Adresář osob - záložka Seznam

Popis přidávaných položek viz záložka Detail.

Je-li nová osoba přidána v okamžiku, kdy je číselník osob je omezen za nějakou firmu (viz výše omezovací panel za firmu), dojde v rámci uložení nové osoby k jejímu propojení s vybranou firmou, tj. na subzáložce Firmy přibude odpovídající záznam dané firmy. Jedná se o jednu z možností, jak připojit osoby k firmě.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností zadání nové osoby:

Nový

Jedná se o standardní zadání nové osoby.

Osoba zadaná s využitím této funkce bude mít nastaven příznak Zaměstnanec/Pracovník na hodnotu Ne. Případná dodatečná změna příznaku je možná pouze funkcí Hromadná oprava "Zaměstnanec/Pracovník", jejíž použití vyžaduje speciální právo. Pokud přihlášený uživatel toto právo nemá, může k založení osoby se zatrženým příznakem Zaměstnanec/Pracovník použít funkci Nový zaměstnanec.

Nový zaměstnanec

Jedná se o zadání nové osoby s počátečním nastavením příznaku Zaměstnanec/Pracovník na hodnotu Ano. V ostatních ohledech je funkce zcela shodná se základní variantou funkce Nový.

Případná dodatečná změna tohoto příznaku je možná pouze funkcí Hromadná oprava "Zaměstnanec/Pracovník", jejíž použití vyžaduje speciální právo.

Nové záznamy této agendy lze navíc generovat ještě dalším způsobem:

• Zadáním nové osoby k firmě rovnou v editaci dané firmy (funkcí Vložit novou v subzáložce Osoby)
• Založením nové firmy způsobem Zadávat osobu jako firmu se založením osoby.
• Pomocí funkce Nový kontakt z editace odeslaného e-mailu

• Přímou tvorbou z jiné agendy k aktuálnímu záznamu dané agendy s automatickým návratem zpět (nějakou funkcí pro rychlé vystavení nového záznamu, s případným předvyplněním některých údajů podle aktuálního záznamu dané agendy). V tomto případě např.:

  • z Call Centra funkcí Nová osoba
• Automaticky při zadání nového zaměstnance funkcí Nový v personalistice
• Automaticky v rámci B2B exportů a importů - Je-li v parametrech driveru nastaveno "Ukládat autora importovaného dokladu". Podrobněji viz kap. B2B exporty a importy mezi systémy ABRA Gen - popis podrobněji (parametry driverů, podmínky importu, struktura XML), zde např. B2B import FP do FV.

Popis opravitelných položek viz záložka Detail.

Pro opravy platí:

• Opravovat zde nelze osoby, které jsou současně zaměstnanci evidovaní v personalistice. Takové osoby lze opravovat pouze přímo v agendě Zaměstnanci. Výjimkou jsou opravy uživatelsky definovatelných položek, které zde lze opravovat i u těchto osob-zaměstnanců a to prostřednictvím funkce Rozšířená hromadná oprava.
• Dále platí, že viditelnost a tudíž i možnost oprav některých položek může být omezena, pokud se jedná o osobu označenou jako Zaměstnanec/Pracovník. Více viz právo Vidět osobní údaje zaměstnanců.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených. K provádění hromadných oprav musí mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Oprava

Jedná se o standardní opravu jednotlivých položek záznamu dané osoby.

V adresáři osob se opravy nijak nerozlišují podle charakteru na drobné a zásadní, jako je tomu v adresáři firem.

Hromadná oprava

Slouží pro hromadnou opravu vybraných pevných položek (vybraných výrobcem). Pomocí hromadných oprav lze hodnoty příp. i mazat. Viz též Možnosti hromadných oprav podle typu opravovaných položek a dále Mazání hodnot pomocí hromadných oprav.

Provede hromadně opravu podle zadaných hodnot na všech označených záznamech. Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno s pevně daným výčtem hromadně opravitelných položek, kde lze zadat, jaké položky se mají opravit, na jaké hodnoty, jakým způsobem a v jakém počtu transakcí.

