přeneslo větší množství šarže, pokud by se jednalo o skladovou kartu třídy se šaržemi a vychystané množství bylo větší než objednané.

K uvedenému přečerpání dochází pouze na předpokladu, že firemní parametr Povolit přečerpání objednávky přijaté není nastaven na hodnotu Nepovolit.

Při vytváření obsahu vyskladňovacího dokladu se uplatňuje následující obecný postup:

  1. Řádky vstupního dokladu (objednávky přijaté) se seřadí podle data dodání a pořadí, v jakém jsou na objednávce obsaženy.
  2. Načtou se dispozice na vychystávacích pozicích.

  3. Postupně se procházejí jednotlivé řádky z bodu 1, přičemž se systém pokouší pokrýt požadované množství z načtené dispozice.

    1. Pro daný řádek se stanoví zbývající požadované množství (rozdíl mezi objednaným a již vydaným množstvím).
    2. Stanoví se celkové dosud volné množství (dispozice).
    3. Pokud je povoleno přečerpat objednávku, dispozice na vyskladňovací pozici převyšuje požadavek a na danou skladovou kartu a jednotku již žádný další požadavek neexistuje, povýší se požadované množství na hodnotu 3b (celkovou volnou dispozici).

    4. Pro požadované množství se dohledá nejvhodnější řádek dispozice.

      Pokud není dostupná žádná dispozice, pokrývání řádku objednávky se ukončí a pokračuje se dalším řádkem, znovu od začátku bodu 3. Pokud existuje nevyužitá dispozice, hledá se podle požadovaného množství, které je nejbližší dispozici.

      U jednoduché karty je dispozice tvořena jedním řádkem, u karet s šaržemi nebo sériovými čísly může dispozici tvořit několik řádků.

      Pokud daná dispozice převyšuje požadavek a zároveň je povoleno přečerpat množství objednávky a po vyčerpání celého množství zbyde dostatečné množství na všechny ostatní řádky, použije se celé množství dispozice (řádek dispozice).

    5. Použité množství se odebere z dispozice a požadavek se o toto množství sníží.
    6. Pokud je zbývající požadované množství stále větší než nula, pokračuje se bodem 3d, jinak se přejde na další řádek (začátek bodu 3).

Obecný postup si objasníme na příkladech.

Do výše uvedené firmy dorazila objednávka přijatá se dvěma řádky, první obsahuje hranol v délce 2 m, druhý hranol v délce 3 m.

Na skladě jsou k dispozici o něco delší hranoly, které ovšem vychystáme celé, aby nám nezůstaly nepoužitelné zbytky:

  • hranol dlouhý 2,1 m, šarže A
  • hranol dlouhý 3,2 m, šarže B

Postup vytváření obsahu dodacího listu podle výše uvedeného postupu:

  • Systém provede body 1 a 2, čímž získá seznam požadavků a dispozic na vychystávací pozici:

    • Požadavky: 2 m, 3 m.
    • Dispozice: šarže A 2,1 m, šarže B 3,2 m.

  • Systém přejde k bodu 3, začne prvním řádkem.

    • 3a: požadavek 2 m.
    • 3b: celkové dosud volné množství 5,3 m.
    • 3c: existuje další požadavek na stejnou kartu? Existuje (3 m hranol na druhém řádku objednávky), takže se požadavek z prvního řádku objednávky nepovýší.
    • 3d: požadavek je na 2 m, hledá se nejbližší dispozice, která by uspokojila toto množství, najde se dispozice 2,1 m. 2,1 m je více než 2 m a když se využije celá, zbyde dostatečné množství na vypořádání zbývajících řádků, a tak se celá využije - požadavek se povýší na 2,1 m. (Do řádku dodacího listu se vloží 2,1 m.) Požadavek je plně uspokojen.
    • 3: Pokračujeme druhým řádkem. Celková dispozice se uspokojením prvního požadavku snížila na 3,2 m (šarže B).
    • 3a: požadavek 3 m.
    • 3b: celkové dosud volné množství 3,2 m.
    • 3c: neexistuje další požadavek na stejnou kartu (zpracováváme poslední řádek), je povoleno přečerpání, požadavek se tedy zvýší na celkovou volnou dispozici, což je 3,2 m.
    • 3d: dohledá se nejbližší dispozice (poslední zbývající) - 3,2 m, která se použije, opět dojde k přečerpání řádku objednávky pro plné využití dispozice. (Do řádku dodacího listu se vloží 3,2 m.)
    • 3: Pokračujeme dalším řádkem - na objednávce již žádný další řádek není, vypořádání končí, požadavky jsou uspokojeny.

Obdoba předchozího příkladu.

