Nová účetní závěrka
Pokud v 1. kroku Průvodce účetní závěrkou vyberete akci Provést novou závěrku, pak po stisku tlačítka Další následují další kroky průvodce:
Výchozí nastavení
| Název | Popis |
|---|---|
| Audit | Zde stanovíte, které účetní záznamy z deníku se mají zpracovat účetní závěrkou s ohledem na jejich stav příznaku Audit. |
| Kontrola uzávěrek |
Zde si můžete zvolit, jestli chcete provést kontrolu, zda jsou za dané období provedeny:
Při konečné závěrce za dané období (té, kterou považujete za uzávěrku "naostro" a budete z ní pořizovat konečné závěrkové tisky) byste měli mít vše v pořádku. Tj. měli byste mít provedeny všechny operace související s uzavřením účetního období. Tj. např. napočtené kurzové rozdíly (k dispozici jsou i mezitímní uzávěrky fakturace a ostatních dokladů), uzavřené sklady k datu a oceněné a zaúčtované skladové doklady (pokud o nich účtujete), napočtené a zaúčtované odpisy majetku atd. Proto je k dispozici možnost nechat si provést kontrolu, zda příp. nechybí provedení nějaké související uzávěrkové operace (např. uzavření ostatních dokladů, aby se napočetly nejen kurzové rozdíly z plateb, ale i uzávěrkové kurzové rozdíly k neuhrazeným pohledávkám atd.) Je-li zatrženo, je v následujícím kroku původce vypsán protokol se seznamem všech kontrolovaných položek, které nemají provedenu uzávěrku. Provedení Účetní závěrky není nijak blokováno a lze provést, i když všechny tyto operace provedeny nemáte, ale její provedení za takových okolností může být chybou a je čistě na rozhodnutí a odpovědnosti uživatele.Uzávěrky v jednotlivých modulech byste provádět měli (doporučeno) a to i tehdy, pokud nevystavujete doklady v cizích měnách či neúčtujete o skladových dokladech. Uzávěrka skladu je nutná vždy kvůli přepočtu skladové ceny (bez ohledu na způsob vedení skladu). Pokud se neprovede hlavní uzávěrka skladu za období, nelze provádět uzávěrky k datu v následujícím období. Uzávěrky v modulech banky, pokladny, fakturace a ostatních dokladů neslouží jen k výpočtu kurzových rozdílů, ale také k uzavření, jako jeden ze 3 způsobů blokace, který je žádoucí. Je-li zatrženo, je v následujícím kroku původce vypsán protokol se seznamem všech kontrolovaných položek, které nemají provedenu uzávěrku.
Pokud dané operace provedeny nemáte ani za předchozí období, protože jste je např. za předchozí období neprováděli, doporučujeme je provést. Předpokládáme, že v takovém případě jste příp. kurzové rozdíly v předchozím období vyčíslovali jiným způsobem (mimo uzávěrky) a účtovali prostřednictvím interních dokladů, tudíž jednou z možností je zavést si pro kurz. rozdíly dogenerované uzávěrkami starších období speciální řady dokladů typu Neúčtovat. Nicméně takové řešení nedoporučujeme (zbytečné zavádění dalších řad, které pak vede k jejich chybnému použití v následujících obdobích apod.). Vytvořené doklady na dogenerované kur. rozdíly za starší období lze zaúčtovat 395/395 (neohrožují žádný obrat ani nic jiného, pouze nebudou zauditované) nebo na podrozvahu (účty 7xx nebo 8xx) či adekvátně v případě jiných účtových rozvrhů než jsou rozvrhy pro podnikatele. |
| Žádosti | Dále si můžete zvolit, zda chcete provést test na výskyt účetních žádostí. Pokud si jej necháte provést, průvodce vám v dalším kroku vypíše seznam žádostí nalezených v uzavíraném období. Při konečné závěrce za dané období (ze které již chcete pořídit konečné závěrkové tisky) byste samozřejmě neměli mít v žádostech žádné nezaúčtované pohyby za dané období. |
