Nová účtovná závierka
Pokiaľ v 1. kroku Sprievodcu účtovnou závierkou vyberiete akciu Vykonať novú závierku, potom po stlačení tlačidla Ďalší nasledujú ďalšie kroky sprievodcu:
Východiskové nastavenie
| Názov | Popis |
|---|---|
| Audit | Tu stanovíte, ktoré účtovné záznamy z denníka sa majú spracovať účtovnou závierkou s ohľadom na stav ich príznaku Audit. |
| Kontrola uzávěrek |
Zde si můžete zvolit, jestli chcete provést kontrolu, zda jsou za dané období provedeny:
Při konečné závěrce za dané období (té, kterou považujete za uzávěrku "naostro" a budete z ní pořizovat konečné závěrkové tisky) byste měli mít vše v pořádku. Tj. měli byste mít provedeny všechny operace související s uzavřením účetního období. Tzn. např. napočtené kurzové rozdíly (k dispozici jsou i mezitímní uzávěrky fakturace a ostatních dokladů), uzavřené sklady k datu a oceněné a zaúčtované skladové doklady (pokud o nich účtujete), napočtené a zaúčtované odpisy majetku atd. Proto je k dispozici možnost nechat si provést kontrolu, zda příp. nechybí provedení nějaké související uzávěrkové operace (např. uzavření ostatních dokladů, aby se napočetly nejen kurzové rozdíly z plateb, ale i uzávěrkové kurzové rozdíly k neuhrazeným pohledávkám atd.) Je-li zatrženo, je v následujícím kroku původce vypsán protokol se seznamem všech kontrolovaných položek, které nemají provedenu uzávěrku. Provedení Účetní závěrky není nijak blokováno a lze provést, i když všechny tyto operace provedeny nemáte, ale její provedení za takových okolností může být chybou a je čistě na rozhodnutí a odpovědnosti uživatele. Uzávěrky v jednotlivých modulech byste provádět měli (doporučeno) a to i tehdy, pokud nevystavujete doklady v cizích měnách či neúčtujete o skladových dokladech. Uzávěrka skladu je nutná vždy kvůli přepočtu skladové ceny (bez ohledu na způsob vedení skladu). Pokud se neprovede hlavní uzávěrka skladu za období, nelze provádět uzávěrky k datu v následujícím období. Uzávěrky v modulech banky, pokladny, fakturace a ostatních dokladů neslouží jen k výpočtu kurzových rozdílů, ale také k uzavření, jako jeden ze 3 způsobů blokace, který je žádoucí. Je-li zatrženo, je v následujícím kroku původce vypsán protokol se seznamem všech kontrolovaných položek, které nemají provedenu uzávěrku.
Pokud dané operace provedeny nemáte ani za předchozí období, protože jste je např. za předchozí období neprováděli, doporučujeme je provést. Předpokládáme, že v takovém případě jste příp. kurzové rozdíly v předchozím období vyčíslovali jiným způsobem (mimo uzávěrky) a účtovali prostřednictvím interních dokladů, tudíž jednou z možností je zavést si pro kurz. rozdíly dogenerované uzávěrkami starších období speciální řady dokladů typu Neúčtovat. Nicméně takové řešení nedoporučujeme (zbytečné zavádění dalších řad, které pak vede k jejich chybnému použití v následujících obdobích apod.). Vytvořené doklady na dogenerované kur. rozdíly za starší období lze zaúčtovat 395/395 (neohrožují žádný obrat ani nic jiného, pouze nebudou zauditované) nebo na podrozvahu (účty 7xx nebo 8xx) či adekvátně v případě jiných účtových rozvrhů než jsou rozvrhy pro podnikatele. |
| Žiadosti | Ďalej si môžete zvoliť, či chcete, aby prebehol test na výskyt účtovných žiadostí. Pokiaľ ho necháte prebehnúť, sprievodca vám v ďalšom kroku vypíše zoznam žiadostí nájdených v uzavieranom období. Pri konečnej závierke za dané obdobie (za ktoré už chcete obstarať konečné závierkové tlače) by ste samozrejme nemali mať v žiadostiach žiadne nezaúčtované pohyby za dané obdobie. |