Do výše uvedené firmy dorazila objednávka přijatá se dvěma řádky, první obsahuje hranol v délce 2 m, druhý hranol v délce 3 m.

Na skladě je k dispozici jediný dlouhý hranol, který opět vychystáme celý:

  • hranol dlouhý 5,3 m, šarže A

Postup vytváření obsahu dodacího listu podle výše uvedeného postupu:

  • Systém provede body 1 a 2, čímž získá seznam požadavků a dispozic na vychystávací pozici:

    • Požadavky: 2 m, 3 m.
    • Dispozice: šarže A 5,3 m

  • Systém přejde k bodu 3, začne prvním řádkem.

    • 3a: požadavek 2 m.
    • 3b: celkové dosud volné množství 5,3 m.
    • 3c: existuje další požadavek na stejnou kartu? Existuje (3 m hranol z druhého řádku objednávky), takže se požadavek z prvního řádku objednávky nepovýší.
    • 3d: požadavek je na 2 m, hledá se nejbližší dispozice, která by uspokojila toto množství, najde se dispozice 5,3 m. 5,3 m je více než 2 m, ale kdyby se využila celá, nezbylo by dostatečné množství na vypořádání zbývajících řádků. Proto se požadavek nepovýší a zůstane na původní hodnotě z objednávky (2 m). (Do řádku dodacího listu se vloží 2 m.) Požadavek je plně uspokojen. Celková dispozice se snížila o 2 m.
    • 3: Pokračujeme druhým řádkem. Celková dispozice se uspokojením prvního požadavku snížila na 3,3 m.
    • 3a: požadavek 3 m.
    • 3b: celkové dosud volné množství 3,3 m.
    • 3c: neexistuje další požadavek na stejnou kartu (zpracováváme poslední řádek), je povoleno přečerpání, požadavek se tedy zvýší na celkovou volnou dispozici, což je 3,3 m.
    • 3d: dohledá se nejbližší dispozice (poslední zbývající) - 3,3 m, která se použije, opět dojde k přečerpání řádku objednávky pro plné využití dispozice. (Do řádku dodacího listu se vloží 3,3 m.)
    • 3: Pokračujeme dalším řádkem - na objednávce již žádný další řádek není, vypořádání končí, požadavky jsou uspokojeny.
Otázka: Prodáváme materiál různým řemeslníkům. Chtěli bychom přehledně evidovat (nejlépe na jednom dokladu) vydaný a vrácený materiál pro konkrétní zakázku, na které řemeslník pracuje. Po dokončení zakázky potřebujeme řemeslníkovi vyfakturovat vše, co odebral (a odečíst, co vrátil).
Odpověď:

Požadavek by šel v systému ABRA Gen řešit postupnou tvorbou dodacích listů, vratek dodacích listů a ve finále vytvořením jedné faktury vydané navázané na více dodacích listů. Neexistoval by ale přehledný doklad se všemi výdeji a vráceními. Na výsledné faktuře by bylo u jednotlivých položek vidět pouze konečné množství (množství vydané minus množství vrácené).

Od verze 18.03.03 lze v podobných případech využít možnost zadávání záporného množství v řádcích objednávek přijatých. Nejprve je zapotřebí nastavit parametr Povolit zadání záporného množství na řádcích objednávek přijatých na hodnotu "Ano" (v agendě Firemní údaje na záložce Parametry ve skupině Objednávky). Následně můžete postupovat podle následujícího ilustračního příkladu.

  1. Vystavíme objednávku přijatou na materiál, který daný řemeslník bude odebírat a do popisu objednávky uvedeme informaci, na jakou akci řemeslník zboží použije (např. jméno jeho zákazníka - "akce p. Omáčka").
  2. Z objednávky vystavíme dodací list, na který řemeslníkovi vydáme materiál ze skladu.
  3. Následně si řemeslník opakovaně přichází pro další materiál - vždy dohledáme tuto již existující objednávku, do které požadovaný materiál doplníme a na přidané řádky vystavíme další dodací list.
  4. V případě vrácení nespotřebovaného materiálu opět dohledáme objednávku pro danou akci. Vrácení zaevidujeme pomocí řádků se záporným množstvím a z příslušných řádků objednávky vytvoříme skladový doklad typu příjemka. Systém ABRA Gen do příjemky automaticky doplní záporné řádky ze zdrojové objednávky přijaté (s kladným znaménkem). Vytištěnou příjemku obsluha skladu předá řemeslníkovi jako doklad o vrácení zboží.
  5. Pokud by řemeslník současně odebral i vrátil zboží, musíme vytvořit dva doklady - dodací list (z řádků s kladným množstvím) a příjemku (z řádků se záporným množstvím).
  6. Na konci akce nebo při pravidelné fakturaci je z objednávky přijaté vytvořena faktura vydaná. Do faktury se přenesou kladné i záporné řádky. Řádky faktury čerpají již vytvořené skladové doklady, tzn. dodací listy i příjemky.
  7. Řemeslníkovi je předána faktura, na které přehledně vidí jednotlivé výdeje i vrácení ve formě řádek faktury. Řádky s kladným množstvím představují výdeje materiálu, řádky se záporným množstvím jeho vrácení.
  8. Po vyfakturování označíme objednávku jako uzavřenou např. změnou textu v poli Popis, případně si pro tento účel vytvoříme vlastní definovatelnou položku. Další možností je nadefinování výrazu s funkcí NxSQLSelect, který bude vracet příznak, zda byla objednávka vyfakturována a je tedy uzavřena. (Standardní pole Vyřízeno nelze k tomuto účelu použít, protože se nastavuje automaticky ihned po vytvoření dodacího listu z objednávky.)