Většímu počtu osob chceme změnit přiřazení k firmě. Pak nemusíme každý záznam opravovat zvlášť, ale vybrané záznamy označíme a pomocí funkce Hr. oprava nastavíme požadovanou firmu pro všechny najednou.

Pomocí hr. opravy lze mj. připojit vybrané osoby k vybrané firmě. Jedná se o jednu z možností, jak připojit osoby k firmě. Hromadné připojení osob k firmám nijak nehledí na aktuálně zvolený Způsob vyplnění. Pokud osoba u některé z vybraných firem zatím není, pak se připojí, pokud již připojena je, podruhé se samozřejmě nepřipojí ani se nijak nezmění záznam dané osoby u dané firmy.

Hromadně opravovat lze jen osoby, které nejsou současně zaměstnanci evidovaní v personalistice. U osob-zaměstnanců lze přes funkci hromadných oprav pouze měnit případné přiřazení k firmám.

Hromadná oprava "Zaměstnanec/Pracovník"

Funkce slouží pro hromadnou opravu příznaku Zaměstnanec/Pracovník na označených osobách. Vyžaduje speciální právo Umožnit hromadné změny "Zaměstnanec/Pracovník".

Rozšířená hromadná oprava

Slouží pro hromadnou opravu vybraných pevných položek (vybraných výrobcem) a dále těch uživatelsky definovatelných položek definovaných k třídě Business objektů dané agendy, které mají ve své definici nastaveno, že je lze hromadně opravovat, tj. mají zatržen příznak Hromadná změna. Pomocí hromadných oprav lze hodnoty příp. i mazat. Viz též Možnosti hromadných oprav podle typu opravovaných položek a dále Mazání hodnot pomocí hromadných oprav.

Je-li funkce v agendě k dispozici, nahrazuje funkci Hrom. oprava už. položek (protože pomocí Rozšířené hromadné opravy lze opravovat i uživatelsky definovatelné položky).

Provede hromadně opravu podle zadaných hodnot na všech označených záznamech (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek, kde lze zadat, jaké položky se mají opravit, na jaké hodnoty a v jakém počtu transakcí.

Změny hodnot lze zadávat i výrazem, což značně zvyšuje možnosti využití této funkce.

Hromadná oprava obrázků

Slouží pro možnost hromadného přidání resp. vymazání obrázků k záznamům této agendy (jedná se o obrázky v záložce Foto dané agendy). Funkce provede hromadně danou akci (tj. přidání obrázků nebo jejich výmaz) pro všechny označené záznamy (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Funguje jen s obrázky, které jsou již ve stejnojmenné agendě u nějakého záznamu uloženy nebo které zatím nemají vlastníka (viz dále), tj. poslouží např. tehdy, pokud k vícero záznamům dané agendy chcete zadat množinu stejných obrázků nebo pokud chcete určitou množinu obrázků od opravovaných záznamů hromadně odmazat, jelikož např. už nejsou platné.

Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno podobné oknu s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek.

