Jak začít - Dokumenty a přílohy

Zde naleznete informace, jak začít používat agendy modulu: Dokumenty a přílohy

Zadávané dokumenty jsou v ABRA Gen pojaty jako doklady. Viz Dokumenty - obecně. Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové. Proto prvním předpokladem používání skupiny Dokumenty je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu Dokumenty. V hlavičkách dokumentů můžete uvádět i informace o středisku, ke kterému daný doklad náleží, dále informace o zakázce či obchodním případu nebo projektu, přičemž může jít i o položky povinné (viz popis uvedených položek). Tedy musíte mít nadefinovaná střediska a pokud chcete používat vazbu záznamů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a tyto číselníky si naplnit.

Jelikož řady dokladů a střediska patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady a střediska správně nastavena přístupová práva, viz dále! Pro vystavení dokumentů jsou dále potřeba Kategorie dokumentů, které rovněž patří mezi chráněné objekty.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Dále je třeba zmínit položku Firma. Doklady ze skupiny Dokumenty sice nejsou účetními doklady, nicméně se na nich položka Firma vyskytuje a jde o položku povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou, viz popis předvyplňování položky Firma na dokumentech).

Před zahájením zadávání dokumentů je vhodné si zkontrolovat kategorie dokumentů dodávané výrobcem a případně je doplnit, či upravit.

Pro ruční zadávání dokumentů a jejich ruční zpracování postačí uživateli nastavení zmíněné výše.

Pokud budete chtít používat fronty souborů a zpracovávat fronty souborů podle zadaných pravidel (tj. např. vytvořit záložní kopii souboru na stanovené místo, vytvořit z něj dokument do agendy Dokumenty atd.), musíte si je nadefinovat v číselníku Fronty souborů a nastavit si Pravidla zpracování front souborů. To platí nejen pro automaticky spouštěnou úlohu typu Zpracování front souborů, viz dále, ale i pro ručně vyvolané zpracování dokumentů funkcí Zpracovat soubory.

Pokud chcete používat automatické generování dokumentů z front souborů nebo z příloh doručených e-mailů podle zadaných pravidel, je třeba:

Pokud chcete používat automatické zpracování dokumentů, je třeba:

Podrobně je vše popsáno v kap. Věcný obsah, základní pojmy - Dokumenty.

V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz Jak začít používat skupinu Workflow.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!! U dokumentů se dále nastavují oprávnění k jednotlivým dokumentům (viz Dokumenty versus přístupová práva).

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.