Současně byl upraven i mechanismus generování příjemek z prodejních dokladů, v jehož rámci se nově neprovádí aktualizace poslední pořizovací ceny na dílčí skladové kartě ani aktualizace poslední nákupní ceny od dodavatele.

Cena v řádku příjemky vzniklé z prodejního dokladu (z objednávky přijaté, faktury vydané nebo pokladního příjmu) se předvyplňuje v závislosti na nastavení parametru Předvyplňovat nákupní cenu na skladové příjemce vzniklé z prodeje (Firemní údaje → Parametry → Sklad). K dispozici je několik variant.

  • Cenou ze zdrojového dokladu - cena na příjmu je vyplněna dle prodejní ceny. Vhodné pouze v případech, kdy jsou faktury vydané používány k vracení obalů, které mají stejnou nákupní i prodejní cenu.

Ostatní volby se chovají identicky jako stejnojmenné možnosti nastavení parametru Předvyplňovat skladovou cenu na inventárním přebytku:

  • Poslední pořizovací cenou z dílčí karty (výchozí nastavení)
  • Skladovou cenou z posledního skl. pohybu
  • Průměrnou skladovou cenou z dílčí karty
Otázka: Přes EDI importujeme příjemku. Na příjemce je jedna stejná skladová karta v několika řádcích, pokaždé s jinou šarží. Následně se nám příjemka spáruje pouze s jedním řádkem objednávky vydané, kde je problém?
Odpověď:

V případě, kdy je na dokladu dodací list skladová karta se šaržemi, ke které je zadáno více různých šarží, importuje se následně doklad do příjemky tak, že každá šarže je importována na samostatný řádek příjemky. To vede následně k tomu, že příslušná Objednávka vydaná se napáruje pouze k prvnímu řádku příjemky, zbytek zůstane nevyčerpaný.

Tato situace se děje jen za výše uvedených podmínek a v budoucnu bude vyřešena.
Otázka: Jak provést inventuru skladu, jak zadat výsledky atd.?
Odpověď:

Nejdříve je třeba v agendě Hlavní inventární protokoly založit Hlavní inventární protokol (HIP). Při jeho založení se volí mj. typ inventury, inventarizovaný sklad aj. Inventarizovaný sortiment lze zadat rovnou na HIPu ještě před zahájením inventury nebo až později v rámci inventury (toto musí být při zadání HIPu povoleno). Ke každému HIPu může existovat více Dílčích inventárních protokolů (DIP), které se zakládají a evidují v agendě Dílčí inventární protokoly. Na DIPech se pak zadávají vlastní výsledky inventury, které se přenáší do HIPu. DIPy umožňují rozdělit inventarizovaný sortiment na části (např. každý člen inventární komise inventarizuje jen část sortimentu, část skladu apod.) a mohou být založeny ještě před zahájením inventury či až později. Po zahájení inventury se načte aktuální stav skladových zásob a podle typu inventury se příslušný sklad resp. sklad. sortiment zablokuje. Poté se provádí sběr dat, výsledky se zadávají na DIPech a automaticky se promítají do nadřazeného HIPu. Na závěr se provede ukončení inventury (lze provést opět buď najednou za celý hlavní protokol (kompletní ukončení), nebo parciálně za vybrané inventarizované položky (řádky HIPu)). Ukončení inventury spočívá v tom, že se najednou či postupně provede uzavření jednotlivých DIPů, poté uzavření jednotlivých inventarizovaných položek - řádků HIPu (lze uzavřít až tehdy, pokud jsou uzavřeny všechny DIPy obsahující danou položku) a poté se provede ukončení celého HIPu. Uzavřením řádku HIPu se daná skladová položka dle potřeby odblokuje a vygenerují se doklady na srovnání inventárních rozdílů. Samozřejmě, jak bylo řečeno výše, obě akce lze provést najednou, tj. vyvoláte-li ukončení HIPu a nejsou-li všechny řádky uzavřeny, systém nabídne, že provede rovnou i jejich uzavření.