| Rozlišovať obraty za zákazky do počiatkov | Ďalej je tu možnosť zvoliť, či chcete do napočítaných počiatkov pre nasledujúce obdobie zachovať i rozpad na zákazky. Ak bude začiarknuté, tak budú počiatky daného účtu rozpadnuté s ohľadom na existujúci počiatok za danú zákazku v danom období (viď existujúce Rozpady za kombinácie ZAK+OP+P) a s ohľadom na zaúčtovanie uzatváraných pohybov na zákazky. Pokiaľ nie je začiarknuté, tak nebude zákazka v počiatkoch účtov nasledujúceho obdobia zohľadňovaná a v záložke Rozpady za kombinácie ZAK+OP+P bude uvedená hodnota "bez zákazky". |
| Rozlišovať obraty za obch. prípady do počiatkov | Taktiež pre obchodné prípady. |
| Rozlišovať obraty za obch. prípady do počiatkov | Taktiež pre projekty. |
Kontrola ostatních uzávěrek
Pokud jste v předchozím kroku průvodce v sekci Kontrola uzávěrek nastavili, že chcete provést kontrolu provedení ostatních uzávěrek a zaúčtování odpisů a něco z toho nebylo provedeno, pak se tyto zobrazí v tomto kroku průvodce účetní závěrkou. Pokud je některá z testovaných skupin OK, pak se o tom žádné info nevypisuje. Můžete si otevřít příslušné agendy a tyto provést, poté se vrátit do uzávěrky a funkčním tlačítkem Nový test vyvolat provedení nového testu. Samzořejmě můžete též provedení uzávěrky stornovat, požadované akce provést a pak účetní závěrku spustit znovu od začátku.
Existujúce žiadosti uzavieraného obdobia
Pokud jste v předchozím kroku průvodce v sekci Žádosti nastavili, že chcete provést test na existenci žádostí a nějaké žádosti spadající do uzavíraného období byly nalezeny, pak se tyto zobrazí v tomto kroku průvodce účetní závěrkou. Můžete si je vytisknout, otevřít agendu Účetních žádostí a tyto zaúčtovat, poté se vrátit do uzávěrky a funkčním tlačítkem Nový test vyvolat provedení nového testu na existenci žádostí.
Chyby v obratoch účtov
Tento krok sprievodcu sa zobrazí vtedy, pokiaľ sa nájdu nejaké pohyby, ktoré sú "podozrivé". Takým prípadom môže byť napr. zaúčtovanie na podrozvahové účty.
Skryté účty
Tento krok sprievodcu sa zobrazí vtedy, pokiaľ sa v účtovom rozvrhu nájdu nejaké účty, ktoré sa účastnia uzávierky (tzn. majú v uzatváranom období nenulový počiatok alebo obrat) a aktuálne sú skryté.
V takom prípade nebude možné závierku dokončiť a stav je najprv potrebné opraviť. Užívateľ môže tieto účty v číselníku Účtový rozvrh obnoviť alebo inak vyriešiť nenulový stav na takom účte (napr. prevodom jeho nenulových zostatkov pomocou interných dokladov na iné neskryté účty) a potom si v sprievodcovi funkčným tlačidlom Nový test vyvolať vykonanie nového testu na existenciu takých skrytých účtov. V prípade kladného výsledku je možné v závierke pokračovať.
Pri kontrole uzatváraných skrytých účtov sa nijak nekontroluje, aký je zostatok daného účtu za uzatvárané obdobie (či už celkový alebo za jednotlivé kombinácie stred./ZAK/OP/P). Je potrebné si uvedomiť, že je správne, že uzávierka sa v takom prípade zastaví, a to aj vtedy, pokiaľ by zostatok takého skrytého účtu bol nulový. Pokiaľ sa totiž nepoužíva a je skrytý, potom by na ňom nemal byť nielen žiaden zostatok, ale ani počiatočný stav ani obrat. A pokiaľ je, je vhodné na to v závierke upozorniť, aby účtovník mohol situáciu skontrolovať. Ak je správna, môže účet dočasne obnoviť a po vykonaní závierky opäť skryť. Ďalej je potrebné si uvedomiť, že aj keby bol celkový zostatok daného účtu nulový, nemusí byť nulový pre jednotlivé kombinácie stred./ZAK/OP/P. Nenulový zostatok za tieto kombinácie by mohol viesť k potrebe zapísať nenulový počiatok za tie isté kombinácie pre ďalšie obdobie a nie je možné ho ignorovať.