Příklad hromadného přidání vybraných obrázků k označeným záznamům dané agendy

Oproti oknu s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek zde není možnost zadat novou hodnotu výrazem (jelikož zde nemá význam) a počet transakcí. Pomocí tlačítek Přidat a Vymazat z lišty navigátoru lze přidávat resp. ubírat jednotlivé řádky s určením obrázků, které se mají k opravovaným záznamům dané agendy přidat nebo které se mají u opravovaných záznamů naopak vymazat, je-li zatrženo zatržítko "Vybrané obrázky smazat". Na každém řádku je k dispozici pouze jediná číselníková položka pro zadání obrázku. Obrázek se vybírá z číselníku obrázků (je to tedy obdoba funkce Přidat nový z číselníku ze záložky Foto). Číselník se zde nabízí defaultně programově omezený jen za ty obrázky, které jsou přiřazeny ke třídě Business objektů agendy, z níž je funkce v rámci této subzáložky vyvolána, a za obrázky, které dosud přiřazeny nejsou, nemají konkrétního vlastníka (tj. v položce Třída vlastníka mají uvedeno Bez vlastníka). Více viz popis Třídy vlastníka. Další možnost jak přidat do dialogového okna seznam obrázků je načíst si je od jiných záznamů téže agendy a to pomocí volby Načíst z v liště navigátoru. Po vyvolání této volby se přes dialogové okno Hromadná oprava obrázků otevře znovu aktuální agenda, tentokrát vyvolaná jakožto výběrový číselník, kde si můžete vybrat, z jakých záznamů si chcete obrázky načíst. Po stisku OK se z vybraných záznamů načtou obrázky, které jsou k nim přiřazeny, a přidají se do okna pro Hromadnou opravu obrázků (pokud zde již nejsou). Poté po stisku OK v okně pro Hromadnou opravu obrázků se uvedené obrázky k opravovaným záznamů buď přidají (pokud některý obrázek už u některého opravovaného záznamu je, pak se nestane nic, duplicitně se nepřidává) anebo se naopak vymažou (respektuje příznak, zda je obrázek Chráněn, znamená snížení počtu referencí na daný obrázek až do úplného vymazání obrázku, pokud ovšem není chráněn).

Hromadné připojení příloh

Slouží pro možnost hromadného připojení resp. odpojení příloh (dokumentů) k záznamům této agendy (jedná se o přílohy v záložce Přílohy dané agendy). Funkce provede hromadně danou akci (tj. připojení příloh nebo jejich odpojení) pro všechny označené záznamy (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Funguje jen s přílohami, které jsou již ve stejnojmenné agendě u nějakého záznamu uloženy nebo které zatím nemají vlastníka (viz dále), tj. poslouží např. tehdy, pokud k vícero záznamům dané agendy chcete zadat množinu stejných příloh nebo pokud chcete určitou množinu příloh od opravovaných záznamů hromadně odpojit, jelikož např. už nejsou pro dané záznamy platné.

Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno podobné oknu s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek.

Příklad hromadného přidání vybraných příloh k označeným záznamům dané agendy

Oproti oknu s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek zde není možnost zadat novou hodnotu výrazem (jelikož zde nemá význam) a počet transakcí. Pomocí tlačítek Přidat a Vymazat z lišty navigátoru lze přidávat resp. ubírat jednotlivé řádky s určením příloh (dokumentů), které se mají k opravovaným záznamům dané agendy připojit nebo které se mají od opravovaných záznamů naopak odpojit, je-li zatrženo zatržítko "Vybrané přílohy odpojit". Na každém řádku je k dispozici číselníková položka pro zadání přílohy. Příloha se vybírá z agendy dokumentů (je to tedy obdoba funkce Připojit ze záložky Přílohy, tj. nabídne se Průvodce výběrem dokladu, pomocí něhož vyberete požadovaný dokument). Další možnost, jak přidat do dialogového okna seznam příloh, je načíst si je od jiných záznamů téže agendy a to pomocí volby Načíst z v liště navigátoru. Po vyvolání této volby se přes dialogové okno Hromadné připojení příloh otevře znovu aktuální agenda, tentokrát vyvolaná jakožto výběrový číselník, kde si můžete vybrat, z jakých záznamů si chcete přílohy načíst. Po stisku OK se z vybraných záznamů načtou přílohy, které jsou k nim přiřazeny, a přidají se do okna pro Hromadné připojení příloh (pokud zde již nejsou). Poté po stisku OK v okně pro Hromadné připojení příloh se uvedené přílohy k opravovaným záznamů buď přidají (pokud některý dokument už u některého opravovaného záznamu je, pak se nestane nic, duplicitně se nepřidává) anebo se naopak odpojí (obdoba funkce Odpojit ze záložky Přílohy).

