Jak začít - Gastrovýroba

Zde naleznete informace, jak začít používat agendy modulu: Gastrovýroba

Modul Gastrovýroba je souhrn agend řešící v rámci skladového hospodářství systému ABRA Gen odpis (vyskladnění) surovin použitých na "výrobu" jídel a jiného sortimentu prodávaného v gastronomických provozech (restauracích, barech, jídelnách,...) podle zadaných norem gastrovýroby a následné naskladnění těchto výrobků. V této skupině se vytváří výrobní listy, které jsou pojaty jako doklady. Viz Věcný obsah Gastrovýroba - obecné. Výrobní listy generují výrobní doklady do modulu skladového hospodářství na výdej materiálu (surovin) do výroby a na příjem hotových výrobků a pokud se pracuje s tzv. provozními sklady, viz dále, tak případně také převodky výdej a převodky příjem na převody příslušných položek. Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví, pokud se o nich účtuje.

Dále naleznete:

  • Prvním předpokladem používání skupiny Gastrovýroba je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu.
  • Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady následujících typů:
    1. Výrobní listy (VLG, kód GL),
    2. Výdej materiálu (surovin) do výroby (VMV, kód 27)
    3. Příjem hotových výrobků (PHV, kód 28)
    4. Převodky výdej (PRV, kód 22)
    5. Převodky příjem (PRP, kód 24)

V případě provozování modulu Výroba resp. Kompletace v jedné datové základně souběžně s Gastrovýrobou je vhodné definovat řady typu VMV a PHV, resp. PRV a PRP pro modul Gastrovýroba odlišné od řad používaných modulem Výroba resp. Kompletace.

Nově nadefinované řady dokladů je třeba přiřadit skladům, se kterými bude Gastrovýroba pracovat.

  • U řad dokladů je třeba správně nastavit způsob účtování pro všechny doklady, které budete chtít třeba zaúčtovat, a mít k nim odpovídající Účetní řady.
  • Jelikož doklady uvedených typů se ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.

    Doklady tohoto typu se totiž mohou účtovat a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.

  • Pokud chcete používat vazbu na Zakázky, Obchodní případy či Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.

  • Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou některé doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

    V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.

    Pro tato nastavení je nejvýhodnější použít průvodce nastavením firmy.

Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska a sklady patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady a sklady správně nastavena přístupová práva, viz dále!

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

V modulu Gastrovýroba se pracuje se sklady, které zde plní následující role:

  • Kalkulační sklad surovin pro kalkulaci norem gastrovýroby - z něj se bere cena surovin pro zjištění kalkulační ceny výrobku.
  • Výchozí sklad surovin pro výrobní listy - z něj se čerpají suroviny, pokud není sklad uveden přímo na řádku suroviny. A naopak: jestliže je třeba použít surovinu z jiného skladu, musí se nastavit přímo na řádku příslušné suroviny.
  • Provozní sklad surovin pro výrobní listy - slouží pro sledování hospodaření s přebytky surovin vydaných pro gastrovýrobu.
  • Sklad na řádku výrobku na subzáložce Obsah výrobního listu - do něj se přijme hotový výrobek.
  • Sklad na řádku suroviny na subzáložce Strom výrobního listu - z něj se čerpají suroviny při zpracování výrobního listu. Není-li zadán, suroviny se čerpají z výchozího skladu.

Podrobněji viz Práce se sklady v Gastrovýrobě.

Než se začne s modulem Gastrovýroba pracovat, je třeba si ujasnit, které z existujících skladů se budou používat v jaké roli, podle toho je nastavit a případně vytvořit sklady nové. Nadefinované sklady pak ještě musí mít přiřazeny řady skladových dokladů, které jsme si nadefinovali pro gastrovýrobu dle předchozího odstavce, a které se mají pro daný sklad používat, aby bylo možno do nich zadávat skladové doklady. Viz též agenda Sklady, záložka Řady dokladů.