| Rozlišovat obraty za zakázky do počátků | Dále je zde možnost zvolit, zda chcete do napočítaných počátků pro následující období zachovat i rozpad na zakázky. Bude-li zatrženo, pak budou počátky daného účtu rozpadnuty s ohledem na existující počátek za danou zakázku v daném období (viz existující Rozpady za kombinace ZAK+OP+P) a s ohledem na zaúčtování uzavíraných pohybů na zakázky. Pokud není zatrženo, pak nebude zakázka v počátcích účtů následujícího období zohledňována a v záložce Rozpady za kombinace ZAK+OP+P bude uvedena hodnota "bez zakázky". |
| Rozlišovat obraty za obch. případy do počátků | Totéž pro obchodní případy. |
| Rozlišovat obraty za obch. případy do počátků | Totéž pro projekty. |
Kontrola ostatních uzávěrek
Pokud jste v předchozím kroku průvodce v sekci Kontrola uzávěrek nastavili, že chcete provést kontrolu provedení ostatních uzávěrek a zaúčtování odpisů a něco z toho nebylo provedeno, pak se tyto zobrazí v tomto kroku průvodce účetní závěrkou. Pokud je některá z testovaných skupin OK, pak se o tom žádné info nevypisuje. Můžete si otevřít příslušné agendy a tyto provést, poté se vrátit do uzávěrky a funkčním tlačítkem Nový test vyvolat provedení nového testu. Samzořejmě můžete též provedení uzávěrky stornovat, požadované akce provést a pak účetní závěrku spustit znovu od začátku.
Existující žádosti uzavíraného období
Pokud jste v předchozím kroku průvodce v sekci Žádosti nastavili, že chcete provést test na existenci žádostí a nějaké žádosti spadající do uzavíraného období byly nalezeny, pak se tyto zobrazí v tomto kroku průvodce účetní závěrkou. Můžete si je vytisknout, otevřít agendu Účetních žádostí a tyto zaúčtovat, poté se vrátit do uzávěrky a funkčním tlačítkem Nový test vyvolat provedení nového testu na existenci žádostí.
Chyby v obratech účtů
Tento krok průvodce se zobrazí tehdy, pokud jsou nalezeny nějaké pohyby, které jsou "podezřelé". Takovým případem může být např. zaúčtování na podrozvahové účty.
Skryté účty
Tento krok průvodce se zobrazí tehdy, pokud jsou v účtovém rozvrhu nalezeny nějaké účty, které se účastní uzávěrky (tj. mají v uzavíraném období nenulový počátek nebo obrat) a aktuálně jsou skryté.
V takovém případě nebude možné závěrku dokončit a stav je nejdříve potřeba opravit. Uživatel může tyto účty v číselníku Účtový rozvrh obnovit nebo jinak vyřešit nenulový stav na takovém účtu (např. převodem jeho nenulových zůstatků pomocí interních dokladů na jiné neskryté účty) a pak si v průvodci funkčním tlačítkem Nový test vyvolat provedení nového testu na existenci takových skrytých účtů. V případě kladného výsledku lze v závěrce pokračovat.
Při kontrole uzavíraných skrytých účtů se nijak nekontroluje, jaký je zůstatek daného účtu za uzavírané období (ať už celkový nebo za jednotlivé kombinace střed./ZAK/OP/P). Je třeba si uvědomit, že je správné, že uzávěrka se v takovém případě zastaví a to i tehdy, pokud by zůstatek takového skrytého účtu byl nulový. Pokud se totiž nepoužívá a je skryt, pak by na něm neměl být nejen žádný zůstatek, ale ani počáteční stav ani obrat. A pokud je, je vhodné na to v závěrce upozornit, aby účetní mohl situaci zkontrolovat. Je-li správná, může účet dočasně obnovit a po provedení závěrky opět skrýt. Dále je třeba si uvědomit, že i když by byl třeba celkový zůstatek daného účtu nulový, nemusí být nulový pro jednotlivé kombinace střed./ZAK/OP/P. Nenulový zůstatek za tyto kombinace by mohl vést k potřebě zapsat nenulový počátek za tytéž kombinace pro další období a nelze jej ignorovat.