Záznamy této agendy lze navíc opravovat ještě dalším způsobem:

• Opravou dané osoby, pokud je tato připojena k nějaké firmě, rovnou v editaci dané firmy a to přímou editací údajů dané osoby v subzáložce Osoby
• Opravou e-mailu pomocí funkce Nový kontakt z odeslaného e-mailu

F5 nebo shift+F5

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

• Tisk - pomocí ní můžete provést tiskový výstup prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav. Výstup je možno tisknout do okna náhledu resp. na tiskárnu, rovnou odeslat e-mailem v elektronické podobě ve zvoleném formátu včetně formátů běžně používaných pro elektronickou výměnu dokumentů (pdf, html aj.) či uložit do souboru zvoleného formátu. Viz kap. Tiskové výstupy, zejména Věcný obsah - tiskové výstupy - obecné informace.

  Nemá-li uživatel právo Vidět osobní údaje zaměstnanců, nezobrazí se citlivé osobní údaje ani v tiskových sestavách.

• Export - pomocí ní můžete provést export prostřednictvím uživatelsky definovatelných definic exportů. Viz kap. Definovatelné exporty, zejména Věcný obsah - definovatelné exporty - obecné informace.

Tento číselník podporuje skrývání. Tzn., že vybraný záznam/záznamy lze buď pouze skrýt nebo vymazat trvale podle stavu zatržení Vymazat bez možnosti obnovení:

• Pouze skrýt - není-li zatrženo Vymazat bez možnosti obnovení

  Vybraný záznam/záznamy nevymaže z databáze, ale pouze označí příznakem "skryto". Skrytí je v podstatě znepřístupnění záznamu pro další použití (skryté se nezobrazují v záložkách Seznam a nenabízí se pro výběr v číselníkových položkách). Skryté záznamy si lze zobrazit ve funkci Skryté, odkud si je lze i zpětně obnovit.

• Vymazat trvale - je-li zatrženo Vymazat bez možnosti obnovení

  Vybraný záznam/záznamy vymaže z databáze, tudíž takové vymazání je nevratné! . Záznam je možno vymazat trvale bez možnosti obnovení jen tehdy, nebyl-li dosud v systému použit, tj. odnikud se na něj neodkazuje! V opačném případě jej trvale vymazat nelze a lze jej pouze skrýt.

Je-li v seznamu povoleno označování a je-li alespoň jeden záznam označen, pak funkce zpracuje všechny označené záznamy, v opačném případě zpracuje aktuální záznam. Více viz obecný popis funkce Vymazat.

Zde dále platí:

"Použití osoby" je i její připojení k nějaké firmě.

Mazat lze jen osoby, které nejsou současně zaměstnanci evidovaní v personalistice. Takové osoby lze opravovat pouze přímo v agendě zaměstnanců.

Při skrytí zaměstnance se také automaticky skryje příslušná osoba. Vymazání zaměstnance bez možnosti obnovy (tedy nikoliv jen skrytí) nezpůsobí mazání příslušné osoby, pouze v jejích údajích vymaže osobní číslo, aby mohlo být případně použito pro jiného zaměstnance.

Je-li mazána (bez možnosti obnovení) osoba, která je subjektem ochrany dat a na kterou existují nějaká automaticky vytvořená povolení, pak se spolu s ní vymažou i tato povolení (i případně již neplatná). Viz Mazání povolení vytvořených podle pravidel. Pokud by existovalo ručně zadané povolení, pak jej musí uživatel nejdříve vymazat sám, jinak by nebylo možné osobu vymazat.

Záznamy této agendy lze navíc vymazat ještě dalším způsobem:

• V rámci smazání firmy, ke které je osoba připojena. V takovém případě systém při mazání firmy nabídne možnost vymazat i osoby, které k ní byly připojené.

Nekopírují se přiřazení osob k firmám.

Podporuje skrývání.