Výše uvedené podrobněji viz kap. Inventury skladu.

Pokud provádíte inventuru poprvé, doporučujeme zkontrolovat nastavení firemního parametru Předvyplňovat skladovou cenu na inventárním přebytku. Pokud jej máte na hodnotu "Nepředvyplňovat", je třeba počítat s tím, že budete muset ceny na doklady inventárních přebytků později doplnit ručně (bez doplněných cen by nebylo možné následné uzavření skladů a výpočet skladových cen).

Pro zjednodušení ručního doplňování cen si můžete na záložce Detail v agentuře Inventární přebytky zobrazit Panel definovatelných údajů detailu, který ve výchozí definici obsahuje údaje Poslední nákupní cena a Posl. cena ze skl. uzávěrky. Jená se o hodnoty, které by se do dokladu předvyplnily, kdyby uvedený parametr nebyl nastavený na hodnotu "Nepředvyplňovat".
Otázka: Jsou inventury podporovány i ve skriptování nebo ve Web API?
Odpověď:

Ano, obě zmíněné technologie nabízejí podporu práce s inventárními protokoly a jejich obsahem.

  • Skriptování - v agendě Balíčky skriptů si otevřete Class Explorer a podívejte se na třídy TNxMainInvProtocol, TNxMainInvProtocolPosition, TNxMainInvProtocolRow, TNxPartialInvProtocol, TNxPartialInvProtocolPosition a TNxPartialInvProtocolRow. Každá třída má implementovaných několik metod (funkcí), které umožňují provádět požadované operace. Například pro Hlavní inventární protokoly jsou k dispozici funkce pro zahájení a zrušení zahájení protokolu, uzavření a zrušení uzavření všech řádků, ukončení a zrušení ukončení protokolu, dohledání a přidání řádku obsahu nebo dohledání a přidání pozice. Class Explorer obsahuje také stručné popisy jednotlivých funkcí.
  • Web API - prostřednictvím Web API je možné v hlavních i dílčích protokolech dohledávat a přidávat pozice, skladové karty, šarže a sériová čísla. Konkrétní ukázky naleznete ve sbírce příkladů.
Otázka: Při inventuře polohovaného skladu nebyl zjištěn žádný rozdíl celkového množství oproti evidenci, ale některé položky se nalezly v jiných pozicích. Kdy a kde se tyto rozdíly objeví? Při ukončení inventury se nevygenerovaly žádné doklady Inventární manka/Inventární přebytky (INM/INP), které by bylo možné napolohovat.
Odpověď:

V tomto aspektu se navzájem liší inventura polohovaného a nepolohovaného skladu.

Základní myšlenka:

Podrobněji k inventuře polohovaných skladů:

  • Inventura polohovaného skladu znamená inventuru obsahu skladových pozic. Obsah skladové pozice je při inventuře polohovaného skladu "inventarizovanou položkou".

  • Změny obsahu skladových pozic se zaznamenávají do polohovacích dokladů (VPZ/NPZ). Pokud se při inventuře polohovaného skladu zjistí jakékoli rozdíly oproti evidenci, při ukončování inventury se vygenerují rozdílové polohovací doklady. Tedy na některých pozicích je něco jiného, než má podle evidence být, je tedy zapotřebí vytvořit polohovací doklady, které evidenční stav srovnají, aby odpovídal skutečnosti. Tyto doklady VPZ/NPZ se generují při uzavírání řádků HIP. (Tj. 2. krok ukončování inventury, viz níže.)

  • Pokud existují rozdíly v celkovém nalezeném množství některých skladových karet, případně celkovém množství šarží/sériových čísel (ve srovnání s evidencí), na úplný závěr inventury se vygenerují ještě doklady INM/INP. (Tj. 3. krok ukončování inventury, viz níže.) Pokud celkové množství všech inventarizovaných skladových karet souhlasí (pouze byly při inventuře nalezeny na jiných pozicích), při ukončování inventury se žádné doklady typu Inventární manka ani Inventární přebytky nevygenerují, protože žádné manko ani přebytek nebyly při inventuře zjištěny.