Hospodářský výsledek - nastavení závěrkových účtů
V tomto kroku průvodce se zobrazí informace o stavech aktiv, pasiv, výnosových a nákladových účtů a předběžně vyčíslený hospodářský výsledek. Dále musíte zadat následující informace pro dokončení závěrky, tj. pro uzavření a otevření knih.
Pokud máte v účetním rozvrhu definovány kromě účtů pro hlavní činnost i účty pro vedlejší činnost (viz druh činnosti) a je na nich nějaký obrat nebo počáteční stav, pak jsou všechny informace zobrazeny dvojmo jednak pro hlavní činnost a jednak pro vedlejší a pro každou zadáváte příslušné závěrkové účty.
Zadávané údaje:
| Název | Popis | |||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Účet | Účet, kam má být převeden spočtený hospodářský výsledek. | |||||||||||||||||||||
| Středisko | Středisko, pod které má být převeden spočtený hospodářský výsledek. | |||||||||||||||||||||
| Závěrkové účty |
Povinné položky. Do příslušných číselníkových položek účty zadáte buď přímo z klávesnice nebo vyberete z číselníku účtového rozvrhu. Zadávané závěrkové účty musí v účtovém rozvrhu existovat, ale jak bylo řečeno v úvodní kapitole, k žádným skutečným pohybům na těchto účtech nedochází, slouží pro závěrkové tisky Uzavření a Otevření účetních knih. |
|||||||||||||||||||||
|
Bude provedena auditace záznamů a |
Umožňuje v rámci uzávěrky rovnou na účetních pohybech nastavit příznak Audit. Auditovat záznamy ale můžete i kdykoli později přímo v agendě účetní deník (resp. v agendě saldokonto - účetní deník souvztažně), kde lze i auditaci rušit. Dále zvolíte Způsob auditace záznamů, který ovlivňuje, jaké záznamy budou auditovány:
|
Ve spodní části okna je k dispozici funkce:
| Název | Doplňující popis: |
|---|---|
|
Naplánovat |
Funkce vyvolá Průvodce naplánováním automatického spuštění. Umožní podle aktuálně zadaných hodnot pro uzávěrku rovnou odtud vytvořit naplánovanou úlohu typu Účetní závěrka. Uživatel si tedy v případě potřeby může zadat automatické spouštění úlohy tohoto typu, aniž by musel mít přístupové právo spouštět agendu Naplánované úlohy. |
Dokončení - Závěrečná informace o závěrce
V tomto kroku program závěrku provede. Nejdříve jsou prováděny testy na formální správnost uzavíraných účetních záznamů, tj. zda suma obratů MD = sumě obratů D, zda aktiva - pasiva = výnosy - náklady, suma zůstatků = nula apod. Tyto kontrolní výpočty by nemusely souhlasit např. v případě chybných počátků (jejichž suma by se nerovnala nule), účtováním na neexistující účet v osnově apod. To jsou však situace, které by v ABRA Gen díky přísně hlídané konzistenci dat vůbec neměly nastat.
Dále program vyčíslí hospodářský výsledek, provede jeho zápis na účet zadaný v předchozím kroku a zapíše vyčíslené počáteční stavy účtů dalšího období (vyčíslené počáteční stavy je možno po ukončení prohlížet v agendě Počátky účtů).
Každé provedení účetní závěrky znovu přepočítá počátky účtů, tj. PŘEPÍŠE uživatelem případně ručně zadané počátky účtů hodnotami, které napočítala účetní závěrka.
Pokud tedy potřebujete např. pro rok 2010 nastavit jiné počátky účtů než počátky vypočítané závěrkou roku 2009, je třeba je nastavit až po posledním provedení účetní závěrky za rok 2009. (Zopakování účetní závěrky za rok 2009 by totiž ručně nastavené počátky účtů přepsalo.)