Skrytí osoby se navíc v adresáři osob může provést ještě dalším způsobem:

• automaticky při skrytí zaměstnance funkcí Vymazat v personalistice

alt+F11 nebo shift+alt+F11

Funkce umožňující si zobrazené záznamy v číselníku filtrovat a to několika způsoby. Podrobný popis funkce viz samostatná kap. - Filtrování v číselnících.

Kromě běžných omezovacích (filtračních) prvků, které jsou obdobné jako v záložkách Omezení jednotlivých dokladových agend a popsané v kap. Obecně platná pravidla pro záložky Omezení, a jejichž význam je zřejmý, zde objasníme následující:

• Jen s platným povolením ke zpracování dat k definici - Slouží k praktickému výběru osob v souladu s GDPR - tj. osob, k jejichž údajům chráněným na základě definic ochrany dat, vybraných v této položce, má uživatel přístup (je uveden mezi oprávněnými uživateli a existuje platné povolení od dané firmy navázané na vybranou definici).

  Platnost povolení se vyhodnocuje standardně podle data aplikačního serveru v okamžiku filtrace za takové záznamy, viz platnost povolení. To je třeba si uvědomit v případě, že si uživatel např. připravuje marketingovou kampaň několik dní (některá povolení mezitím mohla vypršet, mohla na nich být pozastavena platnost apod.)

  Příklad využití viz např. Výběr firem/osob podle povolení - např. pro marketingovou kampaň.

  Toto omezení v současné podobě pracuje s povolenkami, tj. je určeno pro omezení dle definic s GDPR ovladačem. Není určeno (alespoň v současné podobě) pro obecnou ochranu dat.

  Tato omezující podmínka omezuje za chráněný číselník, ale patří k podmínkám s parametrem NoDynSQLSecurity, tj. pokud není použita, nijak se výsledný seznam neomezí (neuplatní se omezení záznamů na základě omezených přístupových práv uživatele k chráněným objektům).

Funkce otevře webovou aplikaci Úkoly se zobrazeným přehledem úkolů přidělených přihlášenému uživateli navázaných na některý z označených záznamů, případně na aktuální záznam, pokud není žádný záznam označen.

Podrobněji viz popis standardní funkce Úkoly. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je v menu Nastavení dané agendy aktuálně zatržena volba Zobrazovat Úkoly.

Funkce otevře webovou aplikaci Úkoly v režimu zadávání nového úkolu, ve kterém předvyplní vazby na označené záznamy, případně na aktuální záznam, pokud není žádný záznam označen.

Podrobněji viz popis standardní funkce Nový úkol. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je v menu Nastavení dané agendy aktuálně zatržena volba Zobrazovat Úkoly.

ctrl+S nebo shift+ctrl+S

Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn.

Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Funkce pro odeslání e-mailu na e-mailovou adresu uvedenou v adrese osoby. Více viz popis položek a funkčních tlačítek ve formuláři pro zadání adresy.

Jsou-li v seznamu (needitovatelném seznamu) osob nějaké záznamy označeny, pak funkce zpracuje označené záznamy, v opačném případě zpracuje aktuální záznam.

Po vyvolání funkce se prostřednictvím protokolu mailto: otevře aplikace e-mailového klienta asociovaná s tímto protokolem s novou e-mailovou zprávou a předvyplněnými e-mailovými adresami. Viz též využití mailto:.

Slouží pro ověření insolvence. Více viz Ověřování insolvence v insolvenčním rejstříku IRIS - obecně. Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností:

• Ověřit insolvenci
• Zobrazit záznamy o ověření insolvence osoby
• Naplánovat

Není k dispozici, pokud není k dispozici licence k části Insolvence firem a osob nebo pokud je parametr Ověřování insolvence osob nastaven na hodnotu Nepoužívat.

Ověřit insolvenci

Funkce v závislosti na parametru Při kontrole insolvence umožnit nastavení proxy nejprve zobrazí dialogové okno Nastavení HTTP serveru proxy a poté provede dotaz na insolvenci do systému ISIR (vždy volá webovou službu). Ověření se provede podle zobrazené volby pro aktuální osobu/pro označené osoby/pro všechny osoby v daném omezení. Záznam o provedeném ověření se ukládá do databáze.