  • Doklady INM/INP nijak nezohledňují skladové pozice (nepolohují se). Dá se říct, že se polohuje Hlavní inventární protokol - vygenerované rozdílové polohovací doklady VPZ/NPZ se na HIP navážou. Viz agenda Hlavní inventární protokoly → záložka X-vazby. Stejně tak na záložce X-vazby hlavního inventárního protokolu uvidíte doklady INM/INP, pokud se při ukončování inventury vygenerovaly.

Ukončování inventury sestává z několika kroků, které mají v případě inventury polohovaného skladu následující význam:

  1. Uzavření dílčího inventárního protokolu. Krok znamená: "Byl dokončen sběr dat týkající se inventarizovaných skladových pozic obsažených v daném DIPu". Obsah se přenese do nadřízeného hlavního inventárního protokolu a dílčí inventární protokol se zablokuje pro další změny (již není možné zaznamenávat zjištěné stavy). Položkou se v případě polohovaného skladu rozumí skladová pozice, nikoli skladová karta.

  2. Uzavření řádků hlavního inventárního protokolu. Krok znamená: "Byla ukončena inventura obsahu inventarizované pozice" (jeden řádek = jedna inventarizovaná skladová pozice). Inventarizovaná skladová pozice se odblokuje a je možné s ní opět pracovat, tj. po uzavření řádků HIP je možné příslušnou pozici opět neomezeně používat v polohovacích dokladech (VPZ/NPZ). Současně se v tomto kroku vygenerují polohovací doklady zachycující zjištěné rozdíly v obsahu pozic (skutečnost vs. evidence).

  3. Ukončení hlavního inventárního protokolu. Krok znamená: "Byla ukončena celá inventura". Vygenerují se doklady INM/INP, ale pouze v případě, že byl zjištěn nesoulad mezi celkovým evidenčním a skutečným množstvím některých skladových karet (případně množstvím šarží/sériových čísel), nikoli pouze v jejich umístění do skladových pozic.

Podrobnější popis naleznete v kapitole Inventury skladu, v sekci Ukončení inventury.
Otázka: Některé položky v seznamu skladových karet zařazených do inventury jsou oranžově podbarvené (na HIPu i na DIPu). Co to znamená?
Odpověď:

Tímto způsobem jsou označené skladové karty, u kterých nesouhlasí celkový počet (na dílčí skladové kartě) a počet evidovaný na dílčích šaržích nebo sériových číslech. Všechny karty s tímto problémem si můžete zobrazit pomocí omezení Nesprávný počet na šaržích.
Otázka: Chci provést uzávěrku skladu. Spustím průvodce uzávěrkou, zvolím požadovanou akci, ale v dalším kroku se mi nenabízí sklady - buď se nenabízí žádné nebo se nabízí jen některé, takže nemohu požadované sklady vybrat a uzávěrku provést. Jak to?
Odpověď:

Pokud se nenabízí žádné sklady, pak žádný sklad nesplňuje podmínky, aby bylo možno zvolenou akci provést. Pokud se nenabízí jen některé sklady, pak nejsou splněny podmínky na daném skladu pro provedení zvolené akce, např. uzávěrky k zadanému datu, proto se v daný okamžik nenabízí k výběru. Nabízí se jen ty sklady, pro které lze v daný okamžik zvolenou akci provést, tj. pro něž lze např. provést uzávěrku k zadanému datu.

Podmínky, které musí být splněny, aby se sklad k uzavření nabídl, viz sekce Výběr uzavíraných skladů u jednotlivých akcí. Více viz kap. Nová uzávěrka skladu k datu, resp. Nová hlavní uzávěrka skladu za období - Výběr uzavíraných skladů a popis Ocenění skladových pohybů- Výběr uzbíraných skladů.
Otázka: Jsem na přelomu roku (resp. nového období) a chci provést uzávěrku skladu k datu už v novém období, ale nejde to. Nenabízí se mi příslušný sklad atd. Proč?
Odpověď:

Skladovou uzávěrku k datu je možné provést pouze tehdy, je-li provedena hlavní uzávěrka za předcházející období. (Předpokladem k jejímu provedení je, že jste si v číselníku Období již založili následující období).