Hospodársky výsledok - nastavenie závierkových účtov
V tomto kroku sprievodcu sa zobrazí informácia o stavoch aktív, pasív, výnosových a nákladových účtov a predbežne vyčíslený hospodársky výsledok. Ďalej musíte zadať nasledujúce informácie na dokončenie závierky, tzn. na uzavretie a otvorenie kníh.
Pokiaľ máte v účtovnom rozvrhu definované okrem účtov pre hlavnú činnosť i účty pre vedľajšiu činnosť (viď druh činnosti) a je na nich nejaký obrat alebo počiatočný stav, tak sú všetky informácie zobrazené dvojmo jednak pre hlavnú činnosť a jednak pre vedľajšiu a pre každú zadávate príslušné závierkové účty.
Od verze 24.2 se všechny zadávané údaje předvyplní dle naposledy použitých hodnot při předchozím zpracování účetní závěrky. Hodnoty sa pamätajú zvlášť pre každého užívateľa.
Zadávané údaje:
| Názov | Popis | |||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Účet | Účet, na ktorý má byť prevedený spočítaný hospodársky výsledok. | |||||||||||||||||||||
| Stredisko | Stredisko, na ktoré má byť prevedený spočítaný hospodársky výsledok. | |||||||||||||||||||||
| Závierkové účty |
Povinné položky. Do príslušných číselníkových položiek účty zadáte buď priamo z klávesnice alebo vyberiete z číselníka účtového rozvrhu. Zadávané závierkové účty musia v účtovom rozvrhu existovať, ale ako bolo povedané v úvodnej kapitole, k žiadnym skutočným pohybom na týchto účtoch nedochádza, slúžia na závierkové tlače Uzavretia a Otvorenia účtovných kníh. |
|||||||||||||||||||||
|
Vykoná sa auditácia záznamov a |
Umožňuje v rámci uzávierky priamo na účtovných pohyboch nastaviť príznak Audit. Auditovať záznamy ale môžete aj kedykoľvek neskôr priamo v agende účtovný denník (resp. v agende saldokonto - účtovný denník súvzťažne), kde môžete auditáciu aj rušiť. Ďalej zvolíte Spôsob auditácie záznamov, ktorý ovplyvňuje, ktoré záznamy sa budú auditovať:
|
V spodnej časti okna je k dispozícii funkcia:
| Názov | Doplňujúci popis: |
|---|---|
|
Naplánovať |
Funkcia vyvolá Sprievodcu naplánovaním automatického spustenia. Umožní podľa aktuálne zadaných hodnôt pre uzávierku priamo odtiaľto vytvoriť naplánovanú úlohu typu Účtovná závierka. Užívateľ si tak v prípade potreby môže zadať automatické spúšťanie úlohy tohto typu bez toho, že by musel mať prístupové právo na spúšťanie agendy Naplánované úlohy. |
Dokončenie - Záverečná informácia o závierke
V tomto kroku program závierku vykoná. Najskôr sa robia testy na formálnu správnosť uzavieraných účtovných záznamov, tzn. či suma obratov MD = sume obratov D, či aktíva - pasíva = výnosy - náklady, suma zostatkov = nula apod. Tieto kontrolné výpočty by nemuseli súhlasiť napr. v prípade chybných počiatkov (ktorých suma by sa nerovnala nule), účtovaním na neexistujúci účet v osnove apod. To jsou však situace, které by v ABRA Gen díky přísně hlídané konzistenci dat vůbec neměly nastat.
Ďalej program vyčísli hospodársky výsledok, uskutoční jeho zápis na účet zadaný v predošlom kroku a zapíše vyčíslené počiatočné stavy účtov ďalšieho obdobia (vyčíslené počiatočné stavy je možné po ukončení prehliadať v agende Počiatky účtov).
Každé provedení účetní závěrky znovu přepočítá počátky účtů, tj. PŘEPÍŠE uživatelem případně ručně zadané počátky účtů hodnotami, které napočítala účetní závěrka.
