Jak začít - Nákup

Zde naleznete informace, jak začít používat agendy modulu: Nákup

V této skupině agend se vystavují doklady jako např.: Faktury přijaté, Dobropisy faktur přijatých, Zálohové listy přijaté apod.

Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví. Proto prvním předpokladem používání modulu Prodej je správně provedená nutná část implementace.

Je třeba mít nadefinováno minimálně následující:

  • Je třeba mít nadefinovaná Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu.
  • Je třeba mít nadefinované Řady dokladů pro všechny typy dokladů, které budete používat. Pro všechny doklady, které se mají zaúčtovávat, je třeba si zkontrolovat přednastavený způsob účtování a odpovídající Účetní řady.

  • Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.

    Doklady tohoto typu se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.

  • Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v agendě Adresář firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

    V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.

  • Dále musíte mít nadefinované vlastní bankovní účty. Bankovní účty budete vybírat při zadání hlaviček dokladů placených převodem a dále tento výběr budete potřebovat ve funkci Platební příkaz u dokladů výdajových, kde pro generování žádosti o platební příkaz musíte určit, ze kterého účtu se daná platba má uskutečnit. Pokud budete mít více bankovních účtů a chcete je sledovat na oddělených analytických účtech, pak byste tyto analytiky měli mít zavedeny. K tomu budete potřebovat mít zavedenu účetní osnovu. Pro platby dokladů prováděných v hotovosti je třeba mít zavedeny pokladny a odpovídající řady pokladních dokladů, viz Jak začít používat skupinu Pokladna. Pro platby ostatními doklady či vzájemným zápočtem pak musíte mít zavedeny řady ostatních dokladů (viz Jak začít používat skupinu Účetnictví) resp. vzájemných zápočtů.

    Nezapomeňte, že pro každý bankovní účet, který definujete, je třeba mít založenu vlastní řadu dokladů typu bankovní výpis a platební příkaz. Viz kap. Jak začít - Banka.

  • Při zadávání hlavičky vydaných dokladů je možno zadávat různé doplňkové údaje z číselníků jako Způsob dopravy a Způsob úhrady.
  • Pokud se vás týká povinnost vykazovat hlášení INTRASTAT či ESL, pak budete potřebovat mít naplněné i tyto číselníky. Většina zmíněných číselníků je dodávána předvyplněná, nicméně je třeba je před použitím zkontrolovat, příp. upravit.
  • Pokud chcete zadávat i doklady v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek a zavedeny řady kurzových rozdílů.
  • Jste-li plátce DPH, budete potřebovat vystavovat daňové doklady a sledovat evidenci DPH. K tomu je nutné ve Firemních údajích mít nastaveno "Plátce DPH". Dále musíte mít nadefinované sazby DPH, DPH indexy a správně zavedené definice pro DPH přiznání (číselníky se dodávají opět předvyplněné, ale je možné je v případě potřeby upravit).
  • Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.
  • Pokud budete vystavovat doklady na prodej zboží ze skladu, musíte mít jednak nadefinované příslušné sklady a skladové karty, příp. ceníky apod. a rovněž zavedené řady dokladů typu dodací list, resp. vratky. Viz kap. Jak začít - Skladové hospodářství.
  • Dále byste měli mít zavedenu účetní osnovu. U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

V této skupině jsou doklady, které podporují schvalování. Pokud budete chtít používat proces schvalování dokladů, pak je třeba si schvalování zapnout a provést příslušná nastavení pro něj. Viz kap. Jak začít - Workflow.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska, vlastní bankovní účty a sklady patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady, bankovní účty a sklady správně nastavena přístupová práva, viz dále!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.

Pro provádění poptávkového řízení není kromě výše uvedeného potřeba provádět nic dalšího zvláštního, pouze můžete provést následující:

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemní údaje. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému. Poptávkové řízení by se mohlo dotýkat mj. např. nastavení, zda používat schvalování dodavatelů.

Pokud chcete poptávat položky z výroby dle POZ či VYR, pak doporučujeme si zpřístupnit editaci norem tak, abyste mohli editovat položku Stav poptávky.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.

Pokud chcete využívat Dodavatelské ceníky, pak si je naplňte. Více k ceníkům viz kap. Ceníky - obecně.