Zobrazit záznamy o ověření insolvence osoby

Zobrazí protokoly o kontrole insolvence aktuálního nebo označených záznamů, tj. vyvolá agendu Záznamy o insolvenci osob s tzv. červeným omezením, a to zde za danou osobu či osoby.

Naplánovat

Funkce v závislosti na parametru Při kontrole insolvence umožnit nastavení proxy nejprve zobrazí dialogové okno Nastavení HTTP serveru proxy a poté spustí Průvodce naplánováním automatického spuštění. Umožní podle aktuálně zadaných hodnot naplánovat kontrolu insolvence, tj. založit Naplánovanou úlohu typu Ověřování insolvence v Insolvenčním rejstříku. Pokud byly nastaveny údaje HTTP serveru proxy, jsou tyto do nové zakládané úlohy předvyplněny, ale lze je samozřejmě ještě upravit.

Funkce umožňuje jednorázově vygenerovat povolení ke zpracování dat na základě zvolených definic ochrany dat, pro jednu nebo více osob ze seznamu. Jedná se o jednu z možností, jak vyvolat generování/aktualizaci povolení podle pravidel. Jde se o obdobu funkce Generovat v agendě Pravidla ochrany dat, nicméně na tomto místě se negenerují povolení pro všechny subjekty.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z níže uvedených možností:

Generovat povolení

Funkce vygeneruje povolení ke zpracování dat pro aktuální záznam nebo označené záznamy na základě aplikace všech pravidel ochrany dat, která jsou typu typu Generování a jsou určena pro generování povolení pro subjekt osoba, viz též pro jaký subjekt se dle daného pravidla budou povolení generovat

Funkce je dostupná všem uživatelům, kteří mají právo právo Spustit k agendě Adresář osob (tj. mohou otevřít agendu).

Vybrat pravidlo

Funkce je obdobou předchozí možnosti, tj. vygeneruje povolení ke zpracování dat pro aktuální záznam nebo označené záznamy, pouze se před zahájením generování navíc zobrazí dialog s možností výběru pravidel ochrany dat (nabízejí se pouze pravidla typu typu Generování) a následně proběhne generování povolení podle vybraných pravidel. V dialogu je možné vybrat jedno nebo více pravidel.

Funkce je dostupná všem uživatelům, kteří mají právo právo Spustit k agendě Adresář osob (tj. mohou otevřít agendu).

Hromadně ručně

Funkce vygeneruje povolení ke zpracování dat pro aktuální záznam nebo označené záznamy. Před zahájením generování se zobrazí dialog s možností výběru pravidel ochrany dat (nabízejí se pouze pravidla typu Hromadně ručně / Adresář osob) a následně proběhne generování povolení podle vybraných pravidel. Je možné vybrat více pravidel než jedno. Generování se spustí okamžitě po výběru pravidel, nejde tedy o samotný výběr, ale o generování s možností výběru.

Použití funkce vyžaduje speciální právo Umožnit hromadné změny "Zaměstnanec/Pracovník".

Oprávněnost použití je na uživateli! Uživatel by ale v žádném případě neměl generovat povolení pro vybrané formy a osoby "jen tak", vždy by k tomu měl mít nějaký důvod (podklad), proč dané povolení má. Více viz věcný obsah - Pravidla pro hromadné ruční generování povolení z adresáře firem nebo adresáře osob. (Srovnejte s pravidly typu Generování, kdy je takovým podkladem vždy právě existence nějakého dokladu, aktivity, smlouvy či zam. poměru, na jehož podkladě se povolení automaticky generuje).

Jedna z možností vyvolání hromadného označování záznamů. Podrobný popis označování viz kapitola Označování v needitovatelných seznamech. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.

Funkce pro hledání hodnoty v seznamu. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.