Jedná se o stejnou problematiku, jako bylo uvedeno výše, proto viz více Nemohu provést uzávěrku skladu. Nenabízí se mi sklady k uzavření. Proč?
Otázka: Uzávěrka skladu mi zobrazila v rámci průvodce uzávěrkou krok Pohyby neoceněné resp. neuzavřené? O co jde a proč se neocenily resp. neuzavřely?
Odpověď:

Tento krok průvodce uzávěrkou skladu se zobrazí tehdy, pokud nelze ocenit resp. následně uzavřít nějaký skladový pohyb spadající do období, za které se provádí nová skladová uzávěrka příp. pouze ocenění skladových pohybů. Viz

Důvodem může být např. to, že se jedná o doklad příjmu na sklad, na kterém zatím není doplněna nákupní cena či není kompletní, nebo se jedná o výdajový doklad, k němuž ale chybí doklady příjmové, aby bylo možno sklad. cenu vyčíslit apod. Podrobněji viz též otázka Uzávěrka skladu mi neocenila DL a VR. Proč a co s tím? Případně pokud máte zapnuté procesní řízení a doklad je zatím v některém výchozím stavu, kdy jej ještě nelze považovat za hotový. Zohledňování procesních stavů při uzávěrce skladu viz Dopad používání procesního řízení na uzávěrku k datu.

Proč se krok jmenuje "Pohyby neoceněné resp. neuzavřené"? Akce Uzávěrka skladu k datu a akce Uzávěrka za období pohyby, které se podařilo ocenit a mají adekvátní systémový stav, rovnou uzavře. Ty zbylé zůstávají tedy "neuzavřené", proto se krok jmenuje "Pohyby neuzavřené...". Oproti tomu akce Ocenění sklad. pohybů zpracované pohyby neuzavírá. Ty zbylé zůstávají tedy "neoceněné", a krok se jmenuje "Pohyby neoceněné...". Ale význam je obdobný - jedná se o pohyby, které daná akce nemohla kompletně ocenit a případně také uzavřít. Více viz Oceňování a zaúčtování skladových dokladů v ABRA Gen.
Otázka: Uzávěrka skladu mi neocenila skladové pohyby na dodacím listu (DL) na 13 ks zboží a následné vratce (VR) na 3 ks téhož zboží. Proč? Přitom na skladě mám aktuálně nulový stav, před dodacím listem předcházela příjemka (PR) na 10 ks daného zboží a má zadány kompletní ceny.
Odpověď:

Pro oceňování DL a VR platí:

  • Dodací list (DL) coby výdejový doklad ze skladu nelze ocenit, pokud pro jeho ocenění při skladové uzávěrce není na skladě dostatečný počet se známou skladovou cenou.
  • Vratku (VR) nelze ocenit, pokud není oceněn DL, z něhož vznikla.

Z toho plyne, že nejdříve musí být oceněn pohyb na DL a podle něj se ocení pohyb na VR. Aby bylo možno náš DL ocenit, musel by existovat příjmový doklad na sklad (např. sklad. příjemka) příp. více takových dokladů tak, aby celkový počet byl dostatečný pro ocenění pohybu na daném DL (v tomto případě tedy minimálně na 13 ks) a tyto doklady musí mít zadány ceny s nastavením kompletní = Ano. Více viz Výpočet skladových cen, uzavírání a opravy uzavřených sklad. dokladů.

V našem případě taková podmínka splněna není: PR sice existuje a kompletní ceny má zadány, ale je POUZE na 10 ks. To je sice postačující na celkový fyzicky vyexpedovaný počet (13 ks vydáno na dodacím listu a 3 ks následně vráceno), ale není to postačující na ocenění pohybu dodacího listu na 13 ks. Dodací list byl nejspíše vystaven s tím, že dočasně se stav skladu dostal do minusu (příp. nebyl vystaven do minusu, ale následně došlo ke smazání nějakého předchozího příjmového dokladu, viz též otázka Mám na skladě minusový stav, i když to není povoleno. Jak to?). DL tedy nebylo možné ocenit a proto ani jeho vratku.

Možná řešení:

  • Pokud se jedná o uzávěrku skladu k datu a předpokládá se, že budou zadány další příjmové doklady na dané zboží, pak není potřeba provádět nic, DL a jeho VR se ocení při některé z příštích uzávěrek, až bude na sklad přijato celkem dost pro ocenění 13 kusů z DL.

  • Pokud se jedná o uzávěrku skladu za období, kdy už nelze očekávat další příjmy na sklad nebo pokud z jiného důvodu potřebujeme zmíněné doklady ocenit, je třeba:

    • Opravit oba doklady, tj. dodací list opravit, vratku odmazat – pokud je to možné.
    • Další řešení je udělat příjemku (fiktivní) na sklad ke konci uzavíraného období, udělat skladovou uzávěrku a pak udělat fiktivní vratku příjemky do téhož období a ještě jednu uzávěrku.
Otázka: Lze vytvářet nové doklady při běžící uzávěrce skladu?
Odpověď:

ABRA Gen vychází vstříc těm, kteří potřebují i přes velmi rozsáhlé sklady a počty položek provádět skladové uzávěrky bez přerušení provozu.