Pokud tedy potřebujete např. pro rok 2010 nastavit jiné počátky účtů než počátky vypočítané závěrkou roku 2009, je třeba je nastavit až po posledním provedení účetní závěrky za rok 2009. (Zopakovanie účtovnej závierky za rok 2009 by totiž ručne nastavené počiatky účtov prepísalo.)
Pokiaľ sa nepodarí závierku z nejakého dôvodu dokončiť, program o tom vypíše informáciu vo forme chybového hlásenia. Napr. pokiaľ užívateľ, ktorý spustil závierku, nemá dostatočné prístupové práva k stredisku, pre ktoré je potrebné zapísať počiatočný stav účtu, alebo pokiaľ je dané stredisko, na ktoré bolo zaúčtované aktuálne skryté apod., nie je možné závierku vykonať a závierka sa preruší.
Pokiaľ bola závierka úspešne dokončená, je možné obstarať si závierkové tlače k vykonanej závierke:
Závierkové tlače sú k dispozícii na jednotlivých záložkách
Jednotlivé záložky:
-
Závěrka - přehled účtů a ke každému z nich Počátek, Obrat MD, Obrat D a zůstatek pro uzavírané období. Zostatok je vyčíslovaný nasledovne:
- Pre aktívne účty: Počiatok + (Obrat MD - Obrat D)
- Pre pasívne účty: Počiatok + (Obrat D - Obrat MD)
- Pre výnosové účty: Počiatok + (Obrat D - Obrat MD)
- Pre nákladové účty: Počiatok + (Obrat MD- Obrat D)
Z toho plynie:
- ak je zostatok účtov aktívnych alebo nákladových na strane MD, zostatok je kladné číslo, ak je na strane D, zostatok je číslo záporné.
- ak je zostatok účtov pasívnych alebo výnosových na strane D, zostatok je kladné číslo, ak je na strane MD, je číslo záporné.
Záporné zostatky sú farebne zvýraznené (typicky červenou), pretože väčšinou indikujú nejaký problematický alebo dokonca chybový stav. Objasníme na príklade:
Vykonáme závierku obdobia 2001 a dostaneme závierkové prehľady:
Zostatok 13210 vychádza záporný (farebne zvýraznený).
Z výpisu pohybov na danom účte vyplýva, že došlo k prevodom tovaru na iné sklady, ale zjavne chýba zaúčtovaná príjemka. Mohla byť chybne zaúčtovaná na iný analytický účet, alebo je zatiaľ len v žiadostiach, prípadne nebola zadaná vôbec apod.
Výrezok výpisu účtu 13210 časovo za uzavierane obdobie
- Uzavretie kníh - vykonané uzavretie účtovných kníh. Ako bolo povedané vyššie, ide iba o tlače závierkových pohybov, v skutočnosti sa žiadne také pohyby v účtovnom denníku neobjavia. Takže ide o fiktívne zaúčtovanie vypočítaných zostatkov aktívnych a pasívnych účtov oproti Konečnému účtu rozvahovému zadanému v predošlom kroku závierky a výnosových a nákladových účtov oproti zadanému Účtu ziskov a strát. V položke Suma sú uvedené vypočítané zostatky jednotlivých účtov, ak sú záporné, sú zvýraznené opäť farebne, viď popis predošlej záložky.
- Otvorenie kníh - vykonané otvorenie účtovných kníh. Opäť ide iba o fiktívne pohyby zaúčtovania vypočítaných počiatkov účtov aktívnych a pasívnych oproti Počiatočnému účtu rozvahovému zadanému v predošlom kroku závierky. Vyčíslený hospodársky výsledok je prevedený na účet na prevod HV zadaný v predchádzajúcom kroku závierky.
Pre všetky tri tlače platí, že sa nezobrazujú účty, na ktorých je nulový počiatočný stav a súčasne celkový obrat na strane MD je nulový a súčasne celkový obrat na strane D je nulový.
K dispozici je funkční tlačítko Tisk, po jehož stisku si můžete všechny závěrkové tisky standardně vytisknout pomocí různých tiskových výstupů. Tisk lze provést standardně prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav (příp. i s možností exportu do jiných programů) nebo do souboru. Ďalší popis viď kap. Vecný obsah - tlačové výstupy - všeobecné informácie. Súhrnné informácie o tlačových výstupoch viď časť Tlačové výstupy.