V závislosti na organizaci provozu lze uvedené položky-sklady plnit různými způsoby:

  • Např. je možné všechny uvedené položky plnit jedním skladem, přičemž provozní sklad ve výrobním listu zůstane nevyplněný. Suroviny se pak čerpají z téhož skladu, do kterého se ukládají i hotové výrobky.
  • Nebo lze nadefinovat pro každou uvedenou položku zvláštní sklad - hotové výrobky se pak ukládají do jiného skladu, než odkud jsou čerpány suroviny. Případně je možné pro lepší kontrolu čerpání surovin použít Provozní sklad surovin.
  • Zvláštní sklady lze dále definovat i pro různé suroviny a výrobky - výrobní list tak může v podstatě čerpat každou surovinu z jiného skladu a stejně tak uložit každý hotový výrobek do jiného skladu.

Dále je třeba nadefinovat skladové karty. Pro gastrovýrobu je v nastavení skladových karet důležité zejména následující: Jak bylo řečeno v kap. Základní pojmy, doklady Gastrovýroby, skladové karty mohou v Gastrovýrobě vystupovat buď jako výrobek (což může být i vyráběný polotovar) nebo jako surovina (což může být i nevyráběný polotovar), přičemž definovat normy lze pouze ke skladové kartě, která má zatržený příznak Výrobek.

Nicméně ve výrobním listu lze vyrobit i skladovou kartu-výrobek, který nemá normu, anebo i skladovou kartu, která vůbec není výrobkem. Např. pokud potřebujete takovou položku v rámci daného výrobního listu jednorázově vyrobit, i když se jindy nevyrábí. Pak se k ní ve výrobním listu přistupuje jako k vyráběnému výrobku. A naopak lze ve výrobním listu výrobek s normou nastavit jako nevyráběný, i když se jindy vyrábí. Pak se k němu přistupuje jako k nevyráběné surovině. Viz Základní pojmy, doklady Gastrovýroby a též Specifické ovládací prvky Gastrovýroby.

Další podrobnosti k definování skladů a skladových karet jsou obsahem kapitol Věcný obsah, základní pojmy - Sklad a Jak začít používat skupinu Sklad.

Parametry zadané v agendě Nastavení gastrovýroby jednak zásadně ovlivňují další chování systému, ale především slouží pro předvyplnění některých údajů Norem gastrovýroby a Výrobních listů.

  • V první části údajů je možné zadat kalkulační sklad surovin pro agendu Normy gastrovýroby a zvolit přednostní původ cen pro kalkulace využívaný agendami Normy gastrovýroby a Výrobní listy (přednastavená je zde volba Poslední pořizovací cena).
  • Druhá část obsahuje Předvolby výrobních listů. Ty umožňují k různým řadám dokladů výrobních listů přednastavit různé kombinace skladů surovin, výrobků a provozních skladů, a dále řady dokladů, střediska, obchodní případy a zakázky pro generované výrobní doklady a převodky. Dalším přednastavitelným parametrem je údaj, zda má být výrobní list sestavován z bonů a v jakém stavu má výrobní list zůstat po provedení uzávěrky bonů.

Více viz v kapitole Nastavení gastrovýroby.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení a v sekci Sklad, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Protože je nastavení vázáno na řadu výrobních listů, je možné založit jeden výrobní list jako šablonu s výchozí řadou a následné konkrétní realizace výrobních listů v provozu vytvářet kopírováním tohoto výchozího výrobního listu, přičemž se nastavení (typicky sklady) na zkopírovaných výrobních listech bude měnit změnou řady. Po kopii a změně řady tudíž systém uživateli nabídne, zda si přeje aktualizovat výrobní list podle nastavení gastrovýroby (tj. podle řady).

Norma je souhrn dat, umožňující vyrobit výrobek. Obsahuje mj. v hlavičce skladovou kartu výrobku, k níž se vážou řádky - suroviny, ze kterých se daný výrobek skládá. Pokud se má ve výrobním listu provést vyskladnění surovin použitých na výrobu určitých výrobků, je třeba předem nadefinovat jejich normy. Normy lze dále průběžně doplňovat a aktualizovat.

Definice vazeb na účetnictví - Pokud chcete o dokladech z této skupiny účtovat, měli byste mít zavedenu účetní osnovu. U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.