Od verze 16.13.01 je možné provádět souběžně skladové uzávěrky a práci se skladovými doklady, které nespadají datumově do uzávěrky. Uzávěrku skladu je možné také spustit současně s oceňováním skladových pohybů. Skladová uzávěrka v takovém případě počká na dokončení všech oceňovaných operací, a poté pokračuje v uzavírání skladu. Více viz Běh více uzávěrek najednou a mazání či vystavování dokladů vs. běžící uzávěrka.
Otázka: Nenabízí se mi možnost zaúčtovat mé skladové doklady. Chci je účtovat jednotlivě. Je to proto, že se skladové doklady nedají jednotlivě účtovat?
Odpověď:

Skladové doklady lze rovněž účtovat nesouhrnně, tedy jednotlivě, pokud si to uživatel přeje. Způsob účtování (souhrnně/nesouhrnně) se nastavuje na řadách dokladů, přičemž souhrnně lze nastavit pouze u některých (u kterých to má smysl).

Obecně platí, že skladové doklady lze účtovat (vyslat do účetních žádostí/účetního deníku) až ve chvíli, kdy je známa skladová cena, tedy až jsou-li oceněny.

Teprve, když je daný doklad kompletně oceněn, je možno jej zaúčtovat. Zda postačí ocenění alespoň předběžnou cenou (bez uzavření), závisí na nastavení systému. Viz agenda Firemní údaje → parametr Povoleno zaúčtování oceněných (neuzavřených) skladových dokladů.

Více viz Oceňování a zaúčtování skladových dokladů v ABRA Gen.
Otázka: Po zrušení skladové uzávěrky zůstal doklad zaúčtován. Jak to a jak dané zaúčtování zrušit? Vymazat ručně nijak nejde.
Odpověď:

Bude to tím, že máte Povoleno zaúčtování oceněných (neuzavřených) skladových dokladů.

Pokud parametr Povoleno zaúčtování oceněných (neuzavřených) skladových dokladů má hodnotu Ano, rušení skladových uzávěrek (poslední nebo vybraných) nezpůsobí zrušení zaúčtování všech skladových dokladů, které do rušené uzávěrky spadají - již zaúčtované doklady i po zrušení uzávěrky zaúčtované zůstanou. Důvodem je to, aby se ty, které se nezměnily, nemusely po další uzávěrce znovu zaúčtovávat.

V případě, že byl zaúčtován neuzavřený skladový doklad a následně na něm dojde ke změně nějakého údaje důležitého pro zaúčtování (což by v případě již uzavřeného dokladu nebylo možné), bude zaúčtování neplatné (neaktuální). Systém označí takový doklad interním příznakem Neaktuální zaúčtování InvalidAccounting, který slouží pro následný výběr takových dokladů a přeúčtování. Viz agendy skladových dokladů → záložky Omezení → položka Zaúčtování.

V účetních agendách Účetní deník,Saldokonto - účetní deník souvztažně, resp. Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků jsou zaúčtované, ale neuzavřené skladové doklady graficky zvýrazněny kurzívou a není možno je Auditovat; zde bez ohledu na to, zda na nich došlo k nějaké změně a nastavení příznaku InvalidAccounting či nikoli, aby účetní věděli, že zde může ještě dojít ke změně (jelikož doklad zatím není uzavřen).

Více viz Oceňování a zaúčtování skladových dokladů v ABRA Gen.

Objasníme na příkladu.

Nechť máte Povoleno zaúčtování oceněných (neuzavřených) skladových dokladů a nechť existuje skladový doklad, např. PR na 10000 CZK. Provedete uzávěrku skladu s automatickým zaúčtováním. Nechť použitý sklad, skladový typ i skladová karta mají nastaveno, že se o jejich pohybech účtuje. K dokladu se tedy vygeneruje účetní zápis (či zápisy) na celkem 10000 CZK. Poté z nějakého důvodu danou uzávěrku skladu zrušíte. Doklad PR tedy bude ve stavu Uzavřeno = Ne, Účtováno = Ano.

Příjemku PR opravíme na 15000 CZK. V tu chvíli tedy máme neplatné zaúčtování na 10000 CZK a doklad dostane příznak InvalidAccounting. Dělat s tím nemusíte nic, stačí vyčkat na provedení další uzávěrky skladu se zaúčtováním (je jedno, zda zvolíte akce pro uzavření dokladů nebo jen ocenění skladových zásob), doklad se přeúčtuje na správnou částku. Pokud vám ale dané zaúčtování vadí a chcete jej zrušit hned, pak můžete nad daným dokladem vyvolat funkci Zaúčtovat pro ruční zaúčtování. Pokud je doklad ve stavu Uzavřeno = Ne, Účtováno = Ano, InvalidAccounting = Ano, pak její první vyvolání způsobí, že se dané zaúčtování zruší (vymaže) a příznak InvalidAccounting se nastaví na Ne, protože v tu chvíli již není zaúčtování neplatné. Viz popis dané funkce.