Pokud se nepodaří závěrku z nějakého důvodu dokončit, program o tom, vypíše informaci ve formě chybového hlášení. Např. pokud uživatel, který spustil závěrku, nemá dostatečná přístupová práva ke středisku, pro něž je třeba zapsat počáteční stav účtu, nebo pokud je dané středisko, na něž bylo zaúčtováno aktuálně skryté apod., není možno závěrku provést a závěrka se přeruší.
Pokud byla závěrka úspěšně provedena, je možno si pořídit závěrkové tisky k provedené závěrce:
Závěrkové tisky jsou k dispozici na jednotlivých záložkách
Jednotlivé záložky:
-
Závěrka - přehled účtů a ke každému z nich Počátek, Obrat MD, Obrat D a zůstatek pro uzavírané období. Zůstatek je vyčíslován následovně:
- Pro aktivní účty: Počátek + (Obrat MD - Obrat D)
- Pro pasivní účty: Počátek + (Obrat D - Obrat MD)
- Pro výnosové účty: Počátek + (Obrat D - Obrat MD)
- Pro nákladové účty: Počátek + (Obrat MD- Obrat D)
Z toho plyne:
- je-li zůstatek účtů aktivních nebo nákladových na straně MD, pak je zůstatek kladné číslo, je-li na straně D, pak je zůstatek záporné číslo.
- je-li zůstatek účtů pasivních nebo výnosových na straně D, pak je zůstatek kladné číslo, je-li na straně MD, pak je zůstatek záporné číslo.
Záporné zůstatky jsou barevně zvýrazněny (typicky červeně), jelikož většinou indikují nějaký problematický nebo dokonce chybový stav. Objasníme na příkladu:
Provedeme závěrku období 2001 a obdržíme závěrkové přehledy:
Zůstatek 13210 vychází záporný (barevně zvýrazněn).
Z výpisu pohybů na daném účtu plyne, že byly provedeny převody zboží na jiné sklady, ale zjevně chybí zaúčtovaná příjemka. Mohla být chybně zaúčtována na jiný analytický účet, nebo je zatím jen v žádostech, či nebyla chybně zadána vůbec apod.
Výřez výpisu účtu 13210 časově za uzavírané období
- Uzavření knih - provedené uzavření účetních knih. Jak bylo řečeno výše, jedná se pouze o tisky závěrkových pohybů, ve skutečnosti se žádné takové pohyby v účetním deníku neobjeví. Tedy jedná se o fiktivní zaúčtování vypočtených zůstatků aktivních a pasivních účtů proti Konečnému účtu rozvažnému zadanému v předchozím kroku závěrky a výnosových a nákladových účtů proti zadanému Účtu zisků a ztrát. V položce Částka jsou uvedeny vypočtené zůstatky jednotlivých účtů, jsou -li záporné, jsou zvýrazněny opět barevně, viz popis předchozí záložky.
- Otevření knih - provedené otevření účetních knih. Opět se jedná pouze o fiktivní pohyby zaúčtování vypočtených počátků účtů aktivních a pasivních proti Počátečnímu účtu rozvažnému zadanému v předchozím kroku závěrky. Vyčíslený hospodářský výsledek je převeden na účet pro převod HV zadaný v předchozím kroku závěrky.
Pro všechny tři tisky platí, že se nezobrazují účty, na kterých je nulový počáteční stav a současně celkový obrat na straně MD je nulový a současně celkový obrat na straně D je nulový.
K dispozici je funkční tlačítko Tisk, po jehož stisku si můžete všechny závěrkové tisky standardně vytisknout pomocí různých tiskových výstupů. Tisk lze provést standardně prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav (příp. i s možností exportu do jiných programů) nebo do souboru. Další popis viz kap. Věcný obsah - tiskové výstupy - obecné informace. Souhrnné informace o tiskových výstupech viz část Tiskové výstupy.