Adresář - obecně (vazby firmy - osoby, klíčování aj.)

V praxi bývá nutné evidovat u každé firmy kromě jejího sídla také libovolný počet jejích provozoven, tj. adres s několika dalšími atributy, které se nějak daných provozoven týkají (např. typ provozovny, hromadná korespondence apod.). Na dokladech se pak kromě firmy (a jejího sídla) eviduje i odkaz na některou její provozovnu. Na tiskových sestavách/formulářích je možnost tisku jak adresy sídla, tak adresy příslušné provozovny. Situaci dokresluje následující obrázek:

Schématický náčrt řešení provozoven

Práce s provozovnami v ABRA Gen je uzpůsobena tak, aby nabízela řešení jak pro firmy, které provozovny používají a chtějí nutit uživatele k vědomému rozhodnutí o provozovně, tak pro firmy, které provozovny nepoužívají, tedy jejich zadávání a poté jejich ruční vybírání do dokladu by je tedy zbytečně zdržovalo.

Tedy uživatel, který nechce provozovny používat, není nijak omezen jejich přítomností v systému: takový uživatel nemusí vůbec v dokladech provozovnu zadávat, pokud nechce. Tj. na subzáložku "Firma" dokladech nemusí vůbec vstupovat, firmu do dokladu jen vybere v subzáložce Hlavička, provozovna se mu předvyplní automaticky provozovnou výchozí, založenou opět automaticky v adresáři s adresou zkopírovanou (synchronizovanou) dle sídla, viz dále.

Platí:

• U každé firmy v adresáři firem musí být zadána alespoň jedna provozovna. Pro urychlení zadání firmy do adresáře a také pro řešení uživatelů, kteří provozovny nepotřebují, se při založení nové firmy automaticky založí i záznam nové provozovny s nastavením synchronizace adresy provozovny podle adresy sídla, stačí doplnit jenom název provozovny.
• Na všech dokladech, které mají odkaz na firmu, je rovněž odkaz na provozovnu, přičemž pokud je firma na dokladu povinná, je povinné i zadání provozovny. Ve většině dokladových agend, u kterých se zadává na dokladu firma, je kromě subzáložky "Hlavička" k dispozici také subzáložka "Firma" pro zadání a zobrazení provozovny a dalších údajů.

  Rovněž u všech dokladových agend, u nichž to má význam a které obsahují na dokladu provozovnu, je kromě možnosti omezení za firmu i možnost omezení za provozovnu a je tak možno vybírat doklady nejen dle použité firmy, ale i dle provozoven.

• Jedna z provozoven je stanovena jako výchozí. Výchozí provozovnou je ta, která je v seznamu provozoven uvedena jako první v pořadí.
  
  Je možno si pomocí parametru "Předvyplňovat firemní provozovny" nastavit, že se při přebírání firmy do dokladů přebere automaticky i tato provozovna a nebude ji tedy třeba ručně na doklad vybírat. V opačném případě se automaticky nepřebere žádná a to ani v případě, že je u firmy nadefinována jen jedna. Automatické předvyplňování výchozí provozovny využijete např. v případě, kdy nechcete provozovny používat a nechcete se tudíž jejich výběrem na doklad zdržovat.

  Dále viz též Tip pro vás v popisu parametru Předvyplňovat firemní provozovny.

  Výchozí provozovna je dále použita v případech, kdy se doklady generují nějak automaticky jiným způsobem než klasickým zadáním přes formulář daného dokladu a subzáložka Firma pro výběr provozovny tudíž není k dispozici. V takovém případě se automaticky doplní výchozí provozovna a to v tomto případě bez ohledu na aktuální nastavení parametru "Přebírat výchozí provozovnu". Jedná se např. o:

  • generování objednávek vydaných v agendě požadavků na objednávky, funkcí Objednávky
  • generování interních dokladů v rámci Průvodce vyrovnáním souvztažných skupin
  • generování dokladů kurzových rozdílů v rámci uzávěrky fakturace, uzávěrky ostatních dokladů aj.
  • hromadné vytváření kopií vybraného záznamu pro vybrané firmy, např. hromadné kopie faktury vydané, hromadné kopie odeslané pošty
  • apod.
• Na provozovně se eviduje příznak "Hromadná korespondence", která zatím nemá žádný další význam, nastaví se pouze při updatu z nižší verze, pokud se z předchozích verzí převádí korespondenční adresa.

• Provozovny a tisky - u defaultně dodávaných tiskových formulářů je definován většinou tisk adresy sídla. Uživatel si ale samozřejmě může tiskové formuláře upravit dle libosti, tedy i to, jaké adresy na nich tisknout, zda sídlo nebo např. expediční provozovna apod.

  Samozřejmě si lze definovat i formuláře, kde se budou tisknout obě adresy, jak sídla, tak provozovny. Ale zde může dojít i k nejasnostem - např. faktury vydané: pokud se totiž do faktury naimportuje již dříve vytvořený dodací list, nabídne program převzetí provozovny z hlavičky dodacího listu do faktury stejně, jako je tomu u ostatních hlavičkových údajů. Pokud to ale uživatel neudělá nebo provozovnu na faktuře změní (což samozřejmě může), pak by provozovna tisknutá na formuláři faktury nemusela odpovídat provozovně na importovaných dodacích listech, jelikož změna firmy či provozovny na faktuře se na již existující importovaný dodací list samozřejmě nepromítne!