Znovuprovedení zaúčtování lze vyvolat nejen uzávěrkou skladu (ať už z agendy Uzávěrka skladu nebo naplánovanou úlohou Uzávěrka skladu), ale i jinak, např. z agendy Specifické účtování skladových dokladů, naplánovanou úlohou Účtování skladových dokladů. Pozor, některé z nich berou ohled na existenci účetní uzávěrky období a pokud je uzavřeno, zaúčtování/přeúčtování neproběhne.
Otázka: Provedl jsem uzávěrku skladu s nastaveným automatickým zaúčtováním, ale doklady se mi nezaúčtovaly. Jak to? Přitom se jedná o doklady kompletně oceněné nebo dokonce i uzavřené (podle toho. jakou akci jsem v rámci uzávěrky skladu zvolil), doklad tedy lze zaúčtovat.
Odpověď:

Důvodů může být více:

  • Období, do něhož spadá daná řada dokladů, je již uzavřeno účetní uzávěrkou. Tato akce zaúčtování sklad. dokladů bere ohled na uzavřenost období účetní uzávěrkou. Tudíž doklady spadající do období uzavřeném účetní uzávěrkou nebude moci zaúčtovat. Záměr je, aby se do již účetně uzavřeného období nezaúčtovalo automaticky (bez kontroly obsluhy) velké množství dokladů. Lze je ale zaúčtovat ručně funkcí Zaúčtovat či pomocí agendy Specifické účtování skladových dokladů. Pak tedy dle uvážení můžete doklady zaúčtovat ručně nebo můžete účetní uzávěrku zrušit a akci zopakovat.

Otázka: Máme hodně skladových dokladů a zaúčtování po uzávěrce skladu dlouho trvá. Je možná nějaká optimalizace?
Odpověď:

Viz Zaúčtování skladových dokladů - doporučené postupy !.
Otázka: IS našeho dodavatele je jiný než ABRA Gen a máme problém s dohledáním vazebního řádku objednávky vydané při importu příjemky, konkrétně s položkou EDIPosIndex. Co je důvodem a jak problém vyřešit?
Odpověď:

Nejprve si vysvětlíme fungování, kdy IS odběratele i dodavatele je ABRA Gen:

Pokud jsou oba IS ABRA Gen, řeší se při dohledání vazebního řádku objednávky vydané (OV) při importu do příjemky (PR) i situace, kdy je na dokladech použito více skladových řádků se stejnou skladovou kartou a dokonce i situace, kdy u následných EDI dokladů objednávky přijaté nebo dodacího listu dodavatele uživatel provede změnu pořadí řádků. Aby toto fungovalo používá se k identifikaci řádků kromě skladové karty i speciální položka řádků EDIPosIndex. U výchozí OV EDIPosIndex odpovídá položce PosIndex. Tato položka se následně mezi doklady exportuje/importuje a je vždy stejná jako u výchozího dokladu OV a to i v případě, že bylo pořadí řádků následných dokladů uživatelem změněno. Položka EDIPosIndex je v EDI zprávě DESADV uložena v položce order_line (pouze pokud je zpráva DESADV generována systémem ABRA Gen). Pro dohledání řádku OV u příjemky se použije navíc ke skladové kartě i EDIPosIndex a vyřeší se tím duplicity skladových karet i případné změny pořadí (běžný PosIndex by nefungoval, protože může být na následných dokladech změněn).

Fungování, kdy systém EDI pro odběratele je ABRA Gen, ale IS dodavatele je jiný IS:

Pokud je na straně dodavatele použitý jiný IS než ABRA Gen, přestává mít využití položky EDIPosIndex smysl. Cizí IS ji nebude podporovat. Je proto nutné provést úpravu definice definovatelného importu pro import EDI zprávy DESADV “EDI DESADV (Grit)”:

Na BO řádků příjemky změnit zdroj položky VARItemNumber v políčku “XML položka” z hodnoty order_line[1] na item_number[1].

Pokud tato úprava nebude dostatečná je potřeba se zaměřit na SQL výraz, který slouží k dohledání zdrojového řádku OV k importovanému řádku PR. Jde o položku VARSourceIORow_ID, kde je v políčku “výraz” použito SQL, které je možné také upravit. Například dohledávat zdrojový řádek OV jen podle skladové karty. Zde již vždy záleží na dané implementaci EDI.